辦公室日常事務(wù)處理及注意事項(xiàng)

1、辦公室日常事務(wù)處理及注意事項(xiàng)辦公室是一個(gè)單位的綜合管理部門，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，綜合承接上級部門指示和各下級各單位的請示、報(bào)告，綜合協(xié)調(diào)處理行政事務(wù)，督查領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)政策的貫徹落實(shí)以及重要工作的完成；辦公室是一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的中介，在各單位中處于中心地位，既是各職能部門協(xié)調(diào)聯(lián)系的紐帶，又是政策指令和各種信息的交匯點(diǎn)和集散地；辦公室是單位的窗口和總進(jìn)出口，負(fù)責(zé)本單位與政府、行業(yè)管理部及其它有關(guān)部門和兄弟單位的聯(lián)系應(yīng)對，接待上級的視察和兄弟單位的參觀訪問，接收處理上級部門和兄弟單位的來文來函，處理各種公務(wù)往來，接待群眾來訪等等。總之，辦公室溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系各方，照應(yīng)內(nèi)

2、外，其運(yùn)行狀況直接影響著單位整體工作的水平和效率。辦公室的日常工作很繁雜，只有緊緊圍繞提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，才能在現(xiàn)有人力資源和辦公條件下，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)我們“三服務(wù)”的工作宗旨，由于時(shí)間關(guān)系，我們就辦公室協(xié)調(diào)工作、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)、接待工作應(yīng)掌握的一些原則和注意事項(xiàng)及請示審批程序進(jìn)行講解，以資大家參考。一、協(xié)調(diào)工作（一）協(xié)調(diào)工作的重要性從辦公室工作人員的角度理解，協(xié)調(diào)就是辦公室工作人員協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善人際之間、部門之間、工作之間的關(guān)系，促使各種矛盾縮小或消除，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化與和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。辦公室工作人員協(xié)調(diào)工

3、作，在辦公室工作人員工作中占有重要地位，辦公室根據(jù)“三服務(wù)”的宗旨，做好綜合協(xié)調(diào)特別是政策性問題的協(xié)調(diào)，是突出發(fā)揮參謀助手作用的必然要求。隨著企業(yè)深化改革，各種新的矛盾突出，如歷史與現(xiàn)實(shí)的矛盾，舊的法規(guī)、條例阻礙著新的生產(chǎn)力的發(fā)展；又如人們思想上左與右的矛盾糾纏不清，影響著各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)；特別是各方面、各局部之間利益的矛盾等等，如不加以協(xié)調(diào)，就會(huì)意見分歧，政出多門，嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹，阻礙企業(yè)改革與發(fā)展，辦公室工作為什么這樣重要呢，其原因在于：1、辦公室的位置，通常處于各種利害矛盾和政策矛盾關(guān)系的交匯點(diǎn)。在一個(gè)單位內(nèi)外之間，如果發(fā)生了需要協(xié)調(diào)的問題，一般都得找這些單位的領(lǐng)導(dǎo)出面解決，那么辦

4、公室就須將有關(guān)問題的信息，包括問題產(chǎn)生的原因、背景，解決問題的方針、辦法，進(jìn)行協(xié)調(diào)的方法、步驟等，收集起來，綜合研究，反映給領(lǐng)導(dǎo)參考采納。2、辦公室的參謀、助手作用和“不管部”性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)人需要做協(xié)調(diào)工作時(shí)，首先會(huì)找辦公室或辦公室工作人員人員協(xié)助進(jìn)行，有時(shí)甚至?xí)跈?quán)辦公室工作人員出面主持或參與協(xié)調(diào)的大部分過程。由于辦公室一般不管理具體的專業(yè)業(yè)務(wù)，而又全面掌握各方面的情況信息，是一個(gè)綜合部門，比較超脫，它代表的是領(lǐng)導(dǎo)整體的利益而不是某個(gè)局部的利益，也就自然成為最適合協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好綜合協(xié)調(diào)的部門。3、辦公室本身所作的各項(xiàng)工作中，也包含了大量需要協(xié)調(diào)而后才能完成的事情。諸如辦事、辦文、辦會(huì)，都可能

