化工企業(yè)采購

1、第三節(jié) 化工企業(yè)物資采購為了加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力， 現(xiàn)代企業(yè)都在想方設(shè)法降低成本， 就化工企 業(yè)說，采購成本占企業(yè)成本的 60%- 80%。所以，采購部門在企業(yè)經(jīng)營管理中的地位和作用日益彰顯。 化工企業(yè)原材物料的采購只是相對(duì) 獨(dú)立而不是完全獨(dú)立的工作， 可以簡(jiǎn)化的認(rèn)為化工原輔料是生產(chǎn)工藝 管理的一個(gè)部分、 設(shè)備及零配件、 輔材可以看成是設(shè)備管理的一個(gè)部 分、辦公用品及福利用品可以看成是后勤管理的一部分、 建材物資可 以看成是工程管理的一部分等等。 所以化工企業(yè)的原材物料采購需要 各部門的協(xié)調(diào)配合， 必須提升參與人員的的思想素質(zhì)、 業(yè)務(wù)素質(zhì)和技 術(shù)技能素質(zhì)。化工企業(yè)要求快速、質(zhì)高、價(jià)低、恰量采購回企

2、業(yè)需求物資，企業(yè)的 經(jīng)濟(jì)效益最終是用利潤體現(xiàn)，采購要求的每一項(xiàng)都可能會(huì)影響成本、 生產(chǎn)、安全或直接影響企業(yè)長遠(yuǎn)效益與短期利潤。 但在物資采購的所 有要求中很少剩至不可能“魚和熊掌兼而有之” ，往往是根據(jù)企業(yè)的 實(shí)際情況進(jìn)行比較選擇，把損失降到最低，把利潤提到最高，在選擇 過程中除要求參與人員具大公無私的思想、 成本意識(shí)、質(zhì)量觀念和時(shí) 間觀念等外，還必須有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)：1、質(zhì)量：“適合的才是最好的”。有些物料的功能或質(zhì)量超出我們生產(chǎn)需求或使用，不能產(chǎn)生更多的效益，如果我們選擇“這么好”的物 料，就必然為超出功能或質(zhì)量買單，造成浪費(fèi)，提高了成本。如果只 簡(jiǎn)單地選擇價(jià)格低傔的物資，在技術(shù)投入、人力投入會(huì)

3、增大，使用時(shí)間上會(huì)縮短，即最終造成成本的提升，得不償失。如果沒有統(tǒng)一的質(zhì) 量觀念，就會(huì)指令混淆，剩至出現(xiàn)采購管理漏洞。即“產(chǎn)品產(chǎn)值使用原材物料的單位最低成本價(jià)格才是最低價(jià)格” 價(jià)格： 2計(jì)劃利潤單位某類物資的使用最終成本最低。3、快速：降低最低庫存，減少資金積壓，以最短的采購周期購回所需的原材物料且成本最低的采購速度。4、恰量：滿足生產(chǎn)需求的數(shù)量，這就要求對(duì)供方生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)燃氨酒髽I(yè)生產(chǎn)用量進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，并貯存適量的庫存。物資采購程序主要包括請(qǐng)購單（申購計(jì)劃） 、訂單（合同或協(xié)議）、催“/ r有章可貨、入庫、催發(fā)票及相關(guān)單證、退換貨、索賠、結(jié)算（付款）等。許多企業(yè)只注重采購程序中的訂單生成過程，

4、他們想做到 循，有章必依，執(zhí)章必嚴(yán)，違章必究， ”即想對(duì)采購有所參照與對(duì)制 度的嚴(yán)格執(zhí)行， 在制定制度的過程中不能因地制宜一、 不能結(jié)合企業(yè) 實(shí)際、不能實(shí)事求是、 不能以時(shí)具進(jìn)， 將發(fā)函（發(fā)標(biāo)）、投標(biāo)、開標(biāo)、 評(píng)標(biāo)（議標(biāo)）、定標(biāo)過程寫成“八股文”式的文章，洋洋萬言、不知 所去、參與人員看不懂、學(xué)不會(huì)、做不來，這樣的后果是要么難以執(zhí) 行、拖延或放棄應(yīng)有的正確采購程序、 要么是增加人員或增加部門的 參與數(shù)量， 往往采用投票的方式?jīng)Q定采購， 參與投票人員往往投的不 是“責(zé)任”，而是 “任務(wù)和運(yùn)氣”，忽略了參與人員的成本意識(shí)、責(zé) 任意識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)技能素質(zhì)， 這樣做出現(xiàn)不良問題后組織者會(huì) 說“我已

