展覽策劃實戰(zhàn)策略

1、展覽策劃實戰(zhàn)策略展覽策劃實戰(zhàn)策略第一部分展覽會前的準備工作 展覽會的策劃過程是一個綜合而又復雜的過程，并不是簡單的等價交換。它是為 賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策 劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮 到各方面的因素。一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調組織好這些 部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路，如圖：（微觀帶動發(fā)展圖）饕愎媒樂業(yè)廠吿E陽業(yè)從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進了相關行業(yè)的發(fā)展， 同時主動權又完全掌握 在展覽的組織策 劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗的組織者來說，必須要 充分的考慮到這

2、些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮 到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)， 真正意義上策劃 一場全面而又深度的展會。、項目經(jīng)理制目前大多數(shù)展覽公司實行的是項目經(jīng)理制， 即項目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招 展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。項目經(jīng)理策劃會議的前期工作 市場調研 市場調研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會 的開展具有以下缺陷： 1、沒有成功召開的經(jīng)驗和現(xiàn)有模式。2、沒有創(chuàng)造出品牌 3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關系及沒有穩(wěn)定的顧客群 4、不了解行業(yè)市

3、場的發(fā)展動態(tài) 要求項目經(jīng)理1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說：當別人已經(jīng)占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別 人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有 這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關心與思考。 京某展覽中心，在策劃中 國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察 ,而且收集了大量的相關信息 ,確 定未幾年中國發(fā)展趨勢 ,而成功的策劃了這屆展覽 ,并取得了展會的延續(xù)性。2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應，相關資料的整理，

4、通過 這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗， 確立展覽會的 “可行性”或“不可行性 ”做出最終的 判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案， 因此書寫報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。 因為決策者在支持展覽會的召開是根 據(jù)會議可行性報告和項目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。項目場地的確定、規(guī)模及時間 項目經(jīng)理根據(jù)市場調查， 最終確定展會召開， 必須充分考慮到展會的場地、 規(guī)模 及時間的確定根據(jù)國際慣例， 一個成品版和規(guī)模的展會， 并不是首次舉辦就規(guī)模 很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。 當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就 更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大， 造成很大

5、的壓力， 日前我國根 據(jù)場館規(guī)模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家 （以 國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求： 國外參展商必須要達到整體參展對象的 20%展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數(shù)的20% 在國內很多研展會， 號稱國際但大多數(shù)達不到這個要求， 因此并不算是一個真正 的國際展會， 而只能是區(qū)域性的。 因此必須考慮拓展力度和能力等因素， 要考慮 多方面的因素。場館整體的因素：1、硬環(huán)境的考慮：場館的交通是否便利；B、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的 是否有貨運電梯 場館倉庫的庫容量有多大D、場館的面積及場

6、地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。E、研討會的場地安排 2、軟環(huán)境的考慮 場館內部保衛(wèi)設施是否到位 場館的停車場及休息場所是否合理 場館的水電供應情況 場館的衛(wèi)生清理工作 會議期間場館提供的相應服務 租賃方式一般分兩種情況： 1、以場館實際建筑面積計算， 按平方米 /元/天來整體計算場地租金， 國際上專業(yè) 會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。2、按場地實際搭建展位（標準 3*3 ）即每個展位 /天/元計算總體租金，根據(jù)具體 的租賃方式，在確定場地后， 場館一般要求租用方支付定金， 該定金支付根據(jù)場 館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的 30%，也

7、就是說整個場館的費用為一百萬， 確定場地租賃合同后要求支付 30 萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費 用投入。建議：首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實力做出預算?？刂圃谝蝗f平方 米以內為宜， 南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤， 過于樂觀， 預定了 兩萬平方米，但最終只招了 4000平米的場地，結果損失了將近 1.6平方米定金。 建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內有 2 到 3 個展覽與其發(fā)生沖突， 這將勢必影響招展的力度， 這樣很容易分散參展的注 意力。三、項目招展 展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：A、展覽的展即展示一一參展者構成，覽即看一

8、一觀眾構構成的。如果是專業(yè)的 展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內人士參加， 普通大眾不是展覽會的邀請 對象。一般這種招展對象具有以下特點： 實力比較雄厚，重視產品和品牌的宣傳; 技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產者本身; 規(guī)模和檔次都要比較高； 注重參觀對象 注意展覽會議期間的相關行業(yè)研討會 注意參展的同行 例如：在我國每兩年舉辦的汽車展， 全球汽車廠商為搶占中國市場， 在展覽會期 間把上述 6 點展示得淋漓盡致， 做到完美無缺的地步， 因此策劃者在進行招商策 劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)， 進行仔細而又深入的研究， 才 能做好招商工作的過程。B、建議 重點突破幾個知名

