建設工程文件歸檔規(guī)范

1、建設工程文件歸檔規(guī)范I總則1.0.1為加強建設工程文件歸檔工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立真實、完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。1.0.2本規(guī)范適用于建設工程文件的整理、歸檔，以及建設工程檔案的驗收與移交。1.0.3建設工程文件的整理、歸檔以及建設工程檔案的驗收與移交除應符合本規(guī)范外，尚應符合國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。2術語2.0.1建設工程constructionproject經(jīng)批準按照一個總體設計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的建設工程基本單位。它由一個或若干個具有內在聯(lián)系的單位工程所組成。2.0.2建設工程文件constructionprojec

2、tdocument在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和峻工驗收文件，簡稱為工程文件。2.0.3工程準備階段文件pre-constructiondocument工程開工以前，在立項、審批、用地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。2.0.4監(jiān)理文件projectsupervisiondocument監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。2.0.5施工文件constructingdocument施工單位在施工過程中形成的文件。2.0.6竣工圖as-builtdrawing工程竣工驗收后，真實反映建設工程施工結果的圖樣。2.0

3、.7竣工驗收文件handingoverdocument建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。2.0.8建設工程檔案projectarchives在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。2.0.9建設工程電子文件projectelectronicrecords1在工程建設過程中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。projectelectronicarchives建設工程電子檔案2.0.10具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件及其元數(shù)

4、據(jù)。工程建設過程中形成的，projectaudio-visualarchives建設工程聲像檔案2.0.11記錄工程建設活動，具有保存價值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音、圖片和影像等歷史記錄。arrangement2.0.12整理按照一定的原則，對工程文件進行挑選、分類、組合、排列、編目，使之有序化的過程。file2.0.13案卷由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。filing2.0.14立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。puttingintorecord歸檔2.0.15文件形成部門或形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整

5、理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案管理機構移交的過程。urban-ruraldevelopmentarchivesorganization城建檔案管理機構2.0.16管理本地區(qū)城建檔案工作的專門機構，以及接收、收集、保管和提供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。permanentpreservation永久保管2.0.17工程檔案保管期限的一種，指工程檔案無限期地、盡可能長遠地保存下去。long-termpreservation2.0.18長期保管工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。short-termpreservation短期保管2.0.19年以下。工程檔案

6、保管期限的一種，指工程檔案保存10基本規(guī)定33.0.1工程文件的形成和積累應納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。3.0.23.0.3每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。建設單位應按下列流程開展工程文件的整理、歸襠、驗收、移交等工作：3.0.42在工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應明確竣工圖1工程檔案的質量要求和移交時間編制費用及承擔單位、的編制單位、工程檔案的編制套數(shù)、等內容；收集和整理工程準備階段形成的文件，并進行立卷歸檔；2組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程

7、文件的形成、積累和立卷3歸檔工作；收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；4收集和整理竣工驗收文件，并進行立卷歸檔；5在組織工程竣工驗收前，提請當?shù)氐某墙n案管理機構對工程檔案進行預驗收；未6取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程峻工驗收；個月內，應向當?shù)爻前腹芾頇C37對列入城建檔構接收范圍的工程，工程竣工驗收后建檔案管理機構移交一套符合規(guī)定的工程檔案。監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移設計、勘察、施工、交。匯3.0.5總各分包單位形成的建設工程項目實行總承包管理的，總包單位應負責收集、立卷后并3.0.6工程檔案，應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形

8、成的工程文件整理、立卷其建設工程整理承包項項目由幾個單位承包的，各承包單位應負責收集、及時移交總包單位。目的工程文件，并應及時向建設單位移交。在工程指導。3.0.7城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，必須出具工程檔案認可文件。工程資料管理人員應經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓。3.0.8歸檔文件及其質量要求44.1 歸檔文件范圍具有保存價值的對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、4.1.1各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。的要求。A和附錄B4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應符合本規(guī)范附錄聲像資料的

9、歸檔范圍和質量要求應符合現(xiàn)行行業(yè)標準城建檔案業(yè)務管理規(guī)范4.1.3CJJ/T158的要求。不屬于歸檔范圍、沒有保存價值的工程文件，文件形成單位可自行組織銷毀。4.1.44.2 歸檔文件質量要求歸檔的紙質工程文件應為原件4.2.1監(jiān)理等標設計、施工、4.2.2工程文件的內容及其深度應符合國家現(xiàn)行有關工程勘察、準的規(guī)定。工程文件的內容必須真實、準確，應與工程實際相符合。4.2.3不得使用紅色墨水、工程文件應采用碳索墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，4.2.4計算機輸出文字和圖件應使用激光圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。純藍墨水、打印機，不應使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。4.