5、遇到各部門認(rèn)識與步調(diào)的不一致，利害與矛盾的干擾等，尤其在企業(yè)深化改革，積極參與市場競爭的程中，既需要一個(gè)安定團(tuán)結(jié)的社會(huì)環(huán)境，需要通過大量的協(xié)調(diào)工作去正確處理各種矛盾，又需要認(rèn)真聽取和采納下級與群眾的意見和建議，才能正確決策，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。（二）辦公室工作人員協(xié)調(diào)的基本方法與注意事項(xiàng)1、辦公室工作人員協(xié)調(diào)是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、在辦公室的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行的。因此，必須了解研究領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的全局性、層次性、科學(xué)性、權(quán)威性、超前性等特點(diǎn)，努力做到一要從全局出發(fā)，盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的全局高度考慮問題；二要按本層次的職權(quán)范圍辦事；三要講究協(xié)調(diào)的科學(xué)性，認(rèn)真細(xì)致地做好協(xié)調(diào)前期的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如調(diào)查研究，講究方式，選擇最佳時(shí)

6、機(jī)等；四要在協(xié)調(diào)中注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，特別是注意依法協(xié)調(diào)、公正協(xié)調(diào)和講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，完善協(xié)調(diào)事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行和督促檢查手段，使協(xié)調(diào)事項(xiàng)得以兌現(xiàn)；五要加強(qiáng)預(yù)見性，超前、及時(shí)協(xié)調(diào)，減少“馬后炮”，從被動(dòng)中力爭主動(dòng)。2、辦公室工作人員協(xié)調(diào)既然是輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，在大問題上應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)所定的目標(biāo)要求進(jìn)行，加強(qiáng)請示報(bào)告，遵守辦公室工作人員紀(jì)律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協(xié)調(diào)中，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自出面的，辦公室工作人員要做好信息綜合、溝通聯(lián)系、事務(wù)準(zhǔn)備和有關(guān)文字工作等，并對領(lǐng)導(dǎo)考慮不周的事情及時(shí)“參謀提醒”。對于在自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)協(xié)調(diào)中，則應(yīng)積極主動(dòng)，大膽負(fù)責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，

7、使領(lǐng)導(dǎo)能把精力解放出來去抓大事。3、由于領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性，而協(xié)調(diào)又貫穿于一切工作之中，辦公室工作人員要想輔助領(lǐng)導(dǎo)把什么問題都協(xié)調(diào)好，實(shí)際上是不可能的。因此，必須明確重點(diǎn)，并充分依靠和調(diào)動(dòng)其他部門的智慧與力量，共同做好協(xié)調(diào)工作。一些有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的問題，諸如生產(chǎn)經(jīng)營的協(xié)調(diào)、組織人事的協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)預(yù)算的協(xié)調(diào)等，則應(yīng)當(dāng)主要是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)動(dòng)有關(guān)部門的積極性，提出方案，適當(dāng)配合。辦公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包攬。4、辦公室工作人員協(xié)調(diào)要講究方法和藝術(shù)。不同的問題、對象、時(shí)間、場合，有不同的協(xié)調(diào)方法，不可能一個(gè)模式。協(xié)調(diào)藝術(shù)；是多學(xué)科知識與經(jīng)驗(yàn)的綜合運(yùn)用，它同協(xié)調(diào)者的理論、政治、文化修養(yǎng)都有關(guān)

8、系，需要通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐去培養(yǎng)。二、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作（一）完成好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦工作任務(wù)的重要意義領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作是指單位負(fù)責(zé)人臨時(shí)交待給辦公室的工作任務(wù)，需要同具體人員負(fù)責(zé)處理、及時(shí)完成的事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作任務(wù)是辦公室重要的工作內(nèi)容，完成好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，對于保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和政令暢通、提高工作效率有著十分重要的意義。1、提高工作效率和工作質(zhì)量辦公室是單位溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下的中樞部門，領(lǐng)導(dǎo)遇到一些需要及時(shí)處理的工作和一些臨時(shí)發(fā)生的事項(xiàng)時(shí)，總要通過辦公室來完成，對這些問題的處理速度和處理質(zhì)量直接反映的辦公室的服務(wù)水平和工作質(zhì)量。如果能夠恰當(dāng)、準(zhǔn)確、迅速地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)工作作任務(wù)

9、，不僅給領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時(shí)間和精力來運(yùn)籌全局工作和處理日常工作，減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力，更能增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)處理臨時(shí)發(fā)生問題的能力，領(lǐng)導(dǎo)一經(jīng)交辦的事項(xiàng)，馬上得到落實(shí)，增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威信性，加快的單位的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。2、改進(jìn)工作作風(fēng)，反映出本單位的良好風(fēng)氣當(dāng)前有些辦事部門還不同程度的存在著官僚主義作風(fēng)和消極怠工思想，本來比較容易辦的事情，由于互相推諉、扯皮，延誤了辦理時(shí)機(jī)，又不得不由領(lǐng)導(dǎo)親自過問，把這些事項(xiàng)臨時(shí)交待給辦公室，辦公室工作人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要本著對領(lǐng)導(dǎo)和工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時(shí)去處理，如果遇到問題和梗塞，要想方設(shè)法去進(jìn)行疏導(dǎo)，直到做出妥善處理。按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖把這些臨時(shí)交辦的事項(xiàng)處理好，就能夠促進(jìn)單

