什么是程序文件

1、1. 程序文件的含義(1) .程序與程序文件程序是為完成某項活動所規(guī)定的方法；描述程序的文件稱為程序文件.(2) .質(zhì)體系程序文件質(zhì)雖體系程序文件對彩響質(zhì)屋的活動做出規(guī)定；是質(zhì)雖于冊的支持性文件；應(yīng)包含質(zhì)量體系中采用的全部要素的要求和規(guī)定；每一質(zhì)暈體系程序文件應(yīng)針對質(zhì)暈體系中一個邏輯上獨立的活動。(3) .程序文件的作用使質(zhì)最活動受控，對諺響質(zhì)S的各項活動作出規(guī)定；規(guī)定各項活動的 方法和評定的準(zhǔn)則，使各項活動處于受控狀態(tài)。-闡明與質(zhì)活動有關(guān)人員的責(zé)任：職責(zé)、權(quán)限、相互關(guān)系。作為執(zhí)行、驗證和評審質(zhì)暈活動的依據(jù)，程序的規(guī)定在實際活動中執(zhí)行; 執(zhí)行的情況應(yīng)留下證據(jù)；-依據(jù)程序?qū)徍藢嶋H運作是否符合要求

2、?？^、刊尾、修改控制頁、止文 可在單份或整套文件前加時,便于頒布、生效口期;2. 程序文件格式及基本內(nèi)容(1) .程序文件格式通常包括：対面、(2) .対而的內(nèi)容(根據(jù)需要選用)：、 控制文件和進(jìn)行文件控制公司標(biāo)志、名稱；文件編號、文件名；-擬制人、審核人、批準(zhǔn)人及口期，修改狀態(tài)/版號；修改記錄(可專設(shè)修改頁)；受控狀態(tài)/保密等能級；發(fā)文登記號等。(3) .刊頭：在每貝文件的上部加刊頭，便于文件控制和管理。公司標(biāo)志、名稱、-文件編號、文件名稱；生效H期；修改狀態(tài)/版號；受控狀態(tài)；發(fā)文覽記號；貞碼等。(4) .刊尾(需要時采用)：在毎頁文件或每份文件的的末頁底部加刊尾說明文件的起草審批、會簽情

3、況。擬制人、批準(zhǔn)人及口期；會簽人及H期；他說明性文字。(5) .修改控制頁：可單改與封面或其他附貝合并說明文件修改的歷史情況。修改單編號；修改標(biāo)識；修改人/H期；審批人/ H期；修改內(nèi)容等。(見附表5.7)3. 正文部分內(nèi)容(1) .正文部分：描述程序文件的基本內(nèi)容。說明制訂程序的冃的；程序的適用范鬧；實施程序的責(zé)任者的職責(zé)和權(quán)限；程序內(nèi)容的描述；程序涉及或引用其他文件。(2) . n的說明程序所控制的活動及控制n地；(3) .適川范I韋I程序所涉及的有關(guān)部門和活動；程序所涉及的相關(guān)人員、產(chǎn)陽。(4) .職責(zé)規(guī)定負(fù)責(zé)實施該項程序的部門或人員及其賁任和權(quán)限;規(guī)定與實施該項程序相關(guān)的部門或人員其責(zé)

4、任和權(quán)限。(5) . r,作程序按活動的邏輯順序?qū)懗鲩_展該項活動的備個細(xì)節(jié)；規(guī)定應(yīng)做的申悄(What )；明確每一活動的實施者(1M10)；-規(guī)定活動的時間(Men)；說明在何處實施(Mere)；規(guī)定具體實施辦法(How)；所采用的材料、設(shè)備、引用的文件等；如何進(jìn)行控制；應(yīng)保詔的記錄：例外特殊情況的處理方式等。(6) .引用文件及和關(guān)的記錄涉及的相關(guān)程序文件；引用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程及苴他技術(shù)文件；涉及的其他管理性文件；所使用的記錄、表格等。例如:文件控制秤序是對公司質(zhì)杲管理體系所寒求的文件的編寫、評審、批準(zhǔn)、發(fā) 放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、冋收和作廢等過程進(jìn)行控制，以確保公司部門和T作

5、場所使川現(xiàn)行有效的文件和資料（即適川版本），防止使川作廢的文 件，達(dá)到保持公司質(zhì)量管理體系運行的符合性2、適用范圍12.22. 32. 42. 53、耳只責(zé)適用于木公司質(zhì)昴管理體系所使用的文件控制。文件的分類如下: 質(zhì)量手冊；程序文件；管理性文件：公司規(guī)章制度、管理規(guī)范、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書等： 質(zhì)量記錄：外來文件：法律法規(guī)、上級文件、函件等。3. 23.3的歸口管理。4、T作程序品質(zhì)管理課對質(zhì)雖體系文件進(jìn)行控制，并對版水冇效性負(fù)責(zé)。 公司各部門負(fù)責(zé)對其使用的管理性文件進(jìn)行控制。品質(zhì)管理課負(fù)責(zé)公司有關(guān)質(zhì)S管理體系文件的回收、保存和銷毀4.1文件的編寫4.1.1質(zhì)昴手冊、程序文件和相關(guān)管理性文件由管理者代

