餐飲公司采購(gòu)管理制度四篇.doc

1、餐飲公司采購(gòu)管理制度四篇第1條餐飲公司采購(gòu)管理系統(tǒng)目錄第一章總則 .1 第二章采購(gòu)組織 .2第三章采購(gòu)計(jì)劃 3第四章采購(gòu)執(zhí)行5 第五章采購(gòu)結(jié)算9第六章采購(gòu)成本控制 .11 第七章供應(yīng)商管理.13 第八章采購(gòu)招標(biāo)管理.16 第九章補(bǔ)充規(guī)定 .XXXX 年度手冊(cè)修訂，由采購(gòu)部簽署發(fā)布。采購(gòu)部有權(quán)解釋該手冊(cè)。辦公廳負(fù)責(zé)人工發(fā)放、 更換和回收的管理， 并做好人工收集記錄。保密要求注意手冊(cè)的保密性。應(yīng)根據(jù)適用范圍進(jìn)行分配，采購(gòu)部、中央廚房、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室、主管、 商店經(jīng)理可以接收完整的手冊(cè)，而其他人員只能接收與其操作相關(guān)的部分。應(yīng)與接收方簽署保密協(xié)議。在手冊(cè)更新年度， 內(nèi)容調(diào)整以補(bǔ)充文件的形式發(fā)布，

2、 要求編號(hào)管理。分發(fā)范圍以及分發(fā)和恢復(fù)管理與手動(dòng)管理相同。手冊(cè)應(yīng)每年更新一次， 當(dāng)年的補(bǔ)充文件應(yīng)分類并合并到手冊(cè)的各章節(jié)中。第二章采購(gòu)組織公司的采購(gòu)管理實(shí)行集中統(tǒng)一采購(gòu)。 除了從單店零星采購(gòu)?fù)?，任何部門或人員不得單獨(dú)采購(gòu)。各部門的主要職責(zé)應(yīng)根據(jù)重新定義的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。 需求單位負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)需求計(jì)劃或采購(gòu)申請(qǐng)及相應(yīng)的價(jià)格建議。參與供應(yīng)商的選擇；負(fù)責(zé)不合格采購(gòu)品和外協(xié)產(chǎn)品的評(píng)審并提出處理方案，負(fù)責(zé)及時(shí)向采購(gòu)部反饋采購(gòu)品和外協(xié)產(chǎn)品使用中出現(xiàn)的其 他問(wèn)題及相關(guān)信息。第二門店管理部負(fù)責(zé)根據(jù)各門店需求計(jì)劃、庫(kù)存情況等填寫(xiě) 采購(gòu)申請(qǐng)。負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物和外協(xié)產(chǎn)品的驗(yàn)收、存儲(chǔ)和分發(fā)；負(fù)責(zé)采購(gòu) 貨物和外協(xié)

3、產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)，供應(yīng)商生產(chǎn)過(guò)程和產(chǎn)品質(zhì)量的評(píng)價(jià)， 供 應(yīng)商質(zhì)量保證體系的評(píng)估，參與采購(gòu)貨物和外協(xié)產(chǎn)品使用過(guò)程中質(zhì)量 問(wèn)題的質(zhì)量監(jiān)督和處理；參與供應(yīng)商的選擇；參與采購(gòu)價(jià)格的審核。采購(gòu)部負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。跟蹤調(diào)查采購(gòu)貨 物和外協(xié)產(chǎn)品、供應(yīng)商的市場(chǎng)情況，建立采購(gòu)貨物和外協(xié)產(chǎn)品價(jià)格信 息庫(kù)；建立采購(gòu)貨物和外包產(chǎn)品的質(zhì)量記錄；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理；負(fù) 責(zé)采購(gòu)貨物和外包產(chǎn)品的交付和協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)解決采購(gòu)貨物和外包產(chǎn)品 的質(zhì)量問(wèn)題、退貨和索賠；負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的結(jié)算和支付。第四監(jiān)察室負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的監(jiān)督檢查， 包括對(duì)采購(gòu)過(guò)程 中每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同簽訂、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)算 支付。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)

