業(yè)務(wù)跟單流程管理制度匯編

1、華優(yōu)電器業(yè)務(wù)跟單流程管理制度文件編號：版本號：分發(fā)部門：受控印章：發(fā)布日期：2017年9月1日生效日期：2017年9月1日版次批準(zhǔn)/日期審核/日期編制/日期第一版（A0版）華優(yōu)電器支持文件文件編號制訂日期修訂日期本文件隸屬公司資產(chǎn)，未經(jīng)許可不W闞自影界次頁次1/1文件變更履歷頁:版次變更貝次變更容簡述變更依據(jù)生效日期華優(yōu)電器文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次序號文件編號文件名稱1.2.3.4.華優(yōu)電器文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次目的：為規(guī)業(yè)務(wù)作業(yè)流程，理順工作關(guān)系，提高工作效率，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提升客戶服務(wù)，特制定本制度。二、程序：1、接單：1.1 釋義

2、：接單也即合同的簽定，訂單的取得。1.2 下單方式：客戶下單的方式有：通過，傳真,Email或書面合同等方式。1.3 接單的途徑：交易會，出訪，參展，邀請客戶來訪，等等。1.4 接單的形式：業(yè)務(wù)員接單、業(yè)務(wù)跟單接單1.4.1 合同：正式、具有法律效應(yīng)1.4.2 確認(rèn)書：它比合同要簡化些，其中包括協(xié)議書。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入，。1.5 接單的程序：接單的程序可分為詢價，發(fā)價，還價和接受四個環(huán)節(jié)。1.5.1 報價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，報價通常是一方在收到對方的詢價后作出的。1.5.2 接受：買方或賣

3、方同意對方在報價中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的 一種確定的表示。1.6 相關(guān)流程：16.1業(yè)務(wù)應(yīng)對訂單相關(guān)的輸入文件進(jìn)行收集、整齊，并進(jìn)行編號；1.6.2 業(yè)務(wù)必須按公司規(guī)定的客戶信息及跟蹤表，進(jìn)行建檔和跟蹤，了解客戶信息和有計劃的拜訪；1.6.3 拜訪方式分為：溝通、QQ溝通、上門造訪、以及其他可以接受的方式；1.6.4 每月一號將將客戶信息及跟蹤表交副總/總經(jīng)理審閱；1.6.5 上班時間，業(yè)務(wù)員及跟單員必須保持暢通，以便客人隨時聯(lián)系。2、審單：即審核合同：2.1 審單容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

4、2.2 審單方法：2.2.1 產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。2.2.2 質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和在質(zhì)量的綜合。在貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條 件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。2.2.3 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)淖儎印?.2.4 單價，總額的審查：2.2.5 付款方式審查：A.付款方式是否能接受？支票，付定金、分期付款等等。B.支付的貨幣能否接受？2.2.6 包裝要求的審查：2.

5、2.7 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2.2.8 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？，客戶要求包裝時公司將其計價2.2.9 客戶提供的包裝資料是否齊全？（包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘍頭印刷。2.2.10 交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并運輸送達(dá)完成安裝。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?2周，3周，或一個月，二個月， 一個季度或更長。2.2.11 交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶

6、決定交貨方式。華優(yōu)電器文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次2.3 審單步驟：2.3.1 業(yè)務(wù)跟單將客戶的包裝、交期、品質(zhì)、規(guī)格、交貨方式等在客戶訂單中進(jìn)行詳細(xì)的記錄；2.3.2 填好客戶訂單后，送交分管副總或總經(jīng)理初審；2.3.3 業(yè)務(wù)跟單須填寫工程設(shè)計任務(wù)書，將其與總經(jīng)理批準(zhǔn)后的客戶訂單 ，以及客戶訂單相關(guān)的輸入性文件一起下發(fā)到研發(fā)部進(jìn)行設(shè)計；2.3.4 研發(fā)部設(shè)計完成后，業(yè)務(wù)跟單須將客戶訂單 、訂單相關(guān)的輸入文件、開料表、設(shè)計圖等送財務(wù)進(jìn)行 成本審核；2.3.5 通過財務(wù)成本審核后擬定初步報價并交分管副總/總經(jīng)理復(fù)審，通過后與客戶確認(rèn)報價，談妥簽訂合同后將客戶訂單下發(fā)到生產(chǎn)

7、部。3、關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步；3.1 準(zhǔn)備樣品。3.1.1 工廠現(xiàn)有的款式3.1.2 新款3.1.3 客戶來樣。3.2 要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要客人進(jìn)行書面確認(rèn)。新品修改最多三次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣，做好更改記錄，更改后必須有客戶的書面確認(rèn)，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。作為跟單員，我們要做到：3.3.1 有完整的產(chǎn)品資料（包括：三視圖、包裝圖 ）。3.3.2 新品的成本，價格要進(jìn)行核算。3.3.3 新品的材質(zhì)要留有實樣，圖樣和工藝數(shù)據(jù)。3.3.4 客戶的來樣要保存好原樣。3.4作業(yè)流程：業(yè)務(wù)跟單員在客戶需要樣貨時，按公司要求報填生產(chǎn)制令

