提高財務工作效率

1、如何提高財務人員工作效率沒完沒了的加班是財務人員習以為常的事情， 其實就是一個惡夢。提高效率是財務人員面臨的迫切問題， 暫就此問題發(fā)表個人看法，拋 磚引玉，期望各位積極回饋探討。操作方法來自日?？偨Y(jié)，本人和同 事實踐，也有視野論壇各位同行的新知。行文為日常白話，避免專業(yè) 術語，力求生動。、優(yōu)化流程1. 先記帳、后付款（先單后款） 所謂先單后款是學習銀行手工賬時代的結(jié)果， 即在款項支付之前必須 先填制好記賬憑證；而不是按傳統(tǒng)方法一一付款后再做憑證。 其好處 有:a）賬務與業(yè)務同步。打破傳統(tǒng)會計處理今天吃飯明天刷碗的狀況；且 下游等待上游，督促上游環(huán)節(jié)加快步伐，使上游無法在將來處理業(yè)務, 只能現(xiàn)在

2、完成，這是對人性弱點的直接消除。b）提前發(fā)現(xiàn)異常。賬務處理過程可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理的不當之處。比如 支付應賬款，超付時多數(shù)財務軟件均有紅字提示。盡早發(fā)現(xiàn)，盡早處 理，避免資金損失或搭上超多追討時間。c）互相監(jiān)督。有上進心的出納能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯誤。出納登記的資 金日記賬可以及時與賬務系統(tǒng)的資金日記賬核對， 將錯誤消除在初始 階段。d）零活運用。先單后付并不強求100%業(yè)務均如此，對于緊急異常業(yè)務 適當零活。但賬務處理時間不應超過第 2日資金日報的報出時間。e）做好銜接。出納和會計要及時、多次互傳憑證、單據(jù)，互相理解。f）堅持應用。即使在月末結(jié)帳時，仍須先單后款，保證日清。多數(shù)企業(yè)資金收付業(yè)務占總憑

3、證量的比例在 50%左右，先單后款可以 極大提高工作效率。2. 分散工作 將月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突擊、集中，最終會減 少甚至不在月末加班。a）趁熱打鐵。在本月報表出具后，立即填制下月報表的上期及期初數(shù)。b）提前填制攤銷、預提憑證。3. 分割和整合 將原來的整體工作分成小塊，原來小塊的工作整合在一起完成。a）小變大。綜合考慮，設置固定的辦理期間，減少因經(jīng)辦人外出而帶來的不必要等待。如報銷時間的規(guī)定。如果業(yè)務較少，就應每周集中天報銷，減少日?，F(xiàn)金存量，避免安全問題。如果業(yè)務較多就應每 日定時報銷。b）大變小。把原來一月處理一次事宜，改成每周處理一次。比如出庫 單生成記賬憑證，如果

4、每周處理，月末只剩一周業(yè)務，業(yè)務量自然就 小，即使出錯，也容易查找原因。這樣的改變，總體業(yè)務量可能增加, 但可取之于減少月末工作量。4. 倒推、擠壓以出報表的時間，減去經(jīng)壓縮的財務處理時間（通過提高效率），倒 推并規(guī)定業(yè)務部門提供財務核算基礎資料的時間。 此處強調(diào)一點，規(guī) 定數(shù)據(jù)報送時間的文件一定得由公司第一把手簽發(fā)，否則沒有效力。應向其他部門普及財務工作是經(jīng)營業(yè)務的歸納這個觀點， 否則一半以 上的非財務人員會認為：財務只是算工資或發(fā)工資的。普及后就可以 要求業(yè)務部門配合按時、準確的提供原始數(shù)據(jù)。5. 合理規(guī)劃 合理規(guī)劃財務部整體與個人工作，區(qū)分出不同的緊急、重要級別，自 行安排。此處涉及時間

5、四象限法的運用。補充如下: 時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理 論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分， 基本上可以分為四個“象限”： 1）既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等） 2）重要但不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等） 3）緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等） 4）既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等） 處理順序為：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊 急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū) 分。另外，也要注意劃分好第一和第三

6、類事，都是緊急的，分別就在 于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標，而后者不能。上述是傳統(tǒng)的四象限法解法，下述是經(jīng)修正及個人理解: 1）四個象限是會轉(zhuǎn)換的，“不緊急不重要”會變成“緊急而重要”， 也就是千里長堤，潰于蟻穴的道理。就像到了飛機場發(fā)現(xiàn)沒帶身份證 一樣。及時、妥善處理小事情，會避免因小失大。2）對于領導人員，應將所有工作按上述標準劃分為四象限， 通過“授 權(quán)”和“提前規(guī)劃”這兩個工具，將第一、第二、第三象限事項下分, 自己只處理不緊急不重要的業(yè)務。二、工作量整合1. 消除浪費。浪費包括方方面面，成本費用增加是浪費，效率低下也是流費，只不 過浪費的是時間。1）準確率與復核之間的辯證關系。復

7、核不產(chǎn)生任何價值，如果前一環(huán)節(jié)就保證準確，根本不需復核。2）全局觀。自己出錯會造成自己或下游環(huán)節(jié)使用幾倍的時間來更正錯誤，甚至根 本沒有反悔的機會。自己的少量付出可以節(jié)約下游大塊的時間， 那么就該多做一些。如果 自己的大量付出可以節(jié)約下游更大的節(jié)約，那么想考慮增加本崗業(yè) 務，撤銷或合并下一崗位。2. 消除無關勞動。多數(shù)財務人員總做非財務業(yè)務，如果只是低級重復性工作，那么拒絕 好了。理由很簡單，財務是專業(yè)工作，應想辦法研究如何更專業(yè)，從 財務角度創(chuàng)造更大效益。而不是將人人都能完成的工作拿在手里，影 響財務進步，落后于經(jīng)營發(fā)展。這是中國目前企業(yè)的通病，老板以實 際行動來鄙視財務。3. 主管以上崗位