5、經(jīng)組織了”、參與者會(huì)說 “我只是參與， 最終決定權(quán)不在我” 或者“我們都按制度執(zhí)行了”。這就成了分?jǐn)傚e(cuò)誤的組織、推卸責(zé)任 的會(huì)議、表達(dá)形式、走走過程，最終達(dá)不到企業(yè)的采購宗旨“采購實(shí) 現(xiàn)生產(chǎn)成本最低化與效益利潤最大化”。不合理組織中的人員分工、 權(quán)力分?jǐn)?、審核審批及監(jiān)控的不合理化首先就為化工企業(yè)采購低效率 高成本埋下伏筆。其實(shí)在化工企業(yè)中原材物料采購程序的每一步和參與人員的素質(zhì)都 非常重要，都可能影響質(zhì)量、價(jià)格、采購時(shí)間與采購數(shù)量，可能會(huì)影 響化工企業(yè)的生 產(chǎn)、安全、環(huán)保直至利潤與效益。下面是化工企業(yè)采購的相關(guān)依據(jù)及 方法:、法律法規(guī) 原材物料的采購必須以法律為依據(jù)，以制度為準(zhǔn)純，警惕職務(wù)犯罪

6、, 維護(hù)企業(yè)利益，預(yù)防企業(yè)損失。物資采購的相關(guān)法律法規(guī)有中華人 民共和國合同法、中華人民共和國招投標(biāo)法、中華人民共和國審 計(jì)法、中華人民共和國增值稅法、中華人民共和國企業(yè)所得稅法、中華人民共和國企業(yè)所得稅法實(shí)施條例、消費(fèi)者稅法及中華 人民共和國刑法的相應(yīng)條款等。采購程序及規(guī)章制度必須保證在法 律法規(guī)的框架內(nèi)制定和執(zhí)行。二、參與人員的管理 化工企業(yè)采購中，參與采購人員特別是采購業(yè)務(wù)員的管理至關(guān)重要, 參與人員的管理包括人員的選撥、培訓(xùn)、放權(quán)、控制及考核。采購人 員的素質(zhì)要求較高，在選擇和培訓(xùn)中特別注重思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)技能素質(zhì)等， 詳見供應(yīng)部長職責(zé)、采購人員的素質(zhì)與技能 ； 放權(quán)、控制及考

7、核同樣重要， 參與人員的職務(wù)、 責(zé)任、薪水、權(quán)力（權(quán) 限）應(yīng)該協(xié)調(diào)。如責(zé)任與權(quán)力，當(dāng)責(zé)任大于權(quán)力時(shí)，開展工作將會(huì)十 分困難，只能依賴游說和運(yùn)氣，當(dāng)權(quán)力大于責(zé)任時(shí)，就可能會(huì)出現(xiàn)專 制者，這樣的人會(huì)利用權(quán)力 （權(quán)限）去做一些不重要的事或不應(yīng)該做 的事剩致違反制度及犯罪。因此在人員管理中建議：責(zé)權(quán)平衡并“以 文化（企業(yè)文化）引導(dǎo)思想、用制度規(guī)范行為、用激勵(lì)挖掘潛力、適 時(shí)培訓(xùn)、引導(dǎo)需求”；“責(zé)任明確、權(quán)力分割、考核連鎖” ；“在采購中 打破慣性思維、取消心智模式” 三、化工企業(yè)物資需求分類 化工企業(yè)采購的原材物料按用途需求分類分為： 生產(chǎn)化工物資、 生產(chǎn) 設(shè)備物；按財(cái)）資、建筑（工程）物資、后勤物資

