客服部新員工培訓

1、解客戶之憂為己任、視客戶滿意為標準客服部新員工培訓新員工學習的流程第一，企業(yè)文化和企業(yè)理念，樹立正確積極的職業(yè)心態(tài) 第二，學習客服職責。第三，了解目前服務平臺。第四，客服部績效考核第五，客服工作流程及客服職責內容的考試。一、公司簡介上海曉能有限公司1) 發(fā)展歷程2) 公司規(guī)模3) 公司的發(fā)展前景二、客服職責客戶服務(一) 崗位職責與規(guī)范目的：使客服代表明確自己的崗位職責和所要認真執(zhí)行的規(guī)范與制度，以使其工作在一定的制度和規(guī)范下順利完成。第一條服務宗旨解客戶之憂為己任致力于公司長足發(fā)展第二條服務對象已有的客戶(發(fā)貨方)、客戶的客戶(收貨方)。第三條服務信念熱情一一以飽滿的熱情對待本職工作、對待客

2、戶及同事。敬業(yè)一一對工作竭盡全力、盡職盡責，使敬業(yè)成為職業(yè)習慣。勤勉一一對于本職工作應勤懇、努力、負責、恪盡職守。創(chuàng)新 全心投入，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新工作方法及內容以提高效率。服從一一應服從上級領導的指示及工作安排，按時完成本職工作。第四條客服人員的素質要求(1) 經驗：具有客服工作經驗，了解客戶需求，熟悉企業(yè)運作方式和服務途徑；(2) 職業(yè)素養(yǎng)：有涵養(yǎng)，有禮貌，有較高較全面的知識，學習能力強，快速接受新產品知識；(3) 交際能力：語言表達能力強，對人知道何時、何地、面對何種情況、適合用何種語言表達，懂得一定的關系處理，具有一定的人格魅力，第一印象好，能給客戶信任感；(4) 應變能力：頭腦靈活，現場

3、應變能力強，能夠主動掌控話題并恰當解決問題；(5) 窗口形象：形象好，氣質佳，外表整潔大方，言行舉止得體，有企業(yè)形象代表和產品代言人的風度；(6) 工作態(tài)度：態(tài)度熱情，積極主動，能及時為客戶服務，不計較個人得失，有奉獻精神。 第五條 客服代表崗位職責(1) 負責所有經營區(qū)域客戶的咨詢、查詢解答；(2) 負責產品介紹、演示及客戶使用問題等服務；(3) 負責客戶電話回訪、跟進及處理客戶投訴等問題；(4) 負責做好工作日志、周報、月報，及時反饋信息的統(tǒng)計、分析和匯報；(5) 完成上級安排的其他工作任務。第六條崗位規(guī)范(1) 客服代表要時刻保持良好的精神狀態(tài)和儀容儀表，工作認真、有耐心、責任心強；(2

4、) 接聽客戶電話要熱情，運用專業(yè)術語，認真解答客戶提出的疑問，同時對自己的企業(yè)有信心，不 對客戶做夸大其詞的承諾；(3) 熟練掌握公司的產品和服務項目，并全面了解客戶的詳細情況，嚴格按公司相關規(guī)定及時為客戶 解決問題；(4) 客服代表代表公司的形象，明確客戶投訴的真正原因及想要得到的解決方案，注意語言溝通的技 巧，不得與客戶發(fā)生爭執(zhí)，不得做有損公司利益的事情；(5) 客服代表接到客戶的投訴或抱怨時，要主動向客戶致歉并妥善處理，并視情節(jié)輕重上報公司；(6) 客服代表根據每天的工作情況，把客戶反饋的不同情況以工作日志的形式進行詳細的登記，特殊客戶情況需向部門組長(或本中心負責人 )匯報，并每月上報

5、工作總結；(7) 嚴格遵守公司和職場的各項規(guī)章制度，按時出勤上下班，工作時間不得從事任何與工作無關的事情，如有發(fā)現按公司管理規(guī)定處罰。(二) 工作內容與工作流程目的：明確工作內容及工作流程是服務工作的保障，而客服代表在流程中要做的，就是不斷去發(fā)掘與收集客戶對產品的評價與建議，在提高客戶滿意度與忠誠度的同時，促成二次交易機會， 使產品的銷售延續(xù)不斷。第一條電話客服(1)被動接聽 .工作目的及內容負責接聽客戶電話，分析客戶使用情況、需求和反饋意見，協(xié)調相關部門為客戶及時提供優(yōu)質的服務。同時對工作過程中發(fā)現的問題提出改進意見 .工作細則詳細記錄并核實客戶的咨詢、疑問；分析并及時給予答復，過后作相關信