10、位作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，“體現(xiàn)出廉潔、實(shí)干、高效”的單位風(fēng)貌。3、體現(xiàn)辦公室的參謀助手作用領(lǐng)導(dǎo)遇到了一些臨時(shí)工作交由辦公室去完成，使領(lǐng)導(dǎo)不必事必躬親，只要交代辦事意圖，檢查落實(shí)情況，就可以使一些工作得到圓滿完成。因此，辦公室在辦理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作時(shí)，對有些經(jīng)調(diào)查了解后需要及時(shí)匯報(bào)的。要簡明扼要的反映情況，提出解決問題的合理意見；對于一些簡單的事務(wù)性事項(xiàng)，直接去完成，把事情辦妥。這樣不僅給領(lǐng)導(dǎo)處理問題當(dāng)了參謀，又是領(lǐng)導(dǎo)完成某項(xiàng)臨時(shí)性工作的助手，這就可以為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省大量的時(shí)間和精力，讓領(lǐng)導(dǎo)去做那些他必須親自去做的事情。（二）完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦工作的方法和注意事項(xiàng)1、接受工作任務(wù)要弄清“三要素”。領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任

11、務(wù)，大體都有“三要素”：一是內(nèi)容-辦什么事；二是時(shí)限-什么時(shí)間完成；三是要求-工作質(zhì)量、注意事項(xiàng)等等。辦公室工作人員人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。2、優(yōu)化辦事成果“三比較”。辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個(gè)方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。3、把握好辦事“三形式”辦事可能出現(xiàn)三種形式：（1）單一辦事-在同一時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)；（2）交叉辦事-同時(shí)接受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別

12、賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成；（3）穿插辦事-三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。同時(shí)辦兩件或兩件以上的事情要注意分清事情的輕重緩急，主次先后，抓住重點(diǎn)和要點(diǎn)。4、檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”辦公室工作人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)。一是工作質(zhì)量是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；二是工作速度，有沒有超過工作時(shí)限，有沒有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形；三是辦事過程中，對企業(yè)、職工有沒有產(chǎn)生不良影響。5、情況匯報(bào)“三注意”工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向交辦任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命

13、時(shí)要注意三點(diǎn)：一是不失真。對完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不隱匿問題和缺點(diǎn)。二是不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。三是不邀利。不要因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作而向領(lǐng)導(dǎo)提出不合理的利益要求。三、接待工作（一）做好接待工作的重要意義接待工作就是接待前來履行公務(wù)的人員的工作，搞好接待工作對提高企業(yè)知名度有很大的幫助，也是企業(yè)搞好公共關(guān)系的重要手段。1、有利于增進(jìn)單位之間和人際之間的了解，增強(qiáng)社會(huì)的廣泛聯(lián)系，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。需要接待的前來辦理公務(wù)的人員有的是為了了解情況，把握形勢，研究問題，為決策提供科學(xué)依據(jù)；有的是為了搜集和傳遞各類信息，直接為發(fā)展生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)服務(wù)；有的是

14、為了交流和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)各方面的工作；有的是為了核準(zhǔn)情況，以便正確處理問題等等。這些公務(wù)人員如能順利實(shí)現(xiàn)各自的愿望，就能使他們有各自的崗位上有所創(chuàng)新和貢獻(xiàn)，能推動(dòng)他們各自的單位和社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展。這些公務(wù)人員能否順利實(shí)現(xiàn)各自的愿望，辦公室的接待工作是關(guān)鍵，辦公室的接待工作做得好，為辦理公務(wù)的人員周到服務(wù)，為他們安排好食宿和活動(dòng)日程，為他們提供各種工作的便利，幫助他們與各有關(guān)部門協(xié)調(diào)好關(guān)系、溝通聯(lián)系等等，就能保證前來辦理公務(wù)的人員順利完成任務(wù)，使他們達(dá)到預(yù)期的目的。如果接待工作做不好，就會(huì)給他們的公務(wù)活動(dòng)設(shè)置障礙，增加麻煩，延誤他們的時(shí)間，甚至無法實(shí)現(xiàn)目的。2、完善公共關(guān)系，促進(jìn)聯(lián)合公共關(guān)系是現(xiàn)代

