企業(yè)管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用案例

1、MIS 應(yīng)用的成功案例 一、案例背景 北京燕京啤酒集團(tuán)公司是 1993 年以原北京市燕京啤酒廠為核心發(fā)展組建的國家二級企 業(yè)。燕京啤酒集團(tuán)現(xiàn)擁有總資產(chǎn) 50 多億元、員工 12800 人，占地 220 萬平方米、年產(chǎn)銷能 力超過 160 萬噸，燕京啤酒集團(tuán)已經(jīng)成為中國啤酒行業(yè)噸位最大的 “航空母艦”之一。 燕京 啤酒集團(tuán)是國家經(jīng)貿(mào)委重點支持的 520 家大型企業(yè)之一， 下屬擁有控股子公司 （廠）十六個。 北京燕京啤酒股份有限公司（下文簡稱為燕京啤酒）是燕京啤酒集團(tuán)的上市公司， 2000 年 燕京完成啤酒銷售量 141 萬噸；實現(xiàn)銷售收入 25 億元；實現(xiàn)利稅總額 9.2 億元。 一個企 業(yè)的成

2、功固然與其生產(chǎn)技術(shù)息息相關(guān)， 然而管理的科學(xué)與否直接影響到這些先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù) 能否真正給企業(yè)帶來效益，良好的技術(shù)只有與優(yōu)秀的管理思想相結(jié)合才能產(chǎn)生預(yù)期的效果。 作為一個大規(guī)模的企業(yè)， 企業(yè)管理水平的高低依賴于其信息化建設(shè)情況和信息管理水平， 企 業(yè)管理系統(tǒng)是企業(yè)管理思想的體現(xiàn)。 燕京啤酒集團(tuán)在經(jīng)過一系列決策后決定引進(jìn) MIS ，并聘請了專家進(jìn)行評估、測試 和后期調(diào)試， 最終形成了現(xiàn)在使用的適合燕京啤酒的 MIS 。燕京啤酒 MIS 主要由財務(wù)系統(tǒng)、 銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構(gòu)成。經(jīng)過不斷調(diào)整和測試，現(xiàn)在使用的 MIS 成功在燕京啤酒“生根發(fā)芽”并為燕京的后續(xù)發(fā)展提供保障和動力

3、。 二、MIS在企業(yè)中的作用 MIS （管理信息系統(tǒng) -Management Information System ）系統(tǒng) ，是一個由人、計算機(jī)及 其他外圍設(shè)備等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。 是一門新興的科學(xué)， 其主要任務(wù)是最大限度的利用現(xiàn)代計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強(qiáng)企業(yè) 的信息管理，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正 確的數(shù)據(jù)， 加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員， 以便進(jìn)行正確的決策， 不 斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。 目前， 企業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已成為企業(yè)進(jìn)行技術(shù)改造及提 高企業(yè)管理水平的重要手段。 隨著我國與世

4、界信息高速公路的接軌， 企業(yè)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲 得信息必將為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益， 企業(yè)的辦公及管理都將朝著高效、 快速、 無紙化的方向發(fā)展。 1、 硬件應(yīng)用 由于燕京啤酒公司財務(wù)、銷售、倉庫等部門位于不同的辦公樓，辦公樓之間相距上千 米，為了便于各部門實時傳遞信息， 加強(qiáng)對各部門的管理和監(jiān)控， 需要在公司廠區(qū)內(nèi)建立一 個內(nèi)部網(wǎng)。 2、 軟件應(yīng)用 銷售管理系統(tǒng)包括銷售開票、送貨管理、運(yùn)輸費管理、結(jié)算管理、退貨管理、退變質(zhì) 酒管理等模塊， 存貨管理系統(tǒng)主要包括包裝物周轉(zhuǎn)管理、 扎鮮啤酒桶周轉(zhuǎn)管理和產(chǎn)成品庫房 管理等模塊，財務(wù)系統(tǒng)主要包括總賬、固定資產(chǎn)管理、工資管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、 UF

