XX公司財務報銷管理標準

1、XX公司企 業(yè) 標 準財務報銷管理標準（2020 版）20197275 發(fā)布2020-1-1 實施XX公司發(fā)布目次I前言II1范圍12規(guī)范性引用文件13術語和定義14、職責15、管理內(nèi)容及方法16為規(guī)范XX公司（簡稱“公司”，下同）的財務報銷管理，特制定本標準。本標準由XX公司財務部起草。本標準由XX公司財務部負責解釋。本標準起草人：本標準審核人：本標準審定人：本標準批準人：1范圍本標準明確了公司財務報銷的管理職責、管理內(nèi)容與辦法。本標準適用于分公司及所屬 各單位。2規(guī)范性引用文件下列文件的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是不注日期的引用文件，其最 新版本適用于本標準。3術語和定義報

2、銷是指員工因公辦事預先由個人支付款項后憑相關票據(jù)報請上級審批以領取款項，或 者事先支付借款憑借相關票據(jù)報請上級審批后核銷。4、職責各部門主管負責審核本部門員工報銷事項的合理性，人力資源與行政部負責制定各項費 用報銷的標準，財務部負責審核費用報銷事項的合規(guī)性、票據(jù)的合法性及其賬務處理款項支 付等05、管理內(nèi)容及方法5.1單據(jù)流轉(zhuǎn)流程公司所有財務報銷均實行0A審批，需要行政部登記的費用應先移交行政部登記再流轉(zhuǎn)至財 務部，具體操作流程詳見附件一0A報銷流程指引5. 2報銷期限除探親費和通訊費外，原則上員工須在費用發(fā)生后1個月內(nèi)填寫完費用報銷單送財務部 審核。5. 3差旅費報銷單5. 3.1關于同行人

3、員若該張報銷單中的費用并非該同行者全部參與的，應在特殊情況說明”中寫明。5. 3. 2關于出差事由應寫清楚具體事宜，如：不能寫“到武漢辦事”，而應寫明到武漢辦理的具體事項：新 入職員工不能寫“報到”，而應寫明到xx公司報到（具體視費用報銷的公司而定）。5. 3. 3關于附件應包括發(fā)票、出差申請審批單（0A,適用于公司管理層之外的出行方式為飛機的所有員 工）、客戶住宿申請審批單（公司付費）等。機票報銷:應使用“差旅費報銷單”,出差事由為“公差（XX人、XX人、XX人、XX人）”； 附件應包括“乘機者出差簽報批復”：若為對外付款，應在報銷單右上角選擇“ J ”，不能手 工勾畫。5. 3.4關于特殊

4、事項出差期間發(fā)生的其他費用，如資料打印費、復印費、電話費、傳真費、火車票代購費等, 在差旅費報銷單中“其他”項填報，并在“特殊情況說明”欄列明具體費用及金額。員工赴外地參加培訓、會議期間發(fā)生的費用，應使用差旅費報銷單，此期間發(fā)生會議費 （指開票單位單獨開具的事項為''會議費”的費用）使用費用報銷單，附件包括會議通知。員工探親費應使用差旅費報銷單，公司承擔的費用范疇僅限于汽車費、火車費、輪船費、 機票費等，不包括餐費、住宿費、市內(nèi)交通費、其他費用等；且在每年6/12月分兩次報銷。5.4 費用報銷單5.5 . 1關于開具增值,兌專用發(fā)票在采購物品時能開具增值稅專用發(fā)票的盡量要求商家

5、開具，不清楚具體步驟的請事先各 詢財務部，福利類、禮品類不用開具增值稅專用發(fā)票。需開具增值稅專用發(fā)票的為設備、工器具、備品備件、貨架、專用書籍、汽油費、車輛 維修/保養(yǎng)費、電腦、工作服/鞋、用電費（下網(wǎng)電費、10kV電費）、咨詢服務費（6%,目前 交通運輸業(yè)和部分現(xiàn)代服務業(yè)“營改增”試點政策試行地區(qū)為上海、北京、天津、江蘇、浙 江、安徽、湖北、廣東八大地區(qū)）、基建/風電場使用的彩電/冰箱/空調(diào)/熱水器/消毒柜等物 資。5. 4. 2關于車輛費用車輛保養(yǎng)維修費：應開“增值稅專用發(fā)票”，附件應包括“發(fā)票、保養(yǎng)維修清單（需加 蓋對方印章）、車輛修理（保養(yǎng)）申請單”；車輛年度參保：附件包括“發(fā)票、保單

