物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定

1、單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐樂哈哈啦樂哈哈啦選取日期M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定1.0目的規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報(bào)、審批程 序，對(duì)常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進(jìn)行控制，確保物 業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。2.0適用范圍適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。3.0定義常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)

2、準(zhǔn)、物業(yè)管理部 檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書及物 業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報(bào)。4.0職責(zé)4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（例如 XX物業(yè)企 業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）的編制審核，負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對(duì)各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核， 負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對(duì)常規(guī)服務(wù)文件進(jìn)行適宜性評(píng)審。4.2、各地物業(yè)公司：4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項(xiàng)目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對(duì)所轄項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔

3、文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核，組織所轄項(xiàng)目對(duì)作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行適 宜性評(píng)審。423各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、 管理。5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號(hào)5.1常規(guī)服務(wù)文件分類5.1.1按照文件作用分：XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查 標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報(bào)。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書即各項(xiàng)目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。檢查通報(bào)是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的 檢查通報(bào)。5.1.2按照編制部門分為：常規(guī)服

4、務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文 件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件。物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、 檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報(bào)。服務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)包括XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)。各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件有項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書， 包括項(xiàng)目管理規(guī)定及各專業(yè) 組作業(yè)指導(dǎo)書。5.2常規(guī)服務(wù)文件編號(hào)M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐521服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定a）文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為（A）;文件級(jí)別：分為1-4級(jí)，如果是整體企 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q），如果是項(xiàng)目的

5、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目名稱代碼，如廊坊阿爾 卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA）， 滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS）,南京方 州（NF），如果是單項(xiàng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼 /等級(jí)號(hào)，如綜合 管理類一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（GL/1 ）,安防類二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（AF/2）,環(huán)境類三級(jí)標(biāo) 準(zhǔn)（HJ/3 ），維修類四級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（WX/4 ）;文件序號(hào)為發(fā)放號(hào)和年號(hào)的 組合，分別取兩位有效數(shù)字-01*、02*、03*，其中*代表發(fā)放年 號(hào)2005年計(jì)為05, 2006年計(jì)為06，以此類推。b）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示A * *文件序號(hào)文件級(jí)別文件類別即：RSWY-A-文件級(jí)別-文件

6、序號(hào)。例如：XX物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號(hào)，文件編號(hào)為：RSWY-A-Q-0105 ;XX物業(yè)廊坊錦繡等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2號(hào)， 文件編號(hào)為：RSWY-A-LJ-0205 ; XX物業(yè)安防類一級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005 年第 3 號(hào)，編號(hào)為：RSWY-A-AF/1-0305。5.2.2檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定a）文件類別：檢查標(biāo)準(zhǔn)為（B）;使用部門為物業(yè)管理部（WG）或* 物業(yè)公司（地點(diǎn)代碼，如LF、CZ、BB、NJ）;檢查類別，如綜合管M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐理類（GL）,安防類（AF）,環(huán)

7、境類（HJ），維修類（WX）;文件序號(hào)同上；b）檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示：RSWY-B-文件序號(hào)使用部門 檢查類別即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號(hào)例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號(hào)，編號(hào)為：RSWY-B-GL-WG-0105 ;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2 號(hào)，編號(hào)為：RSWY-B-HJ-LF-0205。5.2.3檢查通報(bào)編號(hào)a）文件類別：檢查通報(bào)為（C）；如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對(duì)象為*物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號(hào)同上。b）編號(hào)圖示：RSWY-C-*-* 文件序號(hào)發(fā)放

8、對(duì)象編制部門 即：RSWY-C-發(fā)放對(duì)象-序號(hào) 備注：如果編制部門為*物業(yè)公司（*RSWY）,廊坊XX物業(yè)（LFRSWY）、南京XX物業(yè)（NJRSWY）、滄州XX物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠XX物M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐業(yè)（BBRSWY ）等；發(fā)放對(duì)象省略，其它不變。即： *RSWY-C-序號(hào)。例如：物業(yè)管理部對(duì)滄州物業(yè)公司的檢查通報(bào)，2005年第5號(hào)，編號(hào)為RSWY-C-CZ-0505 ;廊坊物業(yè)公司檢查通報(bào)，2005年第5號(hào),編號(hào)為 LFRSWY-C-0505.5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)a）文件類

9、別：作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)為 D，一般省略；使用部門為*物業(yè)公 司*管理處，廊坊物業(yè)公司錦繡管理處（LJ），阿爾卡迪亞管理處（LA）,；專業(yè)類別如綜合管理類（GL）,安防類（AF）,環(huán)境類 （HJ），維修類（WX）;文件序號(hào)為發(fā)放號(hào)，取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03 ；RSWY-b）作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)圖示:文件序號(hào)專業(yè)類別使用部門即：RSWY-使用部門-專業(yè)類別-文件序號(hào)。例如：廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書，2005年第1號(hào)，編號(hào)為：RSWY -LJ-GL-0105 ;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書，發(fā)放號(hào)為 2,編號(hào)為：RSWY-CL-HJ-0205 。5.2.4物業(yè)

