監(jiān)理工程資料保存歸檔范圍及保管期限規(guī)定

1、厶華聯(lián)監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第1頁共9頁工程監(jiān)理檔案資料管理辦法1目的為使建設(shè)項目(工程)監(jiān)理檔案完整、準(zhǔn)確、安全保管并有效利用， 按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-2000)、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)，結(jié)合公司工程監(jiān)理檔案資料的實際情況，制定本辦法。2適用范圍2.1監(jiān)理檔案是指從工程中標(biāo)后開始至監(jiān)理工作結(jié)束全過程中形成的 按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件資料。包括各種具有查證、參考和保存價值的 各種形式的原始記錄、文函、會議紀(jì)要、簽證資料、材料和設(shè)備證明、圖 紙

2、、聲像材料等。2.2電網(wǎng)工程按照國家電網(wǎng)公司三個標(biāo)準(zhǔn)化項目部手冊執(zhí)行。3職責(zé)3.1公司的監(jiān)理檔案工作實行公司技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制；3.2運(yùn)營管理處負(fù)責(zé)對檔案資料形成過程進(jìn)行指導(dǎo)；3.3事業(yè)部負(fù)責(zé)對所屬監(jiān)理部檔案資料收集整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.4各項目監(jiān)理部的監(jiān)理檔案工作由總監(jiān)負(fù)責(zé)，總監(jiān)辦公室具體管理， 設(shè)專人專崗開展此項工作，各專業(yè)應(yīng)積極配合并明確責(zé)任人；3.5工程竣工后監(jiān)理部負(fù)責(zé)資料的歸檔工作，并在竣工1個月內(nèi)向公司檔案室移交歸檔資料。3.6向建設(shè)單位移交歸檔資料的工作，具體要求按建設(shè)單位的規(guī)定執(zhí) 行。4資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定4.1監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定的說明厶華聯(lián)

3、監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第2頁共9頁4.1.1本規(guī)定是以華聯(lián)監(jiān)表（A、B、C）為例進(jìn)行編寫的，因各事業(yè)部 以及各工程的建設(shè)單位要求不同，執(zhí)行的資料管理標(biāo)準(zhǔn)不一，但資料的大 體內(nèi)容相同，所以如不執(zhí)行華聯(lián)監(jiān)表的工程，參照本規(guī)定要求執(zhí)行。4.1.2本規(guī)定標(biāo)題欄歸檔保存單位欄目中：監(jiān)理部保存資料為施工過 程中監(jiān)理部保存的過程資料，公司檔案室保存資料為工程竣工后移交公司 檔案室的工程檔案。建設(shè)單位保存資料為工程竣工后移交建設(shè)單位的檔 案，此欄目僅為參考，具體移交內(nèi)容以建設(shè)單位要求為準(zhǔn)。4.1.3需要移交電子文件的資料，資料的編審批頁

4、和蓋章頁需掃描成 JPG格式圖片文件。電子文件夾名稱以附件 1中資料名稱為準(zhǔn)。一個文件 夾內(nèi)含兩類或多類文件時，文件夾內(nèi)再分別按文件類別建立子文件夾。要 求監(jiān)理部在工程建設(shè)過程中隨工程資料形成及時進(jìn)行掃描保存。4.3.4移交書、移交目錄、卷內(nèi)目錄、移交電子資料、工程照片等刻 光盤移交。卷內(nèi)目錄整理成一個文件，在表格右上角注明卷冊號。4.1.5案卷封面要求必須填寫保管期限和檔號一欄，保管期限按本規(guī) 定（附件1）中的保管期限一欄要求填寫。檔號從 001開始按流水號填寫。 脊背在保管期限一欄填寫保管期限，檔號一欄填寫工程檔號，如案卷比較 薄，幾卷可以合并裝在一個檔案盒內(nèi)，在檔號一欄標(biāo)明，合并的案卷在

5、脊 背的案卷題名處要把各卷的案卷題名簡明的全部列出。例如：003的案卷題名為朝陽500kV變電站工程協(xié)調(diào)會紀(jì)要、專題會紀(jì)要004的案卷題名為朝陽500kV變電站工程監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知單及回復(fù)單005的案卷題名為朝陽500kV變電站工程監(jiān)理月報三卷合并在一個檔案盒內(nèi)，則檔號一欄填寫003-005，案卷題名一欄填 寫朝陽500kV變電站工程協(xié)調(diào)會、專題會紀(jì)要；工作聯(lián)系單、通知單及回 復(fù)單；月報。（填寫脊背案卷題名時一定要寫出工程名稱）。M華聯(lián)監(jiān)理 WHEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第3頁共9頁4.1.6 一個檔案盒內(nèi)的資料保管期限應(yīng)

