公司采購(gòu)管理程序

1、公司采購(gòu)管理程序一、目的：為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍適用于本公司采購(gòu)的原輔材料。三、定義3.1原輔材料：指本公司所經(jīng)營(yíng)所需之直接與間接物料3.2采購(gòu)人員：采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)人員3.3需求人員：各部門開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)之人員四、采購(gòu)管理規(guī)定4.1采購(gòu)作業(yè)是從接受物料需求及選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)量交貨期等要求，和訂單發(fā)岀，確認(rèn)及物料接收并按時(shí)請(qǐng)款之過(guò)程4.2應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購(gòu)物品現(xiàn)有的供貨商無(wú)法達(dá)成，應(yīng)開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購(gòu)部對(duì)其 供貨商進(jìn)行選擇

2、及評(píng)估流程，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。4.3對(duì)直接購(gòu)買的物料，由采購(gòu)人員收到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物料進(jìn)行審核及供應(yīng)商價(jià)格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。4.4如果是主要原輔材料采購(gòu)，采購(gòu)應(yīng)直接打印訂購(gòu)單，經(jīng)總經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng)商，如果是新主要原輔材料 采購(gòu)或新的供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估及樣品評(píng)估流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購(gòu)流程傳真給供應(yīng)商。4.5采購(gòu)須進(jìn)行采購(gòu)追蹤及監(jiān)控采購(gòu)的物料，及時(shí)準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫(kù)，如供應(yīng)商無(wú)法按交期交貨時(shí)，采購(gòu)應(yīng)征 求相關(guān)單位是否調(diào)整，或采取緊急對(duì)應(yīng)措施4.6一般性配件采購(gòu)，由需求人員填寫請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)單位主管及總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。采購(gòu)人員 對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審

3、核以及交期確認(rèn)。4.7采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單上說(shuō)明，如所采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)法描述清楚時(shí)，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或樣品。五，供應(yīng)商選擇及評(píng)估流程5.1新供應(yīng)商的評(píng)估和考核：根據(jù)采購(gòu)部門的預(yù)選供應(yīng)商名單(或總經(jīng)理指定供應(yīng)商)及供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表，采 購(gòu)負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)、品保等部門和采購(gòu)人員組成評(píng)估小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。(如有條件應(yīng)到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估和考核)5.2評(píng)估小組應(yīng)將評(píng)估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查中，評(píng)估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項(xiàng)目及內(nèi)容，對(duì)供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)和生產(chǎn)能力等進(jìn)行評(píng)估和考核5.3合

4、格供應(yīng)商核準(zhǔn)：采購(gòu)應(yīng)將供應(yīng)商評(píng)估和考核的結(jié)果及資料進(jìn)行整理后呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商方可列為合格供應(yīng)商，由采購(gòu)將其登記合格供應(yīng)商名錄，并將其資料整理建檔。5.4如供應(yīng)商符合或具備獨(dú)特條件，只需對(duì)其建立供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表即可。無(wú)須對(duì)其進(jìn)行其他評(píng)估和考核，此資 料經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可將其列為合格供應(yīng)商。5.5采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控：對(duì)主要原輔材料，品保部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所提供的采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)并對(duì)質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)管理。5.6供應(yīng)商定期年度評(píng)估：采購(gòu)每年應(yīng)對(duì)所轄供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。六，請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定：(1)請(qǐng)購(gòu)單一式三份，應(yīng)表明：請(qǐng)購(gòu)的品名、規(guī)格、數(shù)量、及其他必要說(shuō)明。(2)請(qǐng)

5、購(gòu)單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由部門主管審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；(3)公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；(4)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；(5)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。精選資料1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)必要審批；（2）采購(gòu)應(yīng)遵循無(wú)請(qǐng)購(gòu)單不采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)單不完整清晰不采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)要求及技術(shù)資料不明確不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ) 積壓的物資不采購(gòu)的原則；（3）請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否考慮現(xiàn)有庫(kù)存狀況及在途量；（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部

6、門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照相應(yīng)采購(gòu)人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；（4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。（5）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略；三、詢價(jià)及其規(guī)定1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；報(bào)請(qǐng)緊急采購(gòu)后續(xù)單據(jù)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊：4采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不經(jīng)過(guò)各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物

7、資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)7比價(jià)供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力8在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià)1對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突岀；3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)

8、價(jià)格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列岀件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。（1）合同正文應(yīng)包含的要素報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條1)合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、 簽訂地點(diǎn)；2)米購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是3)包裝要求；4)合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5)付款方式；6)質(zhì)量保證期；7

9、)質(zhì)量要求及規(guī)范；8)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;9)雙方的公司信息；合同不可分割的部分;精選資料10)其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2)擬訂合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3)為防止合同訂單增加或增加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度

10、、付款時(shí)間和付款條件等8)與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11)合同簽定簽應(yīng)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12)合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷 資金支岀審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(2)按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫款審批單)，該審批單巡

11、簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；(4)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如岀現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提岀建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任 量，按時(shí)履約；(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)1報(bào)驗(yàn)(1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；(2)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(3)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；(4)質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并岀具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使 用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(kù)(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；(2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與