(完整版)內(nèi)部工作信息反饋管理辦法

1、第1頁共13頁XXXX有限公司內(nèi)部工作信息反饋管理辦法制度規(guī)范 流程管控 執(zhí)行到位 考核評比文件編號：Q/JX01-3-ZJ01-2017文件版本：01生效日期：年 月日編制/日期審核/日期批準/日期未經(jīng)本公司許可,不得將文件內(nèi)容岀示于無權閱讀本文件的機構或個人this con fide ntial in formatia n must not bedisclosed to others without prior writte n consent ofXXXX有限公司文件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017版本01生效日期年月日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第2頁共13頁1.總則：1.1目

2、的：為加強公司內(nèi)部工作信息溝通、交流，及時應對已發(fā)生的異常事件（重大事件及其他突發(fā)事件）， 確保生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作的順利進行，結合公司實際，制定本制度。12適用范圍：本制度適用于公司所有部門。1.3.分類與定義：1.3.1內(nèi)部工作信息反饋根據(jù)工作信息岀現(xiàn)的頻率分為日常工作信息反饋、異常工作信息反饋。具體分類與定義見下表：一級分類二級分類標準類別標準類別定義/特征根據(jù) 內(nèi)部 工作 信息 岀現(xiàn) 的頻 率日常 工作 信息 反饋根據(jù)工作信 息在在組織 架構中的反 饋方向1縱向工作信息反饋工作信息反饋按照下級部門（員工）T上級部門（領導）的組織架構 垂直方向（縱向）反饋傳遞2橫向反饋工作信息反饋按照同級

3、職能部門（員工）T同級職能部門（員工）之 間跨部門的組織架構水平方向（橫向）反饋傳遞.異常 工作 信息 反饋根據(jù)異常工作信息信息來源1安全異常分為：重大災害發(fā)生、安全裝置失靈、安全門開啟狀態(tài)下設備可停、 安全器被壓下，設備可停、兩手式開關用一只手也能啟動、其他異常2生產(chǎn)計劃異常生產(chǎn)指令臨時變更、在線沒有加工用原材料或零部件、生產(chǎn)過程中已生產(chǎn)同數(shù)量品質(zhì)或達成率3質(zhì)量異常每小時檢查有達不到基準狀況、岀現(xiàn)了無法判斷的產(chǎn)品、發(fā)生了與通 常不同操作的動作、防呆裝置未起到作用4設備異?？矗嚎梢詣拥脑O備/儀器不能動發(fā)熱、冒煙等異常； 聽：有與異常不同的聲音； 聞：有與異常不同的氣味；覺：有平常感覺不到的震動

4、5產(chǎn)品異常因生產(chǎn)過程中所遵循的產(chǎn)品設計圖紙、工藝指導書、工藝流程、BOM清單或其他技術問題而導致的異常，或稱機種異常；6人員異常因人員的選、育、留、用環(huán)節(jié)問題而導致的異常，7環(huán)境異常指因生產(chǎn)所處環(huán)境的設備工具布置、產(chǎn)品和材料放置及溫度、濕度、 無塵度變化導致的異常1.3.2異常異常工作信息反饋管理參照生產(chǎn)異常管理辦法1.4反饋要求1.4.1反饋進稈：任何人接到工作都要做到事前溝通、事中反饋、事后反饋。1.4.2反饋原則：堅持“用心落實，及時反饋”的原則，營造公司上下積極而和諧的反饋環(huán)境。143反饋形式、時限、責任方：上班工作時間，公司內(nèi)部工作信息的, 箱/短信交流平XXXX進有限公司內(nèi)容見下表

5、：文件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017EEI郵卩洽軟件的郵卩v遞、反饋、交流y 版本T郵洽軟1 1的郵01生效日期年月日序反饋形式內(nèi)部工作適信息反饋管理辦法去反饋時限扌頁碼第3責任共屬3頁1郵件公司內(nèi)部縱向（上、下級）、橫向（同級）之間的日常工作聯(lián)系必須在收到后 限定時間1-2小時內(nèi)給予及時反饋超過反饋時間，造成延誤怠工的，由收件人承擔責任2短信上級的工作安排或通知類短 信均須在30分鐘內(nèi)回復：”好”、“收 至、“我明白”、“我知道了”、 “我立 即去辦”、“正在辦理”等。超過反饋時間，造成延誤怠工的，由收件人承擔責任3電話上級撥打下級電話，響鈴后 未接聽者，須在30分鐘內(nèi)回撥。超過反