8、（詳見化工企業(yè) 物資需求分類表 務(wù)做賬分類為：生產(chǎn)物資、工程物資、辦公物資；按申報(bào)及需求計(jì)劃 分為：急件物資、月度計(jì)劃物資、季度計(jì)劃物資、半年（或一年）計(jì) 劃物資；也可按采購金額大小、占成本的比較、采購數(shù)量等分類，現(xiàn) 代化工企業(yè)中有許多已經(jīng)上了 ERP 辦公軟件，在分類編號(hào)時(shí)應(yīng)該統(tǒng)，以便管理。四、采購述語 零采指價(jià)格較低，數(shù)量較少，一般指安全防護(hù)用品、辦公用品、 福利物資、常用工具、分析試劑、小五金、小型電器儀表、小型焊割 設(shè)備及材料、玻璃陶瓷儀器等物資，就近（靠近化工企業(yè)的城市）能 夠直接采購的零星物資，供貨期一般較短（一周內(nèi)） 。月計(jì)劃每月一次的物資申購計(jì)劃，每月只能申報(bào)一次下月物資， 申

9、報(bào)時(shí)間一般為每月的 25 日，采購部門辦理時(shí)間為申報(bào)日期的下月， 供貨期根據(jù)實(shí)際情況而定。急件為滿足生產(chǎn)需要的無預(yù)測(cè)無計(jì)劃性物資需求申報(bào)， 申報(bào)時(shí)間 不定，供貨時(shí)間盡可能短，業(yè)務(wù)辦理必須在申報(bào)后 24 小時(shí)內(nèi)辦理結(jié) 束；申報(bào)單除按月計(jì)劃需要相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字外， 還必須有企業(yè)第 一執(zhí)行管理者簽字（或由第一執(zhí)行人委托代表簽字） 合同辦理以合同方式為法律依據(jù)辦理訂單， 辦理合同需經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)、部門分管副總、技術(shù)副總、法律顧問、財(cái)務(wù)副總、企業(yè)法人（總 經(jīng)理、常務(wù)副總或法人委托人）審核審批的商務(wù)合同辦理。零采辦理指訂單辦理過程中為減少辦理程序， 縮短采購時(shí)間的商 務(wù)辦理，一般指價(jià)格較低（整單金額在貳萬

10、元以內(nèi)）或需求及時(shí)的物 資采購辦理， 商務(wù)辦理不分月計(jì)劃和急件， 采用零采協(xié)議作為法律依 據(jù)辦理訂單，內(nèi)容必須與合同相同，法律效力與合同相同，一般只需 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總（分管副、企業(yè)法人（總經(jīng)理、常務(wù)副總或法 人委托人）總不在企業(yè)時(shí)，電話請(qǐng)示辦理） 審核審批的商務(wù)合同辦理即可。化工主要原料在化工生產(chǎn)過程中經(jīng)化學(xué)或物理變化直接生成成品的原料，它占生產(chǎn)成本的比例較高，一般占7090%以上。化工輔助原料在主要原料生成成品的過程中起冷凝、潤滑、凈化、 正負(fù)催化作用的原料， 在正常情況下的用量較少， 并與成品產(chǎn)量或開 車時(shí)間成正比。五、供應(yīng)商的開發(fā)與選擇 供應(yīng)商的選擇開發(fā)及審查包括供應(yīng)商的資質(zhì)資料、

11、 財(cái)務(wù)狀況、 技術(shù)力 量、質(zhì)量管理、服務(wù)水平及信譽(yù)等。詳見供應(yīng)商的選擇與開發(fā) 六、物資采購流程 化工企業(yè)傳統(tǒng)采購常用如下流程的運(yùn)作： 物資計(jì)劃物資采購物資運(yùn)送檢驗(yàn)入庫付款1、計(jì)劃部門根據(jù)銷售計(jì)劃、庫存情況、生產(chǎn)計(jì)劃及設(shè)備運(yùn)行情況等計(jì)算出所需采購量。2、采購員接到計(jì)劃后，根據(jù)供應(yīng)商檔案選擇合適的供應(yīng)商，協(xié)商價(jià)格、價(jià)格條款、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨期、品質(zhì)要求、包裝、售 后服務(wù)等相關(guān)交易內(nèi)容，準(zhǔn)備采購合同，交上級(jí)審核確認(rèn)。3、訂單經(jīng)內(nèi)部審核無誤，請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)后按訂單約定執(zhí)行。4、供應(yīng)商根據(jù)訂單要求發(fā)貨后，采購人員通知各相關(guān)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收貨物，如需短途運(yùn)輸?shù)奈镔Y則安排具體的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸時(shí)間， 以確

