企業(yè)文件控制與管理

1、企業(yè)文件控制與管理一、概述企業(yè)管理思想及過程很多時候是通過文件形式來進行及表現(xiàn)的。文件是企業(yè)信息資源的重要組成部分，管理好企業(yè)文件，確保信息的有效利用，無疑是企業(yè)管理不可忽視的重要環(huán)節(jié)。目前，企業(yè)在文件管理中主要存在以下問題：休閑居編輯文件缺乏統(tǒng)一管理，主次不分，內容重復或沖突，格式千奇百怪，浪費紙張。文件發(fā)送不及時，部門業(yè)務受阻，企業(yè)錯失良機。文件發(fā)送對象混亂，浪費文件無關人員之閱讀時間，耽誤文件有關人員之工作。文件轉發(fā)傳遞過程中，信息內容發(fā)生改變，導致信息誤傳、錯傳。文件簽發(fā)常因資格人外出而延誤，影響工作。文件分類不當，管理困難，導致查找不便。仔細分析，不難發(fā)現(xiàn)，許多管理上的問題均與文件（

2、信息）管理有著直接或間接的關系。而且，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，這種關系將越來越密切。本篇將從文件、信息、計算機技術的角度出發(fā)，探討企業(yè)文件流程化、自動化管理技術，以圖達到節(jié)省企業(yè)行政管理費用，提高辦公效率的目的。企業(yè)文件種類對文件進行合理分類，是管理文件的第一步。層次分明、綱主目張的分類，對文件查找和保存極有意義。對于企業(yè)文件分類，一般沒有特殊的規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況，研究分類標準和規(guī)則。1.1 按企業(yè)管理要素分類經營決策文件行政管理文件財務管理文件生產管理文件外部往來文件為了進一步具體化，可將此五大類文件再進行細分。比如生產管理文件又可分為：生產計劃文件物料管理文件技術管理文件質量管

3、理文件企業(yè)要盡可能細地劃分出文件種類，并將每一種類別有可能產生的文件列出，規(guī)定其保存期、存放位置、保管人，而后將有關信息加以匯總，制成文件清單。文件清單是企業(yè)文件的目錄明細，對企業(yè)文件管理意義重大。若企業(yè)利用計算機管理文件，則此份清單由計算機自動產生。1.2 按職能部門分類董事會文件行政辦文件生產處文件技術處文件財務部文件按職能部門劃分文件，便于查找文件出處，但會導致同部門文件混雜，子類繁多。1.3 根據(jù)文件功能分類通用類文件經濟類文件技術類文件溝通類文件通用類文件包括通知、公告、請示、報告、會議記錄、會議紀要、規(guī)章制度、管理辦法等。經濟類文件記載生產、管理、流通、分配、消費等方面內容。技術類

4、文件如技術圖紙、設計方案、施工方案等。溝通類文件如客戶郵件往來、政府部門參觀、檢查、新聞媒體來訪等。對于企業(yè)而言，選擇何種分類方法，這里沒有特別的建議，關鍵要適用。以適合企業(yè)實際運作，提高文件處理效率為原則。2.企業(yè)文件特點企業(yè)文件同政府公文及文藝作品有共同點。當然，也有很多不同的地方。2.1 共同點都為一定的對象服務；都有運詞造句、布局謀篇、使用標點符號等；都要求具備鮮明性、準確性和生動性。2.2 不同點企業(yè)文件是企業(yè)管理的再現(xiàn)，因此，有經濟效益的問題。故企業(yè)文件在撰寫時，要注意言簡意賅、用詞準確、樸實，力求以最少的字數(shù)最清楚地表達意思，以節(jié)省紙張和員工閱讀時間。企業(yè)文件具有政策性、實用性、

5、廣泛性。這一點十分類似政府公文。企業(yè)文件以說明文為主，具有較強的邏輯性和條理性，要對工作有指導意義，能帶來管理的改善，提高經濟效益。企業(yè)文件雖不必具有政府公文之法律性，但也要注意嚴肅性。不可在企業(yè)文件中使用不莊重的詞語。2.3 企業(yè)文件格式2.3.1 文件格式設計企業(yè)文件格式可參考相似之公文格式和應用文格式。同時，企業(yè)也可自行設計具有自己特色的文件格式。如：將公司名稱、地址、主頁、電話、傳真、標志等信息置于文件頭或尾，起到傳播企業(yè)文化的作用。將公司經營理念、企業(yè)精神、戰(zhàn)略目標置于文件頭或尾，起到鼓舞激勵員工奮發(fā)向上的作用。文件格式力求嚴謹實用，美觀簡潔，不要過于花哨。一般可在公文格式基礎上作少