6、饋時間，造成延誤怠 工的，由接聽人承擔責任。4工作聯(lián)絡單公司各職能部門之間的跨部 門工作信息橫向反饋。1工作聯(lián)絡單發(fā)岀方需寫明回復截止時間。2接受方需在截止時間前作岀回復。未在截止時間前作出回復，接收方承擔責任。1.5職責與權限：序類別部門職責與權限1日常工作信息反饋各部門主管對工作質(zhì)量和工作完成的及時性負責人力行政部負責對內(nèi)部管理工作信息反饋進行稽核和督促。2異常工作信息反饋生產(chǎn)部負責與生產(chǎn)相關的人、機、物、法、環(huán)、測等異常因素的報告、分析與協(xié)調(diào)解決；品保部負責品質(zhì)異常的協(xié)調(diào)解決；工程技術部負責機、法、環(huán)等異常的解決，提供解決產(chǎn)品生產(chǎn)的技術支持；PMC部1. 負責因生產(chǎn)計劃臨時變更或安排失誤

7、等導致的異常的報告與協(xié)調(diào)解決；2. 負責材料異常的報告與協(xié)調(diào)解決；及時將生產(chǎn)異常的相關信息反饋給供應商，監(jiān)督供應商落實對異常處理的決議；3. 負責生產(chǎn)異常而導致的交期延后同銷售部的溝通和確認；人力行政部負責導致人員異常的選、育、留、用四大因素的報告、分析與協(xié)調(diào)解決。2.縱向反饋管理第3頁共13頁1文件編號Q/XX01-3-ZJ01-20172XXXX有限公司公司總經(jīng)理交辦給任何一位員工或管理人員的工作:內(nèi)部工作信息反饋管理辦法縱向反饋內(nèi)容生效日期部門或某01第4頁共13頁公司各級管理人員安排給下級的工作;公司任何人發(fā)現(xiàn)任何部門、任何人的任何問題。2.1縱向反饋內(nèi)容:2.2縱向反饋規(guī)范:序工作任

8、務布置規(guī)范1一定要清晰地告訴下級任務是什么，然后對復雜的問題進行有效分解，分解到員工能夠清晰地理解為止，要對下級提 岀量化的執(zhí)行標準（五大標準：時間、成本、數(shù)量、質(zhì)量、客戶評價）；2上級問下級：目的清晰了嗎？任務清晰了嗎？你打算怎樣去做？你需要我給你提供哪方面的支持？3上級要在頭腦中評估下級的方案，并提岀必要的補充建議；4在員工行動前，請員工復述完整的方案（包括本次工作任務的目的、標準、完成任務的方式、重要節(jié)點、每多長時間 回復一次、最終完成時間）。2.2.1工作任務布置規(guī)范（主要適用于上級給下級布置工作任務）：2.2.2工作任務回復規(guī)范（主要適用于下級向上級匯報工作結果）：序工作任務回復規(guī)范

9、1下級首先向上級說明本次溝通的主題和綱要：第一件事情是X，第二件事情是XX，第三件事情是XXX；2然后下級按順序逐條匯報工作：什么事？結果是什么？（要清晰明確）；3如果上級未詢問問題的原因和過程時，下級不必回答（以防自說自話，浪費時間）；4如果上級詢問工作中岀現(xiàn)的問題，下級只需要回答問題是什么？根源是什么？（1）不要避重就輕，兜圈子，更不要找理由找借口，要把鏡子轉向自己，從自己身上尋找問題根源；（2）如果確有其他人員或者客觀因素造成的障礙，需在此后簡明、準確、客觀、有依據(jù)地說明（何人、何事、何 時、何地、如何）。5上級問下級解決方案是什么，下級有兩種回答方式：1. 我在什么時間通過什么方式去解

10、決；（針對比較復雜的問題），2. 我要做一個書面的方案，在xx時間前交給您。第5頁共13頁XXXX有限公司文件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017版本01生效日期年月日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第5頁共13頁2.3縱向反饋具體要求：2.3.1日常工作信息縱向反饋分為：會議通報與反饋、命令下達與反饋、日常工作部署與反饋、提案與反 饋。232 縱向反饋具體要求見下表：序日常工作信息類別適用范圍發(fā)出時限責任部門/人反饋時限反饋形式反饋要求1會議通報與反饋適用于公司內(nèi)部日 常性、非緊迫的工 作，公司工作會議 記錄及決議于會后24小時內(nèi)涉及部門和相關負責人.在接收后的半個至一個工做出書面反饋落實問

11、題解決預期時間。由總經(jīng)辦整理成 文，并經(jīng)領導批 準后按級別進行 通報。作日內(nèi)意見問題解決后半個至一個工作日內(nèi)書面反饋問題解決實際時間、最終結 論等。2.命令下達與反饋主要適用于機動、 重要、緊急的工作 公司經(jīng)管層（發(fā)岀 方）可以打破常規(guī) 工作流程，以口頭或書面形 式直接將工作任 務下達到具體崗 位工作人員（接 收方）；執(zhí)行者（接收方）在最短時間內(nèi)作出反應以郵件方式并將結果盡快反饋至命令下達人（發(fā)出方）， 同時抄送或轉達具體部 門負責人。3日常工作部署與反饋日常工作事項，凡 具互動性的，都須 進行及時反饋。必要的報告、請 示、下達、執(zhí)行 等事項，要根據(jù) 工作事項的輕重 緩急發(fā)送方和接受方在規(guī)定的