6、息記錄，如客戶的相關資料等；若無法及時答復，須收集客戶的詳細資料，為其建立個案，包括：時間、地點、人物、事件、聯系電話等，將個案發(fā)給相關負責人。待獲取解決方案后，客服代表必須在獲取該解決方案的同時盡快回復客戶。若客戶對提供的解決方案表示接受，則禮貌結束通話；若客戶對解決方案表示不接受，應盡可能地取得顧客的理解和支持，委婉答復客戶，建議反映給公司，以求得完美。若客戶需求非客服部提供的服務范圍，則向顧客說明并禮貌結束通話。(3).接入電話內容操作程序請參考如下內容您好！，曉能物流，請問有什么可以幫到您嗎？接聽過程中若需讓客戶等待，“先生/小姐，您先稍等一會兒，電話先不掛，我這邊在線幫您查一下在途情

7、況”；若當場回復不了，先生/小姐，我這邊馬上與調度確認，待會給您打過去，服務不周還請見諒！告知后結束語，“讓您久等了， 有疑問歡迎您再次來電!(2) 主動回訪1. 工作目的及內容定期回訪、了解用戶對產品的滿意度、對服務的滿意度，做好客戶關懷，培養(yǎng)客戶對三學苑、對我們產品的認可與信任。通過周到、滿意的客戶服務，使客戶愿意續(xù)費使用并積極宣傳我們的產品。2. 工作細則電話接通后，請客服代表先核實客戶的身份；核對身份無誤后，請客服代表報讀公司及姓名；詢問客戶是否方便接聽電話；告知客戶所咨詢貨物的在途情況，為客戶提供最新信息；客戶對提供的在途情況表示接受，請客服代表禮貌結束通話；客戶對目前的在途情況表示

8、不接受，應盡可能地取得顧客的理解和支持，如遇難纏顧客，可以讓客服經理幫忙代為溝通，對待客戶一定耐心?？蛻粜枨鬅o法得出任何反饋信息，屬于客服部提供的服務范圍，收集客戶的意見，在原有的個案基礎上建立跟進個案，交給經理等其它相關負責人跟進。同時向客戶表示，一有答復將立即知會客戶，禮貌結束通話；進入回訪問題：(詳見附件用戶滿意度調查表)。3呼出電話找收貨確認電話內容操作程序請參考如下內容您好！請問您是 *先生/*小姐嗎?我是公司的承運商曉能物流的小，我這邊想跟您這里做一個收貨確認，日從發(fā)往貴司件/其它單位的 貨物您這邊收到了嗎？（注意聲音清脆甜美，語速舒緩適中，不可過急）。如果日后有任何問題，歡迎隨時

9、致電服務部，我的電話是*，手機是*歡迎您隨時來電（很高興為您服務）再見！我們將盡快核實此批貨物目前在途情況，在獲得答復后，將第一時間知會您。4.如果在規(guī)定時間貨物無法到達收貨方，如何告知客戶？提前通過電話和郵件的方式告知客戶，以便給客戶帶來不必要的麻煩和損失。第二條崗位分工可依據本服務中心實際業(yè)務量來酌情分配人手分管或兼管電話客服、來賓客服、出外客服。（三）客服禮儀（1）電話禮儀 .電話鈴響，迅速接聽，首先 “自報家門”； .迅速給出答案，回答、拒絕或轉其他同事； .適當記錄細節(jié)；（3）.撥通前先打好腹稿； .迅速切入主題； .使用電話敬語； .等對方掛斷后再掛電話； .同事不在時幫助接聽電話

10、，并留言記錄； .電話時間控制在 3分鐘以內，最長不超過 5分鐘。電話禮儀與客戶溝通要點：重要的第一聲：當我們打電話給某人或單位時，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是 *公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時， 應有“我代表單位形象”的意識。要有喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表

11、情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應對。端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音：打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。最好養(yǎng)成用左手拿話筒的習慣，右手空出來后隨時都可將對方所講的話或重要事項記下來，盡量站著聽電話，即使采取坐姿，也要伸直上身，如此有助于語調的提高，精神集中，更能展現你高雅的神韻。通話時，如遇到不禮貌者也應該穩(wěn)定

12、情緒，稍安勿躁，以禮相待。聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達?？谂c話筒間，應保持適當距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會?；蛞蚵曇舸执螅屓苏`解為盛氣凌人。迅速準確的接聽：現代工作人員業(yè)務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長途電話為優(yōu)先，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養(yǎng)成的。如果電

13、話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂” 了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。認真清楚的記錄：隨時牢記“ 5WIH ”技巧，所謂“ 5WIH ”是指:When 何時Who何人Where何地What何物Why為什么HOW如何進行這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性，電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于“ 5WIH ” 技巧。有效電話溝通：上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答復：“他不在”將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。方查詢本部門其它單位電話號碼時

14、，應迅即查告，不能說不知道。我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求 對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。對對方提出的問題應耐心傾聽，表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插 嘴；期間可以通過提問來探究對方的需求與問題，注重傾聽與理解建立親和力是有效電話溝通的關鍵。接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話人爭辯。電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同。如遇需要查尋數據或另行聯系之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長， 最好不讓對方久候，應改用另

