如何做好機(jī)要秘書

1、機(jī)要秘書是一個(gè)特殊的工作崗位， 機(jī)要文件管理得好不好，不僅 直接影響到本單位的利益，而且還影響到整個(gè)黨和國家的利益， 要做 好這項(xiàng)工作，最重要的是要提高機(jī)要文件管理人員的思想、 業(yè)務(wù)素質(zhì)。 下面就如何管好機(jī)要文件，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)體會(huì)：一、機(jī)要秘書必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心管理工作做得好不好，取決于管理人員是否有較強(qiáng)的責(zé)任心。 一 個(gè)工作責(zé)任心很強(qiáng)的人，其工作自始至終是管理有序的，反之則是雜 亂無序，容易出問題。機(jī)要人員的工作，在一般人看來是一件非常簡 單、非常容易的事，只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞，一不要?jiǎng)幽X筋，二不 要費(fèi)力氣，無論誰都可以管理好，表面上看的確如此但從深層次看并 不是這樣。機(jī)要秘書每天面對

2、著文件、資料，日復(fù)一日年復(fù)一年重復(fù) 著單調(diào)的工作，其中很多工作具有很強(qiáng)的政治性和保密性， 如果沒有 很強(qiáng)的工作責(zé)任心，很容易在工作中出現(xiàn)失誤，而且出了問題就不是 小問題。另外，機(jī)要秘書一般都身兼多種工作，除文件的收發(fā)管理外， 一般還有單位各類印鑒的保管使用、傳真機(jī)的管理使用以及其他繁瑣 的事務(wù)，因此機(jī)要秘書要有一種如履薄冰的責(zé)任意識， 嚴(yán)格要求自己， 對工作中的一點(diǎn)一滴，都要力求把它做得好一些。即使這樣，工作做 完后還要考慮這樣做有沒有不妥的地方，確保不出錯(cuò)或少出錯(cuò)。二、機(jī)要秘書要有較強(qiáng)的組織管理能力機(jī)要文件的管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，要做好這項(xiàng)工 作，還要求機(jī)要秘書必須具有較強(qiáng)的組織管

3、理能力。（一） 要熟悉機(jī)要文件的管理程序。 首先要對照發(fā)文通知單及時(shí)清點(diǎn)、核對文件；其次要對文件進(jìn)行分類登記、編號；第三將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各職能部門執(zhí)行的文件送主任簽閱后， 分內(nèi)容、 分部門、分級別，按時(shí)間的先后及時(shí)進(jìn)行傳閱、催辦、返回。（二）要加強(qiáng)文件閱辦中的過程控制傳閱文件是領(lǐng)導(dǎo)同志之間互通信息、 交換意見、 商決事情實(shí)現(xiàn)集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方法。 如何組織好文件傳閱， 對于提高工作效率有極為重要的作用。要注意以下幾方面：1、時(shí)間性。機(jī)要文件的保密是具有一定時(shí)間性的，在當(dāng)今改革開放時(shí)期，各種政策、信息的交流，對國家的建設(shè)和安全起著越來越重要的作用，快速傳遞上級文件精神、及時(shí)報(bào)告下級的情況

4、，保證上下級之間的信息暢通，是機(jī)要文件管理的時(shí)間性要求。2、時(shí)效性。機(jī)要人員收到文件后，對每一份文件，機(jī)要管理人員要先看一遍，加深印象并做一個(gè)必要的判斷，注意傳遞時(shí)間，不能因文件傳遞不及時(shí)而造成損失， 給工作造成被動(dòng)。 對于那些要及時(shí)落實(shí)的事情，如果領(lǐng)導(dǎo)工作忙，機(jī)要管理人員有責(zé)任提醒和督促。3、保密性。機(jī)要文件傳閱是有著嚴(yán)格的規(guī)定的，要嚴(yán)格控制傳閱范圍。 傳閱的范圍要合理， 要寬嚴(yán)適度。 如果收文上標(biāo)有閱讀范圍，就按規(guī)定的范圍組織傳閱， 不允許隨意擴(kuò)大閱讀范圍。 凡屬于國家秘密的文件、 資料， 隨到隨傳， 保證做到人不離件， 件不離人， 當(dāng)天送，當(dāng)天收。為隨時(shí)掌握文件的走向和流程，避免機(jī)要文件

5、橫傳，根據(jù)需要制做文件傳閱單， 一份附在傳閱文件夾內(nèi)， 一份保管在機(jī)要員手中，隨時(shí)掌握文件去向，收回后立刻清點(diǎn)份數(shù)。4、作用性。文件的作用包括兩個(gè)方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件對企業(yè)有用，但對事業(yè)單位來說作用就小了；有些文件從標(biāo)題上看與本單位無關(guān)，但在內(nèi)容上可能牽涉到本單位的工作。 因此， 要充分發(fā)揮文件的作用，管理人員必須做到兩個(gè)熟悉： 一要對文件的內(nèi)容熟悉， 二要對本單位的工作情況熟悉，只有這樣，才能根據(jù)不同類型的文件精神，結(jié)合本單位的實(shí)際，有規(guī)律性地進(jìn)行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。5、靈活性。機(jī)要人員要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的

