物控部管理制度

1、版本號V1，制定日期物控2011-06-27理規(guī)物資的采購、供應(yīng)管理，是公司整 體管理的重要組成部分，強化物資采購 管理的規(guī)范化，對保障物資供應(yīng)，節(jié)約 使用資金，加速資金周轉(zhuǎn)，降低成本消 耗，提高經(jīng)濟效益，都有著十分重要的 作用。一、采購管理規(guī)范1、由財務(wù)部、物控部共同制定合理的產(chǎn) 品庫存量，產(chǎn)品庫存量包括預(yù)計生產(chǎn)量和倉庫 最低庫存量，生產(chǎn)庫存量由生產(chǎn)部門制定，倉 庫最低庫存量由財務(wù)部和物控部制定。儲備物 資一般不超過一個月的庫存量，由外地按期發(fā) 貨的物品，庫存量允許在三個月以內(nèi)。2、每月末各部門按照新進生產(chǎn)定單，由本部 門經(jīng)理報物控部主管進行配料計劃：物控部根 據(jù)配料計劃，制定本部門生產(chǎn)配料

2、清單。并根 據(jù)清單進行配料及采購安排? (1)倉庫根據(jù)配料清單進行發(fā)貨，配料等。對庫存 不足制定采購計劃，報財務(wù)部審批，財務(wù)部經(jīng)理根據(jù) 請購內(nèi)容再次審批，經(jīng)審核無誤后報請總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí) 行。? (2)采購員必須根據(jù)當(dāng)月批準(zhǔn)的采購計劃中 所下達的品種、規(guī)格、數(shù)量進行適時優(yōu)質(zhì)的采購，屬 于大宗采購和高檔貴重的物品，必須簽定采購合同， 對不符合質(zhì)量的物品，負責(zé)退換。? (3)采購合同的談判簽定，由使用部門、物控部 門、財務(wù)部門三方共同洽談簽定方為有效。?(4)物品的采購應(yīng)堅持貨比三家，質(zhì)量優(yōu)良，價 格合理的原則，并以大宗物品和日常用量大的物料消 耗必須做比較幾個廠家的出廠價為主進貨渠道，要選 擇質(zhì)量好

3、，價格合理的廠家為較固定供應(yīng)點采購員 在公司確定的價格內(nèi)進行采購，如無特殊原因，不得 突破公司確定的價格范圍，采購的質(zhì)量不合格物品由 米購員承擔(dān)換貨及退貨責(zé)任.? (5)物控部門必須按時按量保證各部門訂購物資 的到位，影響需用計劃，視具體情況承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟 處罰。? (6)采購人員必須不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握市場 行情和價格政策，熟悉采購物品的名稱、性能、規(guī) 格、用途，杜絕購非所用，以避免積壓浪費。? ( 7)采購人員必須自覺遵守采購紀(jì)律，廉潔自律， 對一切購銷中的各種回扣，必須如數(shù)交公，由組織按 規(guī)定給予一定獎勵，嚴(yán)禁私收回扣，否則，一經(jīng)查出 將從嚴(yán)處罰。采購在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因為

4、購進的零部件和一般要占到最終產(chǎn)品銷售價值 的40%60%這意味著，在獲得方面所做的點 滴成本節(jié)約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其 它成本一銷售領(lǐng)域內(nèi)相同數(shù)量的節(jié)約給利潤帶 來的影響。采購的目標(biāo)：提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運 作；使庫存投資和損失保持最??；保持并提高質(zhì)量；發(fā)展有競爭力的供應(yīng)商；當(dāng)條件允許的時候，將所購物料標(biāo)準(zhǔn)化；以最低的獲得所需的物資和服務(wù)；提高公司的競爭地位；協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各職能部門間合作；以最低的管理費用完成采購目標(biāo)；?二、物資供應(yīng)及倉庫管理規(guī)范1、為了強化物資用品的計劃管理，嚴(yán)格 執(zhí)行物資的出入庫制度，使倉庫管理員有效地 掌握物資出入庫的主動權(quán)，規(guī)定各使用部門， 應(yīng)

