采購(gòu)管理華為北研上研非生產(chǎn)異地認(rèn)證采購(gòu)組

1、研非生產(chǎn)異地認(rèn)證、采購(gòu)組試運(yùn)作暫行規(guī)定一、目的根據(jù)集中認(rèn)證、分散采購(gòu)的原則，現(xiàn)試行在上海研究所、北京研究所建立非生 產(chǎn)異地認(rèn)證、采購(gòu)組，提高非生產(chǎn)物品異地采購(gòu)的響應(yīng)速度與成本控制的效率，保 證需求部門對(duì)非生產(chǎn)物品的緊急需求。二、定義非生產(chǎn)異地認(rèn)證、采購(gòu)組：即華為行政采購(gòu)中心在深圳以外地域的延伸機(jī)構(gòu)， 負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的非生產(chǎn)物品采購(gòu)的執(zhí)行，并根據(jù)專家團(tuán)供應(yīng)商選擇策略和決定， 具體參與供應(yīng)商認(rèn)證，保證當(dāng)?shù)胤巧a(chǎn)物品的及時(shí)供應(yīng)及最優(yōu)品質(zhì)與技術(shù)，控制采 購(gòu)成本。三、適用范圍1、采購(gòu)的物品范圍原則上適用于所有類別的非生產(chǎn)物品。2、采購(gòu)管理范圍北京、上海研究所認(rèn)證、采購(gòu)組負(fù)責(zé)自身行政管理范圍內(nèi)的非生產(chǎn)采購(gòu)

2、。在運(yùn)作初期，上研、北研所認(rèn)證、采購(gòu)組的認(rèn)證、采購(gòu)物品范圍，由行政采購(gòu) 中心依據(jù)外地研究所需求的實(shí)際情況，統(tǒng)一安排每個(gè)時(shí)期的認(rèn)證授權(quán)范圍，根據(jù)項(xiàng) 目進(jìn)行分類，逐步將一些項(xiàng)目交給當(dāng)?shù)夭少?gòu)組認(rèn)證、采購(gòu)，在公司行政采購(gòu)中心和 相關(guān)CEG勺指導(dǎo)協(xié)調(diào)下，建立起滿足本地需求的合格供應(yīng)商系統(tǒng)并對(duì)本地供應(yīng)商進(jìn)行 管理。授權(quán)以專家團(tuán)決議或采購(gòu)總部、行政采購(gòu)中心函件的書面文件為準(zhǔn)。四、運(yùn)作原則1、組織制度：1）非生產(chǎn)異地認(rèn)證專家組：負(fù)責(zé)采購(gòu)總部授權(quán)的認(rèn)證運(yùn)作與采購(gòu)的推行，由一名兼職的主任、副主任和一名較專職成員（PE、若干兼職成員組成，由研究所主要的或較高層領(lǐng)導(dǎo)兼任主 任、副主任。主任負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)卣J(rèn)證、 采購(gòu)事項(xiàng)的重

3、大與最終決策的達(dá)成， 負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)卣J(rèn)證、 采購(gòu)組工作的整體推行與計(jì)劃的完成；副主任負(fù)責(zé)推行專家組日常的認(rèn)證決策和采購(gòu)組的日常管理工作；較專職的成員（同時(shí)是PE應(yīng)具有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)證采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)和協(xié)調(diào)、推動(dòng)能力，負(fù) 責(zé)異地認(rèn)證專家組的日常運(yùn)作與協(xié)調(diào)；其他兼職成員按照公司專家團(tuán)成員的入選規(guī)定，由代表主要需求部門的各采購(gòu) 項(xiàng)目（如計(jì)算機(jī)、IT、儀器設(shè)備、行政用品及服務(wù)等）相關(guān)的專家組成，共同對(duì)須 專家組負(fù)責(zé)的各類項(xiàng)目進(jìn)行集體決策。2）非生產(chǎn)異地采購(gòu)組：接受采購(gòu)總部和當(dāng)?shù)氐恼J(rèn)證專家組的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與決策，負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)夭少?gòu)供應(yīng)，參 與當(dāng)?shù)胤侵匾?xiàng)目認(rèn)證的執(zhí)行。0采購(gòu)組的領(lǐng)導(dǎo)可由當(dāng)?shù)卣J(rèn)證專家組副主任兼任， 負(fù)責(zé)日常采購(gòu)的審批，

