中建八局ERP二期用戶操作手冊-合同與成本管理-1.0

1、0215095e9f7abb7c1f50113c81208bec.pdf合同與成本模塊中建八局ERP系統(tǒng)二期合同與成本模塊用戶操作手冊創(chuàng)建日期：Apr.4 ,2011當(dāng)前版本：1.0文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考2011-04-20Deloitte1.0分發(fā)拷貝號名字區(qū)域1234目錄文檔控制ii概述1ERP 二期合同與成本管理總體藍(lán)圖1合同管理21合同評審結(jié)構(gòu)維護(hù)22合同信息錄入43合同清單項導(dǎo)入（或錄入）154合同附件上傳215合同評審246補(bǔ)充合同及簽證錄入277合同狀態(tài)修改318合同報表查看40成本管理469總包報量4610產(chǎn)值明細(xì)錄入4811合同清單導(dǎo)入生成一攬子采購協(xié)議5012

2、分包報量5313成本報表查看54中建八局和德勤公司共同知識產(chǎn)權(quán)3概述ERP 二期合同與成本管理總體藍(lán)圖本部分操作手冊以<<中建八局ERP系統(tǒng)二期解決方案-合同管理_v3.3>>和<<中建八局ERP系統(tǒng)二期解決方案-成本管理_v4.4>>為設(shè)計原則，細(xì)化未來業(yè)務(wù)藍(lán)圖中各業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中的實現(xiàn)方法。ERP合同管理總體藍(lán)圖ERP成本管理總體藍(lán)圖合同管理本章涉及的是合同相關(guān)的內(nèi)容，需要根據(jù)實際合同簽訂情況在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)錄入，并進(jìn)行在線評審。1合同評審結(jié)構(gòu)維護(hù)1.1定義評審結(jié)構(gòu)評審結(jié)構(gòu)目前交由局里統(tǒng)一維護(hù)，如果各個公司有特殊的評審流程，需要和

3、局合約部提申請，由局合約部統(tǒng)一維護(hù)評審結(jié)構(gòu)。路徑：局機(jī)關(guān)合同超級用戶-CCEED 工作流設(shè)置界面工作流名稱評審結(jié)構(gòu)的名稱，如果是通用的流程可以取通用的名稱，否則要在名稱里寫明是什么公司使用的流程。工作流類型就選擇“合同評審工作流”。工作流審批順序只能輸入整數(shù)，系統(tǒng)按照數(shù)字從小到大進(jìn)行排序。在同一個流程里不可以輸入相同的數(shù)字，如果是會審的情況，可以在評審節(jié)點(diǎn)輸入，比如“二級公司-會審部門”。評審節(jié)點(diǎn)具體的評審部門名稱。所屬公司層次選擇局，二級公司，三級公司，四級公司，項目部，共5個層面。1.2定義評審人員由各個公司的關(guān)鍵用戶進(jìn)行維護(hù)，指定每個評審節(jié)點(diǎn)涉及到的具體人名信息。路徑：局機(jī)關(guān)合同超級用戶

4、-CCEED 工作流審批人員設(shè)定工作流名稱進(jìn)入該界面，第一步先按“F11”，第二步在工作流名稱輸入關(guān)鍵字段信息加%，比如查天津公司的總包合同評審流程，但是不知道具體的名稱，可以輸入“%天津%總包%”，第三步按“Ctrl+F11”即可查詢出來。工作流類型系統(tǒng)默認(rèn)顯示。組織選擇具體的公司名稱。評審節(jié)點(diǎn)選擇該評審流程里涉及到的評審節(jié)點(diǎn)。項目編號如果某評審人員只能評審具體的項目，則這里要選擇具體的項目編號。項目名稱系統(tǒng)默認(rèn)顯示。人員信息該公司，該評審節(jié)點(diǎn)對應(yīng)的人員名稱。組織部門系統(tǒng)默認(rèn)顯示。職務(wù)系統(tǒng)默認(rèn)顯示?？删芙^選擇“是”代表該人員可以拒絕評審，將合同退回重新起草。1.3定義授權(quán)審批對于公司領(lǐng)導(dǎo)由于