6、相同。4.1.7卷內(nèi)備考表監(jiān)理部填寫，其中檢查人一欄空出，移交資料時公 司檔案接收人填寫。4.1.8不需歸檔的資料，如達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)迎檢等資料，由監(jiān)理部自行保存，待迎檢用。4.2監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定序 號類別資料名稱監(jiān)理部 保存資 料歸檔保存單位備注公司檔案室建設(shè) 單位紙質(zhì)電子保管期限 （年）1監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃VV長期V2監(jiān)理資料監(jiān)理實施細(xì)則、旁站方案VV長期V3監(jiān)理資料監(jiān)理月報VV長期V4監(jiān)理資料監(jiān)理周報V5監(jiān)理資料監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、專題會紀(jì) 要VV長期V6監(jiān)理資料監(jiān)理部及各專業(yè)組監(jiān)理工作 日志VVV長期V7監(jiān)理資料監(jiān)理旁站記錄表VVV長期V8監(jiān)理資料工程質(zhì)

7、量評估報告VV長期V9監(jiān)理資料監(jiān)理工作總結(jié)VV長期V10監(jiān)理資料監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)單、 監(jiān)理工作聯(lián)系單VVV長期V11監(jiān)理資料不合格材料退場通知書VVV長期V12監(jiān)理資料工程暫停通知書及復(fù)工申請 表VVV長期V13監(jiān)理資料合理化建議表VVV長期V14監(jiān)理資料備忘錄VVV長期V15監(jiān)理資料安全施工隱患通知書及隱患 整改反饋單VVV5V16監(jiān)理資料工程款支付證書VM華聯(lián)監(jiān)理 WHEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第4頁共9頁監(jiān)理部 保存資歸檔保存單位序 號類別資料名稱公司檔案室建設(shè) 單位備注料紙質(zhì)電子保管期限 （年）17監(jiān)理資料施工技術(shù)方

8、案、措施報審表及 報審資料VV518監(jiān)理資料管理體系及管理制度申報表 及申報資料V19監(jiān)理資料分包單位資質(zhì)審查申報表及 申報資料VV520監(jiān)理資料建筑、安裝材料報驗單及報驗 資料VV10土建專業(yè)只歸 檔結(jié)構(gòu)材料（鋼 筋、水泥、混凝 土、鋼材）安裝 專業(yè)只歸檔特 殊材料、設(shè)備報 驗不歸檔21監(jiān)理資料施工計量器具、檢測儀表報驗 單及報驗資料V22監(jiān)理資料工程定位測量報驗單及報驗 資料VV523監(jiān)理資料檢驗批、分項/分部工程報驗檢驗單及監(jiān)理工程師檢驗記 錄及報驗資料VV524監(jiān)理資料單位工程竣工予驗收報驗單 監(jiān)理工程師檢驗記錄VV525監(jiān)理資料質(zhì)量事故報告VV長期26監(jiān)理資料建筑工程交安報驗單V27

9、監(jiān)理資料年、季、月施工進(jìn)度計劃報審 表VV528監(jiān)理資料工程動工報審表VV529監(jiān)理資料工程款支付申請表VV530監(jiān)理資料月工程進(jìn)度款報審表VV531監(jiān)理資料工程變更費(fèi)用報審表及報審 資料VV532監(jiān)理資料設(shè)備缺陷通知單及處理報驗 表VVV5厶華聯(lián)理£7 HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第5頁共9頁序 號類別資料名稱監(jiān)理部 保存資 料歸檔保存單位備注公司檔案室建設(shè) 單位紙質(zhì)電子保管期限 （年）33監(jiān)理資料特殊工種證件報驗單及報驗 資料V34監(jiān)理資料破壞工程成果申請表VV535監(jiān)理資料監(jiān)理合同、施工合同、設(shè)備買 賣合同V36監(jiān)

10、理資料總監(jiān)任命書VV37監(jiān)理資料監(jiān)理公司資質(zhì)復(fù)印件、監(jiān)理人 員資質(zhì)復(fù)印件V38監(jiān)理資料強(qiáng)制性條文執(zhí)行計劃及實施 情況VVV539施工資料見證取樣和送檢見證人備案 書VV40施工資料圖紙會審記錄VV5V41施工資料設(shè)計變更、變更設(shè)計、工程洽 商VV1042施工資料沉降觀測記錄VV543施工資料混凝土澆灌申請書V44調(diào)試資料調(diào)試報告VV546技經(jīng)資料工程簽證預(yù)算VV545啟動委員會紀(jì)要VV長期46監(jiān)檢報告VV長期47竣工移交簽證書VV長期48竣工報告VV長期49監(jiān)理資料工程照片：主要收集有關(guān)檢 查、會議、以及施工階段影響 工程質(zhì)量和施工安全的關(guān)鍵 部位、關(guān)鍵工序、重要及危險 作業(yè)環(huán)節(jié)以及工程全景的