5、按產(chǎn)品配料清單或由相關(guān)主管簽核的領(lǐng)料單 進行發(fā)貨領(lǐng)貨依據(jù)。2、嚴(yán)格執(zhí)行物資入出庫制度，認真辦理 物資入庫驗收手續(xù)，應(yīng)做到三不入庫：?（ 1）不合格的不入庫；?（ 2）不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不入庫；?（ 3）計劃外或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不入庫。3、 認真執(zhí)行物資出庫手續(xù)：1、常規(guī)生產(chǎn) 用料嚴(yán)格按照產(chǎn)品配料清單進行發(fā)貨，準(zhǔn)確認 真填寫數(shù)量。2、耗材類產(chǎn)品倉庫管理人員必 須認真審查領(lǐng)料單是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否完整，簽字是否齊全，以保證采購計劃及成本費 用計劃的有效執(zhí)行。才能進一步保證公司利潤 計劃的實現(xiàn)。4、倉管員對庫房的所有物品，都應(yīng)按類 別、品種、規(guī)格、分別碼放，做到定物、定 位、定架，一目了然，易于盤點，

6、同時每種物 品，都必須設(shè)置有收、付、存數(shù)量的物品卡，每日應(yīng)將當(dāng)日發(fā)生的收付存結(jié)出，以便能及時 準(zhǔn)確的反映庫存，而且也為提供采購信息和作 為控制考核儲備定額的依據(jù)。5、倉管員對每月庫房的物品卡要與物控 統(tǒng)計員對帳一次，必須做到帳卡相符，卡實相 符。6、倉庫的所有物資，必須以高度負責(zé)的 精神，保證做到完好無損（特殊情況例外）凡 因責(zé)任心不強和倉管不善而造成物資損失的， 根據(jù)損失具體情況，追究其經(jīng)濟責(zé)任。7、倉庫每月末必須進行一次抽盤，并按規(guī)定表格，編制盤點表，每月30日內(nèi)報送總經(jīng)理，發(fā)生盤盈盤虧情況時，應(yīng)附文字說明， 經(jīng)財務(wù)部審查和提出處理意見后，報請總經(jīng)理 批準(zhǔn)執(zhí)行。&本規(guī)定如有未盡事宜

7、，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng) 導(dǎo)研究后，可隨時修正補充。?物控部經(jīng)理崗位職責(zé)?報告上級：總經(jīng)理?督導(dǎo)下級：采購，倉庫1、負責(zé)本部門的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，掌握人員思想情況，隨時了解工作進程.在工作中以 身作則，集中正確意見，配合完成工作任務(wù)， 為第一線服務(wù)。2、負責(zé)本部門所屬人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及績 效考評等工作3、在公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)公司及各部門 的預(yù)算要求，核對各部門采購預(yù)算和采購申請 表，控制采購資金的使用。4、有效地，控制和監(jiān)督物品的出入庫手續(xù)及 數(shù)量，壓縮費用開支，將庫存金額壓縮在規(guī)定 要求的范圍之內(nèi)。5、監(jiān)督和檢查月末盤點工作，發(fā)現(xiàn)問題及時 處理。6、認真聽取下屬職工的意見，并及時解決職 工提出的疑難問題

8、，以保證各項工作的順利進 行。7、負責(zé)公司現(xiàn)在有電控系統(tǒng)客戶的售后服務(wù) 工作，配合客戶及時跟進返修品維修進度，必 要時向財務(wù)部申請為客戶提供相應(yīng)的售后周轉(zhuǎn) 板。&督導(dǎo)物控部各人員的工作，責(zé)任的落實,定期聽取匯報。9、按時按質(zhì)完成公司領(lǐng)導(dǎo)分配的工作。10、與公司各部門建立良好的協(xié)作關(guān)系。采購人員崗位職責(zé)：1、主動與申購部門聯(lián)系，核實所購物資的規(guī) 格、型號、數(shù)量、驗貨時間等，避免差錯，按 需進貨，及時采辦保證按時到貨。2、熟悉市場行情及進貨渠道，堅持“貨比三 家，比質(zhì)比價，擇優(yōu)選購”的采購原則，努力 降低進貨成本，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，杜絕假冒偽劣商 品的流入。3、以搞好“采購供應(yīng)，保障經(jīng)營需要”為