12、保生產(chǎn)的連續(xù)性。5、使用部門收到貨后，如驗(yàn)收貨物資質(zhì)和數(shù)量無誤，采購員按入庫情況通知供應(yīng)商開具發(fā)票。6、采購收到供應(yīng)商發(fā)票后，與入庫單、計(jì)劃單、審批表（合同或訂單）、驗(yàn) 收單（驗(yàn)收單含貨物及除發(fā)票外的單證驗(yàn)收）一起交企業(yè)財(cái) 務(wù)部審核入賬結(jié)算。7、發(fā)票等資料經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無誤后，采購員向財(cái)務(wù)結(jié)算中心申請(qǐng)，及時(shí)給供應(yīng)商付款。8、根據(jù)物資相關(guān)資料，采購員隨時(shí)跟蹤材料具體生產(chǎn)使用情況并及時(shí)向供應(yīng)商反饋，使物資品質(zhì)達(dá)到生產(chǎn)需要的水平。上述流程是從采購流程工作角度出發(fā)，而在具體執(zhí)行每一項(xiàng)工作時(shí)， 它又被分割由不同的職能部門共同完成。 其中，物資計(jì)劃由使用部門 和主管部門完成，物資采購由供應(yīng)部門完成，檢驗(yàn)、入

13、庫分別由質(zhì)檢 部門和倉儲(chǔ)部門完成， 而最終付款要經(jīng)過企業(yè)財(cái)務(wù)部門完成。 采購數(shù) 量根據(jù)“以銷定產(chǎn)（或以產(chǎn)定銷） ，以產(chǎn)定購”的思想確定，全部流 程的實(shí)施情況是由采購部門來負(fù)責(zé)跟蹤并向相關(guān)部門反饋。這種原有流程在實(shí)際運(yùn)作中存在一些積弊：1、采購審批環(huán)節(jié)多帶來的低效為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理， 企業(yè)建立了許多采購制度及審批手續(xù)， 從最 初的下單到最后的付款， 大量的時(shí)間都是在傳遞文件、 審核簽字的等 待中消耗。 而這些環(huán)節(jié)事實(shí)上并沒有實(shí)現(xiàn)增值， 基本上都是用來監(jiān)督 內(nèi)部職工的， 但大大降低了采購運(yùn)行的效率， 也是內(nèi)部員工推卸責(zé)任 的最好方式。 如采購沒有按時(shí)供貨， 是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有及時(shí)對(duì)訂單審核 簽字；而

14、延誤供應(yīng)商付款時(shí)間以致延誤物資發(fā)貨時(shí)間， 是因?yàn)樨?cái)務(wù)審 核處理太慢等。2、各部門的本位主義與信息流動(dòng)的低效使內(nèi)耗增加，內(nèi)部組織成本上升 采購流程一項(xiàng)業(yè)務(wù)由多個(gè)職能部門共同監(jiān)督制約完成， 正如上面所分 析的，部門間工作存在相互制約的功能， 企業(yè)也正是因此而使其最終 的采購行為趨向合理化。 但在企業(yè)中， 各部門不可避免地會(huì)產(chǎn)生本位 主義，形成一個(gè)個(gè)利益中心。部門間邊界也極為明顯，而在一個(gè)部門 內(nèi)部的各工作組之間也會(huì)產(chǎn)生類似 的利益中心。 各部門都專注于完成自己的本職工作， 努力使自身工作 達(dá)到最優(yōu)，如此使部門間的矛盾激化了，若發(fā)生利益沖突，各部門都 會(huì)不自覺地維護(hù)自身利益， 使企業(yè)為協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗

15、去了大量的精力， 企業(yè)整個(gè)采購流程處于低效狀態(tài)。 部門間及部門內(nèi)部信息不對(duì)稱且信 息流動(dòng)速度較慢，使重復(fù)勞動(dòng)和無效勞動(dòng)產(chǎn)生。從流程中可看出，企 業(yè)采購流程的高效運(yùn)行很大程度上信賴于信息快速而正確的流動(dòng)， 而 工作的專業(yè)化分工要求采購在跟蹤時(shí)， 必須和相關(guān)部門協(xié)調(diào)完成并及 時(shí)反饋，實(shí)現(xiàn)事前監(jiān)督控制。但很多企業(yè)信息共享程度不高，使其信 息的快速流動(dòng)取決于員工個(gè)人的工作效率。3、為加強(qiáng)部門間的溝通，書面主義和重復(fù)勞動(dòng)產(chǎn)生為加強(qiáng)部門信息在部門間快速而正確流動(dòng)， 便于及時(shí)溝通， 類似的部 門間圓桌會(huì)議、 書面主義出現(xiàn)， 大量的人力將時(shí)間無止境地投放于開 會(huì)、作書面報(bào)告及發(fā)放文件中。 采購總是在與其他部門