9、的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。 取得國內外行業(yè)協(xié)會的支持， 通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。 （因為 在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的， 本身就是多行業(yè)領頭羊的綜合體 現(xiàn)） “以會帶展， 以展帶會 ”突破傳統(tǒng)的思維模式。 展覽會特別是專業(yè)性很強的展覽 會，相應召開的研討會將是展覽會的實質性的東西， 招展者在招商時可以利用自 身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結合， 是企業(yè)參展的積極性所在。C、具體操作項目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計劃

10、 （因為這樣有利于安排展會進程， 合理 安排時間。） 分配具體招展對象公關工作 （按照業(yè)務員的各個優(yōu)勢， 充分的發(fā)揮其潛能， 挖 掘客戶）。 資金運作的到位 （展覽是以展位租賃的形式進行交易的。 確定展位不一定確定 的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。） 廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 a.前期招商宣傳b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳I、普通大眾的宣傳II專業(yè)觀眾的宣傳C.會期會場廣告宣傳 展覽會的服務： 企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南， 介紹大會 的具體安排即相關的運輸、 酒店住宿等相關的服務。 這樣促使參展商更加全面的 了解展覽會的行程以

11、使更加合理的安排時間。第二部分 展會期間的組織協(xié)調工作、展覽會布展期的工作安排 1、設立場地前臺接待 負責參展企業(yè)報到登記 根據(jù)參展報名情況落實參展證的派發(fā)和展品進入場地確認 派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南 進行一些相關企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況 2、酒店接待處 設立前臺接待處進行參展展商住宿登記 住宿表要求a.企業(yè)名稱b.房間號碼C.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名3場館現(xiàn)場協(xié)調工作負責監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進行裝修的展位施工 對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作 為企業(yè)協(xié)調現(xiàn)場租賃業(yè)務 根據(jù)企業(yè)報名表， 布置安排會場場外的廣告宣傳 （一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而 設立的）4.

12、交通運輸安排及搬運工作企業(yè)運輸展品的接待及裝卸 搬運工作協(xié)調、展覽會的開幕式組織工作在開幕式前要求所有的室內、 室外的布展工作完成， 準備迎接參觀者的參觀， 如何做好開幕式也是項目經(jīng)理的協(xié)調體現(xiàn)。1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單 2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄 3、開幕式的場地搭建要求 挑選突出的位置；一般設為展廳大門正前方 要求布展的莊重大方 要求放音設備到位 相關的禮儀及場地氛圍設計要求4開幕式主持人講話內容的審定，及參加嘉賓講話內容的審定要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內表達中心5開幕式時間建議為10-15分鐘 6開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作三

13、、展覽會召開期間的組織工作展覽會召開期間的所有工作進入最后結束的倒計時工作，前期大量的組織工 作得到體現(xiàn)在于幾閏的展覽會效果， 參展商滿意， 參觀者滿意， 才能說明展會的 成功。要求：1做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計、分類。2發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放） 3協(xié)調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結合 4做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務為企業(yè)提供洽談間（休息室） 為企業(yè)提供簽訂合同場所 及時將參觀者的信息反饋給企業(yè) 積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求統(tǒng)計大會的成交額做好記錄6積極聽取參會代表對大會的意見和建議 7根據(jù)參會信息，再

14、次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會四、撤展展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求:1、保持館內秩序2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進行最后的清理工作 五、會后總結展覽會的會后總結，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項目 經(jīng)理在結束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析, 以便今后工作的合理開展。第三部分展覽會的策劃會議，無論是國際性會議還是國內會議，包括兩種情況: 1、以技術交流為主的學術會議（內容主要是從技術的角度探討，交流某一領域 的最新技術） 2、以產業(yè)發(fā)展

15、動態(tài)為主題的會議（政府的導向性比較濃厚，以政府對產業(yè)政策 的發(fā)展動向進行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進某領域的發(fā)展） 會議的策劃者，首先要給自己的會議進行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表:收集信ft T確定主題T背景材料T »備育累會諫總結J 會議召開J 商計劃J 陋請函策劃會議猱程孌智網(wǎng)com、策劃會議前應考慮的因素 組織者自身的實力 1、與政府間的交流及所處的位置目前在我國，很多會議的召開是得到政府機構、 行業(yè)協(xié)會的審指和支持的 （企 業(yè)自身組織的本企業(yè)技術研討會除外） ，行政主導占有很大比重， 在未來幾年即 使中國展覽市場有所改觀， 也不會出現(xiàn)較大的變化的。 而會議的召開