5、O 報 表、現(xiàn)金流量表、財務(wù)分析等子系統(tǒng)。各模塊之間實時傳遞信息，完全實現(xiàn)了銷售、財務(wù)信 息共享。其功能結(jié)構(gòu)圖如下所示： 燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)應(yīng)用效果 燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)在實現(xiàn)企業(yè)信息共享、 加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制和利用信息加強(qiáng)企業(yè)管 理等方面取得了顯著的成效。 滿足財務(wù)和業(yè)務(wù)協(xié)同，實現(xiàn)企業(yè)信息共享 銷售發(fā)票一次錄入，銷售業(yè)務(wù)信息全公司使用；實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和信息的有機(jī)集成， 全公司各部門可以根據(jù)管理需要和相應(yīng)的權(quán)限及時、準(zhǔn)確地獲取財務(wù)、業(yè)務(wù)以及管理信息； 銷售部門和倉庫部門數(shù)據(jù)的共享， 為杜絕假票現(xiàn)象創(chuàng)造了條件， 手工條件下， 會出現(xiàn)利用假 票騙取企業(yè)利益的情況，使用計算機(jī)后，只要錄 入票據(jù)的保密信息

6、系統(tǒng)就會自動顯示該票據(jù)的全部真實信息， 票據(jù)的真?zhèn)萎?dāng)即就可以識 別。 降低原始數(shù)據(jù)錯誤率，減低企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，保證統(tǒng)計信息真實性 系統(tǒng)對于產(chǎn)品和客戶信息都提供了參照，可以直接從系統(tǒng)中選取而不需人工錄入， 而且在系統(tǒng)中選定某產(chǎn)品后， 其對應(yīng)成套包裝物會自動進(jìn)入銷售發(fā)票。 這種便捷的錄入方式 不僅減輕了操作員的勞動強(qiáng)度， 而且最大程度地消除了發(fā)票原始數(shù)據(jù)錯誤的可能性， 為企業(yè) 對外保送報表和提取內(nèi)部管理報表等提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源。 7、強(qiáng)化客戶滿意與忠誠度管理 客戶是企業(yè)存在和發(fā)展的支柱，維護(hù)客戶的權(quán)益、在客戶心目中樹立良好的公司形象 至關(guān)重要。 燕京啤酒在企業(yè)運(yùn)作過程中強(qiáng)調(diào)以客戶為中心的管理， 因此

7、用友公司在燕京啤酒 管理系統(tǒng)的規(guī)劃中，從大模塊的設(shè)計到每個功能的實現(xiàn)處處體現(xiàn)著這一理念。 8、加強(qiáng)產(chǎn)品管理，滿足市場需求 對于產(chǎn)品的研究分析是管理的一個重要組成部分，不同的產(chǎn)品適合不同的市場，不同 產(chǎn)品其市場需求量也不同， 同一種產(chǎn)品在不同時期其需求量也不同， 這些信息不僅直接影響 到產(chǎn)品的銷售，而且決定著產(chǎn)品的生產(chǎn)。 業(yè)績考核有據(jù)可依，部門、職員評價科學(xué)合理 怎樣使業(yè)績考核更科學(xué)，更有說服力，一直是理論界和實務(wù)界研究的重要課題。在 該管理系統(tǒng)中為部門業(yè)績考核、員工業(yè)績考核提供了定量分析方法，使業(yè)績考核更科學(xué)合 理。 10、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，加速資金周轉(zhuǎn) 在客戶數(shù)量眾多的情況下， 為每個客戶都