6、量的變動即可。2.3.2 文件編號、字號規(guī)劃企業(yè)應科學規(guī)劃文件字號及編號系統(tǒng)，以便于文件管理。1 .文件編號文件編號應具有唯一性，即一個文件只有一個編號，一個編號只對應一個文件。文件編號建議格式為：文件類別+流水號2 .文件字號文件字號包括文件類別及文件日期方面信息，目前廣泛應用于政府公文管理中。文件字號構成為：企業(yè)名稱第一個字+文件類別簡寫+年份+流水號。如ABC公司2002年1月1日發(fā)第一份行政文件，其文件字號可編成：“A行字2002001”。文件格式的其余部分，請參考有關公文寫作及應用文寫作書籍，這里不作過多論述。二、文件控制和管理流程目前，已有越來越多的企業(yè)都在用ISO9000標準管理

7、企業(yè)。在ISO9000的要素中，文件和記錄的控制與管理是一個重要模塊，也是令企業(yè)頭疼的環(huán)節(jié)，因為ISO9000嚴格的文件和記錄控制與管理需要企業(yè)投入大量的紙張。而一個設計欠佳的文件控制和管理流程勢必加大紙張的投入和浪費。企業(yè)文件控制和管理較為常見的流程圖如下：（略）關于此流程的各環(huán)節(jié)具體內容，將在下面的章節(jié)中逐步說明。1 .文件處理人員素質和能力要求由于文件書寫及處理有其特殊性，因此它要求從事此方面工作之員工必須具有以下能力。1.1 .善于合作的能力文件上傳下達，很自然地和公司所有部門發(fā)生了聯(lián)系，這種聯(lián)系要求工作人員有較強之人際關系技巧和協(xié)調溝通能力一方面，作為文件書寫人員，在接受書寫任務時，

8、既要尊重領導，堅決貫徹領導的意圖，又不能一味迎合，要敢于發(fā)表自己的意見，善于向領導提建議、出主意。1.2 寫作能力一定的寫作基礎知識（如語法、修辭、邏輯等）是文件處理工作人員必須的。文思敏捷、行文迅速、言簡意賅、格式規(guī)范、切合實際、標新立異的文風是衡量一個文件處理工作人員的重要標準。1.3 口頭表達能力口頭表達能力（口齒清楚、表達準確、條理分明、說話得體）是一個文件處理工作人員的基本功。1.4 使用現(xiàn)代辦公設備由于辦公自動化越來越廣泛地在企業(yè)中加以應用，因此，作為新時代之文件處理工作人員，必須學會使用現(xiàn)代辦公設備，包括：計算機及OA系統(tǒng)復印機傳真機電話投影機攝相機照相機錄音機1.5 保守機密的

9、品德由于文件處理涉及公司的許多機密資料，因此，作為其中的工作人員，必須具備保守機密的品德。2 .企業(yè)文件管理組織企業(yè)應視其規(guī)模成立一個“文件控制與管理部門”，可命名為“文控中心”，也可稱為“文件管理辦公室”。此部門負責公司所有文件書寫、打字、印制、審核、收發(fā)及管理工作。2.1 文件書寫文件書寫是文件控制與管理過程中工作量最大，難度最大的一個環(huán)節(jié)，它涉及到的技術問題很大，對工作人員也提出很高的要求。2.1.1 文件書寫申請為了防止無實用價值的文件產生，浪費資源，甚至對企業(yè)管理產生負面影響。企業(yè)必須建立“文件申請制度”，即在文件正式書寫之前，提出申請，經科學驗證、審核之后，方可進入書寫階段。文件申

10、請由文件書寫需求之單位或個人提出，由文件管理辦公室負責審核，審核項目：文件是否與公司業(yè)務有關，是公司文件，又是私人文件；文件是否與公司經營理念、目標、規(guī)章制度及其他現(xiàn)行文件相沖突；文件發(fā)放時機、時間是否恰當；文件是否有實用價值，能否帶來經濟效益。文件書寫申請獲得批準后，方可進入文件書寫階段。2.1.2 文件書寫文件書寫管理辦法文件書寫可由申請部門提供題材及資料，文件管理辦公室專業(yè)人員負責完成，也可由文件申請部門自行書寫，文件管理辦公室修改潤色，并加以審核。審核內容包括：文件內容與申請內容是否一致？文件中是否有攻擊他人之言語？文件格式與公司文件格式是否一致？文件發(fā)送范圍是否正確，有無不必要之人接