10、2.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應完備。圖紙宜采。（297mmx210mm）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為4.2.6A4幅面用國家標準圖幅。工程文件的紙張應采用能長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。4.2.7），并應符合下列規(guī)定：所有竣工圖均應加蓋竣工圖章（圖4.2.84.2.8址工IE1植就黃*人120Lt1-4. 2.8竣工圖圖章示例字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責”竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖1人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。50mmx2竣工圖章尺寸應為：80mm3竣工圖章應使用不易褪色的印泥，應蓋在閣標欄上方空白處?？⒐D的繪制與改繪應

11、符合國家現(xiàn)行有關制圖標準的規(guī)定。4.2.94所列開放式文件格式或通用格式進歸檔的建設工程電子文件應采用表4.2.104.2.10行存儲。專用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應轉換成通用格式。4210工程電子文件存儲格式表表元數(shù)據(jù)4.2.11應符合現(xiàn)行行業(yè)標準建設電子檔案元數(shù)據(jù)標準4.2.124.2.134.2.14戈U傷。4.2.15接收方能通過適當設備讀出數(shù)據(jù)。工程文件立卷5立卷流程、原則和方法5.15.1.11對屬于歸檔范圍的工程文件進行分類，確定歸入案卷的文件材料；2對卷內文件材料進行排列、編目、裝訂（或裝盒）；排列所有案卷，形成案卷目錄。35.1.2立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程

12、專業(yè)的特點，1便于檔案的保管和利用；監(jiān)理文件、2工程文件應按不同的形成、施工文件、峻工圖、竣工驗收文件分別進行立卷，并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；一項建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程立卷；3文件類別格式格式文本（表格）文件TXT、PDF、XML圖像文件TIFF、JPEG圖形文件SVG、PDFDWG影像文件AVI、MPEG4MPEG2聲苜文件WAV、MP3歸檔的建設工程電子文件應包含兀數(shù)據(jù)，保證文件的完整性和有效性。CJJ"187的規(guī)定。歸檔的建設工程電子文件應采用電子簽名等手段，所載內容應真實和可靠。歸檔的建設工程電子文件的內容必須與其紙質檔案一致。光盤不應有磨損

13、、應采用一次性寫入光盤，離線歸檔的建設工程電子檔案載體，存儲移交電子檔案的載體應經(jīng)過檢測，應無病毒、無數(shù)據(jù)讀與故障，并應確保立卷應按下列流程進行：立卷應遵循下列原則保持卷內文件的有機聯(lián)系，按工程準備階段文件、整理單位及建設程序，54不同載體的文件應分別立卷。5.1.3立卷應采用下列方法：1工程準備階段文件應按建設程序、形成單位等進行立卷；2監(jiān)理文件應按單位工程、分部工程或專業(yè)、階段等進行立卷；3施工文件應按單位工程、分部（分項）工程進行立卷；4竣工圖應按單位工程分專業(yè)進行立卷；5竣工驗收文件應按單位工程分專業(yè)進行立卷；電子文件立卷時，每個工程（項目）應建立多級文件夾，應與紙質文件在案卷設置6上

14、一致，并應建立相應的標識關系；重大事件及重要活動的聲像資料應按專題立卷，聲像資料應按建設工程各階段立卷，7聲像檔案與紙質檔案應建立相應的標識關系。施工文件的立卷應符合下列要求：5.1.4專業(yè)承（分）包施工的分部、子分部（分項）工程應分別單獨立卷；1室外工程應按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨立卷；2當施工文件中部分內容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設工程立卷。3）。應圖面朝21Omm297mmX5.1.5不同幅面的工程圖紙，應統(tǒng)一折疊成A4幅面（形折疊，并形折疊，然后再沿標題欄的長邊方向以WW內，首先沿標題欄的短邊方向以使標題欄露在外面。50mm。文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度

