怎樣籌備好的招商會(huì)議

1、怎樣籌備好的招商會(huì)議招商會(huì)議一般多在國(guó)(境)外舉辦，旨在通過(guò)招商會(huì)議的形式，吸引世界跨國(guó)、大財(cái)團(tuán)到國(guó)內(nèi)投資。因而在國(guó)(境)外舉辦的招商會(huì)議，具有時(shí)間長(zhǎng)、空間跨度大、語(yǔ)言差別大等特點(diǎn)。一個(gè)成功的招商會(huì)議，與招商會(huì)組織者在會(huì)議籌備階段、召開(kāi)階段和會(huì)后跟進(jìn)階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的是息息相關(guān)的，"臺(tái)上一場(chǎng)戲，臺(tái)下千日功"。其中首要的步驟就是會(huì)議的籌備階段。招商會(huì)議、會(huì)議籌劃預(yù)先籌劃，制定方案招商會(huì)議籌劃方案作為會(huì)議組織的綱要，主要圍繞如下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。1確定會(huì)議目的、名稱(chēng)、規(guī)模招商會(huì)議由于有其獨(dú)特的個(gè)性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個(gè)目的，招商組織根據(jù)掌

2、握的各種信息，跨國(guó)、大財(cái)團(tuán)的投資動(dòng)態(tài)，以及世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，各國(guó)對(duì)外資本輸出的流量等，來(lái)分析和選擇舉辦招商會(huì)的所在國(guó)家，再根據(jù)邀請(qǐng)客商的人數(shù)多少等因素確定招商會(huì)的形式及規(guī)模。2確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)場(chǎng)，邀請(qǐng)客商招商會(huì)議時(shí)間的確定，除需考慮到會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間外，還要與會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備，我方人員出入境手續(xù)的辦理，國(guó)(境)外賓客的邀請(qǐng)，當(dāng)?shù)貐f(xié)作機(jī)構(gòu)和新聞機(jī)構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤(pán)考慮。與會(huì)議時(shí)間相關(guān)的會(huì)期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進(jìn)行，并制訂詳細(xì)的計(jì)劃安排表，既要嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，力求高效，又必須使招商會(huì)議時(shí)間安排合理，讓組織者有充足時(shí)間介紹情況，參會(huì)客商有充裕時(shí)間提問(wèn)、洽談和進(jìn)行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。招商會(huì)議地

3、點(diǎn)(即會(huì)場(chǎng))的選擇，應(yīng)依據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模及國(guó)(境)外合作機(jī)構(gòu)的協(xié)助來(lái)確定。會(huì)場(chǎng)座位通常以略多于到會(huì)人數(shù)為好。如果會(huì)場(chǎng)太小，人員擁擠，影響會(huì)場(chǎng)秩序；會(huì)場(chǎng)過(guò)大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會(huì)議氣氛，兩者都會(huì)影響會(huì)議效果。同時(shí)，在確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期及會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動(dòng)、周?chē)h(huán)境影響這三種因素。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)期安排在上午811時(shí)，下午2:305時(shí)，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)選擇在金融、工商界活動(dòng)較為集中、交通便利、停車(chē)方便的地域?yàn)橐恕Ｅc會(huì)對(duì)象，需圍繞本次招商會(huì)的目的來(lái)確定。除我方各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和招商人員外，邀請(qǐng)的客商應(yīng)包括當(dāng)?shù)匾獑T，工商界知名人士，有關(guān)財(cái)團(tuán)、或各商界組織負(fù)責(zé)人及其代表，新聞界人士，協(xié)

4、辦組織有關(guān)人員等，并邀請(qǐng)我國(guó)駐外使、領(lǐng)館人員參會(huì)。3編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算通過(guò)編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，對(duì)于所需的總費(fèi)用有一個(gè)大致的估算，并可有計(jì)劃地分配會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，防止超支和浪費(fèi)。招商會(huì)議的費(fèi)用通常包括場(chǎng)地租金、設(shè)計(jì)費(fèi)用、人員費(fèi)用、聯(lián)絡(luò)及交際費(fèi)用、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、宣傳費(fèi)用、器材租金、運(yùn)輸和保險(xiǎn)費(fèi)用等，要根據(jù)會(huì)議所要達(dá)到的效果來(lái)考慮這些費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)?；I劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步是盡快形成強(qiáng)有力的招商會(huì)務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的方案，分工協(xié)作予以實(shí)施。會(huì)務(wù)組的組建、分工和訓(xùn)練會(huì)務(wù)小組的職責(zé)，主要是為會(huì)議提供會(huì)員服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實(shí)方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)