9、原 則，抓好采購管理，了解公司的物資需求及市 場供應(yīng)情況，掌握公司有關(guān)財務(wù)規(guī)定以及對物 資采購成本、費用資金控制的要求，熟悉各種 物資采購計劃。4、熟悉和掌握各種物料的名稱、型號、規(guī) 格、產(chǎn)地、單價、品質(zhì)及供應(yīng)商品的廠家、供 應(yīng)商，要準(zhǔn)確了解、掌握市場供求即時行情， 適時組織采購。5、按“誰經(jīng)手誰負責(zé)”的原則，要對本人分管的采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、成本負責(zé)，要盡 可能多渠道采購，降低采購成本，提高采購質(zhì) 量；6、及時完成部門下達的各項采購任務(wù)，及時 保障公司正常經(jīng)營需求，嚴(yán)格執(zhí)行采購管理制 度。7、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項財務(wù)制度及規(guī)定，并堅 持“憑單采購”的原則，購進的一切物資要及 時通知收貨員及用貨

10、部門負責(zé)人，按規(guī)定辦理 驗收入庫手續(xù)。共同把好質(zhì)量、數(shù)量關(guān)。8、服從公司財務(wù)監(jiān)督，遵守公司有關(guān)規(guī)章制 度及員工守則。倉庫管理人員崗位職責(zé)：1、嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物料或成品入庫 時，倉管人員要核實數(shù)量、規(guī)格、種類是否與 貨單一致。2、入庫的物料和成品應(yīng)分堆放整齊，杜絕不 安全因素；并設(shè)物料卡，標(biāo)識清楚。3、.領(lǐng)用物料部門應(yīng)憑生產(chǎn)配料清單；倉管人 員應(yīng)按生產(chǎn)配料清單或由主管簽名的領(lǐng)料單發(fā)4、成品庫須按發(fā)貨單發(fā)貨，手續(xù)不全不予發(fā) 貨；按銷售單日期準(zhǔn)時發(fā)貨，如有意外須拖延 時間須及時向上級反映，如有發(fā)漏應(yīng)及時補發(fā) 貨。5、為使倉庫存貨賬實相符，必須做好倉庫庫 存卡、產(chǎn)品說明卡，做到賬物相符和定期月末

11、 盤點。6、隨時了解倉庫的儲備情況，有無儲備不足 或超儲積壓、呆滯和不需要現(xiàn)象的發(fā)生，并即 時上報。7、需返修產(chǎn)品應(yīng)及時通知采購或生產(chǎn)部門及 時送修并辦理相關(guān)手續(xù)。&做好防火、防盜、防爆工作并保持庫內(nèi)清 潔、整齊、空氣流通；定期檢查存貨、防止存 貨變質(zhì)；嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、用火和亂接使用 電器。上下班前應(yīng)做好門、窗、電、水的開關(guān) 工作。9、倉管人員要按時上下班，遵守公司各項規(guī) 章制度，如遇工作忙，要延長工作時間，倉管 人員要無條件服從。10、倉管人員如不履行自己的職責(zé)，對公司的 財產(chǎn)造成損失，公司有權(quán)追究其經(jīng)濟責(zé)任；對于情況嚴(yán)重的，應(yīng)追究其法律責(zé)任。11、及時處理好上級主管交待的其他事務(wù)

12、。物控部統(tǒng)計崗位職責(zé)：1、車間領(lǐng)用物料或成品發(fā)貨后核對產(chǎn)品及清 單是否一致并及時登記有關(guān)賬卡。2、應(yīng)堅持日清月結(jié)，憑單下賬，不跨月記賬，按時上交報表，做到賬、物、卡一致3、做好倉庫庫存預(yù)警機制，及時將庫存不足 之產(chǎn)品告之采購進行處理。4、對庫存不足之產(chǎn)品及時跟采購進行溝通， 并記錄相關(guān)到貨時間。5、對售后部門所需產(chǎn)品及時發(fā)放并記錄返還 時間，對未及時返還產(chǎn)品進行追蹤，并上報部 門主管及售后主管，要求其配合追回。6、妥善保管好原始憑證，賬本以及各類文件，要保守商業(yè)秘密，不得擅自將有關(guān)文件帶 出廠外。7、做好倉管進銷存軟件錄入工作，并與當(dāng)前 領(lǐng)用和入庫之?dāng)?shù)量相對應(yīng)及財務(wù)賬目相符。&配合倉管