8、應消除低價值工作，培養(yǎng)下屬完成。如果一個人從事出納業(yè)務10年，財務經(jīng)理應該心理不安，因為這會導 致其學不會其他技能，幾乎斷絕其職業(yè)后路。也說明，培養(yǎng)下屬不到 位。其實培養(yǎng)是針對下級，對同級甚至上級就叫傳播，取星星之火可 以燎原之意，不保守。這樣，就可以把自己熟練掌握（可以相對稱為 低價值）的工作交予他人，保持自己領先。如果所有人都這樣想，人 人都是多能的，業(yè)務水平會整體提高。4. 簡化工作。定期梳理工作，去掉不必要的環(huán)節(jié)。三、精益求精1. 合理化建議。不論大小，只要有改，就是進步。不積小流，無以成江河。采納應獎, 鼓勵創(chuàng)新。2. 自我完善，多學習、多請教。從事財務這一行，注定學習伴終身。要多學

9、多用，讀書、請教、探討 都是途徑。經(jīng)營業(yè)務多是滾滾向前的車輪，如何保證財務與經(jīng)營業(yè)務 配套，甚至枕戈以待，是每個財務人員必須要未雨綢繆的。3. 利用外力。不在于我們自我掌握多少，而是在于我們能利用他人實現(xiàn)多少。自己難以完成或難以獨立完成的業(yè)務列出， 請他人協(xié)助或請專家。建立良 好的人際關系在此就有體現(xiàn)，如果沒有他人愿意幫忙，那么我們會很 辛苦。四、職業(yè)素養(yǎng) 1.格式 保證文檔的格式美觀、重點突出，一是自我素養(yǎng)的體現(xiàn)，也是提高他 人查閱效率的利器。2. 勾稽關系（內(nèi)外、公式、全局） 勾稽關系體現(xiàn)數(shù)據(jù)的準確性，表現(xiàn)在: 1）報表內(nèi)數(shù)據(jù)之間與報表外經(jīng)營數(shù)據(jù)的對應。2）報表公式準確，尤其使用Excel

10、時，很多錯誤都是因為未檢查公式 導致。3）全局考慮是一種數(shù)字的敏感性，比如生產(chǎn)單耗，年總產(chǎn)量、年銷售 總額等指標，本身就是一種客觀限制。如果數(shù)據(jù)超過這種客觀局限, 財務人員公信力會大大降低。五、集體與個體1. 人性的弱點多數(shù)人常常為自己的付出與收獲不對等而感嘆社會不公，這是可以的。但社會不會因為弱勢群體的反映就會改變多少，因為社會就是階 級構(gòu)成的，在一個家庭就爭紛不止，何況龐大的國家。對于財務人員，往往干得最多、工資居中，又掌握一手工資數(shù)據(jù)，更 容易心中不平。而財務部內(nèi)控升遷調(diào)資，更是帶來大家的不滿。對于心中的不平，變或?qū)嶋H的不平，冷靜應對，是每個財務人員必須的心態(tài)。因為事情往往不因我們的喜好

11、而改變，就像這句臺詞:你見或者不見我,我就在那里，不悲不喜;你念或者不念我,情就在那里，不來不去;你愛或者不愛我,愛就在那里，不增不減;你跟或者不跟我,我的手就在你手里，不舍不棄;其實，每個人都有自己的優(yōu)勢，體現(xiàn)在方方面面。比如，口才好，計 算機水平咼、自己的親戚是大官，很有錢。這都是資源，如何利用， 是否能夠利用，才是我們應該考慮的。發(fā)揮自己的特長，就會體現(xiàn)“尺 有所長、寸有所短”的優(yōu)勢，何必自我卑賤。每個財務人員如果都能平靜分析自己的短長， 摩擦就會減少，關系就 會融洽，把有限的時間不用在窩里斗，效率就會提高。2. 集體的力量 俗話說：男女搭配，干活不累。一男一女就是最基本的集體，體現(xiàn)的

12、就是恰當?shù)慕M合。如何把優(yōu)勢不同的人員組合分配，是集體產(chǎn)生1 + 1>2 力量的前提。3. 個人組成向上的集體 實現(xiàn)集體的積極向上，基礎在于個人積極向上。如果個人抵制不斷, 只好將他趕下車。如果集體謀求大發(fā)展，末位淘汰也需要。4. 明確的獎罰措施 現(xiàn)代財務不需要大鍋飯，所有人應該明白，成績代表過去，老板只關 注現(xiàn)在和未來。今天出錯不能用昨日的成績來抵頂。5. 發(fā)揮個人的積極能動性 這個一是體現(xiàn)在良好的流程，能促進個人必須積極主動，無法消極。二是個人必須有上進心，期望更好的未來，不要得過且過。五、提高效率的歸宿1. 當我們提高效率的時候，我們是否想過，提高效率的目的是什么?答案必定五花八門。我的看法是，提咼效率是為了得到對應的收益。收益內(nèi)容太廣，比如為了不加班，為了有更多的空余時間學習，為了 提升自己，甚至是別人的認可。