8、建立一本賬， 不僅可能違背成本效益原則， 而 且信息不準(zhǔn)確、 不及時。 因此， 即便企業(yè)已有很先進(jìn)的應(yīng)收款管理方法，手工處理方式也制 約了這些方法的使用， 造成應(yīng)收賬款管理上出現(xiàn)失誤。 在燕京啤酒管理系統(tǒng)中， 可以進(jìn)行賬 齡分析 ,通過對各客戶所欠款項進(jìn)行賬齡分析，可以快捷、全面地了解其欠款情況，及時對 應(yīng)收款項進(jìn)行催收， 加速資金周轉(zhuǎn)， 減少壞賬損失； 同時燕京啤酒是上市公司中采用賬齡法 計提壞賬的第一家，賬齡分析表為賬齡法的使用創(chuàng)造了前提條件。 11、及時、準(zhǔn)確的對外提供報表，為利益相關(guān)者提供決策信息 北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司，其財務(wù)數(shù)據(jù)必須對外披露，為債權(quán)人、所有 者、政府部門

9、等利益相關(guān)者進(jìn)行分析決策提供信息。 燕京啤酒管理系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)和銷售的 集成，銷售系統(tǒng)可以將有關(guān)業(yè)務(wù)信息實時進(jìn)行提煉， 編制成賬務(wù)憑證， 自動傳遞到財務(wù)系統(tǒng)， 財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)需要即可在 UFO 中快速生成企業(yè)所需各種報表和分析圖表。例如可以生成對 利潤構(gòu)成的分析圖表。 這不僅能保證對外報表能及時、 快速獲取， 而且對外報表的準(zhǔn)確性也 有了可靠保障。 三、MIS對企業(yè)的重要性 現(xiàn)有的燕京啤酒管理系統(tǒng)是北京燕京啤酒股份有限公司與用友軟件股份有限公司強(qiáng)強(qiáng) 聯(lián)合和協(xié)作所取得的信息化建設(shè)的典范。然而燕京啤酒并不滿足現(xiàn)狀 ,在此基礎(chǔ)上，它將在 近期內(nèi)完成生產(chǎn)管理、 質(zhì)量管理、 采購管理等系統(tǒng)的建立， 把企業(yè)

10、的全面管理推向更高水平。 MIS 對于燕京啤酒的信息管理是非常重要的。 企業(yè)各方面的現(xiàn)代企業(yè)管理依賴于信息的 訪問和使用， 任何企業(yè)的決策都需要信息。 燕京啤酒的信息管理系統(tǒng)主要由財務(wù)系統(tǒng)、 銷售 管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構(gòu)成，目前采購管理系統(tǒng)為預(yù)留系統(tǒng)。 信息是一種資源， 很好地利用信息資源， 才能更好地開發(fā)和利用各種其他資源。 人們普 遍認(rèn)識到， 有效地利用企業(yè)信息化可以幫助企業(yè)有更好地發(fā)展規(guī)劃和良好的商業(yè)決策， 并提 高企業(yè)的工作效率。例如 MIS 在燕京啤酒的財務(wù)管理方面應(yīng)用，在燕京啤酒管理系統(tǒng)中， 可以進(jìn)行賬齡分析 ,通過對各客戶所欠款項進(jìn)行賬齡分析，可以快捷、全面地了

11、解其欠款情 況，及時對應(yīng)收款項進(jìn)行催收， 加速資金周轉(zhuǎn)，減少壞賬損失；同時燕京啤酒是上市公司中 采用賬齡法計提壞賬的第一家，賬齡分析表為賬齡法的使用創(chuàng)造了前提條件。 又如在燕京啤酒企業(yè)的質(zhì)量管理和存貨管理方面， MIS 也起到了重要的作用。 啤酒的生 產(chǎn)和銷售受天氣影響很大， 而且對新鮮度的要求也高。 在銷售旺季每天有大量的原材料入庫、 產(chǎn)成品出庫；淡季也要保證正常的生產(chǎn)計劃， 要有足夠的原材料， 適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)成品庫存。 因此 啤酒行業(yè)對庫存管理的要求比較高。 采用信息化庫存管理系統(tǒng)， 存貨分析模塊可以從各個角 度對庫存物料的信息作出分析， 如存貨數(shù)量分析 （是否超儲或短缺） 、原材料占用資金分析

