XX_MM_BPD_150采購(gòu)訂單下單流程_20210815_V2

1、XXXXERP系統(tǒng)實(shí)施一期工程藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段文檔ERP系統(tǒng)實(shí)施一期工程MM模塊業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)流程編號(hào)MM BPD 150流程名稱米購(gòu)訂單下單流程編寫人審核人會(huì)審簽字批準(zhǔn)人生效日期發(fā)放部門目錄1 業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)介 42 關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求 43 業(yè)務(wù)流程圖 54 流程說(shuō)明 65 系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置特殊要求 86 主要業(yè)務(wù)變更和得益 87 報(bào)表及表單 98 系統(tǒng)接口 9文檔修改記錄版本版本描述編寫人最后修改日期V1初稿2021-7-6V2終稿2021-8-151 業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)介1流程的主要內(nèi)容： 本流程主要描述方案物流部根據(jù)采購(gòu)需求， 進(jìn)行采購(gòu)訂單的下達(dá)、 部門審核、 交期確認(rèn)的過(guò)程。2流程適用范圍：組織范圍：適用于

2、XXXX 文具股份及 XXXX 亞洲； 業(yè)務(wù)范 圍：商品采購(gòu)類正常產(chǎn)品、宣傳道具、市場(chǎng)物料等 的采購(gòu)訂單下 達(dá)業(yè)務(wù)。3 流程的詳細(xì)設(shè)計(jì)及相關(guān)重要決定： 方案物流部根據(jù)審批后的總倉(cāng)采購(gòu)需 求單以及運(yùn)行 MRP 生成的總倉(cāng)的采購(gòu) 申請(qǐng)單，下達(dá)采購(gòu)訂單，并將采購(gòu)訂 單打印 或發(fā)送郵件給相應(yīng)供應(yīng)商； 方案物流部接到分倉(cāng)的采購(gòu)需求單， 直接下達(dá)分倉(cāng)的采購(gòu)訂單； 采購(gòu)訂單經(jīng)過(guò) SAP 審核后，方可打印采購(gòu)訂單， 且打印的采購(gòu)訂單上能夠 顯示審批人，未來(lái)可根據(jù)供應(yīng)商需求在紙質(zhì)單據(jù)上 手工簽字或蓋公司章。2 關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求供應(yīng)商回傳的訂單采購(gòu)時(shí)間超過(guò)合同采購(gòu)周期時(shí)， 由方案物流部與供應(yīng)商協(xié) 商，假設(shè)協(xié)商未果，且

3、訂單緊急情況下，需商品采購(gòu)部協(xié)助； 假設(shè)采購(gòu)訂單與原 需求有差異， 需與需求部門確認(rèn)調(diào)整結(jié)果后， 方可下達(dá)采購(gòu) 訂單； 下達(dá)采購(gòu)訂單時(shí)，必須要有物料編碼、供應(yīng)商編碼、采購(gòu)價(jià)格等信息； 考慮 經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量的實(shí)現(xiàn)采購(gòu)費(fèi)用本錢、成品本錢、 MOQ 等最經(jīng)濟(jì)的組 合， 需多方面考慮。4流程說(shuō)明編號(hào)業(yè)務(wù)步驟說(shuō)明時(shí)效工時(shí)部門/崗位業(yè)務(wù)表單注釋2B-1經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審批的采購(gòu)需求提交到供應(yīng)商組訂單員即時(shí)相關(guān)部門/供應(yīng) 商組?新品需求表?、?臨時(shí)插單申 請(qǐng)?、?促銷需 求表?、?外銷 需求表?、?直發(fā) 申請(qǐng)表?、?補(bǔ)單 申請(qǐng)表?等表單暫未統(tǒng)一格式2B-2系統(tǒng)通過(guò)MRP生成的采購(gòu)申請(qǐng)單 或 手工創(chuàng)立采購(gòu)申請(qǐng)單即

4、時(shí)需求部門采購(gòu)申請(qǐng)單3B根據(jù)需求來(lái)源創(chuàng)立采購(gòu)訂單4H供應(yīng)商組采購(gòu)訂單采購(gòu)申請(qǐng)可 直接轉(zhuǎn)采購(gòu) 訂單，采購(gòu) 需求單那么要 手工創(chuàng)立采 購(gòu)訂單4B方案物流部經(jīng)理或總監(jiān)系統(tǒng)簽核 采購(gòu)訂單8H方案物流部系統(tǒng)簽核的 采購(gòu)訂單即 為有效訂單5B打印采購(gòu)訂單4H供應(yīng)商組6B傳送采購(gòu)訂單給供應(yīng)商4H供應(yīng)商組PDF的采購(gòu)訂單郵件傳送PDF版或傳直/、6C供應(yīng)商接受并回傳采購(gòu)訂單16H供應(yīng)商/工廠2個(gè)工作日7B供應(yīng)商回傳的訂單能否滿足 XXXX需 求74H供應(yīng)商組采購(gòu)周期以 合同規(guī)定的 為準(zhǔn)8A訂單不滿足的外協(xié)產(chǎn)品異常的由 商 品采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商， 自制產(chǎn) 品 由供應(yīng)商組與工廠協(xié)商更改方 案8H商品采購(gòu)部/供應(yīng)商