13、人員進行產(chǎn)品領(lǐng)用發(fā)放及入庫整理工作。9、及時處理上級主管交辦的其他事務(wù)。物控部人員配置情況：物控部主管兼采購一名，當(dāng)?shù)夭少徣藛T（兼出納）一名，倉庫管理兩名，物控部統(tǒng)計一名采購、領(lǐng)料流程制度為規(guī)范采購、領(lǐng)料流程管理，確保生產(chǎn)計劃有效組織實施，特制定本制度，具體流程如下：一、生產(chǎn)車間、電子室根據(jù)銷售訂單情況，第一時間擬定生產(chǎn) 計劃書并交由物控部。二、物控部在接收生產(chǎn)計劃書后，應(yīng)立即根據(jù)生產(chǎn)計劃書的內(nèi) 容制訂出生產(chǎn)配料清單（配料清單一式三份，生產(chǎn)車間、倉庫、財 務(wù)各執(zhí)一份），同時組織倉庫進行配料工作。三、倉庫根據(jù)實際庫存安排配料，生產(chǎn)車間及電子室各工序人 員根據(jù)生產(chǎn)計劃的安排及時到車間主任或電子室主

14、管處領(lǐng)取車間配 料單，倉庫根據(jù)各工序配料單進行發(fā)貨（注：沒有配料單一律不可 以進行發(fā)貨）并按實際發(fā)貨數(shù)量填在配料清單上，領(lǐng)料人確認數(shù)量并簽名。對于庫存不足配件應(yīng)及時反饋給物控部門進行采購訂貨工作。四、產(chǎn)品庫存不足時（原則上大件物品如：機架、山板、伺服 器等單件金額大于 3000元以上，保證至少 5套的庫存。其他物品保 證10套的庫存，泉州本地產(chǎn)品或供貨量相對穩(wěn)定且需現(xiàn)金支付一般按定單采購），由采購向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單或訂貨合同，財務(wù)根 據(jù)之前我司與供應(yīng)商談好的付款協(xié)議，制定付款申請書；采購根據(jù) 付款情況及時追蹤貨物到貨時間及時知會相關(guān)生產(chǎn)主管。由主管安 排余料領(lǐng)貨時間。五、其他未列入配料清單之易

15、耗品或新增補產(chǎn)品，照常按原有領(lǐng)料單進行領(lǐng)料生產(chǎn)。六、新增產(chǎn)品訂貨：由申請單位開出采購申請單，由采購確認 供應(yīng)商、產(chǎn)品價格及交期，報由申請單位確認；確認后由采購發(fā)出 正式訂貨單，并交由財務(wù)確認；由財務(wù)備案作后期結(jié)賬之用。七、相關(guān)領(lǐng)料后產(chǎn)品損壞需更換者應(yīng)注明相關(guān)產(chǎn)品損壞原因或 相關(guān)故障說明并填寫在產(chǎn)品異常登記表內(nèi)（附產(chǎn)品異常登記表）； 可以更換或維修的產(chǎn)品應(yīng)列入更換產(chǎn)品專門區(qū)域。不可更換的列入 產(chǎn)品報廢程序，倉庫重新發(fā)放新產(chǎn)品，領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料單，并注明 報廢換新。八、產(chǎn)品更換維修流程：更換之產(chǎn)品如屬于采購類產(chǎn)品，由采 購人員開具換貨單，寄到供應(yīng)商處進行維修更換，并由采購人員及 時追蹤產(chǎn)品維修進度；如屬自制產(chǎn)品，由相關(guān)生產(chǎn)單位向倉庫借料進行維修，維修合格后及時歸還倉庫，無法進行維修之應(yīng)歸還倉庫 列入報廢程序。九、電控售后產(chǎn)品：如屬維修類的由電子室直接維修，由物控 部進登記并與客戶確認但不做為倉庫入庫，物控部應(yīng)配合客戶及時 追蹤電控售后維修情況，返還之產(chǎn)品及時登記留底，并放置維修清 單至客