12、、 材料來源和去向分析等。 根據(jù)分析數(shù)據(jù)進(jìn)行材料的采購和產(chǎn)品的生產(chǎn)， 可以避免原材料存儲 過多造成資金周轉(zhuǎn)困難， 也能避免企業(yè)盲目過量生產(chǎn)造成的損失。 最重要的是企業(yè)能夠提供 優(yōu)質(zhì)、新鮮的啤酒。 能利用好 MIS 對于企業(yè)未來發(fā)展是意義重大的。 MIS 包含了一些抽象的概念和管理理 念，以及信息技術(shù)和實際應(yīng)用。 信息系統(tǒng)可以不涉及計算機(jī)和其他現(xiàn)代技術(shù)， 甚至可以純粹 是人為的。 然而， 現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展， 信息處理系統(tǒng)的容量已經(jīng)得到了很大 的提高。 現(xiàn)在各種信息系統(tǒng)已經(jīng)離不開現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)， 現(xiàn)代信息系統(tǒng)， 一般是 指系統(tǒng)的人， 機(jī)并存的局面。 信息系統(tǒng)是一個很廣泛的概

13、念， 信息的載體是數(shù)據(jù)的各種數(shù)據(jù)， 如數(shù)字、文本、圖像、聲音以及使數(shù)據(jù)的特定的形式，該文件是一個數(shù)據(jù)集合，數(shù)據(jù)庫更復(fù) 雜的數(shù)據(jù)文件， 在物理媒體上使用特定的格式存儲的文件。 從哲學(xué)的角度來看， 信息是反映 世界的狀態(tài)、屬性的。聯(lián)系和發(fā)展過程中，世界所有的東西體現(xiàn)在人的大腦是信息，信息處 理和信息傳輸過程中， 他們的關(guān)系是對立的， 主觀思想和客觀事實的主觀和客觀的統(tǒng)一一致 的對應(yīng)信息是真理。信息理論是信息的收集、存儲、處理、輸出和轉(zhuǎn)移過程中的法律研究。 控制論和系統(tǒng)論和信息論三位一體， 既相互聯(lián)系和不可分割的。 企業(yè)管理是一個有機(jī)的系統(tǒng)， 各部門的人員組成一個有機(jī)的整體， 而且之間存在信息系統(tǒng)。

14、 人類在很大程度上依賴于信息 和信息系統(tǒng)。 總而言之， MIS 為燕京啤酒的管理系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化， 對企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行了有 效的控制， 為企業(yè)管理提供了豐富的工具和手段， 準(zhǔn)確、 及時的為企業(yè)提供各種對內(nèi)管理報 表和對外財務(wù)報表，在企業(yè)管理升級中起到了非常重要的作用。 四、對 MIS 的看法 管理信息系統(tǒng)與計算機(jī)的關(guān)系密不可分， 計算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生以后， 迅速在管理領(lǐng)域獲得了 廣泛的應(yīng)用。 二十世紀(jì)六十年代， 美國經(jīng)營管理學(xué)會及其事業(yè)部第一次提出了建立管理信息 系統(tǒng)的設(shè)想。 進(jìn)入二十世紀(jì)八十年代以后， 隨著各種技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅速發(fā)展， 管理 信息系統(tǒng)也得到了進(jìn)一步的發(fā)展，其概念逐步得到