16、（特別是產 業(yè)動態(tài)的會議） ，如果得不到這一領域的機構的認可和支持， 其收效就很難估計 了。因此在策劃會議無論是技術會議還是策劃政府民向會議必須權衡自己的對外 實力，如上海 “財富論壇 ”得到上海市政府的支持，因此，會議的召開在很大程度 上支配地位還處在政府行為之中。2、是否有承辦組織會議的資格主辦出國展需要貿促會，國家經(jīng)貿委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批， 核定才能最終確定能否召開。 舉辦會議的組織者本身是否合法。 有權組織會議必 須要有展覽經(jīng)營許可證。 現(xiàn)在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃， 因此在 策劃會議的時候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業(yè)務。組織者內部的組織機構 1、審

17、視自己的機構是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取 決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應具備幾下幾個基本素 質：a.經(jīng)驗豐富b.思維開闊C.興趣廣泛d.會展工作的積極性e.較強的文字組織水平 d.較強的組織能力 策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個會議的流程，才能更好地把握會議， 開創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤。2資金是否到位會議召開的前期準備工作是需要一定的費用的， 如果在整個策劃過程中費用得不 到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開， 那么策劃一場會議的費用需要多 少？必需要做一個大會整體預算。3主題思路是否鮮明對會議主題，思路的要求，緊跟時代肪博，并預測某一領

18、域的發(fā)展趨勢和走向。 如我們前幾年探討的第三代移動通信技術的研討會， 生命工程的研討會， 環(huán)保技術的研討會等等。 它們都具有共同的特點： 主題鮮明， 對未來的發(fā)展趨勢具有一 定的導向作用。三、在會議策劃中應考慮的問題 1、會議籌備期的評估 預計籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估計要用 6-8 個月；第二 屆會議估計為 4-6 個月。會期一般為 1 天、 2天、 2.5天或 3 天，筆者建議會議最好是開兩天，這樣有利 于會議內容及聽眾得到延續(xù)。 如果召天一天會議， 會議內容不一定能講透徹； 如 果 3 天時間，多數(shù)參會代表無法聽下去 （由于身理方面， 心理方面及其它外在因 素等等的制

19、約，當然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。2、對會議主題內容的評估評估研討會的內容框架是整個會議在招展過程式中的靈魂，要做到以下幾點：b.吸引人c.務實d.要有論據(jù)案例：中國網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略國際研討會 主題內容： 網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略國際研討會主題內容 圍繞電子商務平臺，探討中國網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略和思路 如何利用互聯(lián)網(wǎng)提高企業(yè)的國際競爭力 探討電子商務中的知識產權問題，進一步完善電子商務法律體系 探討政府機構進行跨部門、跨行業(yè)的信息化體系建設 探討網(wǎng)絡技術的安全性、保密性、適用性等問題 3、對會議的可行性報告，背景材料進行評估 會議的策劃中要報批會議立項 （向上級主管部門或行業(yè)協(xié)會等有主辦

20、權力的單位 報請主辦單位）的可行性報告、背景材料等書面材料進行審核才能確定是否報批， 因此在報批文中，兩者占有舉足輕重的作用） 信息收集是否到位： 會議召開的某一領域發(fā)展動態(tài)的資料，信息是否搜集到位 擬邀請會議參會對象的名錄是否到位 寫背景材料及可行性分析須考慮以下幾個方面：a. 目的b.同行業(yè)的發(fā)展情況C.會議召開的必要性d具體操作的可行性e對上級主管部門的要求 籌備方案包括： 會議名稱、時間、地點、規(guī)模 擬邀請主承辦單位、支持單位 會議研討內容 具體操作辦法 承辦單位的名稱等 要求：簡單、明了、內容豐富、一目了然 4、對邀請擬主辦單位的對象、支持單位對象的評定需做出如下準備工作 市場調查工

21、作的情況 可行性報告的出籠 籌備方案的出臺 主辦單位、支持單位的回執(zhí)表確立主辦單位后，正式確定會議的召開，進入會議召開的倒計時工作 5、對會議的創(chuàng)意有哪些方面的優(yōu)勢這種創(chuàng)意包括：會議主題的創(chuàng)意，會議內容創(chuàng)意，會議活動創(chuàng)意。四、對會議的標準及規(guī)模的評估： 我們在組強策劃一場會議的時候是按什么標準來定很重要， 這需要參照前面提到 的整體實力而定， 即使是政府參與也是要根據(jù)會議情況而定。 會議一般分為高級 （邀請對象為副總裁及以上一些知名專家以及政府部門的高級官員參加， 能夠起 決策作用的領導參加），中級（對產業(yè)政策及一些政府具體操作官員參加），一 般會議的召開（邀請對象根據(jù)情況而定） 1、會議的規(guī)

