紫晶檔案系統(tǒng)操作步驟說(shuō)明

1、紫晶檔案軟件常用操作步驟說(shuō)明(AMS2000)本說(shuō)明主要針對(duì)用戶常見(jiàn)的操作步驟說(shuō)明，共分為：A，B，C，D，E，F(xiàn)，G，H，I，J，K十一項(xiàng)，部分操作流程后還附有備份說(shuō)明。A項(xiàng)是對(duì)黨政網(wǎng)上的現(xiàn)行文件進(jìn)行收、發(fā)文管理的操作說(shuō)明。B項(xiàng)是對(duì)收、發(fā)文進(jìn)行自動(dòng)歸檔的操作說(shuō)明（人工歸檔見(jiàn)C）。C項(xiàng)是對(duì)已組裝成盒的檔案進(jìn)行人工歸檔的操作說(shuō)明。D項(xiàng)是對(duì)機(jī)讀目錄的查找操作說(shuō)明。E項(xiàng)是對(duì)全文的掛接操作說(shuō)明。F項(xiàng)是機(jī)讀目錄修改及打印操作說(shuō)明。G項(xiàng)是更改檔號(hào)操作說(shuō)明。H項(xiàng)是對(duì)件號(hào)處理操作說(shuō)明。I項(xiàng)是對(duì)分卷操作說(shuō)明。J項(xiàng)是對(duì)數(shù)據(jù)交換的操作說(shuō)明，此項(xiàng)只有B版用戶才有此功能。K項(xiàng)是對(duì)數(shù)據(jù)備份的操作說(shuō)明。A：進(jìn)入黨政網(wǎng)的已收

2、文頁(yè)面 在需要接收的文件的條目位置上單擊鼠標(biāo)右鍵 點(diǎn)擊從黨政網(wǎng)上接收：收文 進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊收文管理 點(diǎn)擊還原按鈕，可見(jiàn)第步接收的文件（若不可見(jiàn)，請(qǐng)核查當(dāng)前文件處理年度，有必要時(shí)重新進(jìn)行收發(fā)文年度設(shè)置） 在保管期限和頁(yè)數(shù)處分別按實(shí)際文件內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，并保存 點(diǎn)擊打印按鈕 點(diǎn)擊批閱單打印按鈕 點(diǎn)擊打印圖標(biāo)按鈕 關(guān)閉當(dāng)前窗口回到收文管理窗口 點(diǎn)擊全文瀏覽按鈕 點(diǎn)擊動(dòng)態(tài)鏈接按鈕 啟動(dòng)閱覽器后進(jìn)行打印及相關(guān)操作備注：1、以上只是以網(wǎng)上收文為例，發(fā)文同收文雷同，請(qǐng)參照操作。2、用戶希望通過(guò)本系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)上沒(méi)有的文件進(jìn)行收發(fā)文管理時(shí)，可在第五步：點(diǎn)擊公文歸檔整理下的收文管理按文件進(jìn)行手工錄入點(diǎn)擊保存按鈕點(diǎn)擊

3、打印按鈕。B：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊自動(dòng)歸檔按鈕 在分類下的形成年度前方框打“”并輸入對(duì)應(yīng)的四位數(shù)值年度 在分類下的保管期限前的方框打“”并選擇對(duì)應(yīng)的期限 在排列下的文件形成日期前方框打“” 在排列下的保管期限前方框打“” 在編號(hào)下的全宗號(hào)、年度、保管期限、卷(盒)號(hào)輸入對(duì)應(yīng)的內(nèi)容 點(diǎn)擊確定按鈕， 在頁(yè)數(shù)/盒前的方框打“”并輸入頁(yè)數(shù) 點(diǎn)擊歸檔按鈕 點(diǎn)擊繼續(xù)按鈕C：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 在檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) 在空白處點(diǎn)擊左鍵 點(diǎn)擊OK按鈕 點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕分別輸入：文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)（號(hào)） 等有所規(guī)定內(nèi)容點(diǎn)擊保存按鈕點(diǎn)擊添加按鈕進(jìn)行下一份文件的錄入備注：1、在本項(xiàng)第三步：

4、在檔號(hào)一欄輸入檔號(hào)，檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-期限年度-盒號(hào)，全宗號(hào)及盒號(hào)為三位，不足添0、如：012-永久2007-001，中間的間隔符-必須為半角。2、在添加目錄時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將上份文件的內(nèi)容保存下來(lái)，為減少用戶從復(fù)錄入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能，去掉添加繼承按鈕前的。3、手工直接輸入的目錄沒(méi)有全文文件，如要掛接全文按D項(xiàng)操作。4、可以從左邊收文、發(fā)文、回收庫(kù)（單擊文件來(lái)源按鈕可切換這三個(gè)庫(kù)，也可單擊檢索按鈕、三庫(kù)的列表框表頭、多級(jí)排序按鈕來(lái)進(jìn)行各庫(kù)中文件范圍的篩選和排序，以便容易進(jìn)行要?dú)w檔文件的選擇）中選中文件，再單擊向右按鈕完成歸檔；文件的選中可以采用CTRL+單擊網(wǎng)格最左邊