11、收此文件？文件書寫基礎知識（略）企業(yè)常用應用文寫作方法及技巧（略）2.1.3 文件發(fā)送管理企業(yè)文件發(fā)送一般包括送審、簽發(fā)、編號、登記、復印、蓋章、發(fā)送幾個環(huán)節(jié)。1 .文件送審文件經過電腦打字排版后，應送擬搞人修改，當擬稿人多次修改、確定無誤后，簽名放行。至此，該文件可送有關領導審批了。若文件較長，一般應附上提綱和疑難問題、重點問題說明，以幫助領導在較短時間內作出決定文稿送出后，要隨時掌握其批轉方向，適時催詢審批結果，以免貽誤工作。要做到這一點，就需要文件管理工作人員作好送審登記。2 .文件簽發(fā)文件只有經過具有相當資格之領導人簽字后，方可生效。企業(yè)應制訂一份詳細清單，規(guī)定每一類文件之資格簽發(fā)人。

12、審批權限的一般原則為：涉及全面性及重大事件文件，由企業(yè)主要領導人簽發(fā)，或通過會議討論后通過，再由主要領導人簽發(fā)；涉及某一方面問題的文件，由主管領導人簽發(fā)；對于一般事務性文（函）件，由中層管理干部簽發(fā)即可。文件簽發(fā)應注意以下幾點：及時性。相關資格人收到待簽之文件后，應及時審核、修改、簽發(fā)，若有意見或不明之處，應詢問并處理，不可隨意拖延，以免影響其他部門/人員工作。嚴肅性。簽發(fā)文件使用習慣簽名，以防他人仿造。簽名要具有個性，要具有一定仿偽功能。3 .文件編號文件編號對文件管理意義重大，各企業(yè)要制訂適合本企業(yè)的編號原則。關于企業(yè)編號基本原則和方法，在第一章也作了概述。文件管理人員在進行文件編號時，要

13、注意以下幾點：根據(jù)文件類別編制文號，不可張冠李戴。文件編號要根據(jù)文件登記順序依次排列，不可有空號或重號。編號要在登記的同時進行，除特殊情況外，不要給擬發(fā)的文件留號，以免由于該文件不發(fā)而造成空號。不太重要的文件只需編文號，不編“文件字號”。4 .文件登記無論是編有文件字號的重要文件，還是不編文件字號之不太重要之文件，都需要進行登記。文件登記常用的方法有“一文一帳式”和“一帳多文式”。由于企業(yè)文件相對政府部門要少得多，發(fā)文范圍也沒有那么廣，因此多用“一帳多文式”登記簿進行文件登記?！耙粠ざ辔氖健钡怯洸緲邮饺缦拢骸拔募枴保何募牡怯浘幪枴！拔募痔枴保喊l(fā)文單位、發(fā)文時間、發(fā)文順序、文件種類等信

14、息的文件正式編號，一般用于重要文件?！拔募祟}”：文件若有標題，直接填入；無標題之文件，要一簡短的摘要填入。擬稿部門”：文件起草部門。密級”：指所發(fā)文件的程度，沒有則不填。“分發(fā)情況”：文件的發(fā)放范圍及份數(shù)?！皻w檔”：文件歸檔人及份數(shù)。“發(fā)出日期”：文件發(fā)出日期或時間段?！胺馓滋枴保核l(fā)文件裝封后，封皮上編的號。一般用于遠程分發(fā)文件。5 .文件復印企業(yè)文件發(fā)行量不是很大，一般無須采取膠印、油印、鉛印，只需復印即可。復印文件之前，要檢查文件之頁數(shù)及附件，防止缺頁。同時也要注意是否經過合法審批及簽字。企業(yè)文件復印，要充分考慮經濟效益問題。以最大限度減少紙張和碳粉為原則。為此，必須注意以下幾點。盡量