4、審核采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算；審查采購(gòu)貨物和外包 產(chǎn)品的付款憑證。采購(gòu)計(jì)劃文章第一條采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)基于業(yè)務(wù)計(jì)劃、門店管理部門匯總的各門店日常業(yè)務(wù)需求計(jì)劃、各部門采購(gòu)申請(qǐng)、年度預(yù)算、庫(kù)存情況、公司 資金供應(yīng)情況等。對(duì)急需處理的項(xiàng)目應(yīng)給予優(yōu)先考慮。第 2 條。 第二條采購(gòu)計(jì)劃類型根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的不同， 分別制定年度采購(gòu)計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃和每日采購(gòu)計(jì)劃。(1)年度采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，在充分分析和收集市場(chǎng)信息和需求信息的基礎(chǔ)上， 根據(jù)歷年歷史數(shù)據(jù)的對(duì)比預(yù)測(cè)制定的。該計(jì)劃也是制定年度財(cái)務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。(2)月度采購(gòu)計(jì)劃基于年度采購(gòu)計(jì)劃的分解。本月的采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)上月實(shí)際采購(gòu)情況、 庫(kù)存情況、0+市

5、場(chǎng)情況下的月度需求預(yù)測(cè)制定的。該計(jì)劃也是編制月度資本計(jì)劃的主要依據(jù)之一。(3)日購(gòu)計(jì)劃由門店管理部分解月購(gòu)計(jì)劃，審核各單店日常經(jīng)營(yíng)所需項(xiàng)目后制定。第三條第三條各門店日常運(yùn)營(yíng)需求計(jì)劃各門店應(yīng)根據(jù)日常運(yùn)營(yíng)、商品日消耗量、庫(kù)存，主要包括主要產(chǎn)品和各種配料的日銷售額、商品一次性消耗量等，向門店管理部提交日常需求計(jì)劃。第四條采購(gòu)申請(qǐng)的提交和審批機(jī)關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)注明商品名稱、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、技術(shù)要求、供應(yīng)商 (參考 ) 、交貨日期、交貨方式等。下列部門應(yīng)提交各種項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng):材料、設(shè)備等。公司為某個(gè)項(xiàng)目購(gòu)買的產(chǎn)品； 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同和設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)編制的預(yù)算，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度，編制材料、設(shè)備

6、采購(gòu)清單(也稱為 “材料清單 ”)作為采購(gòu)申請(qǐng)。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)開(kāi)發(fā)副經(jīng)理批準(zhǔn)。2.日常作業(yè)所需的原材料、輔助材料、 成品（包括外協(xié)產(chǎn)品） 、包裝材料、低值易耗品等。 ，門店管理部根據(jù)運(yùn)營(yíng)要求和加工要求提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，提交副總經(jīng)理審批。三個(gè)工具和附件、用具、勞動(dòng)保護(hù)用品、測(cè)量?jī)x器等。用戶部門應(yīng)在每月初提交采購(gòu)申請(qǐng)。 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審批后， 由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.對(duì)于運(yùn)營(yíng)、辦公所需的主要設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類），使用部門應(yīng)在年初編制固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；五件普通辦公用品、 勞保用品等。 辦公廳根據(jù)使用部門的需要， 統(tǒng)一提交年度