5、某種原因無法上網(wǎng)，以至于不能登陸到ERP系統(tǒng)進(jìn)行在線評審的情況，只要該情況是預(yù)先可以知道的，那么可以提前設(shè)置被授權(quán)人在指定的日期范圍內(nèi)替該領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評審。路徑：局機(jī)關(guān)合同超級用戶-CCEED 合同評審授權(quán)授權(quán)人登陸ERP的人員。被授權(quán)人指定具體的被授權(quán)人。工作流名稱指定具體的評審流程名稱。開始時間該授權(quán)生效的開始時間。結(jié)束時間該授權(quán)生效的結(jié)束時間。2合同信息錄入將來需要在ERP中進(jìn)行管理的合同主要有9類，具體為：代碼名稱A總承包合同對外以局名義B總承包合同對外自身名義C總承包合同對內(nèi)D投融資合同以局名義E投融資合同自身名義（暫不啟用）F勞務(wù)分包合同G專業(yè)分包合同H物資采購合同I設(shè)備、周轉(zhuǎn)料租賃合

6、同2.1新建空白合同路徑：合同超級用戶合同組織器單擊“新建文檔”：彈出創(chuàng)建合同頁面：系統(tǒng)提供三種新建合同的方式：“新建空白合同文檔”、“從現(xiàn)有合同文檔復(fù)制”、“根據(jù)模板創(chuàng)建”。操作人員可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的方式新建合同。新建空白合同文檔：在合同創(chuàng)建頁面選擇“新建空白合同文檔”并單擊“下一步”后彈出上圖所示對話框，根據(jù)合同實際需要填寫對應(yīng)字段的信息：類型：“類型”字段中可以選擇到所有的合同類型。意向：根據(jù)所選合同類型，系統(tǒng)自動產(chǎn)生“購買”或“出售”。編號：編號字段輸入任意數(shù)字，創(chuàng)建合同完成后系統(tǒng)會根據(jù)合同編碼規(guī)則自動生成合同編號。幣種：選擇合同所對應(yīng)的幣種。起始日期：合同創(chuàng)建的日期。物料主組織：

7、系統(tǒng)中有默認(rèn)的物料主組織“CCEED_物料主組織”。業(yè)務(wù)實體：選擇所創(chuàng)建合同的對應(yīng)業(yè)務(wù)實體。合同信息輸入完成后，單擊“完成”按鍵，系統(tǒng)提示“已成功地創(chuàng)建新的合同文檔”單擊“確定”鍵進(jìn)入到新創(chuàng)建的合同的頁面：2.2定義合同模板路徑：合同超級用戶合同組織器單擊工具欄左上方標(biāo)出的查找標(biāo)志彈出合同查詢頁面輸入查詢條件查找出需要設(shè)置為模板的合同單擊“轉(zhuǎn)至”，選擇“擬定工作臺”打開合同，單擊“活動”鍵，選擇“另存為模板”彈出下圖窗口，填寫模板編號后點(diǎn)擊確認(rèn)，完成合同模板的創(chuàng)建。2.3定義9種類型的合同路徑：合同超級用戶合同組織器單擊“新建文檔”：彈出創(chuàng)建合同頁面：系統(tǒng)提供三種新建合同的方式：“新建空白合同

8、文檔”、“從現(xiàn)有合同文檔復(fù)制”、“根據(jù)模板創(chuàng)建”。操作人員可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的方式新建合同。推薦使用“根據(jù)模板創(chuàng)建”。選擇“根據(jù)模板創(chuàng)建”后，單擊“下一步”，彈出頁面如下：類型：類型彈性域中選擇需要創(chuàng)建的合同對應(yīng)的類型編號：選擇創(chuàng)建合同所引用的模板的編號復(fù)制：勾選需要從模板復(fù)制到合同上的內(nèi)容單擊“下一步”，彈出下圖對話框。此頁面中所需填寫內(nèi)容與“2.1新建空白合同”所填內(nèi)容相同合同信息填寫完成后單擊“完成”鍵，出現(xiàn)下圖提示，創(chuàng)建合同成功：單擊“確定”進(jìn)入合同頁面：合同基本內(nèi)容合同主要內(nèi)容合同當(dāng)事人合同清單項提交評審根據(jù)不同合同類型，將各類型合同需要填寫的字段按順序填寫到“合同基本內(nèi)容”、“合

