印信管理規(guī)定匯編精編版

1、印信管理規(guī)定匯編精編版MQS system office room MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898華拓?cái)?shù)碼科技有限公司文件編號(hào):MI7CB-2011-ZD-002版本號(hào)：印信管理制度密級(jí)：保密第1頁(yè)，共9頁(yè)1.目的加強(qiáng)公司對(duì)印信的管理，便于對(duì)外開展工作，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2 .范圍本規(guī)定適用于華拓?cái)?shù)碼科技有限公司北京總部及各分支機(jī)構(gòu)。3 .原則3.1 用印信必須有申請(qǐng)并備案；3.2 嚴(yán)禁印章私自外帶；3.3 嚴(yán)禁在空白文件上用??；3.4 嚴(yán)禁開具并私自帶出空白介紹信。4 .職責(zé)4.1 總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政部負(fù)責(zé)人分別負(fù)責(zé)總部及各分支機(jī)構(gòu)公章的保

2、管、用??；4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定專人分別負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)章和法人章的保管、用??；4.3 3部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)部門章的保管、用??；4.4 各部門總監(jiān)審核本部門的印信申請(qǐng)單；4.5 總裁辦負(fù)責(zé)審批公章使用、合同章使用、介紹信的開具、印章外帶，以及除HR部門 章的對(duì)外出具文件；4.6 總裁負(fù)責(zé)審批對(duì)外出具的產(chǎn)生法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任文件的公章使用；審批財(cái)務(wù)部對(duì)外出具 文件的財(cái)務(wù)印鑒使用；4.7 特殊情況，印章需要帶出時(shí)必須由使用部門總監(jiān)、行政總監(jiān)和總裁辦的審批。5 .工作程序5.1 ?印章刻制發(fā)放5.1.1 1.1經(jīng)公司發(fā)文批準(zhǔn)成立的機(jī)構(gòu)，可申請(qǐng)刻制印章；5.1.2 刻制印章須開具公司介紹信，由行政部到合法印

3、章社刻制；5.1.3 印章刻好后，使用單位到總部行政部填寫印章開啟使用登記表，留印模后印章 即可啟用；5.1.4 部門因工作需要刻制業(yè)務(wù)專用章或部門章時(shí)，需向部門總監(jiān)申請(qǐng)，詳細(xì)闡明用章理 由，部門總監(jiān)與總裁兩級(jí)審批同意后，由行政部到合法印章社刻制；5.1.5 因更改名稱需重新刻章的，新印章刻好后，各使用單位以舊換新，舊章由總部行政 部驗(yàn)收留印模后，統(tǒng)一歸檔或銷毀；5.1.6 印章因長(zhǎng)期使用，損壞不能使用的，各使用單位報(bào)部門總監(jiān)批準(zhǔn)后，由行政部辦理 亥制，并以舊換新，使用部門辦理印章啟用手續(xù)。5.2 印章的使用范圍5.2.1 對(duì)外報(bào)送資料、發(fā)送文件、公函、報(bào)表、向政府有關(guān)部門申辦有關(guān)證件手續(xù)、呈

4、遞 書面報(bào)告；5.2.2 公司內(nèi)部發(fā)布有關(guān)文告、通知、通報(bào)、任命、決定等；5.2.3 公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議及其他文本；5.2.4 為公司有關(guān)人員外聯(lián)開具證明、介紹信；5.2.5 其他需要使用公司印章的文件。5.3 印章使用程序5.4 . 1公章的使用5. 3. 1. 1員工申請(qǐng)用印的文件必須是有效文件，用印前需填寫印信使用申請(qǐng)單；5.3. 1.2將需用印文件呈送其部門總監(jiān)審批，部門總監(jiān)審閱后同意用印的，在印信使用 申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)或郵件批復(fù)，然后由總裁辦審批，報(bào)總裁備案；對(duì)于涉及法 律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的對(duì)外文件，還需經(jīng)總裁審批；5.4. 1.3各部門對(duì)于經(jīng)常性用章事項(xiàng)，可由部門總監(jiān)統(tǒng)一確認(rèn)公章

5、使用授權(quán)，經(jīng)總裁辦批 準(zhǔn)，在行政部備案。凡遇備案事項(xiàng)，可直接在行政部辦理蓋章登記，而無需審 批；5.5. 1.4經(jīng)部門和總裁辦批準(zhǔn)的用章事項(xiàng)，在行政部負(fù)責(zé)人處審核、登記、用印，印信 使用申請(qǐng)單留行政部備案。5.3.2合同章的使用5.3.2.1 銷售部簽訂與銷售有關(guān)的合同，技術(shù)部和行政部簽訂與采購(gòu)有關(guān)的合同，其他部 門簽訂與其業(yè)務(wù)相關(guān)的合同，需加蓋合同章；5. 3. 2. 2簽署合同須合同管理制度所規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行審批；5.3.3 經(jīng)審批后的合同方可簽署蓋章。由總裁辦對(duì)合同的法律條款、審批流程和審批權(quán)限 進(jìn)行審核。行政部印章管理人在確認(rèn)審批環(huán)節(jié)完整后予以蓋章；5.3.4 印章管理人和使用人在