7、或月度采購(gòu)申請(qǐng)， 總經(jīng)理經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后審批。6.保管員可根據(jù)日常的材料收集和庫(kù)存情況，提出庫(kù)存材料的采購(gòu)申請(qǐng)，并經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。七研發(fā)所需的原材料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等。 ，由技術(shù)中心根據(jù)需求時(shí)間按月或按日提出采購(gòu)申請(qǐng)， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)運(yùn)營(yíng)副總批準(zhǔn)。超過(guò)年度預(yù)算或超過(guò)年度預(yù)算的 8 種以上的， 應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人/ 授權(quán)人在審核部門請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。如不完整或有錯(cuò)誤，應(yīng)予以糾正。10份批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表由采購(gòu)部審核匯總。評(píng)審內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的每一欄是否填寫(xiě)清楚， 是否符合項(xiàng)目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人

8、的審批簽字、是 否在審批范圍內(nèi)等。第 5.5條采購(gòu)計(jì)劃管理 采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)制定， 日常采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施， 月度采購(gòu)計(jì)劃提交副總批準(zhǔn)實(shí)施，年度采購(gòu)計(jì)劃提交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2 .采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)同時(shí)提交給財(cái)務(wù)部審核，以方便公司資金的安排。3 .采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)檢查各部門申請(qǐng)采購(gòu)的項(xiàng)目是否能滿足現(xiàn)有庫(kù)存或有不可替代的項(xiàng)目。只有現(xiàn)有庫(kù)存中無(wú)法滿足的物料才能包含在采購(gòu)計(jì)劃中。4 .對(duì)于不能在采購(gòu)計(jì)劃要求的日期完成的請(qǐng)購(gòu)單，必須及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。5 .貨物需求單位如需變更或取消采購(gòu)貨物，必須立即通知采購(gòu)部，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)變更采購(gòu)計(jì)劃。6 .采購(gòu)計(jì)劃中未包含的項(xiàng)目不能采購(gòu)。如果

9、貨物確實(shí)急需，應(yīng)填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表 ，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可納入采購(gòu)范圍。采購(gòu)執(zhí)行第六條采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)由采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施。采購(gòu)應(yīng)按照 “擇優(yōu)、預(yù)算、鄰近”的原則，嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行 :質(zhì)量、數(shù)量、 。第七條采購(gòu)方式的選擇采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)貨物與外購(gòu)產(chǎn)分別采用以下方式進(jìn)行指定供應(yīng)商的長(zhǎng)期談判采購(gòu)、 比價(jià)采購(gòu)和招標(biāo)采購(gòu)。屬于指定供應(yīng)商供應(yīng)范圍的項(xiàng)目， 無(wú)論其價(jià)值如何， 都可以直接從指定供應(yīng)商處購(gòu)買。不在指定供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)招標(biāo)或價(jià)格比較進(jìn)行采購(gòu)。某供應(yīng)商長(zhǎng)期供應(yīng)的商品類別是為了有效降低采購(gòu)成本， 實(shí)現(xiàn)大規(guī)模采購(gòu)， 保證采購(gòu)商品質(zhì)量的穩(wěn)定和標(biāo)準(zhǔn)。 下列消耗大且常用的物

10、品應(yīng)由指定供應(yīng)商通過(guò)長(zhǎng)期談判提供。新鮮食物包括豬、牛、羊肉、雞肉、鴨子、魚(yú)、海鮮、雞蛋、普通蔬菜等。 ；肉干、海鮮、木耳、蘑菇等。糧油、各種調(diào)料等。 ；飲料；業(yè)務(wù)處理設(shè)備、包裝材料、其他耗材；熟食、委托外部加工的涼菜。2.招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目類別 :1.采購(gòu)金額超過(guò)以下金額的大宗材料和設(shè)備，進(jìn)口材料和設(shè)備 > 5H元；國(guó)內(nèi)檢測(cè)儀器> 3?元；電腦、顯示器及配件 > 燈元；電子產(chǎn)品> 1H元；常用工具、辦公用品、勞動(dòng)保護(hù)用品、消耗品等。 > 1萬(wàn)元。2 .公司在工程裝飾項(xiàng)目中采購(gòu)的材料、關(guān)鍵設(shè)備等。；3 .一年內(nèi)在同一供應(yīng)商處累計(jì)采購(gòu)金額超過(guò)5 萬(wàn)元的某種商品。將三家比價(jià)供