8、單備注樣品，獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可下單生產(chǎn)。4、生產(chǎn)過程跟蹤：4.1 生產(chǎn)過程跟單的基本要求：4.1.3 按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。4.1.4 按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。4.2 .生產(chǎn)過程跟單的流程：4.2.3 下達(dá)生產(chǎn)制令單：跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)制令單。生產(chǎn)制令單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等；4.2.4 下單前要與生產(chǎn)部協(xié)調(diào)交期，有爭議時報總經(jīng)理批準(zhǔn)后再施行；4.2.5 分析生產(chǎn)能力；生產(chǎn)制令單下達(dá)后，要和生產(chǎn)部及各車間分析公司的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？4.2.

9、6 制定生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生產(chǎn)計劃人員將 訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)計劃；4.2.7 根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度表進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤；華優(yōu)電器文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制 度版本/修改號文件編號頁次4.2.8 常見的異常類型 A.原計劃錯誤。B.機(jī)器設(shè)備有故障。C.材料沒跟上。D.不良率和報廢率過高 。E.臨時工作或特急訂單的影響。F.前制程延誤的累積。G.員工工作情緒低落，缺勤或流動率高。H.因客戶或公司對產(chǎn)品出現(xiàn)新的要求，產(chǎn)生變更。4.3 交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，二取消訂單。4.4 .訂單的更改問題：客戶對已下的

10、訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生 產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如 數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期： 如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要 承擔(dān)，客戶或公司變更生產(chǎn)或品質(zhì)要求時，要將變更記錄進(jìn)訂單變更表，并及時下發(fā)到相關(guān)各部門。4.5 相關(guān)流程：4.5.1 下單：將經(jīng)總經(jīng)理復(fù)審批準(zhǔn)后的訂單

11、制令單送交生產(chǎn)部主管進(jìn)行擬定生產(chǎn)計劃并安排生產(chǎn)；4.5.2 跟蹤：根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度表和實際現(xiàn)場生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，出現(xiàn)交期或品質(zhì)異常時要記錄進(jìn)生產(chǎn)異常 記錄表，并上報副總總經(jīng)理審核。5、出貨與貨物運輸：5.1 發(fā)貨前對每批貨物要進(jìn)行材積計算，以便選擇合適的運輸車輛盡可能的多裝貨物，以降低運輸成本。5.2 運輸方式選擇上應(yīng)選擇，安全、方便、及時、快捷的運輸方式。5.3 物流選擇上，要找正規(guī)的、價格合理的、有全保的公司和車輛，以保證公司貨物的安全與貨物到達(dá)期限。5.4 與物流公司或個體司機(jī)之間應(yīng)簽有合同，對交期、貨物安全、付款方式、雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等做出限定和規(guī)。5.5 相關(guān)流程：5.5.1 按公

12、司規(guī)定，發(fā)貨前須經(jīng)客戶簽名確認(rèn)，業(yè)務(wù)再填寫出貨明細(xì)表，經(jīng)倉庫與出貨組對發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格、名稱、數(shù)量、訂單號確認(rèn)后，報副總總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可發(fā)貨；5.5.2 貨到目的地后，業(yè)務(wù)跟單須督促公司收貨員工對產(chǎn)品的品種、數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品狀況進(jìn)行檢查并登記在發(fā)貨出車明細(xì)表傳回公司交由業(yè)務(wù)審查，對出現(xiàn)異常的要上報副總/總經(jīng)理。6、工程安裝跟蹤：6.1 業(yè)務(wù)跟單要對安裝進(jìn)度進(jìn)行追蹤，須讓安裝現(xiàn)場管理人員按公司規(guī)定填寫工程進(jìn)度日報表，對工程安裝進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，有必要時到現(xiàn)場進(jìn)行核查。6.2 項目店面工程進(jìn)度或產(chǎn)品品質(zhì)有異常時須填寫工程異常表將異常進(jìn)記錄、登記，并上報副總/總經(jīng)理審核。7、項目達(dá)成跟蹤：7.1在工程完工經(jīng)客戶驗收合格后，須將項目店面完成效果按區(qū)域、整體進(jìn)行拍照，并將項目交期完成情況， 客戶的評價、意見或建議，施工中出現(xiàn)了那些問題和問題解決方法，以及未決問題或不足之處進(jìn)行記錄形成項目工程完結(jié)報告，交副總 總經(jīng)理審批。華優(yōu)電器文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次8、貨款回收：8.1在工程完工經(jīng)客戶驗收合格后:業(yè)務(wù)要與財務(wù)進(jìn)行貨款回收，以加強(qiáng)公司資金周轉(zhuǎn)，防止壞帳發(fā)生。9、客戶投拆：按客戶投訴管理制度執(zhí)行。10、參考資料：業(yè)務(wù)管理規(guī)定12、附件