15、不宜超過5.1.6案卷不宜過厚，517案卷內不應有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。建設工程電子文件的組織和排序可按紙質文件進行。5.1.8卷內文件排列5.2的類別和順序排列。和附錄B卷內文件應按本規(guī)范附錄5.2.1A同一文件的印本與專業(yè)順序排列。文字材料應按事項、同一事項的請示與批復、5.2.2主體在前、印本在前、定稿在后，定稿、主體與附件不應分開，并應按批復在前、請示在后，附件在后的順序排列。圖紙應按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應按圖號順序排列。5.2.3當案卷內既有文字材料又有圖紙時，文字材料應排在前面，圖紙應排在后面。5.2.44.3 案卷編目-5.3.1編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定開

16、始。卷內文件均應按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從1“1”6頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在2左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新3編寫頁碼。4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。5.3.2卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定：的要求。1卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，式樣宜符合本規(guī)范附錄C依次標注。2序號應以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數(shù)字從1責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任3代替?！暗取闭?，其余用文件編號應填寫文件形成單位的發(fā)文號或圖

17、紙的圖號，或設備、項目代號。4文件題名應填寫文件標題的全稱。當文件無標題時，應根據(jù)內容擬寫標題，擬寫標5符號。”題外應加“”“年6日期應填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期中”應分別用兩位數(shù)字表示。和“日應用四位數(shù)字表示，“月”頁次應填寫文件在卷內所排的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號。7備注應填寫需要說明的問題。8卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定：5.3.3的要求；卷內備考表應排列在卷內文件的尾頁之后，式樣宜符合本規(guī)范附錄D1卷內備考表應標明卷內文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)或照片張數(shù)及立卷單位對案卷2情況的說明；立卷單位的立卷入和審核人應在卷內備考表上簽名，年、月、

18、日應按立卷、審核時3間填寫。案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：5.3.4案卷封面應印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜的要求。符合本規(guī)范附錄E案卷封面的內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、2本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量巾的排序。檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。34案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。576起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。保管期限應根據(jù)卷內文件的保存價值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期7限中選擇劃定。當同一案卷內

19、有不同保管期限的文件時，該案卷保管期限應從長。密級應在絕密、機密、秘密三個級別中選擇劃定。當同一案卷內有不同密級的文件8時，應以高密級為本卷密級。5.3.5編寫案卷題名，應符合下列規(guī)定建筑工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業(yè)名稱及卷1應以正式名稱為內文件概要等內容；當房屋建筑有地名管理機構批準的名稱或正式名稱時，工程名稱，建設單位名稱可省略；必要時可增加工程地址內容；道路、橋梁工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業(yè)名2稱及卷內文件概要等內容；必要時可增加工程地址內容；地下管線工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、專業(yè)管線名稱和卷內3文件概要

20、等內容；必要時可增加工程地址內容；中所列案卷內容（標題）的要求；4卷內文件概要應符合本規(guī)范附錄A外文資料的題名及主要內容應譯成中文。5式樣宜符合本規(guī)范附由檔案保管單位填寫；案卷脊背應由檔號、案卷題名構成，5.3.6的規(guī)定。錄F以上白色書寫紙制作，幅面應70g5.3.7卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面宜采用A4統(tǒng)一采用幅面。4.4 案卷裝訂與裝具5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時不應破壞文件的內容，并應保持整齊、牢固，便于保管和利用。5.4.2案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式，并應符合下列規(guī)定：。40、50mm220mm，厚度可為20、30、310mmx1卷盒的外

21、表尺寸應為30mm。，厚度宜為310mmx220mm20mm2卷夾的外表尺寸應為3卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。案卷目錄編制5.5B和附錄的類別和順序排列。5.5.1案卷應按本規(guī)范附錄A5.5.2案卷目錄的編制應符合下列規(guī)定：G案卷目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄的要求；1編制單位應填寫負責立卷的法人組織或主要責任者；28編制日期應填寫完成立卷工作的日期。3工程文件歸檔6歸檔應符合下列規(guī)定：6.0.1章的規(guī)定：1歸檔文件范圍和質量應符合本規(guī)范第4章的規(guī)定。歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應符合本規(guī)范第52可根據(jù)實際情況選擇其電子文件歸檔應包括在線式歸檔和離線式歸檔兩種方式。6.0.2中一種或兩種方式進行歸檔。歸檔時間應符合下列規(guī)定：6.0.3根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可分階段分期進行，也可在單位或分部工程通過竣1工驗收后進行?？辈?、設計單位應在任務完成后，施工、監(jiān)理單位應在工程竣工驗收前，將各自形2成的有關工程檔案向建設單位歸檔。監(jiān)理單位應根勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、6.0.4