6、、簽報（需有對三家以上單位的i旬價記錄）及批 復意見”，由分公司行政部統(tǒng)一辦理；車輛加油費：原則上由公司統(tǒng)一配備加油卡，開具增值稅專用發(fā)票統(tǒng)一報銷，附件為發(fā) 票、油卡使用明細（需加蓋對方印章）；如發(fā)生現(xiàn)金加油情況時，附件為汽油發(fā)票，并有行 政部簽字登記；5. 4. 3關于購買禮品發(fā)票品名不要開為“禮品、服裝、工藝品、手表、包、電腦、手機、保健品、藥材”等 項目。附件包括發(fā)票，另外須有一個“禮品領用單”，但不作為報銷單附件，禮品領用單上 的信息須填寫完畢，分公司行政部為全公司禮品歸口管理部門，負責將“禮品領用單”存檔 備案：禮品領用單用曲別針別在報銷單前面、無需粘貼（以下同，不再闡述）。5. 4

7、. 4關于購買食品發(fā)票品名開具為食品/辦公用品、且食品/辦公用品數(shù)量較多的，若發(fā)票上足以反映食品 /辦公用品明細的，附件可以不提供購物清單或機打類購物小票，附件包括發(fā)票：發(fā)票品名開具為食品/辦公用品、且食品/辦公用品數(shù)量較多的，若發(fā)票上不足以反映食 品/辦公用品明細的，附件應提供購物清單或機打類購物小票，附件包括發(fā)票及購物清單：發(fā)票品名開具為食品/辦公用品、且食品/辦公用品數(shù)量較多的，若銷貨方不能提供食品 /辦公用品明細的，附件包含發(fā)票及應由公司業(yè)務經(jīng)辦人員自行擬寫一份購物清單，并加蓋 銷貨方的公章/發(fā)票專用章。5. 4. 5關于組織會議費用組織會議產(chǎn)生的招待費、住宿費、會務費等相關費用使用費

8、用報銷單（可通過在報 銷單上填寫“會議費”項目合并填報），由組織會議的部門統(tǒng)一報銷，附件包括組織會議申 請單（每張費用報銷單都必須附上）。5. 5請客報銷單5. 5.1關于客方名稱應填寫為“xxx先生N人”，不要體現(xiàn)客方的單位和姓名，同時另附“小條”說明“客 方的單位和姓名、人數(shù)”等信息。5. 6第八章其他注意細節(jié)5. 6.1關于發(fā)票粘貼發(fā)票須緊靠粘貼單頂界和右界從上至下、從右至左（為保證憑證裝訂的整齊美觀）縱向 粘貼，貼滿后另起一列；注意不是橫向粘貼。帶蠟紙的發(fā)票：粘貼方法為將左邊對折，使用 左邊的發(fā)票頭粘貼在報銷單的粘貼單上，不要將蠟紙直接粘貼在報銷單的粘貼單上。具體粘 貼方法詳見附件二發(fā)

9、票粘貼指引。5. 6. 2工作餐僅限于在日常工作所在地因公不能回食堂就餐的情況。如：分公司人員在武漢市區(qū)內(nèi)因 公不能回食堂就餐而發(fā)生的餐費：項目部人員在殷店鎮(zhèn)上因公不能回食堂就餐而發(fā)生的餐 費：這兩類費用應使用費用報銷單。除此之外因公而發(fā)生的餐費計入差旅費（包括在出差期 間由出差地返回辦公地并在辦公地就餐的餐費），使用差旅費報銷單，就餐人數(shù)為多人則應 寫明人數(shù)：5. 6. 3關于所附簽報：如果同一事項（需要簽報）發(fā)生若干張報銷單，則將簽報（包括簽報申請和簽報批復） 作為附件粘貼在每張報銷單之后：5. 6. 4關于發(fā)票表面事項需手寫付款單位名稱、日期的需寫明。5. 6. 5財務部會根據(jù)報銷單審核