6、工作活動(dòng)規(guī)律和時(shí)間安排， 準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神， 掌握文件急緩程度。 按照合理的傳閱順序組織傳閱， 對特別重要的電報(bào)等急件，要區(qū)別對待，快速傳閱。（三）要加強(qiáng)文件催辦工作“催辦” 是文件辦理過程中一個(gè)重要的必不可少的環(huán)節(jié)。 對有時(shí)限要求的文件，如突發(fā)事件、會(huì)議通知、紀(jì)念活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見等內(nèi)容的文件，一般時(shí)限要求都較急，要及時(shí)提前催辦，給相關(guān)單位及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志留有一定時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。 平時(shí)傳閱文件過程中， 機(jī)要秘書要注意做到“勤送、勤取、勤催” 。催辦的“內(nèi)涵”也要寬泛，催辦不僅僅是向承辦單位要情況、要結(jié)果，其中還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機(jī)要秘書來溝通。因此，做好催辦工作， 不但可以防止文件漏辦或誤辦，

7、 而且可以大大加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)速度， 提高機(jī)關(guān)的服務(wù)水平和工作效率， 并從中提高機(jī)要員的協(xié)調(diào)能力。從某種意義上說，“催辦”也是機(jī)要秘書應(yīng)該具備的基本功（四）加強(qiáng)文件的清退、銷毀工作機(jī)要文件清退工作可以說是機(jī)要文件管理工作的重頭戲。要嚴(yán)格文件清退制度，經(jīng)常、及時(shí)地對文件進(jìn)行梳理，按文號分類整理，按 序號排放整齊，確保文件及時(shí)清退。年終要全面清退文件，該上交的 應(yīng)如數(shù)上交，該歸檔的根據(jù)單位要求進(jìn)行存檔，該銷毀的文件則要按 規(guī)定執(zhí)行，切忌任意處理。三、機(jī)要秘書必須按章辦事，實(shí)行規(guī)范化管理機(jī)要保密工作制度化是保密管理的根本措施。 機(jī)要文件管理工作 完全靠教育、靠自覺性、責(zé)任心是不夠的，還要結(jié)合實(shí)際，制定

8、、健 全保密規(guī)章制度，做到有法必依，有章必行，實(shí)行規(guī)范化的管理。針 對保密工作中出現(xiàn)的新情況、新問題要對保密制度進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充完 善，努力建立健全規(guī)章制度，明確保密管理要求，落實(shí)工作職責(zé)和措 施。四、機(jī)要秘書要主動(dòng)地工作機(jī)要秘書工作是一項(xiàng)服務(wù)性、輔助性的工作，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志 的要求來開展工作，這決定了他的被動(dòng)性。作一個(gè)出色的機(jī)要員，僅 僅被動(dòng)的工作是不夠的，也可以從以下幾方面發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性， 主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作。第一，了解領(lǐng)導(dǎo)同志的工作，全面掌握 領(lǐng)導(dǎo)同志在一段時(shí)期內(nèi)抓的工作中心，“知情方能出力”，服務(wù)工作才 能做到點(diǎn)子上，是掌握工作主動(dòng)權(quán)，搞好主動(dòng)服務(wù)的前提。第二，要 善于積累和提

9、供情況。秘書應(yīng)做到“腦勤、手勤、腿勤”，要勤想、勤記、勤跑。上至中央和上級黨委、政府的重大方針、政策具體規(guī)定， 下至各部門和基層的各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及各種動(dòng)態(tài)、反映，都應(yīng)進(jìn)入機(jī)要秘書的大腦。只有平時(shí)不怕“麻煩”，勤于積累，到了領(lǐng)導(dǎo)同志需 要之時(shí)，才能得心應(yīng)手，及時(shí)提供，這是搞好主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)。第三, 要注重文件傳閱效果，對重要的機(jī)要文件，要提煉內(nèi)容要點(diǎn)，供領(lǐng)導(dǎo) 參閱；要注意領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)要文件上批示，做好傳閱落實(shí)；要注意領(lǐng)導(dǎo)批 示是否有誤，如有誤要當(dāng)面恰當(dāng)?shù)靥岢鲂薷囊庖姡?要注意領(lǐng)導(dǎo)的口頭 吩咐，做到準(zhǔn)確記錄；要注意需協(xié)調(diào)相關(guān)單位承辦的，要及時(shí)向有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。五、機(jī)要秘書要有一個(gè)健康的心態(tài)機(jī)要崗位工作

10、環(huán)境相對獨(dú)立封閉，工作人員活動(dòng)空間比較狹小， 工作對象較單一，雜事較多，人員流動(dòng)較為緩慢且心理壓力大，不可 避免地給機(jī)要秘書帶來一些負(fù)面影響。如心態(tài)老化、思想鈍化、社交 能力弱化、工作方法機(jī)械等傾向就是這種負(fù)面影響的具體體現(xiàn)。作為高校機(jī)要秘書就要善于在工作中控制自己的情緒，適時(shí)地調(diào)整心態(tài)， 駕馭環(huán)境，在領(lǐng)導(dǎo)和同志們面前始終保持一種熱情誠懇、 樂觀向上的 良好狀態(tài)。六、機(jī)要人員需要銳意進(jìn)取的精神當(dāng)今時(shí)代，以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的新興技術(shù)已 被廣泛運(yùn)用于機(jī)要部門，機(jī)要工作現(xiàn)代化水平越來越高、 服從管理范 圍也越來越大，這給做好新形勢下的機(jī)要工作提出了大量需要解答的 新課題。譬如：如何適應(yīng)、推動(dòng)機(jī)要密碼通訊