4、 采購(gòu)組整體 工作的達(dá)成。較專職的采購(gòu)員（非認(rèn)證組的成員），負(fù)責(zé)下單、跟單，并協(xié)助PE勺選擇、管理供應(yīng)商。（3）所有異地認(rèn)證、采購(gòu)人員（包括兼職），接受采購(gòu)總部業(yè)務(wù)指導(dǎo)，行政考 評(píng)由各研究所管理，實(shí)施定期崗位輪換制度（由采購(gòu)總部干部部與異地研究所干部 部共同決定）。詳細(xì)職責(zé)見(jiàn)北研、上研異地認(rèn)證、采購(gòu)小組組織結(jié)構(gòu)與職責(zé)文 件。2、決策原則：對(duì)授權(quán)范圍內(nèi)的供應(yīng)商選擇與管理，由異地認(rèn)證組按照公司專家團(tuán)決策制度集 體決定；對(duì)授權(quán)范圍內(nèi)的訂單執(zhí)行，由當(dāng)?shù)夭少?gòu)組領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)協(xié)助公司總部的采購(gòu)管理，根據(jù)具體項(xiàng)目的情況，分級(jí)評(píng)審。3、運(yùn)作規(guī)則：由采購(gòu)總部負(fù)責(zé)授權(quán)異地認(rèn)證、采購(gòu)組的具體運(yùn)作范圍，運(yùn)作規(guī)則完全遵照

5、行 政采購(gòu)供應(yīng)商認(rèn)證、管理以及采購(gòu)執(zhí)行的流程（以編號(hào)PROC/G開頭的流程）和相應(yīng) 的規(guī)定，同時(shí)形成相應(yīng)的文檔，根據(jù)采購(gòu)總部有關(guān)規(guī)定建立檔案，以備接受相關(guān)的 審計(jì)。同時(shí)應(yīng)成立中央收發(fā)監(jiān)控部授權(quán)的收貨組，按中央收發(fā)監(jiān)控部非生產(chǎn)物品異地 接收的規(guī)定收貨。異地采購(gòu)組的授權(quán)采購(gòu)和收貨過(guò)程與結(jié)果應(yīng)接受公司審計(jì)部、采購(gòu)總部、中央 收發(fā)監(jiān)控部及中研部相關(guān)部門的審計(jì)。五、基本運(yùn)作流程及說(shuō)明流程圖附后，流程說(shuō)明如下：A半年度需求預(yù)測(cè)管理辦每年12月和6月下旬組織各部門制定下半年度需求預(yù)測(cè)，由管理辦評(píng)審、匯總后，提交研究計(jì)劃處批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的半年度需求預(yù)測(cè)提交給行政采購(gòu)中心、各行 政專家團(tuán)、當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組（也即中研

6、的半年度需求預(yù)測(cè)中北研、上研需單列）。行政采購(gòu)中心、各專家團(tuán)與當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組共同分析需求預(yù)測(cè)， 協(xié)商哪些物品需尋 找、認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商， 對(duì)于需要認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商的采購(gòu)項(xiàng)目， 當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組即可有意識(shí)地開始供應(yīng)商的尋找工作。B、月度需求計(jì)劃管理辦在每月下旬組織制定下月的需求計(jì)劃，由管理辦評(píng)審、匯總后，提交研 究計(jì)劃處批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的月度需求計(jì)劃提交給行政采購(gòu)中心、各行政專家團(tuán)、當(dāng)?shù)卣J(rèn) 證/采購(gòu)組。由行政采購(gòu)中心、各專家團(tuán)與當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組共同分析需求計(jì)劃，協(xié) 商、確定需由當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組的采購(gòu)項(xiàng)目后，當(dāng)?shù)卣J(rèn)證/采購(gòu)組應(yīng)立即著手供應(yīng)商 的尋找和項(xiàng)目認(rèn)證工作。C不定期計(jì)劃根據(jù)工作開展的需要，可隨時(shí)制定

7、不定期的需求計(jì)劃，提出某一特定時(shí)期的需 求，但這類需求的提出，一般應(yīng)比實(shí)際需要到貨時(shí)間提前一個(gè)月左右。制定需求計(jì)劃應(yīng)按照PROC/GP01制定采購(gòu)需求計(jì)劃”執(zhí)行。02協(xié)商、確認(rèn)認(rèn)證授權(quán)范圍 行政采購(gòu)中心/各行政專家團(tuán)/北研上研認(rèn)證 采購(gòu)組根據(jù)需求預(yù)測(cè)、計(jì)劃和采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，北研、上研認(rèn)證/采購(gòu)組與行政采購(gòu)中心、各專家團(tuán)協(xié)商確定需認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商的采購(gòu)項(xiàng)目。具體項(xiàng)目由行政采購(gòu)中心01組織制定采購(gòu)需求計(jì)劃北研、上研管理辦合同管理處分單?？偟脑瓌t是：以總公司認(rèn)證資源為統(tǒng)一平臺(tái)，在總公司資源不能有效支撐異地 采購(gòu)時(shí)，建立異地供應(yīng)商資源。03申購(gòu)并取得批準(zhǔn)申購(gòu)人根據(jù)工作需要，上非生產(chǎn)物品申購(gòu)電子流或框架

