《檔案與信息管理》課程教學(xué)大綱

1、檔案與信息管理課程教學(xué)大綱（三號(hào)、黑體、居中）課程名稱：檔案與信息管理適用專業(yè)：文秘總學(xué)時(shí)/學(xué)分：36 理論學(xué)時(shí)： 36 實(shí)踐學(xué)時(shí)：0一、說明（一）課程的性質(zhì)、任務(wù)檔案與信息管理課程是文秘專業(yè)的課程之一。在專業(yè)課程體系中屬于核心職業(yè)技能課程。該課程主要針對(duì)商務(wù)秘書崗、客戶服務(wù)崗、企業(yè)公關(guān)崗、商務(wù)活動(dòng)策劃崗等崗位技能和素質(zhì)培養(yǎng)要求，通過學(xué)習(xí)信息的收集和整理、信息的傳遞、信息的開發(fā)和利用、檔案的收集和整理、檔案的保管、檔案的利用等內(nèi)容，培養(yǎng)學(xué)生信息管理和檔案管理的綜合應(yīng)用能力，從而促進(jìn)學(xué)生職業(yè)能力的提高和職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成。（二）課程的教學(xué)要求通過課程學(xué)習(xí)，學(xué)生能了解企業(yè)信息與檔案管理活動(dòng)的一般程序，

2、熟練進(jìn)行信息收集、信息傳遞、檔案整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)等各類活動(dòng)。具有一定的溝通能力、組織能力、應(yīng)變能力及團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠勝任商務(wù)秘書崗、客戶服務(wù)崗、商務(wù)活動(dòng)策劃崗、企業(yè)公關(guān)崗的任職要求。（三）課程考核辦法本課程考核形式為閉卷考試。在課程總成績(jī)?cè)u(píng)定中，平時(shí)考核占 30%，期末考試占 70%。結(jié)合課堂提問、學(xué)生作業(yè)、平時(shí)測(cè)驗(yàn)、綜合實(shí)踐及考試情況，綜合評(píng)價(jià)學(xué)生成績(jī)。注重對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)過程的考核，考核項(xiàng)目包括平時(shí)教學(xué)過程中的出勤率，在課堂提問、小組討論以及角色扮演等教學(xué)活動(dòng)中的參與度。二、講授內(nèi)容緒論 信息與檔案工作概述（一）教學(xué)目的和要求1.了解信息的概念、特征和信息工作的主要內(nèi)容2.了

3、解檔案的概念和檔案工作的主要內(nèi)容3.能夠正確理解信息工作的意義4.能夠熟悉檔案工作的相關(guān)程序（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 信息工作概述一、信息的含義二、信息的主要特征（一）真實(shí)性（二）價(jià)值性或多或少地對(duì)完成某項(xiàng)工作有所幫助。（三）多變性（四）共享性三、企業(yè)信息工作的作用（一）信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ)（二）信息是企業(yè)管理的核心（三）信息可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力四、信息工作的程序信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用和反饋。五、秘書的信息工作第二節(jié) 檔案工作概述一、檔案與檔案工作二、企業(yè)檔案工作的主要內(nèi)容（一）貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)（二）檔案業(yè)務(wù)管

4、理（三）檔案保管（四）檔案開發(fā)利用（五）檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)（六）企業(yè)檔案目標(biāo)管理升級(jí)達(dá)標(biāo)三、企業(yè)檔案工作的作用（一）企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的可靠的法律憑證（二）企業(yè)檔案是企業(yè)管理層開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)（三）企業(yè)檔案是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分（四）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要體現(xiàn)和反映 第一章 信息收集（一）教學(xué)目的和要求（黑體、小四、不加粗）1.了解信息收集的概念、范圍2.掌握企業(yè)信息收集的方法3.能夠正確地選擇收集信息的方法4.能夠完成上司交代的信息收集任務(wù)5.能夠做好日常信息收集工作（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí)（三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 信息收集的方法和范圍一、確定信息收集的范圍（一