10、管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍，可自行編號(hào)。6.0物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制圖示1:M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐編制審核審批服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)物管部物管部地產(chǎn)/控股物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào) 物管部物管部物管物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào) 職能部室職能部室 物業(yè)公司經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書 項(xiàng)目項(xiàng)目 物業(yè)公司經(jīng)理6.1常規(guī)服務(wù)文件的編寫6.1.1新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時(shí)需要編制，如接管項(xiàng)目，服務(wù)內(nèi)容增加等。6.1.2編寫原則：誰使用誰編寫。6.1.3按照圖示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。6.1.4

11、項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。6.2常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批6.2.1審核與審批原則：編寫者的上級(jí)進(jìn)行審核，審核者的上級(jí)進(jìn)行 審批。6.2.3按照圖示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報(bào)送必須填寫物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單；所有 在用常規(guī)服務(wù)文件，組織部門應(yīng)組織編制部門主管對(duì)文件進(jìn)行適時(shí)評(píng) 審，確定文件是否進(jìn)行修改，予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。6.2.4編制部門主管將文件草案和物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單報(bào)送。 審批人員對(duì)文件進(jìn)行審批。若文件審批通過，則執(zhí)行5.3條款，當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時(shí)應(yīng)將審批后的文件報(bào)送組織部門； 若審批不

12、通過，則應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行修改，并重新依據(jù)文件的審批程序進(jìn) 行。6.3文件的發(fā)布M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐631服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放a）物業(yè)管理部將審批后的文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。b）物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單發(fā)放范圍 發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。632物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放：a）物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。.b）資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印

13、 所需份數(shù)。c） 資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d）要求報(bào)送物業(yè)管理部備案。633作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放a）項(xiàng)目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項(xiàng)目資料員，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。b）資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印 所需份數(shù)。c） 資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d）要求報(bào)送物業(yè)管理部及該項(xiàng)目所屬物業(yè)公司備案。6.4常規(guī)服務(wù)文件更改流程6.4.1更改常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時(shí)，需更改部門 /人員將修改 詳細(xì)內(nèi)容填制物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單，若有必要，則應(yīng)填M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)

14、文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐寫修訂理由。642審批參見本規(guī)定5.2.1條款，應(yīng)填制物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款，受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。643更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布修訂部門將通過的草案及物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員，其依據(jù)發(fā)文登記表發(fā)放范圍/數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號(hào)，修訂文件按物業(yè)常規(guī)服 務(wù)文件審批單打印修訂標(biāo)識(shí)。發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件，同時(shí)收回失效版本舊文件，并填制一頁 新的發(fā)文登記表，舊的相應(yīng)發(fā)文登記表妥善保管。6.4.4文件發(fā)放人員保存物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單，說明現(xiàn)行文 件的修改狀態(tài)，利

15、于管理。6.5常規(guī)服務(wù)文件作廢流程6.5.1若核查不適宜而需作廢時(shí)，編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提 請作廢，并標(biāo)注原因。6.5.2作廢實(shí)施主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文 件的發(fā)放部門相關(guān)人員，由其依據(jù)發(fā)文登記表，收回所有原已下 發(fā)的該作廢文件。6.5.3作廢受控文件的處置a）發(fā)放新文件并及時(shí)收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù) 使用。M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐b）作廢或失效文件若歸檔保存， 相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢 標(biāo)記，單獨(dú)保存；若作廢文件不歸檔，

16、相關(guān)人員填寫檔案銷毀清單， 部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。6.6常規(guī)服務(wù)文件管理要?jiǎng)t661各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件，注意保持整潔，不得擅自涂改、 外借。6.6.2未經(jīng)授權(quán)，公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。6.6.4文件使用中損壞、丟失，責(zé)任人應(yīng)提交書面報(bào)告，經(jīng)發(fā)放部門 批準(zhǔn)發(fā)放新文件。7.0附件7.1物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單7.2物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單7.3發(fā)文登記表7.4物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單7.5檔案銷毀清單物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單序號(hào)：序號(hào)發(fā)放號(hào)文件名稱編號(hào)備注物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單文件名稱編號(hào)文件編寫概述:編寫負(fù)責(zé)人簽字：日期：審核人/部門意見：簽名：日期：審批人/部門意見： 簽名：日期:M單位名稱：深圳市*科技有限公司文檔編號(hào)20160631文檔文名稱：文檔密級(jí)文檔制訂陳先生分享資料，共同進(jìn)度文檔審核周小姐備注:發(fā)文登記表序號(hào)：序號(hào) 文