會(huì)議流程及服務(wù)安排細(xì)節(jié)

1、會(huì)議流程及服務(wù)安排一、會(huì)前準(zhǔn)備 ?1、辦公室人員收到會(huì)議通知，首先需問(wèn)清楚 會(huì)議服務(wù)要求 ，然后將具體 安排轉(zhuǎn)告會(huì)務(wù)工作人員， 由會(huì)務(wù)工作人員準(zhǔn)備會(huì)議前工作， 了解與會(huì)人員的相 關(guān)資料，并做好會(huì)務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會(huì)議的順利進(jìn)行。 ?2、確定會(huì)議的 出席人數(shù) ，根據(jù)與會(huì)人員情況及會(huì)議規(guī)格適時(shí)調(diào)整會(huì)議場(chǎng) 地，并對(duì)會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。 ?3、草擬會(huì)議議程 ，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會(huì)人員。會(huì)議議程是會(huì) 議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等 具體事項(xiàng)，開會(huì)之前要將會(huì)議議程傳達(dá)給與會(huì)人員。 ?4、合理安排相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點(diǎn)：

2、 ?（一）儀容儀表 ?（ 1） ?著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。 ?（2）?接待人員短發(fā)不遮眼，長(zhǎng)發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。 ?（3）?坐站姿勢(shì)規(guī)范端莊，不翹腿。? （二）語(yǔ)言 ?1）?語(yǔ)調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范（ 2） ?語(yǔ)言文明禮貌，適時(shí)運(yùn)用“您好” 、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“沒(méi)關(guān)系”等禮貌用語(yǔ)。 ?（3）?對(duì)服務(wù)對(duì)象主動(dòng)打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語(yǔ)，不大聲喧嘩。 ?（三）態(tài)度 ?（ 1） ?敬業(yè)、勤業(yè)、樂(lè)業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。 ?（2）?微笑服務(wù)，態(tài)度誠(chéng)懇、熱情、周到。（ 3） ?工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。 ?（

3、4） ?解釋問(wèn)題有禮有節(jié)。 ?（四）紀(jì)律 ?（ 1） ?會(huì)議服務(wù)前不吃異味食品。? （2） ?不在會(huì)議期間使用電話。 ?（3）?服務(wù)過(guò)程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。（ 4） ?嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。 ?5、辦公室應(yīng)在會(huì)議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會(huì)人 員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。 ?6、重要會(huì)議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會(huì)議期間的演講稿件 和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范， 并測(cè)試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。7、會(huì)場(chǎng)招待的水果及飲品采購(gòu)要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會(huì)人員的數(shù) 量及會(huì)議規(guī)格進(jìn)行合理購(gòu)買； 如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)的要求， 應(yīng)確定宴會(huì)時(shí) 間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所，并根

4、據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會(huì)中所需飲用的 酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。 ?8、參照與會(huì)人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明 單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識(shí)。紙張裁剪規(guī)格為 8.5*15.11cm, 并使用兩面三角名牌架擺放。 ?9、會(huì)場(chǎng)的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會(huì)議的情況下，更要 安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。 ?10、會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置： ?（ 1）檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 ?杯具、水 壺等），確保會(huì)議室整潔及會(huì)議用品的清潔。根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)擺放好演講 臺(tái)、桌椅、橫幅（會(huì)標(biāo)） 、桌牌、花草、

5、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會(huì) 議議程及其他會(huì)議所需要的文件。 ?（ 2）采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會(huì)議用品的整齊擺放。擺放花 卉時(shí)，如橢圓長(zhǎng)桌中間空地、會(huì)議室角落，另外會(huì)議桌上也可訂做鮮花花束， 但要把握好尺寸，不可過(guò)大過(guò)高，花卉顏色可視會(huì)議主題而定。 ?（3）根據(jù)會(huì)議議程，合理安排與會(huì)人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人 講話順序、其它會(huì)議物品以及是否需要音樂(lè)、是否需要投影儀等，及時(shí)檢查確 保所需物品的齊全，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。4）根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口 等），確保話筒及音量正常，如需要音樂(lè)，要提前試播，確保正常播放；如需要 投影儀，則根據(jù)會(huì)議實(shí)際

6、需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行 調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒， 以備會(huì)議過(guò)程中話筒突發(fā)情況， 及時(shí)更換。 ?（5）會(huì)議所需的備品要按以下要求擺放： ?座位的正前方擺放座次牌， 右手正前方杯墊及水杯 （杯把向右側(cè)轉(zhuǎn) 45 度）， 靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備） ，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水 （以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水） ，正中放置筆記本、會(huì)議議程、會(huì)議資料及其他與會(huì)議 相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾 等可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過(guò)于擁擠、雜亂。 ?具體細(xì)節(jié)： ? 茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對(duì)齊椅子的右側(cè)扶手， 擺放成一