15、采取縮印之方法；若為不太重要之文件，可采用單面廢紙復印；沒有特殊情況，可采用雙面復印。以上均為節(jié)約復印成本的方法，企業(yè)也可根據(jù)自己情況，找出更有效的管理方法，形成制度，以節(jié)約成本。當出現(xiàn)復印失誤，造成文件報廢時，要注意及時銷毀報廢文件，防止失密泄密。復印文件時要注意保護好原稿，不得涂抹污損，更不得丟失。多頁裝訂文件時，須注意檢查缺頁、倒置頁等，并盡量采用脫粘法，避免使用書釘裝釘，以免日后立卷歸檔時拆卸金屬釘?shù)穆闊┖蛽p壞文件。采用書釘裝釘時，應注意頁邊對齊，上下兩顆書釘應在同一直線上，既要裝訂牢固，又要方便閱讀。6 .文件蓋印正式文件須加蓋印章，否則視為無效文件。當然，企業(yè)也可能考慮本身的實際情

16、況，以提高辦事效率，減免此手續(xù)。但一般來說，蓋印表明了文件的嚴肅性。用印時要注意以下幾點：檢查有無資格人簽字，根據(jù)資格人和文件類型、性質選擇相應權限之印章。蓋印份數(shù)與原稿標準印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章。用印位置應在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“騎年蓋月”。印章必須端正、清晰。蓋印時要穩(wěn)當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。7 .文件發(fā)送文件發(fā)送工作由“文控中心”完成。發(fā)送范圍根據(jù)文件標注之范圍。文件發(fā)送方法有：人工發(fā)送。主要適用短距離發(fā)送，一般企業(yè)常用此方法。郵寄發(fā)送。利用郵局發(fā)送。電子郵件或軟件系統(tǒng)發(fā)送。用于非重大事件?，F(xiàn)代企業(yè)多用此方法。傳真發(fā)送。

17、用于緊急之文件。為了確保文件發(fā)送準確到位，在發(fā)文的同時，應配送一張“發(fā)文通知單”，收文單位收到文件后，立即填寫該單，回傳，以證實文件已成功發(fā)送。作為現(xiàn)代化企業(yè)，目前正在越來越多地使用電子郵件或OA（辦公自動化）系統(tǒng)收發(fā)文件。這種發(fā)文方式有著節(jié)約成本（人工和紙張等），提高辦事效率，便于管理和查詢等多方面的優(yōu)勢。但是，許多人感到美中不足的是電子郵件缺乏嚴肅性和真實性。2.1.3.文件接收及管理文件接收包括各類來文的簽收、登記和閱讀等，是對文件的直接利用過程；文件管理包括文件的立卷、歸檔、修改和銷毀，是文件處理過程中時間跨度最長的一個環(huán)節(jié)。1 .文件簽收企業(yè)文件可能通過以下途徑傳遞過來：外部來文：一

18、般通過郵寄、傳真、電子郵件，分別由大門招待室、文控中心接收。內部來文：一般通過人工傳遞和OA系統(tǒng)。一般由公司文控中心負責接收。文件簽收根據(jù)來源不同而有別。2 .外部來文外部來文有時夾帶“簽收回執(zhí)單”，要單位收到文件后，在此回執(zhí)單上簽名并回傳，但大多數(shù)情況下沒有此回執(zhí)單。外部來文若為一般信件或不大重要之文件，可直接傳送相關部門相關人員，不作簽收標志；若為重要之文件，則要作簽收標志。公司可雕刻一枚“文件簽收”印章，印章樣式如下圖：簽收標志一般蓋在文件右上角，便于立卷歸檔后翻閱。3 .內部來文內部文件傳送時，一般有“投遞單”或“傳送薄”，各部門文件管理員在收文時，需在“投遞單”或“傳送薄”上簽名。拆

19、封拆開文件包或信封，取出文件的過程稱為拆封。拆封要由封面指定人員執(zhí)行，若沒有特別注明，一律由控中心”工作人員負責拆封。拆封注意事項：注意保護封內文件。建議用剪刀拆封。注意將封內文件全部取出。取出的文件要單獨放置，不可與處理過之文件混放。檢查文件上的主送和封皮上的主送是否一致，若不一致，則應將封皮附于文件后備查。注意將封皮保存一段時間，以備查。封內裝有回執(zhí)單的，應在回執(zhí)單上簽收并及時退回來件單位。收文編號文件收妥清單完后，要進行編號，編號原則同公司內部文件編號制度。一般采取分類流水號”法，即在分類基礎上進行流水編號。收文登記文控中心只對收到之正式文件進行登記，所有非正式，與公司業(yè)務關系不大之文件