22、模也是根據(jù)會議的級別及會議的內容而定， 分為三個規(guī)模： （1）100 人或100人以下；（ 2）250人300人之間；（ 3）400人或 400人以上三種 檔次，這樣有利于做出會議的整體預處方案，也有利于招商工作的整體安排 2、經(jīng)費核算 做好會議的經(jīng)費預算是會議策劃者的頭等大事， 那么從會議籌備開始到會議結束 要多少費用呢？怎樣進行預算？ 以上海為例：規(guī)模 250 300 人 案例xxxxx會議經(jīng)費預算表一、主會場租金二、會場氣氛布置三、設備租用 投影儀 四、酒店餐飲 午宴 五、廣告宣傳 同聲傳譯設備 會議資料 紀念品 會場禮儀 代表證 廣告牌 文件包晚宴有線話筒無線話筒茶休六、交通通訊、客戶

23、聯(lián)絡費七、專家勞務費八、員工勞務費九、辦公費用十、不可預見費十一、根據(jù)會議策劃需要的其它的費用（另議） 對經(jīng)濟來源進行評估 市場經(jīng)濟的發(fā)展促成了很多會議， 因此促成了一些專業(yè)的會展公司、 行業(yè)協(xié)會來 組織承辦， 經(jīng)費來源已拋棄了原有的政府撥款方式， 現(xiàn)在大多數(shù)是自籌資金進行 操作的。因此會議召開的成功與否在很大程度上取決于會議內容的成功策劃。 作 為組織策劃者必須非常清楚費用的來源，在這里列舉幾項經(jīng)費來源形式： 1、贊助費 贊助費是會議經(jīng)費的主要來源， 策劃者對贊助費來源的考慮， 是否完善決定了會 議的經(jīng)費是否充足。 贊助經(jīng)費會涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對象贊助多 少？贊助對象提供什么樣

24、的服務等等因素， 往往使策劃者在制定贊助費時很難把 握，怎樣使贊助對象認為贊助費合理， 筆者就根據(jù)會議的情況對贊助提出如下認 識：贊助費分三種情況： 壟斷性贊助： 即尋找某個贊助對象把大會所需費用進行承包， 如我們經(jīng)常看到 的“XX企業(yè)會議”等。等級性贊助：一般情況大多數(shù)企業(yè)喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對性 內定贊助（如資料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項策劃者本身也感興趣。 2、平攤性贊助：要求所有的參會企業(yè)贊助。一般情況下贊助者不是很關注此項 贊助方式， 因為贊助者在贊助時要衡量會議對其影響力度， 而平攤制很難體現(xiàn)企 業(yè)的主次關系及企業(yè)實力。目前，無論是展會還是展覽，其利潤至少在

25、30%以上，也就是說會議利潤也會在 30%。主贊助對象其用處為：主會場租賃、裝修、勞務費及其它的較大的費用支 出實際開支加 30%不可預見費（總體經(jīng)費的 10 20%左右） 會務費會務費的制訂是根據(jù)大會的整體情況來定的，一般占會議經(jīng)費來源的25%30%，也就是如果就這個會議的毛收入為一百萬， 其 30萬來自于會務費， 如果本 次會議為 250300人，那么至少要安排 200 人的會務費用，也就是要分擔 30 萬即每人定在 1500 元左右。以上僅僅作為參考意見 發(fā)言費此項費用針對的是擬參加會議發(fā)言的對象， 他們一般站在企業(yè)自己的立場上發(fā)言 并希戶與會代表、 同行、參會領導的認可及推動這一領域的

26、發(fā)展， 為企業(yè)自身帶 來效益。另外還有政府撥款， 集資等也是我們會議的資金來源渠道。 但這種情況大多數(shù)與 政府參與有關。為贊助對象提供什么樣的服務。策劃者在經(jīng)評定時， 要考慮贊助對象需要什么樣的服務。 以主贊助為例， 我們把 自己放在主贊助的立場上考慮：我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務（對外宣傳、會場宣傳等） 作為主贊助、在會議上起什么樣角色？我希望會議召開是什么樣的形式，對我方是否有利？會議的召開對我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？我方需要做些什么，怎樣配合會議召開什么樣的人參加， 規(guī)模，層次，會議的內容主題， 及其他贊助單位是哪些等等。 策劃者從以上六點出發(fā)把握贊助者的心里

27、為其提供服務。會議的組織過程1、會場的確定。我們根據(jù)前面的規(guī)模和檔次來定會議的場地，考慮以下因素，以 250 300 人為例。a. 會場必須容下 350 人。太大顯得空曠，太小顯擁擠b. 能否提供250-300人的60%人員的住宿d. 會議中心的硬伯服務級別（會場設施、會議的相關設備）e. 會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。f. 會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。g. 會議中心給會議組織單位能否提供的最優(yōu)價2、會議時間的確定會議時間的確定要考慮幾個因素a. 確立召開的時間后，要考慮同期是否有相似會議召開，以避免發(fā)生沖突b. 召開會議的時機是否成熟（根據(jù)會議的內容而定）c. 對邀請對象進行考察 （特別是政府會議， 要考察參會人員的時間安排和參會對 象的時間安排，