5、）企業(yè)信息1. 企業(yè)基礎(chǔ)資料 ；2. 企業(yè)概況 ；3. 企業(yè)財(cái)務(wù)狀況 ；4. 企業(yè)信譽(yù)與信用等級(jí)情況；5. 企業(yè)背景 ；6. 企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)信息 （二）合作伙伴信息（三）市場(chǎng)信息（四）法律政策信息（五）宏觀經(jīng)濟(jì)金融信息（六）交際活動(dòng)信息二、秘書信息收集的重點(diǎn)（一）與上司業(yè)務(wù)有關(guān)的信息（二）上司交際活動(dòng)的信息三、秘書信息收集的方法（一）觀察法（二）閱讀法（三）詢問法（四）問卷法（五）網(wǎng)絡(luò)法（六）交換法（七）購置法四、秘書收集信息的技巧（一）熟悉上司（二）廣聞博見（三）取得同事配合第二節(jié) 信息收集的渠道和原則一、秘書收集信息的渠道（一）正式渠道（二）非正式渠道二、信息收集的原則 （一）針對(duì)性原則（二

6、）及時(shí)性原則（三）可靠性原則（四）系統(tǒng)性原則（五）道德性原則第二章 信息整理（一）教學(xué)目的和要求（黑體、小四、不加粗）1.熟悉信息分類的方法、程序2.熟悉信息篩選的內(nèi)容、方法、程序3.熟悉信息校核的范圍、方法、程序（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 信息分類一、信息分類的方法（一）字母分類法（二）地區(qū)分類法（三）主題分類法（四）數(shù)字分類法（五）時(shí)間分類法二、信息分類的程序（一）熟悉信息內(nèi)容（二）選擇分類方法（三）分類（四）歸類三、信息分類應(yīng)注意的事項(xiàng)（一）遵循一定的原則（二）利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別（三）建立交叉參照卡第二節(jié) 信息篩選一、信息篩選的主

7、要內(nèi)容（一）信息鑒定（二）信息選擇二、信息篩選的方法（一）復(fù)印、剪裁（二）摘記（三）標(biāo)記說明三、信息篩選的程序（一）看來源（二）看標(biāo)題（三）看正文（四）決定取舍四、篩選應(yīng)注意的事項(xiàng)（一）剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)雷同、缺少實(shí)際內(nèi)容的信息；（二）注意挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息；（三）注意挑選帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的重要信息；（四）分析信息需求，根據(jù)中心工作或解決特定問題的需要篩選信息；（五）注意挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢(shì)、為決策提供超前服務(wù)的信息；（六）堅(jiān)持信息數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一。第三節(jié) 信息校核一、信息校核的范圍二、信息校核的方法（一）溯源法（二）比較法（三）核對(duì)法（四）邏輯法

8、（五）調(diào)查法（六）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法三、信息校核的程序（一）確定校核的內(nèi)容（二）選擇校核的方法（三）核實(shí)、分析信息（四）作出判斷四、校核時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（一）各種校核方法可以互相補(bǔ)充，結(jié)合使用；（二）要綜合運(yùn)用自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，提高校核信息的能力，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，保證信息的真實(shí)、可靠。第三章 信息傳遞與反饋（一）教學(xué)目的和要求1.熟悉信息傳遞的方式、方法2.熟悉信息反饋的形式、內(nèi)容、方法3.能夠根據(jù)不同信息、不同要求正確地選擇傳遞的方式、方法4.能夠及時(shí)反饋信息，提供給上司作決策（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 信息傳遞一、信息傳遞的基本方式（一）內(nèi)向傳遞