16、開會(huì)協(xié)商具體 事宜，如材料能否按計(jì)劃要求及時(shí)發(fā)運(yùn)、能否及時(shí)入庫、入庫數(shù)量是 否有偏差及考究原因、 材質(zhì)是否適合生產(chǎn)所需要等等， 而事實(shí)上占用 了大家寶貴時(shí)間的會(huì)議只是暫時(shí)緩和了部門間工作的矛盾， 協(xié)調(diào)會(huì)議 并不能從本質(zhì)上解決其矛盾的根源。類似的問題會(huì)重復(fù)產(chǎn)生。于是， 采購開始作書面報(bào)告期待能解決問題， 而一份書面報(bào)告從擬定到發(fā)放 到各部門并簽字確認(rèn)， 又將耗去采購人員大量時(shí)間精力。 重復(fù)勞動(dòng)就 這樣產(chǎn)生了。重復(fù)勞動(dòng)產(chǎn)生的后果表現(xiàn)于采購整日忙于信息跟蹤及反 饋中，中級(jí)領(lǐng)導(dǎo)被陷于大量的隨機(jī)性大的緊急事務(wù)的處理中。 采購因 工作量加大使其對(duì)工作及合作人員產(chǎn)生了抱怨心理， 這又會(huì)直接影響 到其他部門的

17、合作，而使部門間的信息流動(dòng)變慢。4、采購的工作重心發(fā)生了偏差采購的工作職能和重心應(yīng)該是如何有效地管理供應(yīng)商和原材物料來 滿足生 產(chǎn)的需要，因?yàn)槿绻髽I(yè)市場(chǎng)化，那么采購的最終顧客是生產(chǎn)。這要 求采購須對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商建立完整的檔案， 進(jìn)行及時(shí)考核， 與供應(yīng)商一 起開發(fā)和合作，為生產(chǎn)及時(shí)提供質(zhì)高價(jià)低的材料；同時(shí)，在市場(chǎng)尋找 新的合作伙伴，開發(fā)新材料，充分了解市場(chǎng)信息，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，從 材料開始，保證企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的強(qiáng)應(yīng)變能力。而在原有的流程中，采購 為實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的正確面快速的流動(dòng)耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力， 其工作職能發(fā)生偏差。5、采購周期的延長影響了企業(yè)整體的運(yùn)作效率上述原因使企業(yè)的采購周期被人為地延

18、長。 采購周期長， 必然會(huì)以高 采購數(shù)量為代價(jià)來保證生產(chǎn)的連續(xù)性， 企業(yè)存貨成本增加， 資金流動(dòng) 性減弱，財(cái)務(wù)工作難度加大。同樣，銷售計(jì)劃的預(yù)測(cè)性減弱，銷售部 門有時(shí)不得不以消化庫存為前提來接訂單， 生產(chǎn)、研發(fā)等部門也受到 相應(yīng)影響，而這種 “連鎖負(fù)效應(yīng)”更會(huì)影響企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力最終 影響企業(yè)效益?，F(xiàn)代許多化工企業(yè)在人員管理上充分培訓(xùn)企業(yè)文化， 在采購流程及制度上不斷更新和完善使其更加具有科學(xué)化和適用性，在辦公工具上逐 步電腦化，信息上逐步多樣化（包括網(wǎng)絡(luò)信息等），在溝通上逐步程 序化，這些措施大大提高了采購效率；采購流程的每一步精細(xì)化和科 學(xué)化，這樣大大降低了庫存及資金積壓又能更好地保證生