11、應(yīng)商采購(gòu)的除指定供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的和符合投標(biāo)條件的項(xiàng)目類別與三家以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較， 最終選擇比價(jià)最佳的一家進(jìn)行訂購(gòu)。第八條發(fā)出采購(gòu)詢價(jià)的采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃中列出的材料清單， 參照采購(gòu)貨物和外購(gòu)產(chǎn)品的市場(chǎng)情況、 公司相關(guān)人員提供的信息、采購(gòu)歷史、制造商提供的價(jià)格信息等，對(duì)采購(gòu)貨物和外購(gòu)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行全面詢價(jià)、談判。在詢價(jià)、 談判過(guò)程中， 采購(gòu)方必須向供應(yīng)商提供足夠的信息，使供應(yīng)商能夠順利報(bào)價(jià)， 包括采購(gòu)貨物或外包產(chǎn)品的名稱、 質(zhì)量要求、數(shù)量、服務(wù)、交貨日期、交貨方式、地點(diǎn)、付款方式等因素。4 .詢價(jià)方式應(yīng)為書(shū)面詢價(jià)，要求供應(yīng)商提供簽字或蓋章的報(bào)價(jià)。如果只能使用電話查詢方式，應(yīng)獲得采

12、購(gòu)部經(jīng)理的批準(zhǔn)。5 .采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商在收到詢價(jià)信息后至少7 天內(nèi)通過(guò)信函、電子郵件或傳真反饋其報(bào)價(jià)意向（如果供應(yīng)商拒絕報(bào)價(jià)，則應(yīng)將詢價(jià)信息返回給公司）。如果供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)信息后沒(méi)有回復(fù)，采購(gòu)人員應(yīng)致電或發(fā)電子郵件給供應(yīng)商，詢問(wèn)是否收到詢價(jià)信息。6 .在詢價(jià)過(guò)程中，如果供應(yīng)商要求進(jìn)一步澄清采購(gòu)貨物和外購(gòu)產(chǎn)品的內(nèi)容、 技術(shù)要求、 規(guī)格， 買方應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快做出答復(fù)，以便供應(yīng)商做出適當(dāng)?shù)膱?bào)價(jià)。同一規(guī)格產(chǎn)品的五個(gè)相似、 詢價(jià)應(yīng)具有三個(gè)以上供應(yīng)商的價(jià)格數(shù)據(jù)，并建立采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)賬戶。賬戶內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、型號(hào)、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分包單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價(jià)格和雜項(xiàng)費(fèi)用，并有綜合分

13、析說(shuō)明和價(jià)格比較依據(jù)。第九條詢價(jià)數(shù)據(jù)的編制買方收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后， 應(yīng)審核報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報(bào)價(jià)的詳細(xì)構(gòu)成。必要時(shí)，買方應(yīng)通過(guò)會(huì)議或電話溝通明確供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。同時(shí)，對(duì)收到的詢價(jià)材料進(jìn)行整理，以備將來(lái)參考。2.如果供方報(bào)價(jià)的項(xiàng)目與采購(gòu)項(xiàng)目略有不同或?yàn)樘娲?，采?gòu)人員應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單上詳細(xì)注明相關(guān)信息， 并報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理、 使用部門或請(qǐng)購(gòu)單部門批準(zhǔn)備案。買方應(yīng)設(shè)定初始目標(biāo)價(jià)格，以便于隨后的幾輪談判 （3-4 輪 ）以及每輪談判后目標(biāo)價(jià)格的重新確定。在多輪談判過(guò)程中， 如有必要， 供應(yīng)商可能需要以成本分解的形式再次報(bào)價(jià)。第十條采購(gòu)價(jià)格平臺(tái)的建立采購(gòu)部門信息管理員應(yīng)根據(jù)以前的采購(gòu)數(shù)據(jù)和平時(shí)收集的數(shù)據(jù)