5、豎條的方式進(jìn)行連選。5、可以單擊向右按鈕完成已歸檔文件向收發(fā)文文件庫(kù)的回歸。D：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊編目檢索 點(diǎn)擊文件檢索 在請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵詞 點(diǎn)擊檢索備注：1、在第步請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵詞中，用戶輸入兩個(gè)或以上關(guān)鍵詞時(shí)必須用空格隔開(kāi)。2、輸入相關(guān)關(guān)鍵詞可為：文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期等已錄入計(jì)算機(jī)的任意內(nèi)容，如進(jìn)行復(fù)雜查詢，需用高級(jí)檢索。3、用戶可根據(jù)該文件的檔號(hào)快速找到該文件。如文件掛有全文，可點(diǎn)擊全文瀏覽直接瀏覽文件，還可點(diǎn)擊動(dòng)態(tài)鏈接對(duì)文件進(jìn)行修改利用。E：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊全文管理 點(diǎn)擊全文目錄管理，單擊需要建立新的子目錄的父目錄，打開(kāi)該父目錄 點(diǎn)擊新增目錄按鈕 在用

6、戶輸入欄輸入文件目錄名稱 點(diǎn)擊確定按鈕 點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕 點(diǎn)擊全文文件管理 分別對(duì)源文件位置和目標(biāo)目錄兩個(gè)目錄選擇框進(jìn)行目錄選擇，選擇源文件所在目錄位置和文件入庫(kù)后的存放位置（即目標(biāo)目錄） 選擇用戶所需文件 點(diǎn)擊傳輸文件按鈕 點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕 點(diǎn)擊歸檔/卷內(nèi)文件按鈕 在檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) 到位需要進(jìn)行全文掛接的機(jī)讀目錄 點(diǎn)擊全文掛接按鈕 選中對(duì)應(yīng)的文件 點(diǎn)擊選中退出按鈕 設(shè)置全文級(jí)別 點(diǎn)擊保存按鈕備注：1、用戶通過(guò)網(wǎng)上接收時(shí)是同時(shí)包括目錄和正文的，但手工錄入的機(jī)讀目錄是沒(méi)有全文文件的，必須通過(guò)E項(xiàng)手工進(jìn)行全文的入庫(kù)掛接。2、在全文目錄設(shè)置時(shí)不是每次都要進(jìn)行目錄的添加，用戶應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況建立目錄結(jié)構(gòu)

7、。3、在第步的源文件位置是指用戶原電子文件保存的位置，如E：張三黨政. ；目標(biāo)位置是指用戶自己通過(guò)全文目錄管理建立的目錄。位置選擇后，右面的空白框會(huì)顯示出該目錄內(nèi)當(dāng)前的文件。F：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 在檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) 在空白處點(diǎn)擊左鍵 點(diǎn)擊OK按鈕 點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕 左鍵點(diǎn)擊需要修改的記錄 對(duì)記錄進(jìn)行修改，點(diǎn)擊保存按鈕 點(diǎn)擊目錄打打印按鈕 進(jìn)行相關(guān)設(shè)置 點(diǎn)擊打印按鈕備注：如只是打印不對(duì)文件修改，直接跳過(guò)步既可。G：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 在檔號(hào)一欄輸入需要更改的檔案的檔號(hào) 在空白處點(diǎn)擊左鍵 點(diǎn)擊OK按鈕 在檔號(hào)一欄直接輸入新的檔號(hào) 敲擊回車鍵 點(diǎn)擊確定按鈕 點(diǎn)擊保存按鈕

8、H：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊公文管理/歸檔菜單 點(diǎn)擊件號(hào)處理子菜單 點(diǎn)擊檔號(hào)選擇按鈕 檢索出所需檔號(hào)，比如對(duì)023全宗的2007年度永久的文件進(jìn)行件號(hào)處理，則檢索條件如下：檔號(hào)類似于023-永久2007 點(diǎn)擊件號(hào)處理按鈕I：進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊公文管理/歸檔菜單點(diǎn)擊分卷子菜單在請(qǐng)輸入卷（盒）檔號(hào)欄輸入分卷的檔號(hào)并點(diǎn)擊調(diào)出卷（盒）內(nèi)文件按鈕在分別輸入起始序號(hào)和終止序號(hào)后，在請(qǐng)輸入目標(biāo)卷（盒）號(hào)框中輸入新的檔號(hào)點(diǎn)擊執(zhí)行按鈕J：進(jìn)入A機(jī)紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布菜單 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)交換子菜單 點(diǎn)擊案卷（盒）選擇 檢索出所需檔號(hào)，比如對(duì)“023全宗的2007年度永久”下屬的各個(gè)卷盒進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，則檢索條件如下：檔號(hào)類似于023-永久2007 點(diǎn)擊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出按扭 選擇U盤上的一個(gè)文件包，執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出 進(jìn)入B機(jī)紫晶系統(tǒng)點(diǎn)擊數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布菜單點(diǎn)擊數(shù)據(jù)交換子菜單點(diǎn)擊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入按鈕選擇A機(jī)上數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出時(shí)的文件包點(diǎn)擊確定按鈕備注：1、此功能只有標(biāo)準(zhǔn)B版才有，B版以下用戶如需該功能可通過(guò)改版方式達(dá)到。2、本操作步驟