5、容、人員，聯(lián)絡(luò)國(guó)(境)外合作單位，邀請(qǐng)客商和與會(huì)賓客及相關(guān)機(jī)構(gòu)，組織和編制會(huì)務(wù)資料、招商項(xiàng)目資料，宣傳簽約項(xiàng)目，組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議主持、來(lái)賓主持、新聞發(fā)布等多項(xiàng)。會(huì)務(wù)小組的組建，應(yīng)由主管、帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，并以有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)常務(wù)，配置大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)譯員，通過(guò)詳細(xì)分工，明確職責(zé)范圍和標(biāo)準(zhǔn)，保證各成員富有成效地開(kāi)展。會(huì)議的主持人，作為會(huì)議的靈魂人物，必須在會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，起到"起""承""轉(zhuǎn)""合"的作用，因而必須對(duì)招商業(yè)務(wù)有足夠的了解，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力、思辨能力、組織駕馭能

6、力以及良好的修養(yǎng)和禮儀知識(shí)，故通常應(yīng)由招商部門(mén)負(fù)責(zé)人或骨干，或由公關(guān)部門(mén)素質(zhì)較高的專(zhuān)門(mén)人員擔(dān)任。在選擇會(huì)議接待人員時(shí)，要求儀表端莊，善于交際，并應(yīng)根據(jù)會(huì)議所在地的具體情況對(duì)外語(yǔ)的語(yǔ)種、熟練程度提出一定的要求，同時(shí)需加強(qiáng)以下四個(gè)方面的訓(xùn)練: (1)有關(guān)會(huì)議中心內(nèi)容、展示內(nèi)容的基本專(zhuān)業(yè)知識(shí)。 (2)公關(guān)方面的常識(shí)，接待和禮儀方面的訓(xùn)練。 (3)會(huì)議當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和概況的了解。 (4)各自的職責(zé)和對(duì)種種可能發(fā)生的突發(fā)性事件的處理程序和準(zhǔn)則等。廣泛宣傳、推廣為便會(huì)議達(dá)到最佳效果，取得圓滿(mǎn)成功，應(yīng)針對(duì)會(huì)議對(duì)象的不同特點(diǎn)，通過(guò)不同的傳播媒體做廣泛宣傳和推廣。1傳播媒體的選擇考慮到招商會(huì)議面對(duì)的對(duì)象主要是當(dāng)?shù)?/p>

7、政要、工商企業(yè)界人士、新聞界人士，層次較高，招商信息較為專(zhuān)業(yè)化，同時(shí)又具有較強(qiáng)的時(shí)效性，故選擇對(duì)當(dāng)?shù)毓ど虒?shí)業(yè)界有影響力的報(bào)紙作為傳播媒體較為理想。同時(shí)，可在招商會(huì)議舉辦的前幾天，在當(dāng)?shù)厥章?tīng)及收視率較高的電臺(tái)、電視臺(tái)進(jìn)行廣告宣傳，加強(qiáng)轟動(dòng)效應(yīng)。2招商會(huì)議宣傳稿的利發(fā)通過(guò)選定的傳播媒體利發(fā)會(huì)議的宣傳稿，通常以開(kāi)會(huì)日期前兩星期左右為宜，以便與會(huì)者從容做好日程安排及材料的準(zhǔn)備。同時(shí)在會(huì)議召開(kāi)前一天，在報(bào)刊登載本次活動(dòng)的專(zhuān)訪(fǎng)新聞，加強(qiáng)宣傳效果。會(huì)議宣傳稿的內(nèi)容，除對(duì)本地區(qū)及本次會(huì)議作簡(jiǎn)略介紹外，一般還應(yīng)在相關(guān)范圍內(nèi)發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)并附回執(zhí)，說(shuō)明聯(lián)系電話(huà)、聯(lián)系人等。有目的、有選擇性地發(fā)出邀請(qǐng)函為保證重點(diǎn)、表達(dá)