14、整理出一套完整的價(jià)格平臺(tái)（采購(gòu)價(jià)格平臺(tái) ），并根據(jù)情況隨時(shí)更新和充實(shí)，以供相關(guān)人員選擇。價(jià)格平臺(tái)應(yīng)包括以下內(nèi)容（1）材料（設(shè)備）名稱；（2）規(guī)格和型號(hào)；（三）主要技術(shù)指標(biāo)；（4）價(jià)格區(qū)間；(5)制造商(或供應(yīng)商 ) ；(6)指數(shù)。第 11 條。第十一條采購(gòu)價(jià)格審批招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格由評(píng)標(biāo)小組確定。在同等條件下質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、交付方式，最低價(jià)中標(biāo)。如有較大差異，應(yīng)由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。2.供應(yīng)商采購(gòu)貨物和外協(xié)產(chǎn)品的長(zhǎng)期報(bào)價(jià)應(yīng)在事先約定的價(jià)格范圍內(nèi)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)；如果價(jià)格超出約定的價(jià)格范圍，應(yīng)按超額價(jià)格的金額分別報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。三個(gè)價(jià)格比較項(xiàng)目，采購(gòu)金額不足

15、5000 元的，由采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)；采購(gòu)金額超過(guò)5000 元的，由采購(gòu)部經(jīng)理審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條采購(gòu)部門向供應(yīng)商訂貨并確定采購(gòu)價(jià)格后， 應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一向供應(yīng)商訂貨、發(fā)出采購(gòu)訂單或者簽訂采購(gòu)合同。2.如果采購(gòu)過(guò)程中執(zhí)行的采購(gòu)價(jià)格與批準(zhǔn)的采購(gòu)價(jià)格不同，采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)價(jià)格批準(zhǔn)的批準(zhǔn)程序重新批準(zhǔn)。如遇緊急情況，可直接報(bào)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。三屬于下列特殊情況的，可以實(shí)行委托采購(gòu)。1 .采購(gòu)部不能采購(gòu)特殊材料和物品時(shí)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可委托業(yè)務(wù)部采購(gòu)，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的有關(guān)規(guī)定。2 .屬于單店零星采購(gòu)范圍，月采購(gòu)金額累計(jì)在300元以內(nèi)的，單店可以自行委托采購(gòu)。 門店管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督單

16、店采購(gòu)是否嚴(yán)格執(zhí)行 本辦法的相關(guān)規(guī)定。4.對(duì)于需要預(yù)付款、長(zhǎng)期使用的原材料、商業(yè)用物品、采購(gòu)金額 ()或附加條件的采購(gòu)活動(dòng)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。1 .如果買方代表公司簽署采購(gòu)合同，他必須得到公司總經(jīng)理的授權(quán)。2 .買方負(fù)責(zé)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，并上報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批和簽署意見(jiàn)。必要時(shí)，監(jiān)理部應(yīng)參與合同文本的起草。3 .監(jiān)理部負(fù)責(zé)審查合同的法律條款和簽署意見(jiàn)；4 .在完成上述審查和修改后，采購(gòu)合同應(yīng)提交副首席運(yùn)營(yíng)官審查并簽署意見(jiàn)，提交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并加蓋公司合同專用章。5 .簽字蓋章的采購(gòu)合同應(yīng)送財(cái)務(wù)部、驗(yàn)收單位、主管備案和參考。第十三條交貨和驗(yàn)收 (1)訂貨后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同