9、（二）外向傳遞二、信息傳遞的方法（一）語言傳遞（二）文字傳遞：1. 文本；2. 表格；3. 圖表（三）電訊傳遞：1. 電話；2. 傳真；3. 電子郵件；4. 可視化輔助物傳遞；5. 企業(yè)博客三、信息傳遞注意事項(xiàng)（一）區(qū)別對(duì)象，按需傳遞信息（二）做好例行信息的傳遞工作（三）加強(qiáng)非例行信息的傳遞工作（四）運(yùn)用現(xiàn)代化信息傳遞方式第二節(jié) 信息反饋一、信息反饋的形式（一）正反饋和負(fù)反饋（二）縱向反饋和橫向反饋（三）前反饋和后反饋二、信息反饋的主要內(nèi)容1. 有關(guān)方針、政策和重大工作部署執(zhí)行情況的信息；2. 工作中的新事物、新做法，有推廣意義的經(jīng)驗(yàn)型信息以及一些新思想、新觀點(diǎn)和獨(dú)到見解；3. 工作中存在的矛

10、盾和問題，特別是政策問題的逆向性信息；4. 對(duì)全局有一定影響的帶傾向性、苗頭性的信息；5. 意見、建議、呼聲、心態(tài)方面的信息；6. 重大事件、突發(fā)事件的信息。三、信息反饋的方法（一）系列型信息反饋（二）廣角型信息反饋（三）連續(xù)型信息反饋四、信息反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng)（一）既報(bào)喜也報(bào)憂（二）做到快準(zhǔn)結(jié)合（三）做到深淺結(jié)合（四）做到冷熱結(jié)合第四章 信息存儲(chǔ)（一）教學(xué)目的和要求（黑體、小四、不加粗）1.了解信息存儲(chǔ)的程序、方式和信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)2.熟悉信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備3.握信息存儲(chǔ)的方法（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí)（三） 教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 信息存儲(chǔ)程序一、信息存儲(chǔ)的程序 （一）登

11、記 （二）編碼（三）存放排列（四）保管二、信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備（一）文件夾（二）文件盒（三）文件袋（四）文件柜、架三、信息存儲(chǔ)管理模式（一）信息集中管理模式（二）信息分散管理模式（三）信息計(jì)算機(jī)管理模式第二節(jié) 信息存儲(chǔ)方法一、信息儲(chǔ)存的形式（一）手工存儲(chǔ) （二）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)（三）電子化存儲(chǔ)（四）縮微膠片存儲(chǔ)二、信息存儲(chǔ)的方法（一）筆記法（二）剪報(bào)法 （三）卡片法第五章 信息開發(fā)與利用（一）教學(xué)目的和要求1.熟悉信息開發(fā)的形式、途徑和方法2.理解信息利用服務(wù)的含義，熟悉服務(wù)的途徑和程序（二）學(xué)時(shí)分配:2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 信息開發(fā)一、信息開發(fā)的主要形式（一）剪報(bào)（二）索引（三）

12、目錄（四）文摘（五）信息資料冊(cè) （六）簡(jiǎn)訊（七）調(diào)研報(bào)告二、信息開發(fā)的基本途徑（一）信息編寫的步驟1. 確定主題2. 分析材料3. 組合材料（二）信息編寫的類型1. 經(jīng)驗(yàn)型信息2. 問題型信息3. 建議型信息4. 動(dòng)態(tài)型信息5. 預(yù)測(cè)型信息三、信息開發(fā)的方法信息開發(fā)的常見方法主要有：歸納法、匯集法、濃縮法、連橫法、縱深法、轉(zhuǎn)換法和圖表法。第二節(jié) 信息利用服務(wù) 一、信息利用服務(wù)的途徑（一）信息檢索服務(wù)（二）信息加工服務(wù)（三）信息定題、查詢利用服務(wù)（四）信息咨詢服務(wù)（五）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)二、信息利用服務(wù)的程序第六章 信息輔助決策（一）教學(xué)目的和要求1.了解決策信息來源、秘書信息輔助決策的內(nèi)容