11、數(shù) 碼照片。VV長期注：移交建設(shè)單位資料以建設(shè)單位具體要求為準(zhǔn)厶華聯(lián)監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第6頁共9頁5監(jiān)理檔案資料的整理5.1監(jiān)理檔案資料整理的要求按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-2000)、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)及公司監(jiān) 理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定的要求進(jìn)行收集、組卷、編 目與裝訂。5.1.1組卷的要求(1) 案卷內(nèi)文件材料要齊全、完整。(2) 案卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱 敏紙，不能有紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓

12、珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫的字跡。(3) 案卷及卷內(nèi)文件不重份。(4) 凡為易褪色(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的材料并需要永久和長 期保管的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件附在原件之后。5.1.2組卷方法及卷內(nèi)文件的排列(1) 資料組卷按照資料類別分別組卷，管理性文件可以組成一卷或多 卷。管理性案卷卷內(nèi)文件按問題、時間或重要程度排列。(2) 施工報審資料應(yīng)按照專業(yè)、系統(tǒng)劃分，每一專業(yè)、系統(tǒng)再按照資 料類別分別組卷。卷內(nèi)文件排列：工程報驗資料按照單位工程、子單位工 程、分部工程、子分部工程、分項工程、檢驗批排列。其它施工資料按照 時間順序排列。5.1.3卷內(nèi)文件材料頁號的編寫(1) 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)

13、編寫頁號；(2) 頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在 右下角，背面在左下角。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。厶華聯(lián)監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第7頁共9頁(3) 成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代 替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排 在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁 號，可在備注中注明總頁數(shù)。(4) 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.1.4卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一

14、個文 件一個號；文件編號，應(yīng)填寫文件文號或文件編號；責(zé)任者，應(yīng)填寫簽署意見的監(jiān)理工程師姓名；文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；日期，應(yīng)填寫文件形成日期；頁號，應(yīng)填寫每份文件尾頁上標(biāo)注的頁號；備注(需要時填寫)。5.1.5案卷封面和脊背的編制公司歸檔案卷采用案卷內(nèi)封面形式，主要內(nèi)容如下：案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名 稱、及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱、文件材料的名稱等。案卷題名由立卷人填寫。立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負(fù)責(zé)部門；起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；保管期限，應(yīng)按監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定 中規(guī)定的期限填寫；檔號，從001開始按三位流水號填寫；

15、厶華聯(lián)監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第8頁共9頁案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞（保管期 限、檔號、案卷題名是黑體3號，填寫內(nèi)容是宋體4號加黑，檔號填寫是 3號加黑，雙橫線是1.5磅，單橫線0.75磅，豎線是0.25磅）。5.1.6卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況。監(jiān)理部填寫立卷人和立卷時間。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。5.2案卷裝訂要求5.2.1文字材料采用整卷裝訂形式。5.2.2文字材料必須用軟卷皮裝訂成冊， 做到右邊和下邊齊，無倒頁， 不漏訂，裝訂后裝入檔案

16、盒內(nèi)存放。邊界小的文件，在裝訂前要貼邊，防 止遮擋字跡。5.2.3圖紙材料原則不裝訂，散裝在檔案卷盒內(nèi)存放。如有少量圖紙 材料同文字一起裝訂成冊，圖紙應(yīng)該留出裝訂位置。5.2.4裝訂時要剔出金屬物、塑料夾，案卷左右薄厚不一時，應(yīng)在裝 訂線一側(cè)夾墊紙質(zhì)物支托。5.2.5裝訂案卷用棉線在左側(cè)三孔裝訂，棉線裝訂打結(jié)于正面。5.2.6裝訂長度為18cm上下兩孔距中9cm裝訂結(jié)實、整齊、美觀。5.2.7外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形 式。5.3檔案裝具規(guī)格及制成材料5.3.1案卷采用統(tǒng)一規(guī)格的卷盒裝具。其外表規(guī)格為310mm： 220mm厚度分別為20mm 30mm 40mm 50

17、mn四種。用牛皮紙板雙裱壓制。5.3.2 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為A4紙（297m： 210mm。6檔案資料的保管和移交厶華聯(lián)監(jiān)理HEESC北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第9頁共9頁6.1檔案室在接收工程檔案時要編制移交檔案清冊，與監(jiān)理部辦理交 接手續(xù)，要進(jìn)行詳細(xì)的點(diǎn)驗，做到簽署完備，并及時分類、登記、編號， 不得重復(fù)或遺漏。6.1.1工程檔案入庫時應(yīng)檢查帳、物是否相符。6.1.2檔案室必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數(shù) 統(tǒng)計簿等賬冊，定期進(jìn)行清點(diǎn)核對，做好記錄。6.2工程項目結(jié)束后一個月內(nèi)，監(jiān)理部將工程檔案資料移交公司檔案 室。6.3外單位查閱和復(fù)制監(jiān)理檔案資料時， 必須由公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.4工程檔案的銷毀必須依照有關(guān)規(guī)定，經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn) 后方可進(jìn)行，任何人員不得自行銷毀。6.5檔案資料的存放6.5.1檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常注意檔案庫房的安全，做到防盜、防火、 防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫，同