9、同主要內(nèi)容”、“合同當(dāng)事人”、“合同清單項”、“提交審批”選項卡中，具體需要填寫的內(nèi)容見下表：合同類型代碼合同類型合同基本內(nèi)容合同清單項合同當(dāng)事人提交評審合同主要內(nèi)容A、B、C類合同使用總包合同編號合同名稱合同價款方案合同簽訂日期項目合同幣種合同簡稱無發(fā)包方/建設(shè)單位信息合同我方簽約主體當(dāng)事人實施主體當(dāng)事人類型工作流名稱總包合同-工期與工期違約責(zé)任總包合同-基本描述總包合同-價款與付款總包合同-結(jié)算及相關(guān)約定總包合同-其他違約責(zé)任，索賠及爭議解決總包合同-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任總包合同-重大風(fēng)險合同標(biāo)準(zhǔn)合同評審必填信息D、E類合同使用投融資合同編號合同名稱投資總額方案合同簽訂日期項目合同幣種合同簡

10、稱無合同對方主體類型工作流名稱合同評審必填信息投融資合同-關(guān)鍵信息F、G類合同使用分包合同編號合同名稱合同價款方案合同簽訂日期項目合同幣種合同簡稱行號行樣式項目物料編碼物料名稱行數(shù)量單價合同相對方1（默認(rèn)業(yè)主）合同相對方2（默認(rèn)總承包商）分供方名稱收單方收貨方類型工作流名稱合同評審必填信息分包合同-關(guān)鍵信息分包合同-聯(lián)系方式采購協(xié)議相關(guān)信息H類合同使用物資采購合同編號合同名稱合同價款方案合同簽訂日期項目合同幣種合同簡稱行號行樣式項目物料編碼物料名稱行數(shù)量單價分供方名稱收單方收貨方合同我方簽約主體當(dāng)事人類型工作流名稱合同評審必填信息物資采購合同-關(guān)鍵信息采購協(xié)議相關(guān)信息I類合同使用設(shè)備、周轉(zhuǎn)料具

11、租賃合同編號合同名稱合同價款方案合同簽訂日期項目合同幣種合同簡稱無分供方名稱收單方收貨方合同我方簽約主體當(dāng)事人類型工作流名稱合同評審必填信息采購協(xié)議相關(guān)信息租賃合同-關(guān)鍵信息3合同清單項導(dǎo)入（或錄入）3.1合同清單項導(dǎo)入路徑：合同錄入用戶CCEED合同清單項導(dǎo)入首先在excel中填寫下表，表中的數(shù)據(jù)是例子合同編號合同行號物料編碼物料名稱單價數(shù)量50402G1100012191010000001勞務(wù)分包隊使用物料-裝模板9.223450402G1100012291010000001勞務(wù)分包隊使用物料-裝吊頂279.227750402G1100012391010000001勞務(wù)分包隊使用物料-裝門

12、套98342然后另存為CSV格式的文件，截圖如下之后到ERP系統(tǒng)中打開合同清單項導(dǎo)入界面選擇CSV格式的文件存儲路徑點(diǎn)擊“驗證”，會有校驗過程，如果有錯誤請根據(jù)提示進(jìn)行修改后重新選擇并驗證驗證通過的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊導(dǎo)入查看該請求的輸出內(nèi)容根據(jù)輸出內(nèi)容來判斷合同清單導(dǎo)入成功與否。3.2合同清單項錄入路徑：合同錄入用戶合同組織器首先切換到對應(yīng)合同的“合同清單項”頁面，然后將鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊的合同號再點(diǎn)擊工具欄的“新建”按鈕，會看到左邊的合同號下出現(xiàn)“新行”字樣填寫行號，行樣式，物料編碼，物料名稱，行數(shù)量，單價，然后保存即可注意，新增下一行時，也要點(diǎn)到左邊的合同號上再點(diǎn)擊“新建”按鈕，否則會出現(xiàn)新行在某個具體

13、的行號之下，而不是在合同號下，請按照要求操作。下圖的結(jié)果是錯的。4合同附件上傳4.1上傳合同評審相關(guān)附件路徑：合同錄入用戶-合同組織器找到要上傳附件的合同并打開到“擬定工作臺”界面，點(diǎn)擊工具欄的按鈕選擇具體的附件類型，然后說明文件名稱和說明點(diǎn)擊“來源”頁，出現(xiàn)一個WEB界面點(diǎn)擊“Browse”找到要上傳的文件并點(diǎn)“提交”關(guān)閉web界面并在打開的小界面“文件是否已成功加載”點(diǎn)擊“是”這樣文件就上傳完畢了5合同評審5.1提交合同評審路徑：合同錄入用戶-合同組織器切換到“提交評審”界面點(diǎn)擊“啟動”提交評審，會出現(xiàn)提示框如果提示的評審人員與實際的評審流程一致，那可以點(diǎn)擊“確定”開始評審；否則點(diǎn)擊“取消