5、組正常情況下 由方案物流 部與供應(yīng)商 協(xié)商，異常 的商品采購(gòu)部協(xié)助處理8B-1判斷協(xié)商結(jié)果是否接受即時(shí)供應(yīng)商組訂單員要與需求部門 確認(rèn)是否接 受此方案8B-2協(xié)商方案可接受的米購(gòu)訂單是否只修改交貨期即時(shí)供應(yīng)商組8B-3只修改交期的米購(gòu)訂單直接修改 訂單日期即時(shí)供應(yīng)商組將以此為據(jù) 考核供應(yīng)商，并知會(huì) 需求部門9B-1不接受協(xié)商方案的訂單是否轉(zhuǎn)給其他供應(yīng)商即時(shí)供應(yīng)商組9B-2不只是修改交期或要轉(zhuǎn)其他供應(yīng) 商 的采購(gòu)訂單需方案物流部經(jīng)理 或負(fù) 責(zé)人取消采購(gòu)訂單審核4H內(nèi)方案物流部9B-3已確認(rèn)的訂單觸發(fā)“采購(gòu)訂單跟進(jìn) 流程即時(shí)供應(yīng)商組外銷訂單自 方案物流部 接單起協(xié)商 的工作日 內(nèi)，默認(rèn)系 統(tǒng)交期為

6、已 確認(rèn)的，國(guó) 際部可直接 在系統(tǒng)查詢 訂單情況10B采購(gòu)訂單取消審核后修改訂單內(nèi) 容含供應(yīng)商、SKU、數(shù)量等即時(shí)供應(yīng)商組要轉(zhuǎn)另一家 供應(yīng)商的可 直接在訂單 上修改；采 購(gòu)訂單修改 后再由方案 物流部負(fù)責(zé)人審核生效11B不轉(zhuǎn)其他供應(yīng)商的訂單作廢含需求單，作刪除標(biāo)記，保存記錄；知會(huì)需求部門并作廢需求申請(qǐng)單即時(shí)供應(yīng)商組11C供應(yīng)商取消采購(gòu)訂單即時(shí)供應(yīng)商5系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置特殊要求方案物流部訂單員有錄入、修改采購(gòu)收貨訂單的權(quán)限，事務(wù)代碼：ME21N、ME22N、ME23N ；方案物流部總監(jiān)及客服科經(jīng)理有審核采購(gòu)訂單的權(quán)限，事務(wù)代碼：ME28 ；商品采購(gòu)部有查看采購(gòu)訂單的權(quán)限，事務(wù)代碼：ME23N、ME2N

7、。6主要業(yè)務(wù)變更和得益編號(hào)流程改進(jìn)要點(diǎn)流 程 改 進(jìn)管 理 改 進(jìn)系統(tǒng)改進(jìn)010可直接打印已審核的采購(gòu)訂單直無(wú)須在系統(tǒng)外簽字審核，直接 或發(fā)送郵件給供應(yīng)商，提咼運(yùn)作效率；VV020對(duì)于MRP生成的采購(gòu)申請(qǐng)， 可批量轉(zhuǎn)換采購(gòu)訂單，無(wú)須手工創(chuàng)立采購(gòu)訂單，減少工作量，提上下單效率；VV030對(duì)于采購(gòu)訂單的任何修改操作，系統(tǒng)均保存修改日志，可追溯歷史記錄，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)訂單的管控，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。VVV7報(bào)表及表單編號(hào)報(bào)表/表單名稱描述類型工具標(biāo)準(zhǔn)/開(kāi) 發(fā)/系統(tǒng)外使用頻率010米購(gòu)需求單各類采購(gòu)需求表單開(kāi)發(fā)按需1 f lj020采購(gòu)申請(qǐng)單MRP生成的采購(gòu)需求表單標(biāo)準(zhǔn)按需030直發(fā)申請(qǐng)表采購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需040臨時(shí)插單申請(qǐng)采購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需1 f lj050新品需求表米購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需1 f lj060促銷申請(qǐng)表采購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需1 f lj070補(bǔ)單申請(qǐng)表采購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需1 f lj080外協(xié)采購(gòu)申請(qǐng)表國(guó)際 部米購(gòu)需求表單系統(tǒng)外按需1 f lj090采購(gòu)訂單標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單表單開(kāi)發(fā)按需1 f lj100采