13、及工作方法2.熟悉信息資源管理的工作內(nèi)容（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 信息輔助決策一 、決策信息的來源（一）政策、法律、法令及相關(guān)規(guī)定；（二）媒體信息，如報(bào)紙、雜志、廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)等提供的信息；（三）信息咨詢機(jī)構(gòu)的信息；（四）決策部門的決策、計(jì)劃、控制等信息；（五）參觀、訪問、學(xué)習(xí)、交流等信息；（六）實(shí)地調(diào)查信息；（七）決策后的反饋信息；（八）其他相關(guān)信息。二、秘書輔助決策的信息服務(wù)（一）決策前作好信息超前服務(wù)（二）決策中作好信息跟蹤服務(wù)（三）決策后作好信息反饋服務(wù)三、秘書信息輔助決策的工作方法（一）通過調(diào)查收集決策對(duì)象信息（二）通過比較分析發(fā)現(xiàn)規(guī)律（三）通過演繹科學(xué)預(yù)

14、測(cè)未來（四）通過歸納實(shí)現(xiàn)信息綜合（五）通過優(yōu)選審慎作出決策第二節(jié) 信息資源管理一、秘書信息資源管理的內(nèi)容二、秘書信息資源管理工作（一）為信息工作建章立制（二）制訂信息工作計(jì)劃（三）開展信息工作組織協(xié)調(diào)（四）實(shí)現(xiàn)信息的上傳下達(dá)（五）宣傳信息工作的意義第七章 文書歸檔工作（一）教學(xué)目的和要求1.熟悉國有企業(yè)、民營企業(yè)文書歸檔的范圍2.掌握文書歸檔的基本要求（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí)（三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 文書歸檔的范圍一、國有企業(yè)的文書歸檔范圍（一）黨群工作形成的文件材料（二）行政管理工作形成的文件材料（三）經(jīng)營管理工作形成的文件材料（四）生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料（五）產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)

15、開發(fā)工作形成的文件材料（六）科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料（七）基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料（八）設(shè)備儀器管理形成的文件材料（九）會(huì)計(jì)工作形成的文件材料（十）職工個(gè)人管理形成的文件材料（十一）其他對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料二、民營企業(yè)的文書歸檔范圍（一）黨群工作類文件材料（二）行政工作類文件材料（三）經(jīng)營管理類文件材料（四）生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料（五）產(chǎn)品類文件材料（六）科研類文件材料（七）經(jīng)營信譽(yù)類（八）知識(shí)產(chǎn)權(quán)類（九）基本建設(shè)工程類（十）設(shè)備儀器類（十一）財(cái)務(wù)管理類（十二）特種載體類三、無需歸檔的文件材料（一）未定稿的文件和一般性文件的歷次修改稿（二）僅供工作參考的文件

16、（三）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件（四）重份文件（五）無特殊保存價(jià)值的信封（六）企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件第二節(jié) 文書歸檔的基本要求一、文書歸檔的時(shí)間要求（一）按年度歸檔（二）按活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔（三）按工作階段歸檔（四）隨時(shí)歸檔二、文書歸檔的整理要求（一）歸檔的文書必須是辦理完畢的（二）歸檔的文書必須要有一定的查考利用價(jià)值（三）歸檔的文書必須以“件”為單位（四）歸檔的文書必須使用案盒進(jìn)行保管三、文書歸檔的質(zhì)量要求（一）歸檔的文書材料必須齊全完整（二）歸檔的文書材料必須是原件（定稿）（三）歸檔的文書材料必須系統(tǒng)整理（四）歸檔的文書材料要符合檔案保護(hù)要求第八章 檔案整理規(guī)則（一）教學(xué)目