20、不予登記。具體界限公司可依據(jù)實際情況確定，一般根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數(shù)量多少情況決定。企業(yè)收文登記一般采用憶文一表式”，同文件批辦“、轉辦“、傳閱”等文件管理工作結合在一起。登記表樣如下圖：文件閱讀各部門領導收到文件后，要進行批示”，批示內容包括：閱讀范圍閱讀方式工作安排其他相關事宜部門文件管理工作人員根據(jù)領導的批示，處理文件。傳閱傳閱是文件閱讀的常用方式，特別適合在非計算機化狀態(tài)下文件管理工作，它可起到節(jié)約紙張成本的作用。但其缺點也十分明顯，那就是效率低，費時較長。這種劣勢可以用OA系統(tǒng)解決。部門傳閱文件如果量大，則應注意選擇合適之傳閱方法，以避免混亂及效率低等問

21、題，常用文件傳閱方法有：分送傳閱：由部門文件管理員根據(jù)閱讀者之重要程度，逐個遞送。程序為：先送第一應閱人，接著送第二應閱人集中傳閱：利用開會和學習討論機會傳閱文件。設立傳閱室：重要文件可用此法，便于文件管理員監(jiān)督閱讀人之閱讀質量?；貍鳎涸趥鏖嗊^程中，若有領導批示與其他人有關，則應回過頭傳給相應之人。專傳：用于機密文件的傳閱。文件立卷歸檔對于重要文件及有保存價值的文件，企業(yè)應立卷歸檔，妥善保存，以備后查。確定立卷范圍企業(yè)應制訂制度，明確哪些文件應進行立卷，哪些文件只需作一般性保存。確定文件立卷范圍總的原則：本部門工作活動中形成的，已經辦理完畢，具有查考價值的收發(fā)文件、電報、會議文件、電話記錄；本

22、部門圖表、有關活動照片、錄音帶、錄相帶、光盤等。確定文件立卷范圍應注意：要有全面、長遠的觀點。要以內容為主。不能片面強調“以本部門為主”。不需立卷的文件范圍包括：重份文件。未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。事務性的，臨時性的沒有查考價值的文件材料。與本部門業(yè)務無關之文件。內容被其他文件所包括了的文件。如日報、周報等。一般往來文件之封皮、封套。1 .文件立卷的方法按內容立卷按作者立卷按名稱立卷按時間立卷按發(fā)文單位立卷按制成材料立卷按重要程度立卷按文件編號立卷以上立卷方法無明顯之優(yōu)劣之分，企業(yè)可以根據(jù)自身情況，靈活選擇。2 .文件立卷的步驟第一步：確定立卷文件的范圍。第二步：根據(jù)立卷范圍。清理

23、文件。第三步：確定立卷方法。第四步：根據(jù)立卷方法，對需立卷之文件進行分類，編制案卷類目。第五步：擬寫案卷標題。第六步：編寫案卷內文件目錄及頁碼。第七步：填寫備考表，注明案卷存在的問題及本卷內需要說明的情況。第八步：案卷的裝訂、裝盒。第九步：案卷的排列與編號。第十步：填寫案卷目錄。五、文件修改企業(yè)文件在使用過程中，由于公司戰(zhàn)略的改變，客戶需求的改變，企業(yè)發(fā)展規(guī)模的改變等多方面原因，可能會不斷修改、完善。因此，就出現(xiàn)了文件修改的過程。根據(jù)ISO9000的要求：確保在使用處可獲得適用文件的有關版本。必要時對文件進行評審與更新，并再次批準。這對文件修改控制提出了較高的要求。常用文件修改流程為：文件起草部門提出修改申請，相關資格人審批后執(zhí)行修改，修改完成后再經過一次審批手續(xù)；交由“文控中心”發(fā)文，“文控中心”在發(fā)文過程中，要回收所有舊版文件，并蓋“作廢章”，集中作廢。文件修改申請批準后之處理工作，完全同第二章、第三章、第四章內容，在此不作過多描述。六、文件銷毀文件銷毀指將與本部門業(yè)務關系不大、無保存價值、或保存期已過之文件，按規(guī)定集中銷毀的過程。1 .銷毀文件的范圍上級下發(fā)的文件材料，不需要歸檔