公司采購管理程序

1、公司采購管理程序一、目的：為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司采購的原輔材料。三、定義3.1原輔材料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3.2采購人員：采購部執(zhí)行采購業(yè)務人員3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員四、采購管理規(guī)定4.1采購作業(yè)是從接受物料需求及選擇適當?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質量交貨期等要求，和訂單發(fā)岀，確認及物料接收并按時請款之過程4.2應在合格供應商中選擇供應商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，應開發(fā)新的供應商，則由采購部對其 供貨商進行選擇

2、及評估流程，對供應商進行選擇，考核等作業(yè)。4.3對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數(shù)量及交期等的確認。4.4如果是主要原輔材料采購，采購應直接打印訂購單，經(jīng)總經(jīng)理簽核后傳真給供應商，如果是新主要原輔材料 采購或新的供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應商。4.5采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，如供應商無法按交期交貨時，采購應征 求相關單位是否調整，或采取緊急對應措施4.6一般性配件采購，由需求人員填寫請購單，經(jīng)單位主管及總經(jīng)理批準后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員 對申請單進行審

3、核以及交期確認。4.7采購產(chǎn)品的質量要求應在請購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質量無法描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的采購產(chǎn)品的質量標準或樣品。五，供應商選擇及評估流程5.1新供應商的評估和考核：根據(jù)采購部門的預選供應商名單(或總經(jīng)理指定供應商)及供應商評估調查表，采 購負責組織生產(chǎn)、品保等部門和采購人員組成評估小組對供應商進行評估。(如有條件應到預選供應商處進行供應商的評估和考核)5.2評估小組應將評估和考核的結果記錄與供應商評估調查中，評估小組根據(jù)質量體系和特定的質量保證要求和供應商調查表中的項目及內(nèi)容，對供應商提供的相關資料和樣品以及供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估和考核5.3合

4、格供應商核準：采購應將供應商評估和考核的結果及資料進行整理后呈報總經(jīng)理核準，經(jīng)批準后的供應商方可列為合格供應商，由采購將其登記合格供應商名錄，并將其資料整理建檔。5.4如供應商符合或具備獨特條件，只需對其建立供應商評估調查表即可。無須對其進行其他評估和考核，此資 料經(jīng)總經(jīng)理批準后，可將其列為合格供應商。5.5采購過程中產(chǎn)品質量監(jiān)控：對主要原輔材料，品保部應對供應商所提供的采購產(chǎn)品進行檢驗并對質量進行統(tǒng) 計管理。5.6供應商定期年度評估：采購每年應對所轄供應商的質量、交期、配合度或服務進行評估。六，請購單及其提報規(guī)定：(1)請購單一式三份，應表明：請購的品名、規(guī)格、數(shù)量、及其他必要說明。(2)請

5、購單應按照要求填寫完整、清晰，由部門主管審核總經(jīng)理批準后報采購部門；(3)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；(4)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；(5)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。精選資料1、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過必要審批；（2）采購應遵循無請購單不采購，請購單不完整清晰不采購，請購要求及技術資料不明確不采購，庫存已超儲 積壓的物資不采購的原則；（3）請購數(shù)量是否考慮現(xiàn)有庫存狀況及在途量；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部

6、門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）請購單應按照相應采購人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。（5）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；報請緊急采購后續(xù)單據(jù)應及時補齊：4采購項目應向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則上不經(jīng)過各種中介機構詢價；5對于請購部門需求的物

7、資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價7比價供應商均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力8在詢價時遇到特殊情況應及時報請公司領導批示。三、比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突岀；3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5.參考目標或理想中標

8、價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結果匯總1比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；2比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列岀件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。（1）合同正文應包含的要素報價、工期、付款方式及其他價格條1)合同名稱、編號、簽訂時間、 簽訂地點；2)米購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術文件與確認圖紙是3)包裝要求；4)合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；5)付款方式；6)質量保證期；7

9、)質量要求及規(guī)范；8)違約責任和解決糾紛的辦法;9)雙方的公司信息；合同不可分割的部分;精選資料10)其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2)擬訂合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3)為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5)質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質保期；6)詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7)針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度

10、、付款時間和付款條件等8)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9)違約責任一定要詳細、具體；10)比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11)合同簽定簽應的格式對合同初稿進行巡簽審查；12)合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。六、付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時應參照公司修造船公司材料采購付款及報銷 資金支岀審批及報銷簽字權限及管理制中的相關規(guī)定執(zhí)行；(2)按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫款審批單)，該審批單巡

11、簽完畢后提交財務部付款；(4)財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如岀現(xiàn)問題，采購部應及時提岀建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任 量，按時履約；(3)合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)七、報驗與入庫1報驗(1)供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；(2)對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；(3)達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；(4)質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并岀具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產(chǎn)部門使 用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內(nèi)。2入庫(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；(2)合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與