8、誠(chéng)意，達(dá)到既定目標(biāo)，還應(yīng)有目的、有選擇地向有關(guān)單位或人士發(fā)出邀請(qǐng)函。 (1)向當(dāng)?shù)卣?、民間知名人士發(fā)出邀請(qǐng)函。(2)向當(dāng)?shù)毓ど虒?shí)業(yè)界領(lǐng)袖、各商會(huì)組織負(fù)責(zé)人士發(fā)出邀請(qǐng)函。(3)向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人或投資籌劃人發(fā)出邀請(qǐng)函。(4)向當(dāng)?shù)赜杏绊懥Φ膱?bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)記者發(fā)出邀請(qǐng)函。(5)向本國(guó)駐當(dāng)?shù)厥?、領(lǐng)館大使、領(lǐng)事或商務(wù)參贊發(fā)出邀請(qǐng)函。邀請(qǐng)函的發(fā)出，可利用傳真或郵寄的方式，必要時(shí)可隨函附上宣傳介紹材料和招商項(xiàng)目簡(jiǎn)介?；磦鋾?huì)議資料會(huì)議資料按其內(nèi)容可分為三大項(xiàng):1.體現(xiàn)會(huì)議議題的主要文件包括我方領(lǐng)導(dǎo)的重要發(fā)言，招商項(xiàng)目目錄，統(tǒng)計(jì)資料，新聞發(fā)布稿等。2.為議題服務(wù)的輔助材科包括開(kāi)幕詞，閉幕詞，有關(guān)方面賀

9、電稿，已投資設(shè)廠的外商經(jīng)驗(yàn)交流資料等。3與會(huì)務(wù)相關(guān)的附件資料包括大會(huì)議程表，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組名單，主席臺(tái)人員名單，賓客名單，賓客席座位安排名單，當(dāng)?shù)丶八趪?guó)工商業(yè)概況資料，會(huì)議接待安排，會(huì)場(chǎng)布置方案，入場(chǎng)憑證，會(huì)議須知等。準(zhǔn)備招商資料招商資料主要包括招商項(xiàng)目資料和招商宣傳資料。招商項(xiàng)目資料可在上年度資料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)重新核準(zhǔn)挑選，加上當(dāng)年新增項(xiàng)目，結(jié)合各招商單位上報(bào)的資料，予以匯編付印。招商宣傳資料包括宣傳和介紹本地區(qū)政策、法規(guī)、條例、投資環(huán)境、投資程序的宣傳冊(cè)子、幻燈片、投影片、錄像帶、光碟等。如有條件，可配備手提電腦，將有關(guān)資料儲(chǔ)存進(jìn)去，供隨時(shí)查閱。準(zhǔn)備簽約項(xiàng)目為擴(kuò)大招商會(huì)議的新聞和廣告效應(yīng)，

10、可把近期較成熟的項(xiàng)目安排在會(huì)上簽署，要事先做好充分的準(zhǔn)備:(1)抓好各單位簽約項(xiàng)目的上報(bào)匯總。 (2)準(zhǔn)備好需簽署的合同、協(xié)議及有關(guān)文件。 (3)安排好簽約項(xiàng)目順序，落實(shí)各方簽約人。與當(dāng)?shù)厣绦越M織聯(lián)系、合作考慮到在當(dāng)?shù)芈?lián)絡(luò)、宣傳，選擇會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備視聽(tīng)設(shè)備，安排食宿和活動(dòng)的方便，應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)厣绦越M織的聯(lián)系，包括我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、當(dāng)?shù)厣虝?huì)、經(jīng)濟(jì)文化交流協(xié)會(huì)、貿(mào)易促進(jìn)會(huì)、基金會(huì)、咨詢(xún)顧問(wèn)等組織，并選擇其中一方為會(huì)務(wù)主要合作方。與當(dāng)?shù)匦侣劷缏?lián)系新聞界的源源不斷的信息經(jīng)過(guò)處理迅速輸送給社會(huì)成員，在日積月累中形成了公眾對(duì)它的依賴(lài)性，成為影響社會(huì)輿論的權(quán)威性機(jī)構(gòu)。在招商會(huì)議召開(kāi)之前，應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)匦侣劷绲穆?lián)系，充分利用新聞界來(lái)大力宣傳本地區(qū)的建設(shè)成就，提高知名度和影響力，引起公眾對(duì)會(huì)議的熱心關(guān)注。由于招商會(huì)議的議題和內(nèi)容較為專(zhuān)業(yè)化，為配合記者新聞稿的撰寫(xiě)，應(yīng)在寄發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函的同時(shí)，附上宣傳資料及會(huì)議中心內(nèi)容簡(jiǎn)介、背景材料、等。并應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議當(dāng)天派發(fā)的新聞發(fā)布稿