12、時間內(nèi)以工作 短信形 式1. 及時進行處理與反 饋，必要時上報集體領 導。2. 工作部署下達至相關 部門后，部門負責人要 迅速傳達到具體人員。4提案與反饋倡導鼓勵員工積極 提岀建設性意見和 建議，為公司經(jīng)營 建言獻策。提案部門或提案 人，可直接向公 司經(jīng)管層遞交提 案公司經(jīng)管層及時反饋以書面報告回復提案處理意見2.4反饋責任界疋：序反饋情況責任歸屬1接收方未在規(guī)定時限內(nèi)反饋工作信息，造成損失的（如工作延誤或工時等），接收方承擔責任。2接收方在規(guī)定時限內(nèi)反饋工作信息，反應問題點，尋求上級（發(fā)岀方）在時限內(nèi)進行工作協(xié)調(diào)或解決，未得到上級及時回應，造成損失的，上級（發(fā)出方）承擔責任XXXX有限公司文

13、件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017版本01生效日期年月日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第6頁共13頁3.橫向反饋管理3.1目的：規(guī)范公司內(nèi)部工作聯(lián)系程序，加強各部門之間的協(xié)作，提高工作效率，強化工作的責任性及可追溯性。3.2橫向反饋分類及定義:橫向反饋分類定義1請求協(xié)助指請求一個或一個以上部門給予本部門協(xié)助的書面溝通。2工作指令指上級對下級下達非口頭性指令的書面溝通。3事件跟催指相關部門之間兩次以上口頭溝通達不成協(xié)議時所使用的書面溝通。4工作聯(lián)絡單指將公司內(nèi)部所有部門之間所產(chǎn)生的溝通聯(lián)系進行書面化的規(guī)范表格（附件）。3.3職責與權限:序部門職責與權限1發(fā)函部門對工作聯(lián)絡單上所要求處理的事

14、件要進行及時的追蹤與監(jiān)督。2接收部門接收部門負責人對工作聯(lián)絡單上要求完成或者協(xié)助的事件要按要求處理，處理 過程要實行監(jiān)控。3人力行政部負責每月統(tǒng)計各部門工作聯(lián)系，對相關部門完成情況作岀評價并進行績效考核。4各部門負責人負責及時對員工如何使用工作聯(lián)絡單進行培訓，逐步形成使用習慣和企業(yè)化。3.4管理內(nèi)容、要求與程序:3.4.1責任劃分:事項發(fā)函部門責任接收部門責任若跟催不到位，又沒有多未按要求完成工作聯(lián)絡單事件次發(fā)書面跟催單時與接收部門負同等責任。負主要責任沒有工作聯(lián)絡單時，造成工作任務無法完成。對于緊急事件，因發(fā)函部門延誤時間造成負全部責任無責任發(fā)函部門承擔全部責任?？删芙^接受任務如接收任務，全

15、部承擔一切責無責任第8頁共13頁接收部門未能完成工作任務;發(fā)函部門需將事項主題內(nèi)容描述仔細，以便其他部門配合和執(zhí)行;接收部門對事項主題內(nèi)容存在質(zhì)疑，需盡無責任相關人員承擔全部責任快詢問，因未確認而自行做岀判斷或未執(zhí)林佢導n/wm 2 7 la “仔 i行產(chǎn)生的后果XXXX有限公司1 1 /IttJ、7Q/XXUI-3-ZJUI-2U17版本013 4 2 填寫工作聯(lián)絡單注意事項：生效日期月 日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第7頁共13頁（ 4 '口!*心 屮亠 lh丨1午上FHr 絡中 L八/、獷in 竺伯綢壬 IJ 伸苗詢缶詩 h 詆Z融 匸石刀/ Z !J -4 1 I *L 7&#

16、39; I 1' "I1' ''* / /、J J l'«J75"/ '” 7 /y、/ 7f «J7/7J*1/ -4 例：人力行政部一一 RXB 20170508，表示：人力行政部 2017年5月份第8份工作聯(lián)絡單。（2 ）事項主題中需將要點詳細寫出：時間（任務所涉及的時間及完成時間等）、地點、人物（性別、年齡、職位、數(shù)量、招待等級等）、事件、要求完成結果。如果因事項較多可另附頁。343工作聯(lián)絡單使用流程圖：01作業(yè)流程XXXX有限公權責部門公填寫工作內(nèi)部作信息反饋管理辦法發(fā)函部門承辦人OK審批、編號后