17、和公司業(yè)務(wù)計(jì)劃，及時(shí)督促和協(xié)調(diào)供應(yīng)商交貨，確保交貨及時(shí)。如果無(wú)法在約定的交貨時(shí)間內(nèi)交貨， 請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)得到通知，并包含在關(guān)鍵提醒中。(2)倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)一般貨物在交付過(guò)程中的驗(yàn)收，包括質(zhì)量和數(shù)量的驗(yàn)收。特殊項(xiàng)目由用戶單位、 的質(zhì)檢員檢查驗(yàn)收， 庫(kù)管員只負(fù)責(zé)數(shù)量檢查驗(yàn)收。質(zhì)量上的任何差異都應(yīng)立即退回。如果數(shù)量不符， 應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明， 要求限期補(bǔ)足或退款。庫(kù)管員只有在驗(yàn)貨后才能辦理入庫(kù)手續(xù)。(3)對(duì)于供應(yīng)商直接交付到單店或加工現(xiàn)場(chǎng)的貨物，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購(gòu)部下達(dá)的交貨指令直接將貨物交付到指定地點(diǎn)。 收貨人負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，確認(rèn)貨物是否與采購(gòu)訂單或采購(gòu)申請(qǐng)單所列內(nèi)容一致，并及時(shí)將驗(yàn)收單發(fā)送至采購(gòu)部門

18、、財(cái)務(wù)部門辦理賬務(wù)和付款手續(xù)。第十四條進(jìn)度控制和交易聯(lián)系 在采購(gòu)過(guò)程中， 采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定進(jìn)度計(jì)劃，按照詢價(jià)、訂單、交貨三個(gè)階段控制采購(gòu)作業(yè)的進(jìn)度。如果采購(gòu)作業(yè)不能按計(jì)劃完成， 應(yīng)寫(xiě)出異常原因和計(jì)劃完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后移交給采購(gòu)或使用部門，以便采取對(duì)策。6 .如果采購(gòu)的貨物和外購(gòu)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問(wèn)題，買方應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商，處理質(zhì)量問(wèn)題的解決、退貨、索賠等事宜。7 .在外包產(chǎn)品的生產(chǎn)加工過(guò)程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供外包產(chǎn)品的質(zhì)量要求，并向加工單位提供技術(shù)支持和質(zhì)量監(jiān)督。d .采購(gòu)結(jié)算第十五條第十五條采購(gòu)付款 采購(gòu)金額由采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單規(guī)定的時(shí)間統(tǒng)一支付。二級(jí)倉(cāng)庫(kù)、 單店，其他

19、收貨單位在收到貨物后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)收貨清單并提交給采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。 采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部根據(jù)每日收貨單分別建立應(yīng)付賬款。供應(yīng)商或經(jīng)銷商應(yīng)根據(jù)合同確定的結(jié)算期限， 每月或每周向采購(gòu)部核對(duì)應(yīng)付賬款，經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，向采購(gòu)部申請(qǐng)付款。3 .采購(gòu)部審核收貨單位提交的收貨單、結(jié)算單和訂單合同后， 制定統(tǒng)一的結(jié)算計(jì)劃。 結(jié)算計(jì)劃由采購(gòu)部會(huì)計(jì)人員根據(jù)訂單合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購(gòu)材料的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制定。區(qū)分輕重緩急。結(jié)算計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，由副總運(yùn)營(yíng)官批準(zhǔn)。4 .采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)管理手冊(cè)中的結(jié)算計(jì)劃和資金使用申請(qǐng)程序向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)貸款。 資金計(jì)劃批準(zhǔn)后， 由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人發(fā)放貸款。借錢只能用

