檔案文件管理銷毀制度

1、檔案文件管理、銷毀制度一、總則公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性， 理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。1 、凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料， 必須按規(guī)定定期向公司行政人事部提交備份， 從而保證公司行政部作為公司檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。2、公司行政人事部負責公司檔案管理、文書立卷的工作，并對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、 指導。 部門負責人應重視文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職人員負責此項工作。二、歸檔范圍1 、凡是反映公司工作活動、具有查考利

2、用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍；2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；5、政府、項目批文、合同；6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；8、公司各部門年度工作計劃及資金計劃；9、公司簽定的各類合同；10 、公司有效證照、證件、印章；11 、具有法律效力及保存價

3、值的文件；12 、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；13 、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；14 、公司獲得的社會榮譽資料；15 、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1 、公司行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各部門應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司行政人事部提交備份。2、公司部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些

4、材料還需使用， 也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)； 各部門必須嚴格遵 守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。3 、 各部門向公司行政人事部提交備份檔案時， 要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待公司行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（ 1 ） 歸檔的文件材料種類、 份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。（ 2 ）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字

5、形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。（ 3 ）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（ 4 ） 卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。 裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷， 應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號， 圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（ 5 ）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名， 有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也

6、應重新擬寫： 沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。四、檔案保管期限1 、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定公司檔案保管期限的原則（ 1 ）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（ 2 ）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（ 3 ）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別1 、 檔案

7、分一般檔案和有密級檔案兩類。 檔案密級分為絕密、 機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領導批準。4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。六、檔案的借閱1 、 各部門因工作需要， 借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。2、公司各部門借閱非本部門

8、的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）批準。3 、 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)， 歸還的檔案要進行檢查、 清點，并在登記薄上注銷。4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出， 如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時， 須經(jīng)辦公室主任 （行政人事部經(jīng)理）批準。5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。七、電腦檔案的管理1 、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料， 在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾， 使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。2、行政人事部經(jīng)理為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、 文件夾名稱進行如實登記； 各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。八、檔案的銷毀1 、公司行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已 滿的檔案