7、條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對(duì)準(zhǔn)客人， 擺放統(tǒng)一。 杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個(gè)花瓣 的夾角對(duì)準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為 1CM手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊 上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對(duì)準(zhǔn)客人。 ? 礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)， 與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對(duì)準(zhǔn)客人。 ? 毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約 2CM處。 筆記本、會(huì)議資料等文件：對(duì)齊桌子外沿，對(duì)準(zhǔn)椅子正中 筆：放在筆記本、會(huì)議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。11、會(huì)議開始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水， 會(huì)

8、議進(jìn)行中注意始終保持倒 水的壺滿，以備及時(shí)的加水。 ?12、準(zhǔn)備工作的檢查 ?會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)， 檢查會(huì)場(chǎng)整體效果， 確保各項(xiàng)準(zhǔn) 備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉 水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整） ，同時(shí)檢查所有物品 是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好） 。打開電子設(shè)備，打開照 明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開啟。 ?13、準(zhǔn)備工作完成后 ?會(huì)場(chǎng)外應(yīng)設(shè)有與會(huì)人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。 如與會(huì)者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請(qǐng)賜名片”名牌于簽到處。 然后，會(huì)前 1

9、5 分鐘站在會(huì)議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭 候與會(huì)人員的光臨。 在與會(huì)人員距會(huì)議室門 2 米處主動(dòng)拉門讓其進(jìn)入， 同時(shí)根 據(jù)不同的身份和年齡使用敬語(yǔ)問(wèn)候（如早上好、下午好等文明用語(yǔ)） 。?二、會(huì)議過(guò)程中 ?1、會(huì)議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備 毛巾（上毛巾的時(shí)候注意用夾子，不能用手直接拿） ，再斟倒茶水。 ?首次倒茶后應(yīng)在 15 分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔 15分鐘或 20 分鐘續(xù)一對(duì)不起，次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對(duì)客人說(shuō)： 請(qǐng)問(wèn)需要加水嗎？” 或做個(gè)手勢(shì)， 待客人同意時(shí)方可進(jìn)行。 可根據(jù)實(shí)際情況（領(lǐng) 導(dǎo)杯中水的水量）來(lái)靈活

10、掌握倒水時(shí)間。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無(wú)名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在 領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。 ?通常會(huì)議室內(nèi)不許吸煙， 如特殊情況需擺放煙缸， 煙缸內(nèi)煙頭不得超過(guò)三 支應(yīng)及時(shí)更換，會(huì)場(chǎng)中均使用托盤服務(wù)。 ?2、工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找問(wèn)題所在， 并迅速解決。（及時(shí)檢查話筒、調(diào)音臺(tái)、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接 情況）。?3、根據(jù)會(huì)議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話 筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。 ?4、會(huì)議中要注意觀察主席臺(tái)，察覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)，及時(shí)上前

11、詢問(wèn)。5、如果會(huì)議過(guò)程中使用國(guó)歌、國(guó)際歌，播放過(guò)程中所有工作人 ?員要站立 行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動(dòng)。 ?6、在會(huì)議過(guò)程中，遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，請(qǐng)其稍等，然后立即向上一級(jí)報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。 ?7、會(huì)議中間休息時(shí)，工作人員要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。?8、在會(huì)議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，要保持并維持會(huì)場(chǎng)秩 序，使會(huì)議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。三、會(huì)議結(jié)束階段 ?1、會(huì)議結(jié)束時(shí)，工作人員應(yīng)及時(shí)打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微 笑點(diǎn)頭，并說(shuō)“慢走、再見” 。?2、會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理工作。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)有無(wú)與會(huì)人員遺留的物品， 若發(fā)現(xiàn)有遺留物

12、品應(yīng)迅速做好記錄并及時(shí)歸還。 ?3、會(huì)后嚴(yán)格做好保密工作，工作人員應(yīng)不詢問(wèn)、議論、外傳會(huì)議內(nèi)容， 不帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。 ?4、如單位外部與會(huì)人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公 的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。 ?5、配合拍攝人員工作，并組織與會(huì)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。如會(huì) 議結(jié)束后有安排宴會(huì)， 應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場(chǎng)時(shí)間， 并通知與會(huì)人員 及做好陪同和接待工作。6、組織會(huì)場(chǎng)的后期整理和清潔工作。與會(huì)人員所用茶杯、毛巾等物品洗 刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會(huì)議時(shí)使用，地板、地毯 清理干凈。（如會(huì)議室超過(guò)兩天沒(méi)有使用，需及時(shí)的檢查會(huì)議用品的清潔、桌 椅的整潔，確保會(huì)議室隨時(shí)可以使用。 ） ?7. 關(guān)閉所有電器設(shè)備，