14、”檢查是否系統(tǒng)設(shè)置有問題需要改正后再提交評審。5.2在線評審路徑：用審批人員的賬號登陸系統(tǒng)，在界面右邊找到具體的合同評審?fù)ㄖc(diǎn)擊通知的鏈接到具體的評審界面在“附注”里可以填寫具體的評審意見，點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”即可將該評審工作流往后進(jìn)行。有“拒絕”權(quán)限的人員也可以點(diǎn)擊“拒絕”來中止工作流，由合同起草部門重新起草后再次提交。6補(bǔ)充合同及簽證錄入6.1補(bǔ)充合同錄入補(bǔ)充合同就是與9種合同類型的錄入方式，評審方式一致，唯一的區(qū)別在于需要填寫主要合同編號和主要合同名稱字段。6.2簽證錄入這里說的簽證是一個大的概念，既包含對業(yè)主的合同外收入，也包含對分供方的合同變更，還包含實際的簽證業(yè)務(wù)。只要出現(xiàn)合同變更的情況，

15、需要人為判斷變更大小是否需要簽補(bǔ)充合同，小的變更就走簽證。路徑：合同錄入用戶-合同組織器選擇新建空白文檔并點(diǎn)擊下一步類型選擇“簽證”，意向根據(jù)對業(yè)主還是對分供方選擇“出售”或“購買”，其他字段參考合同錄入章節(jié)的說明。在“合同基本內(nèi)容”頁面錄入黃色字段。在“合同主要內(nèi)容”頁面錄入“簽證-關(guān)鍵信息”和“合同評審必填信息”。在“合同清單項”頁面錄入或?qū)牒炞C明細(xì)清單項。在“提交評審”頁面啟動評審工作流。7合同狀態(tài)修改7.1提交更改申請并審批當(dāng)合同已經(jīng)評審?fù)ㄟ^之后，不能對該合同進(jìn)行任何修改，主要指合同狀態(tài)修改以及上傳新的合同附件。如果需要修改的話，要提交更改申請，經(jīng)過授權(quán)審批后方可進(jìn)行相關(guān)修改。路徑：

16、合同執(zhí)行用戶-合同組織器-擬定工作臺-轉(zhuǎn)至-更改管理點(diǎn)擊確定進(jìn)入更改管理界面點(diǎn)擊“新建”，新建更改申請?zhí)顚戭愋?，原因，更改正文之后保存會自動生成編號點(diǎn)擊“更改狀態(tài)”選擇“已提交”點(diǎn)擊“確定”，在狀態(tài)歷史記錄界面可以看到該更改申請已經(jīng)提交到審批人那里。根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的授權(quán)更改審批人，用他的賬號登陸系統(tǒng)。找到類型為“OKE 更改請求流程”的通知打開并進(jìn)行審批再次到更改管理界面，可以查找到之前的更改申請狀態(tài)已經(jīng)變?yōu)椤芭鷾?zhǔn)”點(diǎn)擊“更改狀態(tài)”選擇“處理中”并點(diǎn)擊確定可以看到更改請求變?yōu)椤疤幚碇小?，且下邊的“實施”按鈕可以點(diǎn)點(diǎn)擊“實施”進(jìn)入到擬定工作臺界面，點(diǎn)擊“活動”選擇“更改合同狀態(tài)”進(jìn)入到合同狀態(tài)界面