8、采購(gòu)電子流填寫申購(gòu)，提交相應(yīng)的主管批準(zhǔn)。此申購(gòu)應(yīng)參考已批準(zhǔn)的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)計(jì)劃。根據(jù)已經(jīng)確認(rèn)的項(xiàng)目，北研、上研認(rèn)證/采購(gòu)組啟動(dòng)認(rèn)證過(guò)程。 認(rèn)證工作的具 體流程按照PROC/GP03認(rèn)證合適供應(yīng)商并簽訂合同”和華為采字2000第1號(hào)“行政采購(gòu)認(rèn)證及文檔管理實(shí)施細(xì)則”執(zhí)行。如果經(jīng)認(rèn)證組評(píng)審決定由申購(gòu)人自購(gòu)或由采購(gòu)員代購(gòu)，可在申購(gòu)單上注明“自 購(gòu)”或“代購(gòu)”字樣，申購(gòu)人或采購(gòu)員直接根據(jù)此申購(gòu)內(nèi)容，尋找供應(yīng)商自行采購(gòu)。異地認(rèn)證/采購(gòu)組在認(rèn)證工作產(chǎn)生的文檔， 其審批權(quán)限見(jiàn)附件 （可參照行政采購(gòu) 供應(yīng)商認(rèn)證及文檔管理實(shí)施細(xì)則），其供應(yīng)商信息與報(bào)價(jià)單的上網(wǎng)采取將有關(guān)表格傳真給運(yùn)作支持部（集中錄入）的形式進(jìn)行。

9、北研、上研采購(gòu)員北研、上研采購(gòu)員 （簡(jiǎn)稱異地采購(gòu)員）根據(jù)異地認(rèn)證/采購(gòu)組或深圳采購(gòu)總部認(rèn)證的結(jié)果在系統(tǒng)中向供應(yīng)商下單，并跟蹤到貨和處理例外情況。運(yùn)作初期由行政采 購(gòu)中心合同管理處統(tǒng)一分單。具體流程參見(jiàn)P ROC/G P0“執(zhí)行采購(gòu)”、P ROC/G P04 0001“管理訂單”、PROC/GP040002“訂單更改”、PROC/GP04 0003“管理非生 產(chǎn)采購(gòu)例外情況使用中質(zhì)量發(fā)生問(wèn)題”。申購(gòu)人04認(rèn)證北研、上研認(rèn)證/采購(gòu)組05執(zhí)行采購(gòu)對(duì)于進(jìn)口物品，如條件成熟，可在當(dāng)?shù)刂苯舆M(jìn)口，否則仍由深圳采購(gòu)員下單、 跟單。對(duì)于代購(gòu)、自購(gòu)方式，采購(gòu)員或申購(gòu)人采用現(xiàn)金（或支票）進(jìn)行交易，以費(fèi)用報(bào)銷方式核算

10、。對(duì)于深圳交貨的物品按中央收發(fā)監(jiān)控部的正常流程收貨。對(duì)于異地交貨的物品，授權(quán)收貨組按照中央收發(fā)監(jiān)控部相應(yīng)的流程執(zhí)行。異地 授權(quán)收貨組完成全部的收貨過(guò)程，并在系統(tǒng)中接收，所有紙面的入庫(kù)單據(jù)完成后立 即傳遞給采購(gòu)核算處以便向供應(yīng)商付款。資產(chǎn)類物品（含集中現(xiàn)購(gòu)或代購(gòu)、自購(gòu)的）登記按照現(xiàn)有流程做法執(zhí)行。采購(gòu)核算處對(duì)于在系統(tǒng)中下單的采購(gòu)，付款的方式與現(xiàn)有流程一致。由供應(yīng)商將發(fā)票送至 指定收票地點(diǎn)，采購(gòu)核算處收到中央收發(fā)監(jiān)控部或北研、上研收貨組的入庫(kù)單后在 系統(tǒng)內(nèi)匹配付款。（目前在系統(tǒng)下單的采購(gòu)，暫時(shí)仍在深圳付款，待條件成熟后， 由財(cái)經(jīng)管理部與采購(gòu)總部共同確定當(dāng)?shù)馗犊畹倪\(yùn)作）代購(gòu)或自購(gòu)憑發(fā)票在當(dāng)?shù)刭M(fèi)用報(bào)銷