6、用印后，應(yīng)如實(shí)填寫印章使用登記表。5. 3.5部門章的使用5. 3. 6. 1部門若需刻制部門章，應(yīng)經(jīng)部門總監(jiān)申請(qǐng)，總裁批準(zhǔn)后方可刻制；5. 3. 6. 2若需用部門章，使用人應(yīng)填寫印信使用申請(qǐng)單，由部門總監(jiān)和總裁辦審批簽字或郵件批復(fù)，經(jīng)備案的事項(xiàng)由HR經(jīng)理或HR總監(jiān)審批即可；5. 3. 6. 3 用印后，印信使用申請(qǐng)單由部門章管理人員存檔備案，并如實(shí)填寫印 章使用登記表。5. 3.6財(cái)務(wù)印鑒5. 3. 7. 1財(cái)務(wù)印簽包括公司財(cái)務(wù)章和法人章；5. 3. 7. 2 財(cái)務(wù)印簽只限于財(cái)務(wù)人員使用；5. 3. 7. 3財(cái)務(wù)章和法人章分別由不同的財(cái)務(wù)人員保管；5. 3. 7. 4對(duì)于需要使用財(cái)務(wù)印簽的

7、財(cái)務(wù)票據(jù)需由兩名印章保管人根據(jù)有關(guān)用款審批單據(jù)分 別用印后出票；5. 3. 7. 5對(duì)于需要使用財(cái)務(wù)印鑒的對(duì)外報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表或出具財(cái)務(wù)票據(jù)的，需由財(cái)務(wù)總監(jiān)審 批簽字后加蓋印章；對(duì)于出具公司資質(zhì)證明文件或?qū)ν鈭?bào)送資料的，需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁的審批；5.3.7印章外帶5. 3. 8. 1公司印章原則上不允許外帶，因公確需外帶印章的，需主管部門總監(jiān)、印章管理部門（行政部或財(cái)務(wù)部）負(fù)責(zé)人及總裁辦批準(zhǔn)；5. 3. 8. 2攜帶印章外出人員，需填寫印章借出聲明，由當(dāng)事人本人、主管部門總監(jiān)、 印章管理部門（行政部或財(cái)務(wù)部）負(fù)責(zé)人及總裁辦簽字確認(rèn)；5. 3. 8. 3印章保管人見到審批完備的印章借出聲明，方可將印

8、章交給當(dāng)事人。5.1介紹信使用范圍5. 4.1以公司名義對(duì)外聯(lián)絡(luò)、證明員工身份等事項(xiàng)；5.4.2部門總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)決定或根據(jù)實(shí)際需要確認(rèn)介紹信的使用。5.4介紹信使用程序？5.4.1 公司介紹信由總部或分支機(jī)構(gòu)行政部專人負(fù)責(zé)管理，管理人員不得擅自使用介紹 信；5.4.2 使用介紹信，使用人需填寫印信使用申請(qǐng)單，由部門總監(jiān)、總裁辦審批簽字；5. 4.3管理人員在開具介紹信時(shí)，必須填寫清楚，字跡工整，存根需記載開據(jù)證明的人員 姓名、事由、時(shí)間，信文與存根記載要求一致，將印信使用申請(qǐng)單存檔備案， 并如實(shí)填寫印章使用登記表。5.4.4無特殊情況，不得為非公司人員辦理介紹信，不得郵寄介紹信。5.5介紹信的

9、印制和銷毀5.5.1介紹信印制由行政部履行報(bào)批和登記手續(xù)，由總部行政部負(fù)責(zé)人審批；5. 5.2介紹信及其存根箱毀銷毀前要按編號(hào)進(jìn)行登記，山行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督下進(jìn)行，銷毀 后要由在場(chǎng)人員簽字備查。?6相關(guān)表格印信使用申請(qǐng)單印章使用登記表印章借出聲明印章開啟使用登記表7附加說明：本規(guī)定由總裁辦負(fù)責(zé)制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)在總裁辦。起草人：總裁辦審批人：徐巖審批日期：2011年x月x日生效日期：2011年x月x日附件:印信管理審批權(quán)限表審批內(nèi)容審批權(quán)限印信 類別文件類別部門 總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)HR經(jīng)理/HR總監(jiān)行政總監(jiān)總裁辦CEO印章 管理人公章公司對(duì)外報(bào)送文件具法律貴任或經(jīng)濟(jì) 責(zé)任的對(duì)外文件公司對(duì)內(nèi)發(fā)布文件簽

10、署、終止或解除 勞動(dòng)合同/協(xié)議對(duì)外報(bào)送人事相關(guān) 文件表單開具公司證明文件其他需蓋公章文件合同章已經(jīng)審批流程的合 同HR 部門章交付中心人資部?jī)?nèi) 部發(fā)文實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)協(xié)議、 實(shí)習(xí)鑒定、在職證 明離職證明務(wù)鑒 好印財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)票據(jù)公司資質(zhì)證明文件對(duì)外報(bào)送資料其他 部門章部門對(duì)內(nèi)對(duì)外出具文件介紹信身份介紹開具證明印章外帶印信使用申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門日期印信類別份數(shù)文件名稱接受單位部門主管批準(zhǔn)人印信使用申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門日期印信類別份數(shù)文件名稱接受單位部門主管批準(zhǔn)人印章使用登記表序 號(hào)日期部門文件名稱接受單位份 數(shù)使用人備注12345678910111213141516171819202122印章開啟使用登記表印章名稱開啟日期管理部門領(lǐng)用人簽字印模留底印章借出聲明現(xiàn)有 部門,因辦理事宜，需將章借出公司使用。借出時(shí)間： 年 月日時(shí) 分一年 月日 時(shí)分。印章借出期間，所發(fā)生的一切與上述申請(qǐng)辦理事宜無關(guān)的法律責(zé)任概由借出人