10、過程中后續(xù)出現(xiàn)的有別于以上注意事項的情況對報銷規(guī)范 進行及時更新。5. 6. 6日常付款申請單的選擇和附件說明項目費用釋解所需附件備注差旅費指員工因公出差所發(fā)生的住宿 費、交通費、餐費以及員工出 差期間發(fā)生的其他雜費，港澳 通行證簽證費：還包括調(diào)動職 工本人及批準隨行家屬的差旅 費、探親費等：還包括員工一 定期間內(nèi)因公發(fā)生的市內(nèi)交通 費。1、出勤旅費用報銷單： 2、發(fā)票；3、乘坐飛機 出行的需附0A批復 （親屬探親不用）。4、 參加會議或培訓的需 附會議或培訓通知。交際應 酬費商務宴請包含商務餐、到各地參考 考察、游玩、娛樂等活動發(fā)生 的相關費用。1、請客報銷單；2、發(fā) 票。禮品1、禮品領用單

11、用000 元以下（含），批準人 為部門主管,超1000 元的，批準人為區(qū)域公 司相關授權人；2、費 用報銷單：3、發(fā)票。付款審批流程 結束后,禮品 計劃領用表交 人力資源與行 政部存檔以備 查。住宿安 排非公司員工，如專家、領導等 需由我司承擔的差旅費1、客戶住宿申請單 （1000元以下（含）， 批準人為部門主管，超 1000元,批準人為區(qū) 域公司相關授權人）： 2、出勤旅費用報銷單： 3、發(fā)票。會議費籌辦會 議指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中舉辦 各種會議而支付的費用。（包括 住宿、會議餐費、會議室租金、 電話費、會議資料復印費等）1、組織會議申請單；2、 費用報銷單；3、發(fā)票?；I辦培 訓指的是本單位

12、組織的用于生 產(chǎn)、管理人員培訓，包括現(xiàn)場 培訓、崗位培訓發(fā)生的相關費用O1、組織培訓通知單；2、 費用報銷單；3、發(fā)票。汽車費包括汽油費、修理費、保養(yǎng)費、 洗車費、保險費、審檢費、牌 照費、運管費：還包括出差期 間租車產(chǎn)生的租車費：還包括 包括養(yǎng)路費、過路費、過橋費、 停車費等。1、汽車修理保養(yǎng)需附 車輛維修申請單（2000 元以下（含）的，批準 人為人力資源與行政 部主管，超2000元的， 批準人為區(qū)域公司相 關授權人：）：2、收費 明細單：3、費用報銷 單：4、發(fā)票。通訊費辦公室 各類通 信費指固定電話話費、移動電話費、 寬帶費、IP專線費、電子郵箱 費等。1、費用報銷單；2、發(fā) 票。員工

13、個 人移動 通訊費員工個人移動通訊費1、印有員工個人名字 的正式移動話費發(fā)票。非生產(chǎn) 用固定 資產(chǎn)及 辦公用 品購置 費固定資 產(chǎn)指可供長期使用，財務上 作為固定資產(chǎn)核算，單項金額 較大，如電腦、空調(diào)、投影儀、 會議電話等，財務上作為固定 資產(chǎn)核算。1、固定資產(chǎn)購置審批 簽報；2、固定資產(chǎn)領 用單；3、費用報銷單 或合同付款申請單：4、 發(fā)票。（固定資 產(chǎn)確定標準為 2000 元（含）;日常辦 公用品如辦公文具、日常辦公消耗品 等辦公用品。1、費用報銷單；2、發(fā) 票；3、單體金額超500 元不超1000元時需附 出入庫單。其他辦公管理費物業(yè)管理、水電費、房屋租賃 費、快郵費、廣告宣傳費、名 片費、網(wǎng)絡維護和通訊網(wǎng)絡維 護費用、各類資料費、辦公