15、行回話之方式，并盡早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，盡快 地寄達。掛電話前的禮貌：要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，應有明確的結束語，說一 聲“謝謝，再見”，再輕輕掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。(2)辦公室禮儀.分清哪里是公共的區(qū)域，哪里是個人的空間；(2).在辦公室中要保持工位整潔、美觀大方，避免陳列過多的私人物品；.在和他人進行電話溝通，或者是面對面溝通時，說話的音量應控制在彼此都能夠聽到為好，避免 打擾他人的工作；2. 應該盡量避免在自己的工位上進餐，實在不可避免時，要抓緊時間，就餐完畢之后應迅速通風， 保持工作區(qū)域的空氣新鮮。態(tài)度：第一

16、條 “禮貌”是員工對同事、客戶的最基本態(tài)度；對同事要面帶微笑，“請”字當頭，“謝”不離口， “您”字掛嘴邊；是公司接通電話時的必用語。第二條 “精神”是員工必須保持的風貌；面對繁忙的業(yè)務活動，始終要展示姿態(tài)優(yōu)美、意氣風發(fā)、 活力旺盛、信心十足的良好精神風貌。第三條 “忠誠”是員工對企業(yè)必備的品質；有事必報，有錯必改，不拉幫結派，不陽奉陰違，以企 業(yè)的事業(yè)為己任，與企業(yè)同呼吸共命運。第四條 “團結”是員工克服困難的法寶；同事間互助友愛，排憂解難，同心協(xié)力為創(chuàng)造企業(yè)內外和 諧的環(huán)境而獻計獻策。第五條 “協(xié)作”是員工正常工作的前提；業(yè)務配合，經營合作，管理協(xié)調，一切以公務為出發(fā)點，以公事為重，不設置

17、障礙，不扯皮、推諉，相互體諒。第六條“溝通”是員工增進理解的手段；企業(yè)員工的相互溝通是企業(yè)信息靈敏、反應迅捷的前提之一，加強與同事、客戶的聯絡，可促使企業(yè)經濟效益取得事半功倍的效果。第七條 “效率”是員工按勞取酬的根本；提高工作效率，用最小的成本取得最大的經濟效益、社會 效益，是企業(yè)追求的終極目標，也是員工獲得豐厚回報的基礎。第八條 “盡責”是員工為企業(yè)服務的準則；無論是經營業(yè)務還是內部管理，都應以公司制度為本， 按崗位職責行事，依運轉規(guī)程操作，發(fā)揚求是精神，把工作落到實處。第九條 “威信”是員工體現綜合素質的尺碼；一切處以公心，一切服從大局，一切源于實踐，一切 心系基層，以贏得他人信賴和尊敬

18、。儀表舉止：第一條儀態(tài)在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調，以體現權威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色 的西服套裝領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則 不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內衣若隱若現很不雅觀。在辦公室里工作不能穿背心、 短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意 力，叮當作響的手鐲也不宜戴。第二條舉止每天上班應以最佳的精神面貌出現于工作場合，工作時間內排除一切個人情緒，以積極向上、熱 情樂觀的工作態(tài)度示人；上班坐姿要端正，切忌出現 “趴、躺、歪”等不雅體態(tài)，站立要雙

19、手下垂或雙手輕握放于體前； 部門之間、上下級之間、同事之間工作接觸首先要點頭微笑，相互致意后談工作；至康他部門辦 事要先敲門，得到允許后方可進入；進出時腳步要輕，動作溫和，切忌莽撞、粗魯或不請自入； 對人要友善、和藹；談話要音量適中，以對方能聽清為準，不得大聲喧嘩、嬉鬧、爭吵。同事相處：同事之間相處一切以工作為出發(fā)點，發(fā)揚團結協(xié)作精神、友愛互助態(tài)度；工作時切忌閑聊是非，更不可蜚短流長、挑撥離間破壞同事關系；在請求同事協(xié)助工作時，應盡量使用敬語和謝語；若自行操作有專人管理的辦公設備或進入特殊 要求的場所，應事先征得同意，按專業(yè)操作規(guī)程工作； 工作時間應堅守崗位，不得扎堆閑聊，影響工作。與會工作:

20、準時參加會議，并積極做好各項準備工作；開會時應仔細傾聽別人發(fā)言，并認真做好文字記錄；切忌交頭接耳，隨意走動；舉手起立發(fā)言，語言統(tǒng)一用普通話，發(fā)言時聲音響亮，條理清楚，最好理出提綱，重點突出，簡明扼要；開會時不要吸煙，以免影響他人；開會時應將通訊工具調至震動或關機。（3）接待來賓禮儀接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己?；卮饋碓L者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。CD .對光臨公司的客戶都應主動熱情招呼入座，問明來意后，直接回答其問題，或請客戶飲茶（水）稍候，以讓有關人員接待；若相關人員不在或不便接待，應向客戶委婉解釋原因并請客戶留言以便稍后處理；C.如與客戶初次見面，應視需要奉送名片，