QM-01質(zhì)量文件管理程序

1、質(zhì)量文件管理程序 版本：A 修改：0中海石油（中國）有限公司天津分公司工程建設中心質(zhì)量管理體系版本號A修改號0第1頁共11頁程序文件質(zhì)量文件管理程序 QM-011 目的為加強對質(zhì)量文件的控制管理，確保工建中心所有場所均能使用適宜的質(zhì)量管理體系文件及外來文件的有效版本，防止使用失效和作廢文件，制定本程序。2 適用范圍適用于工建中心對質(zhì)量管理體系涉及的所有文件的管理。3 編制依據(jù)3.1 質(zhì)量管理體系文件指南，GB/T 19023，2003，中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局；3.2 QHSE文件控制管理辦法 ，QHSE-01-08，2011，總公司。4 釋義4.1文件：信息及其承載媒介。5 職

2、責5.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部5.1.1負責總體策劃工建中心質(zhì)量體系文件，并組織質(zhì)量體系文件的編寫與評審；5.1.2負責質(zhì)量體系文件的發(fā)放、標識、更改、報批、回收、作廢的管理。5.2 各職能部室及區(qū)域項目組5.2.1負責職責范圍相關文件的編制、使用、識別與保管。6.管理要求6.1質(zhì)量文件的分類a) 質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量程序文件和規(guī)定文件；b) 質(zhì)量計劃；c) 外來文件，包括法律法規(guī)、標準規(guī)范、上級要求等。6.2 文件的編寫與審批6.2.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責工建中心質(zhì)量管理體系文件的建立，管理者代表審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布。6.2.2 區(qū)域項目組按照質(zhì)量計劃

3、編制管理規(guī)定（QM-13-01）建立項目質(zhì)量計劃，報質(zhì)量健康安全環(huán)保部進行審批。6.2.3 文件應依據(jù)5W1H（Who，What，When，Where，Why，How）的原則編寫。6.3 文件標識6.3.1 發(fā)布的質(zhì)量管理體系文件以“受控”印章、編號、分發(fā)號為控制標識。6.3.2 按照公司的保密原則對涉密文件進行管理。6.3.3 質(zhì)量健康安全環(huán)保部部應建立受控文件登記表（QM-01-C02），對文件進行識別和追溯控制。6.3.4 提供相關方的管理文件為非受控文件，封面不蓋“受控”印章，不編分發(fā)號。6.4 文件編碼6.4.1 體系文件編號：工建中心質(zhì)量管理體系文件的編號統(tǒng)一以QM開頭，Q代表質(zhì)量

4、，M代表管理。具體如下：a) 管理手冊：QM- 00b）程序文件：QM - 01以01、02、03依次類推排序。c）規(guī)定文件：QM- 01-01作為程序文件的細化，在所細化程序文件之下以01、02、03依次類推。d) 記錄QM-01-C01，程序文件下的附件。QM- 01-01-C01，規(guī)定文件下的附件。6.4.2 文件版本號：以A、B、C表示版本順序。6.4.3 文件修改號：以1、2、3表示修改的次數(shù)。6.5 文件評審與更改6.5.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部于每年12月份組織有關人員對體系文件的適用性、有效性、可操作性進行定期評審，對不適用的體系文件提出修訂意見。6.5.2 體系文件經(jīng)評審需修改

5、時，由各職能部室及區(qū)域項目組向質(zhì)量健康安全環(huán)保部提交文件修改意見和建議表（QM-01-C01），經(jīng)主管領導批準后實施修改。6.5.3體系文件更改后，應對文件版本進行修改，并在文件修改頁（QM-01-C06）中作好相應記錄。6.5.4 質(zhì)量健康安全環(huán)保部每年以受控文件形式發(fā)布修改更新的質(zhì)量管理體系文件，并登記在受控文件登記表（QM-01-C02）中。6.5.5 質(zhì)量管理體系文件的使用者如發(fā)現(xiàn)文件中有不妥之處，不能私自修改和擅自執(zhí)行，必須填寫文件修改意見和建議表（QM-01-C01）經(jīng)部門負責人審核后報質(zhì)量健康安全環(huán)保部。6.5.6質(zhì)量健康安全環(huán)保部收到文件修改意見和建議表后，組織進行文件修訂與更

6、新。修改更新文件的發(fā)放管理執(zhí)行6.6條款要求。6.6 文件的發(fā)放6.6.1 文件的發(fā)放范圍：工建中心領導、各職能部室及區(qū)域項目組。確保需要使用文件的場所能得到適用版本的有關文件。6.6.2 體系文件可以是紙介質(zhì)和非紙介質(zhì)。中心體系文件以印刷版和電子版兩種形式發(fā)布，兩種形式的體系文件應保持一致。6.6.3 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責確定文件發(fā)放范圍，體系文件發(fā)放時應填寫受控文件發(fā)放/回收登記表（QM-01-C03）和_持有人清單（QM-01-C04）。6.6.4 各職能部室及區(qū)域項目組收到體系文件后應填寫受控文件登記表（QM-01-C02）。6.6.5 體系文件不準自行復制，如因破損需補發(fā)或不清晰需

