電大學(xué)籍檔案規(guī)范思考

1、電大學(xué)籍檔案規(guī)范思考一、電視大學(xué)學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)電視大學(xué)的學(xué)籍管理是電大教育管理的重要組成部分，是保證電大教育質(zhì)量的重要手段之一，在廣播電視教育中發(fā)揮著重要作用。廣播電視大學(xué)有其自身的發(fā)展規(guī)律和特點(diǎn)，它不同于普通大學(xué)，也不同于其他成人高校，所以學(xué)籍檔案的管理工作也必須從自身的規(guī)律和特點(diǎn)出發(fā)，不能搬用或套用現(xiàn)成的管理方式、方法。電大的學(xué)籍檔案的特點(diǎn)：一是學(xué)員人數(shù)多，成分雜分布廣，辦理各種學(xué)籍管理手續(xù)周期長(zhǎng)、難度大；二是學(xué)員始終處在“動(dòng)態(tài)的學(xué)習(xí)環(huán)境中，常常因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)、出差、休假等，而出現(xiàn)要求轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、借考等情況，致使學(xué)籍每學(xué)期都有變動(dòng)；三是學(xué)籍檔案材料中表證多，填寫、統(tǒng)計(jì)、發(fā)放量很大。這些特

2、點(diǎn)客觀上給電大學(xué)籍管理帶來(lái)了許多困難和問(wèn)題，筆者通過(guò)電話、走訪廣東部分市、縣（市）級(jí)電視大學(xué)后，認(rèn)為全省各級(jí)電大要采取有針對(duì)性的措施做好學(xué)籍檔案管理工作，保證電大教育質(zhì)量。二、我省電大學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題（一）對(duì)學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。電大成立幾十年來(lái)，取得了令世人矚目的成績(jī)，電大教育的管理和制度建設(shè)也日臻完善和規(guī)范,但在對(duì)學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)上，仍存在著一些不足。一是認(rèn)為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育條件下學(xué)籍檔案的作用不大；二是認(rèn)為電大學(xué)生絕大部分是在職的成人，有各自的單位，學(xué)校的學(xué)籍檔案不用太復(fù)雜，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單用些表格記錄就可以，很容易管理；三是認(rèn)為電大學(xué)籍檔案沒(méi)有普通高校學(xué)籍檔案有價(jià)值，實(shí)用性不大。

3、此外，電大系統(tǒng)普遍存在重學(xué)校人事檔案、輕學(xué)籍檔案，重教育檔案、輕學(xué)生檔案的現(xiàn)象；在學(xué)籍檔案材料中，普遍存在著重歷史記錄，輕才能反映、輕現(xiàn)實(shí)信息等現(xiàn)象。這些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)使得電大學(xué)籍檔案管理始終處于一種比較粗放式的管理狀態(tài)，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的功能。（二）對(duì)學(xué)籍檔案內(nèi)容的界定標(biāo)準(zhǔn)不一。從大環(huán)境看，我國(guó)高等院校所形成的學(xué)籍檔案可謂形形色色、各自為政。從電大系統(tǒng)學(xué)籍檔案歸檔材料的內(nèi)容看，學(xué)籍檔案的歸檔范圍也不明確，有的學(xué)校多、雜、亂，材料的數(shù)量很多，但是把不應(yīng)收集的材料歸檔，歸檔的材料也不完整；有的學(xué)校則是量少、質(zhì)次，該歸檔的材料沒(méi)有，該寫明的內(nèi)容不填，該重點(diǎn)反映的信息缺失。之所以出現(xiàn)上述問(wèn)題，一個(gè)重要原因就

4、是學(xué)籍檔案的內(nèi)容缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。（三）對(duì)學(xué)籍檔案的管理規(guī)范不明確。由于管理制度不健全電大學(xué)籍檔案管理工作的隨意性大。一是不按照國(guó)家教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃定收集的內(nèi)容，造成了學(xué)籍檔案材料的缺失、不合格；二是沒(méi)有按照國(guó)家檔案技術(shù)規(guī)范的要求來(lái)整理和歸類學(xué)籍檔案,沒(méi)有對(duì)學(xué)生在校期間形成的文件材料進(jìn)行全面清理、分類和編目，沒(méi)有對(duì)這些文件材料進(jìn)行價(jià)值判定和及時(shí)歸檔；三是不重視學(xué)籍檔案的制度建設(shè)。（四）對(duì)學(xué)籍檔案的管理人員配備不全。人員配備不足，難以滿足工作的需要。有些電大學(xué)校，有幾萬(wàn)的學(xué)生，但卻沒(méi)有一個(gè)專職的學(xué)籍管理人員。人員專業(yè)知識(shí)不足、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、技術(shù)水平不高,對(duì)遠(yuǎn)程開放教育的理念認(rèn)識(shí)