6、表組織相關(guān) 人員編寫；4.2文件的編號規(guī)定質(zhì)量手冊編號：公司簡稱-SC：程序文件編號：公司簡稱-CX- XX（XX代表程序文件順序號）； 外來文件的編號：按外來文件本身的編號：管理性文件的編號：公司簡稱-XX （注：編制部門代碼，代碼4, 2. 14. 2. 24. 2. 34. 2. 4表另附）-類別（注：文件不需要分類時，可略）-XX （注：序號，可略） 木公司文件編號是依據(jù)編制部門不同劃分的，由各編制部門內(nèi)部自行 統(tǒng)一管理本部門的文件編號。為保證文件編號的單一性，準(zhǔn)確性，新文件 作成前，作者向文件編號管理者申請該文件的編號，不可由文件作者自行4.3文件的簽署和審批質(zhì)昴管理體系所涉及的文件

7、在發(fā)布和使用前應(yīng)按質(zhì)顯手冊中相關(guān) 條款要求執(zhí)行，以確保文件的有效性和適宜性。4.4有效文件控制4.4.1各部門應(yīng)編制本部門的受控文件清單，以控制所使川文件 的有效性。4. 4. 2受控文件清單應(yīng)清楚地標(biāo)明文件、T前的有效版本和修訂狀 態(tài)。版本號用“A”表示、修訂狀態(tài)用“0”表示。若有變化，數(shù)字順延。4.4.3受控文件清單的整理廉則。按部門內(nèi)、部門外（部門外按 部門）分類整理。4.5文件的收發(fā)、冋收及歸檔4.5.1備部門發(fā)放文件時，應(yīng)要求各部門清晰、完整地填寫文件發(fā) 放/回收聲記表C4.5.2在回收文件時，也應(yīng)在文件發(fā)放/回收登記表上進(jìn)行登記。4.5.3各部門在收到外來文件時，應(yīng)在外來函件收發(fā)登

8、記表上登 記，并要求接收人簽？確認(rèn)。4.5.4各部門應(yīng)對職責(zé)范圍內(nèi)管理的文件進(jìn)行整理、淸査，對過時、 作廢等文件耍及時清理、撤換，防止過期文件的便用，保持動態(tài)管理。4.5.5文件的擺放。應(yīng)遵守以下基礎(chǔ)原則：4.5.5.1外標(biāo)識明確。4.5.5.2按類分放4.5. 5.3為明確擺放位置，文件夾外部作“U”寧形貼付管理。4.5.6文件的歸檔。品質(zhì)管理課負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的歸檔管理。4.5.7技術(shù)部門下發(fā)的圖紙、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書不進(jìn)行回收處理，交由各部 門自行處理。4.6文件的更改4.6.1文件內(nèi)容需要劃改、換頁、換版、作廢等更改時，應(yīng)由文件更 改提出人員填寫文件更改單，說明更改原因，然后將此單提交本部門

9、責(zé)任者確認(rèn)，報品質(zhì)管理課審核，再上報最高管理層或管理者代表進(jìn)行審 批，方nJ實施更改。文件確定并經(jīng)過更改后，需發(fā)放、冋收，應(yīng)作相關(guān)記 錄文件發(fā)放/冋收野記衣，確保各部門得到的是最新有效文件，并在受 控文件清單中加以記錄。文件更改單應(yīng)記入文件修訂記錄O4.6.2文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時，應(yīng)進(jìn)行換版，換 版后原版文件作廢，換發(fā)新版本應(yīng)執(zhí)行本程序文件發(fā)放和回收的規(guī)定。4.7作廢文件的管理4.7.1本公司的作廢程序文加蓋“作廢”章，填寫文件發(fā)放/冋收登 記表，定期銷毀。4.7.2如W特殊原因保留的作廢文件資料應(yīng)在“作廢”標(biāo)識下加蓋 “文件保留”標(biāo)識，以防止誤用。4.7.3作廢文件銷毀應(yīng)填寫質(zhì)暈記錄/文件資料銷毀審批表（見質(zhì) 垃記錄控制程序），報品質(zhì)管理課審核，再上報最高管理層或管理者代 表批準(zhǔn)后，方町實施銷毀。4.8文件的借閱文件需借閱時，借閱人應(yīng)填寫質(zhì)昴記錄/文件資料借閱審批表（見 質(zhì)顯記錄控制程序）。4.9文件的評審與更新因外部W索變化或體系改進(jìn)要求時，文件應(yīng)沖以評審，評審山品質(zhì)管 理課組織。評審引起的文件更改執(zhí)行GB/TI 900 1:2008/IS0900