19、產(chǎn)的正常進(jìn)行?，F(xiàn)代化工企業(yè)科學(xué)采購流程可參照?qǐng)D1（一）需求計(jì)劃 化工企業(yè)物資申購計(jì)劃分年度、半年、季度、月度、每詢物資需求申 購計(jì)劃和急需物資需求申購計(jì)劃，一般只有月度計(jì)劃申購和急件需求申購，月度物資申購由各使用部門統(tǒng)一報(bào)到對(duì)應(yīng)主管部門，由主管部 門統(tǒng)一校正審核進(jìn)行審批申報(bào):應(yīng)付結(jié)需求計(jì) 評(píng)估供應(yīng)合格供應(yīng)售后服務(wù) 到貨結(jié)洽談優(yōu) 索清算票簽定定 檢驗(yàn)入支付訂 交跟蹤定物資采購流程圖、生產(chǎn)部:生產(chǎn)化工物資月計(jì)劃：1、設(shè)備動(dòng)力部：生產(chǎn)設(shè)備物資月計(jì)劃；2、辦公室：辦公用品、福利用品等后勤物資月計(jì)劃；34、工程技術(shù)部：技改工程物資、建材物資；5、安環(huán)部：安全防護(hù)用品、消防器材等計(jì)劃：6、急需物資申購計(jì)劃

20、由使用部門申報(bào), 并按程序報(bào)批。 申購計(jì)劃程序包括：申報(bào)、校核、審批、簽收確定 與業(yè)務(wù)分配；，申購計(jì)劃必須嚴(yán)謹(jǐn)）1、申購以表格的形式填報(bào)（詳見物資申購計(jì)劃表（詳必須經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男枨蠓治龃_定需求物資及需 要數(shù)量和需要時(shí)間性和計(jì)劃性，）申報(bào)名稱必須統(tǒng)一、齊全和規(guī)范。申報(bào)人1；化工企業(yè)物資申購計(jì)劃 見）（.員不能根據(jù)它的形狀、用 途等胡亂想像命名，必須與實(shí)物的書面名稱相符；物資名稱是英文時(shí), 申報(bào)人員可以翻譯成正確的中文， 也可以把英文名稱寫全；按實(shí)物購 買的物資盡可能繪制清晰圖紙；是買主體設(shè)備或配件，在名稱上必須） 物資型號(hào)規(guī)格必須規(guī)范，申報(bào)人員必須清楚型號(hào)規(guī)格中各數(shù)字或字（清楚；2母各代表什么意思

21、，不能想當(dāng)然的增加或減少數(shù)字；當(dāng)需 求物資技術(shù)參數(shù)改變.時(shí)，不能照抄名牌，需對(duì)應(yīng)調(diào)整型號(hào)規(guī)格里的數(shù)字或字母；如型號(hào)規(guī) 格不能說明相關(guān)技術(shù)要求的必須加注說明， 但不能造成說明與型號(hào)規(guī) 格相互矛盾；（3）用途必須落實(shí)到具體設(shè)備或工藝點(diǎn)，不能大略地寫 分廠、車間或工段了事；（4）申報(bào)物資的單位必須根據(jù)需求物資實(shí)情 填寫，不能有多義或錯(cuò)解，如臺(tái)、套、只、支、棵、顆、件必須清楚;（5）倉庫應(yīng)存、完好數(shù)量根據(jù)庫存要求和實(shí)情填寫，本次申購、本次批購數(shù)量不能脫離實(shí)情申報(bào)和審批；（6）需要時(shí)間必須根據(jù)生產(chǎn)情 況嚴(yán)謹(jǐn)填寫，特殊急需物資必須注明急需原因，以便供應(yīng)人員按時(shí)采 購或及時(shí)反饋；（7）新物資或新設(shè)備申購計(jì)劃

22、時(shí)必須同時(shí)提供詳細(xì)的 技術(shù)要求和技術(shù)參數(shù);2、校核是對(duì)申購計(jì)劃進(jìn)一步復(fù)查，由使用單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核,校核的內(nèi)容包括申購單上的每一項(xiàng)內(nèi)容;3、審核審批是主管部門領(lǐng)導(dǎo)和公司項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申報(bào)表進(jìn)行全面分析、審議和批示;4、簽收確認(rèn)與任務(wù)分配。簽收確定是采購部門對(duì)申購單上的各項(xiàng)申購內(nèi)容和校核審批程序進(jìn)行確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)糾正，確認(rèn)無誤的給 予簽收；采購工作分配是采購部門收到申購表后將各項(xiàng)采購物資對(duì)應(yīng) 采購業(yè)務(wù)員職能進(jìn)行工作分配，并要求業(yè)務(wù)員按供應(yīng)商檔案記錄在案 的合格供應(yīng)商進(jìn)行發(fā)函或發(fā)標(biāo)。具體如下：（1）申購單各欄填寫是否 清楚；（2）按分配原則分派采購任務(wù)；（3）急件優(yōu)先分派辦理；（4） 無法于