5、模糊。由于學(xué)籍檔案的管理人員素質(zhì)和能力與實(shí)際要求均存在差距，往往造成學(xué)籍檔案量少、質(zhì)次，管理工作不到位的現(xiàn)象。（五）對(duì)學(xué)籍檔案的保存和利用重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，電大（特別是基層電大）學(xué)籍檔案的保存條件較差，保存方法陳舊，保存技術(shù)落后，給電大學(xué)籍檔案管理帶來(lái)了許多問(wèn)題，也給電大教育的聲譽(yù)和地位造成了一定的負(fù)面影響。此外，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案保存的意義認(rèn)識(shí)也不夠。這樣，容易造成學(xué)籍檔案信息不全，甚至丟失。三、加強(qiáng)我省電大學(xué)籍管理的意見目前我省電大學(xué)籍管理中單一的純文字檔案己經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于遠(yuǎn)程教育的步伐。特別以學(xué)籍管理為主的教務(wù)管理軟件不斷升級(jí)，學(xué)生學(xué)籍電子檔案的出現(xiàn)，對(duì)做好學(xué)籍管理工作，提出了更高

6、的要求。（一）首先要從思想上重視學(xué)籍檔案工作。要把學(xué)籍檔案工作擺在學(xué)校工作的重要議事日程上來(lái)，抽調(diào)精兵強(qiáng)將，充實(shí)學(xué)籍檔案管理崗位，讓那些熟悉計(jì)算機(jī)基本知識(shí)、協(xié)作精神好、吃苦精神強(qiáng)、具有一定檔案專業(yè)知識(shí)水平和實(shí)際工作能力的同志擔(dān)此重任，以保證各項(xiàng)學(xué)籍檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。學(xué)籍檔案工作的根本目的是為教學(xué)管理提供學(xué)生在校期間的學(xué)分、成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)等檔案和這些檔案的利用。在資料檔案形成、保管和利用的過(guò)程中，主導(dǎo)應(yīng)當(dāng)是檔案管理工作者。只有我們的管理者真正懂得檔案工作的價(jià)值和意義，才能充分重視學(xué)生的學(xué)籍檔案工作，樹立以學(xué)生為本的管理思想，創(chuàng)造性的開展工作。因此，提高學(xué)籍檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力

7、對(duì)于做好教務(wù)工作是非常重要的。要采取各種形式的培訓(xùn)，讓他們掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高信息技術(shù)能力，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、實(shí)事求是的工作作風(fēng)。在工作中力爭(zhēng)做到資料收集齊全，整理規(guī)范，保管科學(xué),及時(shí)開發(fā)信息資源，提供熱情優(yōu)質(zhì)服務(wù)，克服"重保管輕利用的思想,從而提高學(xué)籍檔案工作的地位。（二）分門別類、建立多載體形式的學(xué)籍檔案。檔案的形式不同，類型多種多樣。參加學(xué)習(xí)的學(xué)生學(xué)籍檔案，起碼應(yīng)具備純文字和電子文本兩種形式的檔案。文字檔案以書寫的形式保存并反映學(xué)校、地區(qū)、專業(yè)、級(jí)別、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)員姓名、性別、年齡、身份、政治而貌、個(gè)人簡(jiǎn)歷、各科學(xué)習(xí)成績(jī)等。電子文本以光盤為載體，將文字檔案利用軟件儲(chǔ)存于計(jì)算

8、機(jī)硬盤之中，利用信息技術(shù)進(jìn)行管理和綜合利用。學(xué)籍檔案還應(yīng)該按專業(yè)、類別分層次建檔，從學(xué)科、年級(jí)等方面入手，建好學(xué)生個(gè)人檔案。（三）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)傳遞信息。社會(huì)的發(fā)展要求以教師為中心的教育模式向以學(xué)生為中心的服務(wù)模式進(jìn)行改革，在現(xiàn)代教育理論的指導(dǎo)下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化，教育人性化，管理現(xiàn)代化己成為歷史的必然。學(xué)生檔案管理中，常常要將一些學(xué)籍信息及時(shí)地通知給學(xué)生，如考試時(shí)間、考場(chǎng)安排、課程安排、考試成績(jī)等。耍使這些信息傳遞的準(zhǔn)確及時(shí)，必須依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的力量，如E-mail、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、學(xué)籍信息電話語(yǔ)音服務(wù)系統(tǒng)均可用來(lái)傳遞這些信息。如今，E-mail逐漸發(fā)展、變化，以其方便、快捷的特點(diǎn)