20、于支付商品，不能用于其他目的。采購(gòu)部門不得自行保管資金， 并應(yīng)在付款時(shí)向財(cái)務(wù)部門提取貸款，即按需支付。5 .向供應(yīng)商或經(jīng)銷商支付貨款時(shí)，采購(gòu)部會(huì)計(jì)人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同、收據(jù)清單等。 ，并與預(yù)付款、應(yīng)收賬款等所有債權(quán)一并清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。第十六條報(bào)銷人員支付采購(gòu)價(jià)款后， 應(yīng)按照財(cái)務(wù)條例規(guī)定的報(bào)銷程序及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷單應(yīng)附有采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃單、驗(yàn)收入庫(kù)單，由采購(gòu)部經(jīng)理審批。第十七條采購(gòu)部門主管應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的管理，設(shè)置應(yīng)付賬款，定期編制客戶交易報(bào)表并發(fā)送至對(duì)方單位，每月核對(duì)一次，并做好對(duì)賬記錄。對(duì)于長(zhǎng)期客戶或重點(diǎn)客戶， 以及金額超過(guò)一定起點(diǎn)的當(dāng)前客戶，應(yīng)根據(jù)客戶名稱設(shè)置

21、特殊情況，相關(guān)業(yè)務(wù)合同、發(fā)貨憑證、收付款憑證應(yīng)妥善保存，并設(shè)置備查簿記錄預(yù)付款、已付、余額等。一個(gè)接一個(gè)。第十八條公司與單店的交易供應(yīng)商或經(jīng)銷商直接向單店發(fā)貨后， 單店應(yīng)及時(shí)分別向采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部提交已簽字的發(fā)貨清單， 采購(gòu)部與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算， 財(cái)務(wù)部進(jìn)行相應(yīng)的應(yīng)付賬款登記， 同時(shí)將應(yīng)收公司對(duì)單店的應(yīng)收賬款登記在單店賬戶中。公司向各單店配送貨物后， 配送單位應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部提交配送清單，財(cái)務(wù)部根據(jù)貨物成本在各單店賬戶中登記相應(yīng)的應(yīng)收賬款，包括采購(gòu)貨物價(jià)格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損失成本等。3.各單店每月25 日與公司財(cái)務(wù)部門核對(duì)每月調(diào)撥貨物的往來(lái)賬目，編制對(duì)賬表，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)。e 采

22、購(gòu)成本控制第 19 條第 19 條采購(gòu)成本控制要點(diǎn)貨物本身的采購(gòu)價(jià)格、 貨物運(yùn)輸和配送成本、 貨物儲(chǔ)存成本和儲(chǔ)存過(guò)程中發(fā)生的損失、所購(gòu)貨物占用資金的利息成本是采購(gòu)成本的主要組成部分。從采購(gòu)成本的主要構(gòu)成來(lái)看， 采購(gòu)成本控制的重點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面 :確定最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格，確定合理的采購(gòu)訂單數(shù)量，確定采購(gòu)貨物的最優(yōu)配送方式，第 20 條，第 20 條，確定最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格。采用多種采購(gòu)形式，包括招標(biāo)采購(gòu)、長(zhǎng)期定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)等。通過(guò)對(duì)各種采購(gòu)形式的比較， 找到成本最低的采購(gòu)形式組合， 達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。第二，通過(guò)科學(xué)的價(jià)格確定步驟，確定合適的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)價(jià)格和成本。為了確定合適的價(jià)格，

23、 我們通常要經(jīng)過(guò)以下步驟:1.多渠道詢價(jià)。從各個(gè)方面收集和了解市場(chǎng)情況， 包括最高市場(chǎng)價(jià)格、 最低市場(chǎng)價(jià)格、一般價(jià)格等。2 .價(jià)格比較分析只有當(dāng)每個(gè)供應(yīng)商提供的材料規(guī)格、質(zhì)量要求、性能等時(shí)，才能建立價(jià)格比較標(biāo)準(zhǔn)。3 .通過(guò)自我估價(jià)建立一個(gè)估價(jià)小組，該小組可由采購(gòu)管理人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，以估算更準(zhǔn)確的底價(jià)數(shù)據(jù)。4 .議價(jià)根據(jù)底價(jià)、市場(chǎng)情況、購(gòu)買量大小、付款期限和其他因素的信息，與供應(yīng)商協(xié)商合理的價(jià)格。第二十一條合理采購(gòu)訂單數(shù)量的確定采購(gòu)訂單數(shù)量的確定直接影響存貨的缺貨成本、 采購(gòu)物品的儲(chǔ)存成本、 采購(gòu)資金占用的利息成本和存貨的損失成本等。 因此， 確定合理的采購(gòu)訂單數(shù)量是控制采購(gòu)成本的