15、社會(huì)的一種催化劑，社會(huì)越發(fā)展，整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系就越多，而體現(xiàn)社會(huì)內(nèi)部聯(lián)系的公共關(guān)系就越發(fā)達(dá)，因此只有在正確處理好公共關(guān)系的過程中，各單位才能得以生存和發(fā)展，公共關(guān)系處理得好與不好，都將直接影響到單位的聲譽(yù)和形像，對前來辦理公務(wù)的人員接待得熱情、周到就能改善兩單位之間的關(guān)系，加強(qiáng)兩個(gè)單位聯(lián)系，促進(jìn)兩個(gè)單位之間的相互支持和合作。3、促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)交流，開闊眼界，有利于改進(jìn)單位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，將會(huì)面對各類人員，這些人員會(huì)帶來各種各樣的情況、信息和經(jīng)驗(yàn)，通過接待工作可將這些送上門的情況、信息和經(jīng)驗(yàn)加以分析和比較，摘其善者而學(xué)之、用之。這樣做可以開闊視野，有助于解放思

16、想從而改進(jìn)和推動(dòng)自身的工作。從這個(gè)意上講，接待工作又是學(xué)習(xí)和借鑒別人經(jīng)驗(yàn)的極好途徑。4、提高企業(yè)知名度，樹立企業(yè)形象。個(gè)單位能否有較高的知名度，在外界能否有較好的影響，做好接待工作是一個(gè)極為重要的條件，接待工作是一個(gè)單位對外溝通聯(lián)系的窗口，宣傳自身形象的門窗口和門面是好是壞直接影響到一個(gè)單位的形象，如果接工作搞得好，來辦理公務(wù)的人員就覺得到家一樣，辦理公務(wù)的人員就會(huì)對這個(gè)單位留下美好的印象。知名度也會(huì)越來越高。（二）接待工作注意事項(xiàng)1、誠懇熱情。誠懇熱情是接待工作的起點(diǎn)和要點(diǎn)，熱情友好的言談舉止，會(huì)使來訪者產(chǎn)生一種溫暖、愉快的感覺。因此，對于來訪者，不管是上級單位來的，還是下級單位來的，也不管

17、其身份、職位、資歷如何，都應(yīng)平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。2、講究禮儀。接待活動(dòng)作為一項(xiàng)典型的社會(huì)交際活動(dòng)，務(wù)必以禮待人，體現(xiàn)辦公室工作人員人員較高的禮貌素質(zhì)養(yǎng)。講究禮儀所包排括：在儀表方面：要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉方面，要穩(wěn)重端莊，態(tài)度自然，從容大方；在語言方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅。講究禮儀是個(gè)人修養(yǎng)的自然流露和體現(xiàn)，這同虛情假意和矯揉造作是截然不同的。3、細(xì)致周到。接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，涉及到許多方面的部門和人員，這就要求辦公室工作人員人員在接待過程中要開動(dòng)腦筋，綜合考慮，把工作做得面面具到、細(xì)致入微、有條不紊、善始善終，也要一環(huán)扣一環(huán)，一絲不茍地

18、做好每一件事，切忌有頭無尾，缺少章法。辦公室工作人員人員必須嚴(yán)格遵照有關(guān)接待方面的制度執(zhí)行，不得善自提高接待標(biāo)準(zhǔn)，有問題人隨時(shí)請示匯報(bào)，對職責(zé)范圍以外的事項(xiàng)不可隨意表態(tài)，不準(zhǔn)向客人索要禮品，對方主動(dòng)贈(zèng)送，應(yīng)婉言謝絕，無法拒絕的要及時(shí)匯報(bào)，由單位處置，同時(shí)還要根據(jù)不同地區(qū)、不同民族風(fēng)俗習(xí)慣來區(qū)別接待。5、儉省節(jié)約。接待工作在某種意義上是一種消費(fèi)活動(dòng)，需要人力、物力、財(cái)力的投入。辦公室工作人員人員應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，勤儉務(wù)實(shí)，不搞形式主議、擺闊氣、講排場、盡可能少花錢多辦事。6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接觸到一些機(jī)要事務(wù)、重要會(huì)議、秘密資料等，所以要特別注意保密工作。在接待各色人等來送往的過程中，尤其要注意自己的言談舉止的分寸，注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。7、平等相待。在接待過程中，不論來賓職位的高低，都要熱主動(dòng)的提供各種必要的服務(wù)，杜絕官貴民賤、嫌貧愛富的現(xiàn)象出現(xiàn)。四、請示的處理請示是向上級單位要求對某項(xiàng)工作、某個(gè)問題做出指示，給予答復(fù)，審核批準(zhǔn)的一種公文，它屬于請求性的上行文，其行文目的主要是對有關(guān)事項(xiàng)問題等請求上級