一般物資采購業(yè)務(wù)流程制度范本.格式

1、1.4 一般物資采購供應業(yè)務(wù)流程1、 業(yè)務(wù)目標1 經(jīng)營目標1.1 建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資采購供應管理體制。1.2 按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟高效地滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求。1.3 在全球范圍內(nèi)搜尋資源，追求物資采購性能價格比最優(yōu)和供應總成本最低。1.4 實行框架協(xié)議采購，提高物資供應工作效率。1.5 強化物資供應過程控制，增強物資供應工作主動權(quán)。2 財務(wù)目標2.1 資金支付安全。2.2 會計核算真實、準確、完整、及時。2.3 減少資金占用。3 合規(guī)目標3.1 物資采購過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2 物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。除

2、原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。 除原油、成品油以外的物資統(tǒng)稱一般物資。2、 業(yè)務(wù)風險1.11 經(jīng)營風險分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造 成采購資金浪費和流失。1.2 國內(nèi)外采購割裂，不能在全球范圍內(nèi)搜尋資源，對 全球供應市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究， 價格監(jiān)管不力，導致采購性能價格比不合理。1.3 物資需求計劃不準確、不及時，變更頻繁，不能有效滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應過程控制能力弱，物資采購供應不及時、采購物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術(shù)要求，影響正常生 產(chǎn)建設(shè)。1.5 供應商選擇不當，指定或變相指定供應商，造成經(jīng) 濟損

3、失，滋生腐敗。1.6 重復儲備、庫存結(jié)構(gòu)不合理，儲備資金占用大。1.7 物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和違 約責任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條 款，導致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。1.8 物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約，供需關(guān)系動蕩，供應費用增加。2 財務(wù)風險2.2 資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成資金效益的流失。2.3 結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或 應付賬款，導致財務(wù)數(shù)據(jù)不準確、不完整。3 合規(guī)風險3.2 制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核不力,導致違紀違規(guī)問題發(fā)生。3.3 物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政策和股份公

4、司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。3、 業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 物資供應職責界定1.1 物資裝備部負責制定股份公司物資供應管理規(guī)章制度，對各分（子）公司物資采購供應實施監(jiān)管。1.2 物資裝備部（國際事業(yè)公司）按照總部集中采購物資目錄，負責在全球范圍內(nèi)搜尋資源，實施總部集中采購?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購?？偛拷M織集中采購由物資裝備部（國際事業(yè)公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應商短名單、采購價格及浮動幅度，與供應商簽訂框架協(xié)議；分（子）公司采取合同方式執(zhí)行框架協(xié)議，國產(chǎn)物資由分（子）公司實施采購操作，進口物資由國際事業(yè)公司實施采購操作。1.3 總部直接集中采購物資,物資裝備部

5、（國際事業(yè)公司）與分 （子） 公司簽訂年度供應協(xié)議。物資裝備部（國際事業(yè)公司）供應各分公司上述物資，以總部集中采購物資調(diào)撥單來履行年度供應協(xié)議。1.4 分（子）公司授權(quán)一個物資供應部門對物資計劃、供應商、價格、質(zhì)量、儲備等實行歸口管理，對未列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實施集中采購，實行供應與管理結(jié)合。分（子）公司自行采購物資原產(chǎn)地在國外、且需動用外匯或價值50 萬美元以上的，由國際事業(yè)公司實施采購操作。【 ERP】各分（子）公司相關(guān)部門依據(jù)總部集中采購物資目錄，正確配置工業(yè)標準描述字段。1.5 物資供應部門內(nèi)部實行計劃、采購、質(zhì)檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式。ER

6、P1各分（子）公司物資供應部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計計劃、采購等崗位的權(quán)限時，應遵從內(nèi)部牽制及不相容原則。2 物資計劃編制與審核2.1 【 ERP】 主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護到ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準確、及時編制物資需求計劃，由本單位負責人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后，報物資供應部門。項目需求計劃以設(shè)計圖紙和材料表為依據(jù)?！?ERP】 審批后的需求計劃（項目需求計劃依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表）要及時、準確、完整地錄入（或批量導入）ERP 系統(tǒng)。有 PM 、 PS 等模塊的，相關(guān)需求計劃通過系

7、統(tǒng)集成，自動生成。超過需求日期3 個月以上的未完成計劃要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應部門核銷，系統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷。2.3 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應商，對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應提供相應的獨家、專有資料，報分管需用單位的副經(jīng)理審批。2.4 分（子）公司物資供應部門依據(jù)審批的物資需求計劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應部門負責人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進行手工編輯，并按規(guī)定權(quán)限審批，手工創(chuàng)建采購申請須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建。超過交貨日期3 個月的未完成采

8、購申請要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制3.1 物資裝備部負責組織建立中國石化統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡(luò)?！綞RP1供應商準入按規(guī)定審批后，分（子）公司通過供應商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應商主數(shù)據(jù)以及供應商產(chǎn)品目錄，啟用供應商產(chǎn)品目錄增強過程控制采購渠道。3.2 總部直接集中采購在總部直接集中采購供應商名單內(nèi)選擇供應商，特殊情況報物資裝備部主任審批。總部組織集中采購在總部組織集中采購供應商短名單內(nèi)選擇供應商，特殊情況報物資裝備部分管副主任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應商，特殊情況報分（子）公司分管副經(jīng)理審批。3.3 物資供應部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商。需