7、要更換時，由質(zhì)量健康安全環(huán)保部給予換發(fā)，分發(fā)號維持不變。6.6.6 質(zhì)量體系文件未經(jīng)批準不得借出或給予他人。6.7 電子版文件控制6.7.1 質(zhì)量體系文件通過內(nèi)部網(wǎng)絡發(fā)布電子版版本，標記為受控版本，不提供下載，并為訪問者設置權限。6.7.2 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責電子版體系文件的網(wǎng)上發(fā)布和拷貝，應作好拷貝電子版文件的登記，填寫_持有人清單（QM-01-C04）。6.7.3電子版體系文件不能隨意拷貝，防止誤用失效文件，相關人員如需獲取電子版體系文件，應向質(zhì)量健康安全環(huán)保部申請拷貝。6.7.4 當質(zhì)量管理體系文件修改或更新時，質(zhì)量健康安全環(huán)保部應確保網(wǎng)絡電子版本同步進行。6.8 作廢文件處理6.8

8、.1 文件作廢時由質(zhì)量健康安全環(huán)保部進行公布，以防誤用。作廢文件由各職能部室及區(qū)域項目組自行銷毀，并填寫作廢文件處置記錄表（QM-01-C05）報送質(zhì)量健康安全環(huán)保部。6.8.2 需要保存的失效文件，應有“作廢”標識妥善保存，并與現(xiàn)行版本文件分開放置。6.9 文件的歸檔與管理6.9.1 各職能部室及區(qū)域項目組的質(zhì)量管理體系文件應有專人保管，并放置在指定地點，以便翻閱和使用。6.9.2 各職能部室及區(qū)域項目組質(zhì)量管理體系文件的持有者應妥善保管體系文件。6.9.3 質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責管理和歸檔。文件保存期過后，由質(zhì)量健康安全環(huán)保部進行處置，并填寫 作廢文件處置記錄表（QM-0

9、1-C05）。6.9.4 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責對管理范圍所有有效的電子版體系文件進行標識和編目, 并指定專人進行保管、更改或換版時及時修正。6.10 外來文件的管理6.10.1 質(zhì)量健康安全環(huán)保部負責對各部門外來文件的管理情況進行監(jiān)督。6.10.2 外來文件的使用部門負責填寫外來文件清單，對外來文件進行識別、簽收、登記、編號和處理，外來文件發(fā)生變化時及時更新外來文件清單。6.11 記錄的控制體系運行過程中形成的記錄是一種特殊類型的文件，對其管理和控制按照質(zhì)量記錄管理程序(QM-02)執(zhí)行。7 記錄7.1 QM-01-C01 文件修改意見和建議表7.2 QM-01-C02 受控文件登記表7.3

10、 QM-01-C03 受控文件發(fā)放/回收登記表7.4 QM-01-C04 _ 持有人清單7.5 QM-01-C05 作廢文件處置記錄表7.6 QM-01-C06 文件修改頁8 流程圖【正文結束】QM-01-C01文件修改意見和建議表 申請人姓名單位日期文件類型¨管理文件 ¨程序文件 ¨支持性文件 ¨其它_文件名稱修改條款與內(nèi)容：修改建議和/或意見：質(zhì)量健康安全環(huán)保部審核意見：年 月 日相關部門審核意見：年 月 日管理者代表審核意見： 年 月 日總經(jīng)理審核意見： 年 月 日備注：注：1、文件類型一欄中，請在所選項的“¨”中劃“ü”號。2

11、、若修改意見或建議一欄的空間不足，請申請者另附一張與此表相同大小的紙張。3、涉及到管理文件及其他文件中公司領導職責變更，須總經(jīng)理終審。QM-01-C02受 控 文 件 登 記 表收文單位： 序號文件名稱文件編號版/次收文份數(shù)收文日期受控編號登記人保存部門：質(zhì)量健康安全環(huán)保部 保存期限：3年QM-01-C03受控文件發(fā)放、回收登記表 序號受控號文件名稱發(fā) 放回 收單位（人）數(shù)量日期簽字日期回交人簽字陸地終端項目質(zhì)量管理程序-QM-098基本設計評審管理規(guī)定-QM-11-03 8設計過程質(zhì)量管理程序-QM-118第三方檢驗機構管理規(guī)定 QM-12-018設備監(jiān)造管理規(guī)定-QM-12-038建造過程質(zhì)量管理程序-QM-138質(zhì)量計劃編制管理規(guī)定-QM-13-018海底管線質(zhì)量管理規(guī)定-QM-16-028質(zhì)量監(jiān)督檢查管理程序-QM-188不合格品管理程序-QM-198糾正和預防措施管理程序-QM-208QM-13-08壓力容器質(zhì)量管理規(guī)定(新增)8QM-22監(jiān)視和測量設備管理程序8保存部門：質(zhì)量健康安全環(huán)保部 保存期限：3年QM-01-C04_持有人清