15、了充實和完善。 管理信息系統(tǒng)是社會系統(tǒng)的抽象表達(dá)，社會系統(tǒng)的各個實體之間通過信息發(fā)生相互作 用，而把這些實體抽象成為管理信息系統(tǒng)里的節(jié)點，將不可見的信息具體化，進(jìn)行分類、檢 索和儲存， 提高信息的質(zhì)量， 就可以提高實體之間交流和相互作用的效率。 任何一個實際有 效的管理信息系統(tǒng)都是一個社會系統(tǒng)的映像， 管理信息系統(tǒng)的運(yùn)作可以提高社會系統(tǒng)的運(yùn)作 效率，它實際上也是社會系統(tǒng)的一部分，是社會系統(tǒng)高度發(fā)達(dá)的產(chǎn)物。 管理信息系統(tǒng)是一個由人、計算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、 存貯、 加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它是一門新興的科學(xué)， 其主要任務(wù)是最大限度的利用現(xiàn)代 計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強(qiáng)企

16、業(yè)信息管理，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設(shè)備、技 術(shù)等資源的調(diào)查了解， 建立正確的數(shù)據(jù)， 加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人 員，以便進(jìn)行正確的決策，不斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。 目前，企業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò) 已成為企業(yè)進(jìn)行技術(shù)改造及提高企業(yè)管理水平的重要手段。 管理信息系統(tǒng)按組織職能可以劃分為：辦公系統(tǒng)、 決策系統(tǒng)、 生產(chǎn)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)；按 信息處理層次進(jìn)行劃分為：面向數(shù)量的執(zhí)行系統(tǒng)、 面向價值的核算系統(tǒng)、報告監(jiān)控系統(tǒng)，分 析信息系統(tǒng)、規(guī)劃決策系統(tǒng)，自底向上形成信息金字塔；按歷史發(fā)展進(jìn)行劃分為：第一代 MIS 是由手工操作，使用工具是文件柜、筆記本等。第二代 MIS 增加了機(jī)

17、械輔助辦公設(shè)備， 如打字機(jī)、范圍走向廣域范圍。 按綜合結(jié)構(gòu)可以劃分為橫向綜合結(jié)構(gòu)和縱向綜合結(jié)構(gòu)，橫 向綜合結(jié)構(gòu)指同一管理層次各種職能部門的綜合， 如勞資、 人事部門。 縱向綜合結(jié)構(gòu)指具有 某種職能的各管理層的業(yè)務(wù)組織在一起，如上下級的對口部門。 主要功能包括經(jīng)營管理、 資產(chǎn)管理、 生產(chǎn)管理、行政管理和系統(tǒng)維護(hù)等。不僅僅把管理 信息系統(tǒng)看作是一個能對管理者提供幫助的基于計算機(jī)的人機(jī)系統(tǒng)， 而且把它看作一個社會 技術(shù)系統(tǒng)， 將信息系統(tǒng)放在組織與社會這個大背景去考察， 并把考察的重點， 從科學(xué)理論轉(zhuǎn) 向社會實踐， 從技術(shù)方法轉(zhuǎn)向使用這些技術(shù)的組織與人， 從系統(tǒng)本身轉(zhuǎn)向系統(tǒng)與組織、 環(huán)境 的交互作用。

18、 管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式有自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)、購買現(xiàn)成軟件包進(jìn)行二 次開發(fā)幾種形式。一般來說根據(jù)企業(yè)的技術(shù)力量、 資源及外部環(huán)境而定。大型醫(yī)院，連鎖超 市，有實力的企業(yè)， 在這方面的投入都較大， 系統(tǒng)一般都是公司自己找專業(yè)公司開發(fā)的這樣 才符合自己公司的實際情況。 另外，MIS 般只要是大一點的需要銷售商品的公司都會用到， 只是投入的資金不同而已。 管理信息系統(tǒng)可以帶來的好處有很多， 比如可以簡化人們?nèi)粘９ぷ髦械拇罅繖C(jī)械重復(fù)的 操作，使一些過程繁瑣且數(shù)據(jù)量大的數(shù)據(jù)收集工作得已高效的進(jìn)行， 信息系統(tǒng)還可以通過對 數(shù)據(jù)的有效控制，實現(xiàn)對工作流層的控制，協(xié)調(diào)。 現(xiàn)在的信息系統(tǒng)，如專家系統(tǒng)還可以給管 理人