23、需用日期辦妥及時(shí)聯(lián)系申購部門；（5）撤銷申購單應(yīng)先送辦理。（二）訂單生存 訂單生存的采購模式有網(wǎng)絡(luò)采購、及時(shí)采購、聯(lián)合采購、集中采購、 買斷采購、比較采購、招標(biāo)采購、固定廠商長期采購及外包采購等, 每種采購的程序 都需要經(jīng)過詢（招）、回（投）、議（洽談）、審（審核、審批）、定的 過程。詢議內(nèi)容主要包括質(zhì)量、價(jià)格、交期及服務(wù)等（詳見 采購訂 單成生事項(xiàng)）。.（三）訂單跟催 訂單跟催是采購人員的重要職責(zé)。 訂單跟催的目的有三個(gè)方面：促進(jìn) 合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際 訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì)產(chǎn)生相互矛盾，突出 的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求

24、不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存 難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購 能力的關(guān)鍵指標(biāo)。1、訂單跟催過程1）合同執(zhí)行前跟蹤當(dāng)一個(gè)訂單合同制訂之后， 供應(yīng)商是否接受訂單， 是否及時(shí)簽訂等都 是采購部長要及時(shí)了解的情況。在采購環(huán)境里，同一物料有幾家供應(yīng)商可供選擇是十分正常的情況， 獨(dú)家供應(yīng)的情況是很個(gè)別的。 雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例， 但是在 具體操作時(shí)還可能會(huì)遇到供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因拒絕訂單的情況。 由于 時(shí)間的變化，供應(yīng)商可能要提出改變“認(rèn)證合同條款” ，包括價(jià)格、 質(zhì)量、期貨等， 作為采購部長應(yīng)該充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可選 擇的供應(yīng)商。 如果供應(yīng)商按時(shí)簽返訂單合同， 則說明

25、供應(yīng)商的選擇正 確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，千萬不可勉強(qiáng)，可以在采購環(huán)境 里另外選擇其他供應(yīng)商， 必要時(shí)要求技術(shù)人員協(xié)助辦理。 與供應(yīng)商正 式簽訂過的合同要及時(shí)存檔，為以后查閱作好準(zhǔn)備。2）合同執(zhí)行過程跟蹤與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力， 采購部長應(yīng)該全力跟蹤， 合同確 實(shí)需要 變更時(shí)要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。訂單跟催要把 握以下事項(xiàng)：1）嚴(yán)密跟蹤嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過程， 保證訂單正常進(jìn)行。 如果發(fā)現(xiàn) 問題要及時(shí)反饋， 需要中途變更的要立即解決， 不能夠在這方面耽誤 時(shí)間。不同種類的物料，其準(zhǔn)備過程也不同，總體上可以分為兩類： 一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的物料，

26、存在加工過程的周期 比較長，出現(xiàn)問題幾率大的情況；另一類是供應(yīng)商有庫存，不存在加 工過程，周期相對(duì)比較短，不容易出現(xiàn)問題。在這種情況下，前者跟 蹤的過程就比較復(fù)雜，后者相對(duì)比較簡(jiǎn)單。2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)要求形式如果因生產(chǎn)需要緊急， 要求本批物資立即到貨， 采購員就應(yīng)該馬上與 供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)， 必要時(shí)還應(yīng)該幫助供應(yīng)商解決疑難問題， 保證需求 物料的準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。我們現(xiàn)在常把供應(yīng)商視為戰(zhàn)略伙伴，這時(shí)正是“伙 伴”表現(xiàn)友情的時(shí)候。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)過研究決定延 緩或取消本次訂單物料供應(yīng)， 采購部長也應(yīng)該立即與供應(yīng)商進(jìn)行溝通， 確認(rèn)可以承受的延緩時(shí)間， 或者終止本次訂單操作， 同時(shí)應(yīng)該給供應(yīng) 商相應(yīng)