17、的和要求1.熟悉常見的檔案分類法2.熟悉檔案整理的步驟與方法（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí)（三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 檔案分類方案的編制一、檔案常用分類方法（一）保管期限分類法（二）組織機(jī)構(gòu)（問題）分類法 （三）年度分類法二、檔案復(fù)式分類法（一）期限年度機(jī)構(gòu)分類法 （二）期限年度問題分類法（三）年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法三、檔案分類方案的編制（一）分類原則（二）分類方法（三）檔案分類方案的結(jié)構(gòu)1. 編制說明2. 分類表3. 使用說明第二節(jié) 檔案整理的步驟與方法一、初步整理（一）確定“件”（二）文件修整（三）檔案裝訂二、系統(tǒng)整理（一）盒內(nèi)文件排列（二）盒內(nèi)文件編號(hào)（三）案盒事項(xiàng)填寫三、歸檔第九章 檔

18、案保管工作（一）教學(xué)目的和要求（黑體、小四、不加粗）1. 了解檔案保管的物質(zhì)條件2.熟悉檔案保管制度和工具（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 檔案保管的物質(zhì)條件一、庫房二、資料庫三、檔案裝具四、技術(shù)設(shè)備五、包裝材料六、消耗品第二節(jié) 檔案庫房管理一、裝具排列編號(hào)二、進(jìn)出庫制度三、“八防”制度四、庫房溫濕度的控制五、檔案存放秩序的維護(hù)與管理（一）檔案存放位置索引（二）裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌（三）檔案代理卡六、全宗卷七、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)（一）建立嚴(yán)格的管理制度并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)（二）采用合理有效的管理方法做好檔案保護(hù)工作第十章 檔案鑒定工作（一）教學(xué)

19、目的和要求1.了解檔案鑒定工作的主要內(nèi)容2.熟悉檔案保管期限表的類型、結(jié)構(gòu)3.熟悉檔案鑒定的方法、程序（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí) （三）教學(xué)主要內(nèi)容第一節(jié) 檔案鑒定工作一、檔案鑒定工作的內(nèi)容二、檔案價(jià)值鑒定的原則（一）全面觀點(diǎn)原則（二）歷史觀點(diǎn)原則（三）發(fā)展觀點(diǎn)原則（四）效益觀點(diǎn)原則三、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)（二）社會(huì)利用標(biāo)準(zhǔn)1. 利用需求方向2. 利用面3. 利用時(shí)間第二節(jié) 檔案保管期限表一、檔案保管期限表的類型（一）通用檔案保管期限表（二）專門檔案保管期限表（三）同系統(tǒng)檔案保管期限表（四）企業(yè)機(jī)關(guān)檔案保管期限表二、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)（一）順序號(hào)（二）條款：1. 條款名稱；2.

20、條款排列；3. 區(qū)別依據(jù)（三）保管期限（四）附注（五）說明三、檔案保管期限表的編制方法（一）編制要求（二）編制人員（三）編制步驟（四）檔案保管期限表的修訂第三節(jié) 檔案鑒定方法一、檔案鑒定工作程序（一）歸檔鑒定（二）期限鑒定（三）復(fù)審鑒定二、檔案鑒定的方法三、檔案鑒定的步驟（一）個(gè)人初步鑒定（二）集體審查四、鑒定后的處理工作（一）編制銷毀清冊(cè)（二）剔除、銷毀檔案（三）善后處理工作五、在鑒定工作中需要注意的問題第十一章 檔案提供利用工作（一）教學(xué)目的和要求1.熟悉檔案提供利用的方法2.了解檔案資源檢索程序，熟悉常用檢索工具的編制方法3.熟悉檔案開發(fā)的主要途徑（二）學(xué)時(shí)分配：2學(xué)時(shí)（三）教學(xué)主要內(nèi)容（黑體、小四、不加粗）第一節(jié) 檔案資源提供利用一、閱覽服務(wù)二、外借服務(wù)三、復(fù)制服務(wù)四、咨詢服務(wù)五、電子化服務(wù)第二節(jié) 檔案資源檢索一、檔案檢索工作的過程（一）存儲(chǔ)階段（二）查檢階段二