辦公室綜合部管理制度

1、綜合部（辦公室）工作規(guī)章制度為完善公司行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和 工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。一、工作職責范圍綜合部工作的職責范圍：行政管理、人事管理、項目拓展管理。1、擬定公司發(fā)展規(guī)劃和經營方針、目標，編制經濟責任制方案。起草公司 合同及行政工作安排、總結、報告等文件。2、負責公司各種相關證件、資質的年檢考核工作。3、負責保管好公司公章、業(yè)務章、工程章、合同章，并做好使用登記工作。4、管理公司的車輛、電腦、電話、傳真機、復印機等辦公設備。5、負責員工的考勤管理工作及員工的錄用、考核、獎懲、離職工作。6、負責人事檔案、技術檔案、文書

2、檔案等資料的歸檔和管理。7、負責按月繳納公司的電話費、水、電、暖、氣、網費等物業(yè)管理費用。8、負責采購、分發(fā)、管理公司的辦公用品、圖書、音像資料等。9、做好各種文件的收發(fā)、傳遞、催辦、整理等工作。10、負責協(xié)同經營部制作招投標文件等工作。11、負責公司辦公會議的召集和會議紀錄，整理會議紀要和決定，印發(fā)相 關文件，并負責督促檢查文件的執(zhí)行情況。12、督促檢查部門職責和員工崗位責任制的落實。搞好綜合管理，協(xié)調公 司各部關系。13、負責員工的社會保險工作。14、負責員工后勤工作，搞好員工的工作餐。15、負責監(jiān)督檢查公司的衛(wèi)生清潔工作，為員工創(chuàng)建良好的工作環(huán)境。16、處理好公司與外部的公共關系，做好接

3、待工作。17、完成公司領導臨時交辦的任務。二、具體工作規(guī)定第一條文件收發(fā)規(guī)定一、公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬堇事會的由董事長簽發(fā)， 屬公司的由總經理簽發(fā)。二、業(yè)務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發(fā)。三、屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘 密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。四、己簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。五、文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。六、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送 日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。七、秘密文件由專人按核定的范圍報送。八、經簽發(fā)

4、的文件原稿送辦公室存檔。九、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領 導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送 十、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完 畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原 因。第二條文印管理規(guī)定一、所有文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公 司保密事項。二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經理簽署意見后打印。各部 門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐 項登記，以備查驗。三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任

5、務，不 得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及 時與有關人員校對清楚。四、文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造 成損失的，追究當事人的責任。五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。第三條 辦公用品購置領用規(guī)定一、辦公室負責公司辦公用品、辦公設備、低值易耗品的采購、保管與發(fā) 放。二、各部門將所需辦公用品提前半個月報至辦公室、由辦公室文員列表報 辦公室負責人審核，較大金額物品由須總經理批準，統(tǒng)一購買。三、負責購發(fā)辦公用品的人員要建立臺帳，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一 定要由領取人員簽字。四、公司新聘工作人員的辦公用品，辦公

6、室根據部室負責人提供的名單和 用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；除正常配給的辦公用 品外，若還需用其它用品的須經辦公室主任批準方可領用。五、負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、優(yōu)質、庫存合理、開 支適當、妥善保管。六、各部門應本著節(jié)約的原則領取、使用辦公用品，并指定專人管理辦公 用品。七、辦公室統(tǒng)一建立各部門耐用辦公用品檔案，并定期檢查使用情況，如 非正常損壞或丟失由當事人賠償。八、辦公室負責收回集團調離人員移交的辦公用品和物品。九、勞保用品的配給，由辦公室根據各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng) 一發(fā)放。第四條檔案管理規(guī)定一、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審

7、計、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、通告、通知等具有參考價值的文件材料。二、檔案管理：1、專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保 證安全。2、要分門別類的整理與歸檔，做到方便查詢，科學分類，保存完整。三、檔案的借閱與索取：1、總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理 人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2、公司其他人員需借閱檔案時，要經主管批準，并辦理借閱手續(xù)；3、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自 翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須 由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案

8、應由辦公室主任批準方可摘錄和 復制。四、檔案的銷毀：1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般 內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人 監(jiān)督銷毀。第五條印鑒管理規(guī)定一、公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。二、公司印鑒的使用一律由主管許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項 規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一 編號登記，以備查詢，存檔。四、蓋章后出現的意外情況由批準人負責。第六條介紹信管理規(guī)

9、定一、介紹信種類：存根介紹、信箋介紹、證明信（材料）。二、介紹信一般由辦公室負責保存。三、介紹信開具要嚴格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門負責人簽字后辦公 室審批，重要事宜需由公司總經理審批，方可開具。四、嚴禁開出空白介紹信。第七條證件年檢辦理規(guī)定一、公司各類證件年檢與考核工作包括：營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼、安全 生產考核、資質證考核、工程規(guī)費考核及三類人員、造價員、建造師等的培訓 與考核工作。二、辦公室主任負責公司的每一項有關資質考核和年檢工作，并安排文員 具體工作事宜，由文員經辦，不得貽誤。第八條對外接待工作一、接待客人時面帶微笑，與賓客談話時應站立端正，講究禮貌，用心聆 聽，不搶話，插話，爭辯，講話時聲音適度，有分寸，語氣溫和文雅，不大聲 喧嘩。聽到意見、批評時不辯解、冷靜對待，及時上報。二、遇到服務對象詢問，做到有問必答。不能說不、不知道、不會、不管、 不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。三、尊重服務對象風俗習慣，不議論、指點，不譏笑有生理缺陷的客人。四、接轉電話時，要先說“您好，然后仔細聆聽，聲調溫和，勿忘使用本 崗位禮貌用語。第九條保密機制不