9、要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應部門牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計、生產(chǎn)、技術(shù)、機動、裝備等部門對技術(shù)文件進行審核和簽字確認。3.4 【非ERP】物資供應部門建立供應商考核臺帳，從價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應商進行動態(tài)量化考核?！綞RP1采購訂單執(zhí)行完成的當月，物資供應部門在ERP 系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對供應商進行動態(tài)量化考核，并通過接口上傳至中國石化電子商務(wù)網(wǎng)。4 采購價格確定與控制4.1 物資供應部門采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式，科學理性地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過集中招標簽訂框架協(xié)議，根據(jù)具體物資需求，以

10、合同方式執(zhí)行框架協(xié)議?！?ERP】 物資供應部門根據(jù)集中招標結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單。4.2 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,至少每月發(fā)布采購指導價格。分（子）公司物資供應部門不得突破采購指導價格，特殊情況由物資供應部門負責人審批?！?ERP】分（子）公司物資供應部門在ERP 系統(tǒng)內(nèi)及時、準確地維護總部發(fā)布的物資采購指導價，啟用指導價格控制程序?qū)Σ少弮r格進行控制。超過指導價的，由物資供應部門負責人審批。4.3 物資供應部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展一次主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批5.

11、1 物資供應部門根據(jù)確定的供應商、價格等內(nèi)容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié)議或采購合同?！綞RP1上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP 系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單須保持一致?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y，各分（子 ）公司直接下載調(diào)撥單或采購合同。5.2 各分（子）公司對總部直接集中采購年度供應協(xié)議項下的調(diào)撥單或合同、總部組織集中采購和企業(yè)自行采購框架協(xié)議項下的合同須履行物資供應部門內(nèi)部審批手續(xù)。

12、5.3 【 ERP】 對于超過合同有效期3 個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應部門要及時核銷。維護采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6 供應過程控制6.1 物資供應部門加強供應過程控制，依據(jù)采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。6.2 物資供應部門對長周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實施制造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂監(jiān)造、檢驗合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定最終監(jiān)造和檢驗報告。6.3 物資供應部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度需要和物資特性，選擇合理的運輸工具和運輸方式，負責辦理運輸、投保、報關(guān)、商檢等事宜。

13、6.4 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子）公司物資供應部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗報告書；對驗證放行物資，分（子）公司物資供應部門檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。6.5 直接運抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單位、物資供應部門等有關(guān)人員現(xiàn)場驗收（必檢物資檢驗部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確認。6.6 經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資，物資供應部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供應部門要按照合同約定索賠。6.7 一般物資儲備

14、管理參見7.2存貨管理業(yè)務(wù)流程。7 采購資金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購的貨款，委托中國石化財務(wù)有限公司實行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。7.2 采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應物資調(diào)撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結(jié)算清單）、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定權(quán)限審批后提交分（子）公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實無誤（【ERP1在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行發(fā)票檢驗）后付款，并進行賬務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不相容崗位人員進行稽核。7.3 依據(jù)采購協(xié)議或合同約定，采用預付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人

15、員和財務(wù)人員對預付款等負責跟蹤， 參見 7.1 應收款項管理業(yè)務(wù)流程控制點 3.3。8 績效評價、考核與監(jiān)督8.1 物資裝備部和分（子）公司物資供應部門每季度開展一次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動專項分析，并形成報告。8.2 物資裝備部對各分（子 ）公司實施季度物資供應管理績效考核。分（子）公司將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指標納入經(jīng)濟責任制考核，獎懲兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提報不準確、不及時、造成物資積壓或影響生產(chǎn)建設(shè)的，追究提報單位和審核部門責任。4、 相關(guān)制度目錄（制度后標號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度

16、匯編目錄索引號）1 關(guān)于印發(fā) 中國石化物資供應管理規(guī)定的通知 （中國石化物2007207 號）2 關(guān)于印發(fā)中國石化總部集中采購實施辦法的通知（中國石化物2007169 號）1.9.93 關(guān)于調(diào)整總部集中采購物資目錄的通知（中國石化物 2006696 號）1.9.845678910111213關(guān)于印發(fā)中國石化物資采購渠道管理暫行規(guī)定2003 72 號）2.9.2關(guān)于印發(fā) 中國石化網(wǎng)上采購管理規(guī)定的通知 （石 2002 22 號）2.9.1關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司對外貿(mào)易管2003274 號） 1.9.1ERP 系統(tǒng)運行及應用規(guī)范（試行）2.10.1關(guān)于印發(fā)中國石化物資招標采購管理辦法的通2006 519 號）1.9.6關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司合同管理實施細則（試行）的通知（石化股份法2003 419號）1.12.1關(guān)于印發(fā) 重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法的通知 （石化股份物2006 509 號）1.9.5關(guān)于印發(fā) 中國石化物資供應質(zhì)量管理規(guī)定的通知（中國石化物2007 182 號）關(guān)于印發(fā)中國石化總部直接集中采購內(nèi)部轉(zhuǎn)帳結(jié)算實施細則的