24、關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購(gòu)訂單數(shù)量的制定包括以下步驟 :庫(kù)存信息收集、庫(kù)存信息分析、安全庫(kù)存確定、合理采購(gòu)訂單數(shù)量確定-庫(kù)存信息收集1 .門店管理部倉(cāng)庫(kù)保管員、單店填寫(xiě)每日庫(kù)存報(bào)告，反映本部門現(xiàn)有庫(kù)存材料名稱、單價(jià)、現(xiàn)有庫(kù)存存放地點(diǎn)、存放區(qū)域和配送情況等信息，并及時(shí)提交給采購(gòu)部。2 .采購(gòu)部應(yīng)要求第三方物流的供應(yīng)商或倉(cāng)庫(kù)管理員通過(guò)傳真、電子郵件及時(shí)提供已訂購(gòu)材料的未完成庫(kù)存的每日?qǐng)?bào)告。二是庫(kù)存信息分析門店管理部倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)全面匯總各類庫(kù)存信息， 根據(jù)庫(kù)存實(shí)際情況修訂庫(kù)存數(shù)量， 建立公司的采購(gòu)配送管理信息系統(tǒng)，確保采購(gòu)部門、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等。能夠及時(shí)獲得準(zhǔn)確的庫(kù)存信息。三確定安全

25、庫(kù)存1.安全庫(kù)存由商場(chǎng)管理部調(diào)度員負(fù)責(zé)制定確定。2 .采購(gòu)部根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)在充分研究同期采購(gòu)歷史、 下一期業(yè)務(wù)計(jì)劃的基礎(chǔ)上， 協(xié)助門店管理部調(diào)度員確定最佳安全庫(kù)存。3 . “安全庫(kù)存 ”應(yīng)充分考慮維持正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的庫(kù)存，防止因缺貨造成經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中斷和經(jīng)濟(jì)損失。4 .根據(jù)不同貨物的不同采購(gòu)時(shí)間和貨物供應(yīng)的短缺程度，安全庫(kù)存量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估算、 數(shù)學(xué)模型計(jì)算等方法確定。 一般來(lái)說(shuō)，安全庫(kù)存量的計(jì)算公式確定為最大安全庫(kù)存量 =某一時(shí)期的最大大使數(shù)量-同一歷史時(shí)期的最小使用量。5 .合理訂貨數(shù)量的確定在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)部人員應(yīng)充分分析現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量（包括供應(yīng)商或第三

26、方物流未達(dá)到的庫(kù)存 ）、供應(yīng)情況、訂貨時(shí)間、 訂貨所需最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間等因素。 ， 并結(jié)合各種商品的安全庫(kù)存數(shù)量確定最佳訂購(gòu)數(shù)量和訂購(gòu)時(shí)間。第二十二條貨物最佳運(yùn)輸和配送方式的確定貨物運(yùn)輸和配送方式直接影響貨物運(yùn)輸成本、包裝成本等。在訂購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述成本的詳細(xì)清單， 或配合財(cái)務(wù)部相關(guān)人員對(duì)上述成本進(jìn)行分析， 選擇最佳的運(yùn)輸和配送方式， 并提出降低成本的建議。f . 供應(yīng)商管理第 23 條第 23 條供應(yīng)商信息收集和調(diào)查供應(yīng)商信息收集和調(diào)查由采購(gòu)部、 門店管理部、 物品申購(gòu)部、 用戶部等負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息并推薦合格的供應(yīng)商。(a)任何希望與公司建立供應(yīng)關(guān)系并符合條件的人應(yīng)填寫(xiě)