27、的賠款。3）慎重處理庫存控制庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了采購部長的水平。既不能讓生產(chǎn)缺料， 又要保持最低的庫存水平， 這確實(shí)是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的問題。 采 購部長表現(xiàn)如何，從這一問題就可以看出高低。當(dāng)然，庫存問題還與 采購環(huán)境的柔性有關(guān)， 這方面也會(huì)反映出計(jì)劃人員的水平， 另外庫存 問題也與計(jì)劃管理人員有關(guān)。4）控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)物料到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)， 對(duì)國內(nèi)供應(yīng)商一般是指到達(dá)企業(yè)物資 庫房，地理位置偏避的化工企業(yè)，交貨還可能在就近的物流中心、火 車站、汽車站或碼頭、港口；對(duì)境外供應(yīng)商交貨一般是指到達(dá)企業(yè)的 國際物流中轉(zhuǎn)中心或企業(yè)就近碼頭、港口。 在境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨之前會(huì)將

28、到貨 情況表單傳真給采購部門， 訂單操作者必須按照原先所下的訂單對(duì)到 貨的物料、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始 辦理付款手續(xù)。在這方面的常識(shí)是： 境外物料的付款條件可能是預(yù)付或即期付款， 般不采用延期付款。 由于與供應(yīng)商進(jìn)行一手交錢一手交貨的方式， 因 此要求采購部長必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。7）合同執(zhí)行后跟蹤在按照合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款后需要進(jìn)行訂單跟催。訂單執(zhí)行完畢的條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款， 如果供應(yīng)商 未收到貨款，采購部長有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作， 否則會(huì)影響企業(yè)的信譽(yù)。另一方面，物料在運(yùn)輸或者檢驗(yàn)過程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些問題，偶

29、發(fā) 性的小問題可由采購部長或者現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)人員與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系解決。2、補(bǔ)充說明訂單跟催還有幾點(diǎn)需要進(jìn)行以下補(bǔ)充說明：1）在訂單跟催過程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、 貨期等的變化情況。需要對(duì)合同的條款進(jìn)行修改的， 要及時(shí)提醒相關(guān)人員， 以利于訂單操 作。2）注意把合同、各類經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的分類保存工作做好。有條件的，可以采用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理， 將合同進(jìn)展情況錄入計(jì)算機(jī) 中，借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理跟蹤合同。3）供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)訂單下達(dá)以及訂單跟催具有重要的參考價(jià)值，因此應(yīng)當(dāng)注意利用供應(yīng)商的歷史情況來決定對(duì)其實(shí)施的過程 辦法。掌握采購環(huán)境中供應(yīng)商表現(xiàn)數(shù)據(jù)的多寡， 是衡量采購部長水平 的一個(gè)重要指標(biāo)。

30、而物料采購合同在簽訂過程離不開采購成本的降低， 要發(fā)展，企業(yè)要 生存、中的監(jiān)督和管理， 將直接影響采購成本的降低空間與企業(yè)效益最大化 的創(chuàng)造。因此，合同管理在物料供應(yīng)工作中占有不可替代的重要地位 和作用。一些企業(yè)的具體做法是：1）加強(qiáng)合同的立項(xiàng)審批。合同立項(xiàng)是合同管理的起點(diǎn)，合同立項(xiàng)的主要依據(jù)是企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)專業(yè)管理計(jì)劃。 超過計(jì)劃數(shù)量購置的不 能對(duì)外簽合同。2）認(rèn)真開展資信調(diào)查。 簽約對(duì)方主體是否合格、 是否有履約能力， 是合同簽約前要搞清楚的一個(gè)重要問題。3）實(shí)施物料招標(biāo)采購。化工企業(yè)把實(shí)行招標(biāo)作為降低采購成本的一條主要途徑，擴(kuò)展到物料采購的全方位、全過程。4）加強(qiáng)合同審查。5）抓好合同的簽證。通過鑒證，一方面可保證合同履約率達(dá)到 100%；另一方面可對(duì)合同文本、 對(duì)方證件再進(jìn)行一次全面的審查， 能有力地 保證合同的合法性和簽約質(zhì)量。6）合同