11、。異地認(rèn)證/采購(gòu)組按照PROC/GP05PROC/GPO5-OO01 PROC/GPO5-OO02 PROC/GP05-00（的要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。日常的管理工作以當(dāng)?shù)夭少?gòu)人員為主， 異地認(rèn)證/采購(gòu)組對(duì)采購(gòu)人 員提出的重大問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。 對(duì)供應(yīng)商的年度評(píng)審由異地認(rèn)證/采購(gòu)組組織進(jìn) 行。六、例外原則異地認(rèn)證、采購(gòu)組如遇緊急情況及例外情況，甚至是超越原定授權(quán)范圍的，在 事先溝通而采購(gòu)總部資源無(wú)法滿足的時(shí)候， 可直接決策，但須嚴(yán)格按流程規(guī)范辦事。06驗(yàn)收、發(fā)放貨物授權(quán)收貨組/中央收發(fā)監(jiān)控部07付款08管理供應(yīng)商七、審計(jì)由審計(jì)、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)異地采購(gòu)情況進(jìn)行審計(jì)。八、附件附件一：北研、上研行政

12、采購(gòu)物品認(rèn)證、采購(gòu)方式簡(jiǎn)要分類原則。附件二：認(rèn)證、采購(gòu)審批權(quán)限簡(jiǎn)表PO)文檔類型文檔名稱擬制審核決議批準(zhǔn)復(fù)核錄入非生產(chǎn)物品PE認(rèn)證專家組運(yùn)作支持部認(rèn)證表副主任錄入員認(rèn)證文件(PROC/GP03/F10)非生產(chǎn)物品PE認(rèn)證專家組運(yùn)作支持部供應(yīng)商檔案表副主任錄入員A(PROC/GP03/F11)其它認(rèn)證文PE認(rèn)證專家組認(rèn)證專家組件會(huì)簽副主任采購(gòu)文件采購(gòu)訂單采購(gòu)員采購(gòu)組組長(zhǎng)1附件一：北研、認(rèn)證方式1、認(rèn)證當(dāng)?shù)毓?yīng)商上研行政采購(gòu)物品認(rèn)證、采購(gòu)方式簡(jiǎn)要分類原則下單、結(jié)算方式研究所采購(gòu)員在系統(tǒng)中下單，2、自行選擇供應(yīng)商自行采購(gòu)或代購(gòu)， 費(fèi)用報(bào)銷。分類原則及物品類別1、屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備類 （復(fù)印機(jī)、傳真

13、機(jī)、投影 儀等）2、常用耗材 （如碳粉、 硒鼓、 復(fù)印紙等）3、計(jì)算機(jī)零配件4、五金交電類（含實(shí)驗(yàn)室用品）、國(guó)產(chǎn)儀表（V1000元）5、 勞保用品、清潔用品6、 文具辦公用品類 滿足自行采購(gòu)規(guī)定的， 不適用 上兩種方式的， 可由申購(gòu)人或 采購(gòu)員現(xiàn)金采購(gòu)；說(shuō)明由行政采購(gòu)中心合同管理處 具體分單，下達(dá)指令。凡是不在上表內(nèi)的物品種類，如計(jì)算機(jī)、開發(fā)系統(tǒng)、 儀器設(shè)備、 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件等，依然通過(guò)深圳采購(gòu)部認(rèn)證、采購(gòu)，待時(shí)機(jī)成熟后逐步向兩個(gè)研究所采購(gòu)組過(guò)渡。附件二：認(rèn)證、 采購(gòu)審批權(quán)限簡(jiǎn)表采購(gòu)總部文件控制中心頁(yè)號(hào)：1共1頁(yè)北研、二研非生產(chǎn)物品授權(quán)米購(gòu)流程供應(yīng)商送貨申購(gòu)人03f申購(gòu)并取得批準(zhǔn)_ _ _ _ _ V批準(zhǔn)的申購(gòu)單北研、上研管理辦01 f.組織制定采購(gòu) 求預(yù)測(cè)計(jì)劃一 -北研、上研認(rèn)證采購(gòu)組批準(zhǔn)的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)計(jì)戈 y02協(xié)商確認(rèn)授權(quán)認(rèn)證