17、，選擇新狀態(tài)，原因點(diǎn)擊“確定”，可以看到提示合同狀態(tài)更改成功。點(diǎn)擊OK即可?；氐礁墓芾斫缑妫檎业街暗母恼埱?，點(diǎn)擊“更改狀態(tài)”選擇“完成”可以看到該更改請求已經(jīng)完成下次需要再次對合同進(jìn)行更改的時候需要再次提交新的更改請求。8合同報表查看8.1合同評審狀態(tài)監(jiān)控報表路徑：合同-請求-運(yùn)行選擇“單個請求”點(diǎn)擊“確定”查找請求名稱并點(diǎn)擊“確定”填寫相應(yīng)參數(shù)并點(diǎn)擊確定點(diǎn)擊“提交”即可。點(diǎn)“否”結(jié)束提交，點(diǎn)“是”提交另一個請求。點(diǎn)擊工具欄的查看-請求不用輸入條件直接點(diǎn)“查找”鼠標(biāo)點(diǎn)到具體的請求，然后點(diǎn)“查看輸出”選擇瀏覽方式點(diǎn)“確定”該報表可以復(fù)制到excel中。8.2合同評審信息輸出報表參考上邊的

18、操作，選擇具體的請求名稱。8.3合同交底表參考上邊的操作，選擇具體的請求名稱。成本管理在項目執(zhí)行過程中發(fā)生的成本數(shù)據(jù)要按照要求在ERP中進(jìn)行報量，之后才可以進(jìn)行成本分析，也就是說，報量數(shù)據(jù)是成本分析的基礎(chǔ)。9總包報量9.1總包報量錄入路徑：合同錄入用戶-CCEED 總包報量查詢界面可以輸入相關(guān)的查詢條件進(jìn)行查找。如果是錄入新的數(shù)據(jù)，則點(diǎn)擊“新建”即可。錄入項目號，合同編號，報量日期，向業(yè)主報量金額，其中簽證部分，施工圖量金額，其中簽證部分。點(diǎn)擊“保存”即可完成錄入。由于業(yè)主確認(rèn)一般滯后，所以待業(yè)主確認(rèn)后再回頭查找到該筆數(shù)據(jù)補(bǔ)充維護(hù)剩余的字段信息。并且保存。每個期間應(yīng)該將業(yè)主確認(rèn)金額及時產(chǎn)生開單

19、事件。對于有業(yè)主確認(rèn)數(shù)據(jù)的項目要點(diǎn)擊“啟動項目開單”。點(diǎn)擊“是”系統(tǒng)提示該項目已經(jīng)開單，點(diǎn)擊“確定”即可完成開單。10產(chǎn)值明細(xì)錄入10.1錄入人材機(jī)維度的產(chǎn)值明細(xì)對業(yè)主的產(chǎn)值數(shù)據(jù)，為了便于日后進(jìn)行成本分析，需要將產(chǎn)值拆分到人材機(jī)的維度，每個期間錄入系統(tǒng)。路徑：合同錄入用戶-CCEED 產(chǎn)值錄入點(diǎn)擊“新建”錄入具體數(shù)據(jù)選擇具體的分析項錄入。對于勞務(wù)分包，專業(yè)分包，材料用量，周轉(zhuǎn)工具，大型機(jī)械還需要錄入其明細(xì)數(shù)據(jù)。當(dāng)分析項為“材料用量”時，點(diǎn)擊“明細(xì)產(chǎn)值”進(jìn)入下一個界面錄入并保存。當(dāng)分析項為“勞務(wù)分包，專業(yè)分包，周轉(zhuǎn)工具，大型機(jī)械”時，點(diǎn)擊“明細(xì)產(chǎn)值”進(jìn)入下一個界面錄入并保存。11合同清單導(dǎo)入生成

20、一攬子采購協(xié)議11.1清單導(dǎo)入生成協(xié)議合同錄入系統(tǒng)時，對于分供方的合同會錄入清單項信息，主要針對勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，物資采購合同而言。這些清單項是為后邊做分包報量或者采購使用的，但是前提需要先生成一攬子采購協(xié)議。一攬子采購協(xié)議是一個定價不定量的東西，做采購訂單的時候是引用一攬子采購協(xié)議的。因此合同清單項先導(dǎo)入生成一攬子采購協(xié)議，然后采購訂單錄入的時候引用該一攬子采購協(xié)議，這樣才是一個完整的流程。路徑：采購-請求-運(yùn)行選擇請求名稱為“CCEED 合同清單生成一攬子采購協(xié)議”，選擇合同編號然后點(diǎn)擊“確定”。查看請求輸出可以到合同錄入界面查詢該合同已經(jīng)生成了采購協(xié)議號11.2補(bǔ)充合同，簽證的清單導(dǎo)入原始采購協(xié)議對于