文件編號與格式管理制度

1、文件編號及格式管理制度1 .目的確定文件的編號規(guī)則是為了使文件有分類標(biāo)準(zhǔn)，以便全公司內(nèi)統(tǒng)一，便于區(qū)分、傳遞、查找和存檔。2 .適用范圍適用于天津市屹馬汽車配件制造有限公司所有部門的行政文件、工藝技術(shù)文件、質(zhì)量管理體系文件。3 .術(shù)語和定義無4 .職責(zé)與權(quán)限4.1 總務(wù)人事部負(fù)責(zé)行政文件編號規(guī)則的制定和管理；4.2 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)公司總體質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則的制定和管理；4.3 各部門負(fù)責(zé)本部門文件編號的正確運用。5 .工作程序5.1 代號說明5.1.1 公司及部門代號說明代號由兩位字母組成，其代號規(guī)定見下表：序號部門代號1總務(wù)人事部ZW2質(zhì)檢部ZJ3財務(wù)部CW4精益監(jiān)察科JY5生管物流部SG6

2、設(shè)備科SB7銷售科XS8庫房KF9凈化器車間CJ10工2科GY5.1.2 文件類別代號說明序號名稱代號1通知TZ2通報TB3文SQ4會議紀(jì)要HY5聯(lián)絡(luò)書LL6報告BG7制度ZD8計劃JH9調(diào)令DL10任命書RM11力殺FA12合同HT13月報YB14周報ZB15日報RB如有其他類型的文件應(yīng)取拼音字母前兩個。5.2 文件編號及識別號編制規(guī)則5.2.1 行政文件編號規(guī)則參照總務(wù)人事部下發(fā)的行政文件編制規(guī)則進(jìn)行，其中各部門代碼按照本規(guī)定5.1.1執(zhí)行。5.2.2 體系文件編號編制規(guī)則文件序號過程條款文件類別體系文件縮寫企業(yè)代號5.2.2.2 體系文件編號說明a）體：代表質(zhì)量管理體系文件b）文件類別：

3、X代表I-V類文件夾，也就是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)4.2.1條款a）-e）類文件，用a-e書寫（a代 表質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)。 B代表質(zhì)量手冊.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表記錄、表單）c） TYM天津屹馬汽車配件制造有限公司d） XX ISO/TS16949: 2009標(biāo)準(zhǔn)條款e） XX文件序號，從 01-995.2.3 體系文件識別號編制規(guī)則5.2.3.1 公司級體系文件識別號構(gòu)成如下：TYM/XX- 00-000文件順序號年代號文件類別代號企業(yè)名稱代號5.2.3.2 部門級體系文件識別號構(gòu)成如下:TYM/XX/XX-0000-00 文件順序號 年月代號 文件類別代號 部門代號 企業(yè)名稱

4、代號5.2.3.3 使用說明a）年代號取最后兩位數(shù)，月代號按當(dāng)前月份?。籦）文件順序號：各部門分別按文件類型每月從01開始順序編號，例：2011年4月第一個發(fā)布的文件取 “110401”。5.2.4 技術(shù)文件識別號編制規(guī)則5.2.4.1 技術(shù)文件識別號構(gòu)成如下：TYM / SG/ * - XX 5.2.4.2 技術(shù)文件識別號編制說明：a）技術(shù)文件代號由技術(shù)文件名稱的漢語拼音縮寫組成，由24位大寫字母構(gòu)成。b）年份代號由當(dāng)前年份的后兩位數(shù)字構(gòu)成。c）文件順序號由三位數(shù)字構(gòu)成，不夠三位的用“0”補(bǔ)齊。5.3 文件的頁面設(shè)置5.3.1 頁眉采用公司標(biāo)識，放在文件的左上方， 與正文的左側(cè)平齊。頁眉的顏

5、色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作 復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。尺寸要求為：a）A3 格式：高 1.30cm,寬 9.62cm；b）A4 格式：高 0.90cm,寬 6.69cm；c）B5 格式：高 0.80cm,寬 5.87cm；5.3.2 頁腳將企業(yè)文化和公司口號的內(nèi)容融入到頁腳之中，具體要求為：a）放在文件的右下角，與正文的右側(cè)平齊；b）字體：統(tǒng)一采用華文行楷，傾斜，字與字之間留一空格；c） B5格式字號為12, A4格式字號為14, A3格式字號為16;d）顏色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。5.3.3序號標(biāo)點a） “一” “二” “三”后面用頓號。b）（一）（二）（三）（1） （

6、2） （3） 等等，做序號時不加頓號及其他標(biāo)點。c） 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯?dāng)?shù)字和拉丁字母做序號時后面須用原點號“.”d）各層次序號依次為：一、 （一）1 （1）1.1.4 分界線必要時（如在W ord中）可在頁腳與正文中間加一條分界線，具體要求如下：a）頁腳上方分界線統(tǒng)一使用雙線，長度與文件尺寸相符，選用上粗下細(xì)的線條；b）線條顏色為黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等；d）線條磅數(shù)為：A4格式磅數(shù)為4磅；B5格式磅數(shù)為3磅；A3格式磅數(shù)為5磅。1.1.5 正文a）正文字體：統(tǒng)一為宋體，字號為：小四號或者四號，特殊情況可自行調(diào)整；b ）行間距要求為固定值：28磅，

7、特殊情況可自行調(diào)整。1.1.6 頁邊距a） A3格式為上下、左右各 2.5cmb） A4格式為上下、左右各 2cmc） B5格式為上下、左右各 1.5cm根據(jù)版面情況可做適當(dāng)調(diào)整。5.4 文件編號及格式管理5.4.1 行政類文件的編號及格式按照行政文件編制規(guī)則執(zhí)行；5.4.2 各部門編制的體系類文件在文件發(fā)放前需報請質(zhì)檢部的體系專員進(jìn)行編號備案后方可發(fā)放；體系內(nèi)所需記錄表格由責(zé)任部門進(jìn)行編制，并報請質(zhì)檢部體系專員進(jìn)行編號備案后方可使用； 5.4.3體系文件的識別號由各發(fā)文部門進(jìn)行編號并記錄后即可發(fā)放；5.4.4 體系內(nèi)制度文件格式按照質(zhì)檢部部統(tǒng)一要求執(zhí)行。5.5 文件編號及格式的控制5.5.1 文件在發(fā)放前須按照文件編號管理要求進(jìn)行編號后發(fā)放，如未按照上述要求執(zhí)行，各接受部門可拒絕接收；5.5.2 記錄表格格式按照主責(zé)部門下發(fā)的表格執(zhí)行，如現(xiàn)行記錄格式不能滿足要求，由主責(zé)部門調(diào)整并 上報質(zhì)檢部備案后方可變更；如現(xiàn)有表格不能滿足需要，主責(zé)部門可自行設(shè)計表格并編號備案后方可使用。6.相關(guān)支持性文件序號文件編號文件名稱1TYM/XZ-ZD-001-2012行政文件編號規(guī)則7.質(zhì)量記錄序號記小編P記錄名稱保存期限1TYM休 e-4.2.3-03文件發(fā)放/回收記