17、印發(fā)接收部門發(fā)函部門 領導NGOK審核、簽收工作聯(lián)絡單接收部門 領導OK訝部署工作事件的具體實施完成接收部門 領導OKNG完成工作聯(lián)絡單的工作事件JNGOK工作實施完成情況進行跟蹤、監(jiān)督工作聯(lián)絡單上記錄完成結果結案1.對于緊急事件，發(fā)函部 絡單；Q/XX01-3-ZJ01-2017 明文件編號重要說版本生效'日要在第一時間填寫年下發(fā)月工作聯(lián)2.根據(jù)需要處理的事件準確完整的填寫工作聯(lián)絡單共容3頁 注明工作聯(lián)絡單性質(zhì)（要求協(xié)助B4t工作指令、事件跟催或其他）。3.公司領導或監(jiān)督部門在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)各部門中存在不合理事件時，可直接開具工作聯(lián)絡單到人力行政部和當事部 門，當事部門必須在規(guī)定的時

18、間內(nèi)處理完成合理事件并上報相 關監(jiān)督部門。4. 發(fā)函部門領導審批；5. 發(fā)函部門編號后印發(fā)接收部門6.接收部門領導審核后，對聯(lián)絡單所列事件沒有異議時簽字接 收工作任務；如有異議，由雙方共同商討確定聯(lián)絡單所列事件處理方法和時間。7.若遇到接收部門不予配合，發(fā)函部門可直接報公司主管領導處理。接收部門 具體實施 人發(fā)函部門發(fā)函部門 承辦人發(fā)、收函 部門、人 力行政部9. 接收部門領導部署工作事件的具體實施完成人員10. 工作聯(lián)絡單上的事件如完成不了，接收部門必須提前和 發(fā)函部門協(xié)調(diào)修改相關工作聯(lián)絡單內(nèi)容。11. 發(fā)函部門有權對接收部門進行全程跟蹤與監(jiān)督，對接收部門 完成的效果要隨時掌控，提前發(fā)現(xiàn)問題

19、；12. 必要時可多次發(fā)放跟催性質(zhì)的工作聯(lián)絡單：同一件事件 發(fā)放兩次以上，第三次時必須通知總經(jīng)辦。13. 工作聯(lián)絡單上需要處理的事件完成后，由發(fā)函部門在工作聯(lián)絡單上記錄完成結果如何以供今后工作參考和接收 部門績效考核考評依據(jù)。工作聯(lián)絡單一式兩份：14. 發(fā)函和接收部門各留存一份以供追蹤工作進展。15. 月底考評時上交人力行政部作為相關部門責任人績效考核的 依據(jù)，考核方式按照公司綜合績效考核辦法。4.責任劃分及處罰一覽表:責任條款責任方周期違反次數(shù)/罰金單位第1次第2次第3次1.5.2反饋形式、時限、責任方：上級、同級之間工作信息未在規(guī)定期限內(nèi)反饋“收到、已讀”等信息。1.5.2（1）上級工作郵

20、件在12小時內(nèi)回復接收方一個月元/次（2）上級的工作安排或 通知類短信收到后未在30分鐘內(nèi)回復接收方元/次第9頁共13頁XXXX有限公司文件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017版本01生效日期年月日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第9頁共13頁（3）上級撥打下級電 話，響鈴后未接聽者，未在30分鐘內(nèi)回撥接收方元/次（4）同級間工作聯(lián)絡單未在截止期限內(nèi) 回復接收方元/次2.2縱向反饋規(guī)范：2.2.1上下級之間工作任務規(guī)范上級給下級工作任務布置不規(guī)范上級一個月元/次2.2.2下級對上級工作任務回復不規(guī)范下級一個月元/次2.3日常工作信息縱向反饋（會議通報與反饋、命令 下達與反饋、日常工作部 署與反

21、饋、提案與反 饋）：接收方未在規(guī)定時限內(nèi)反饋工作信息， 造成損失的（如工作延誤或工時等）， 由接收方承擔責任。下級（接 收方）一個月元/次（1）接收方在規(guī)定時限內(nèi)反饋工作信 息，反應問題點，尋求上級（發(fā)岀方） 在時限內(nèi)進行工作協(xié)調(diào)或解決，（2）未得到上級時限內(nèi)及時回應，造成 損失的，上級（發(fā)岀方）承擔責任。上級（發(fā) 岀方）一個月元/次3.日常工作信息反饋一一橫向反饋管理：工作聯(lián)絡單事項的責任劃分3.4.11（1）未按要求完成工 作聯(lián)絡單事件接收部門負主要責任接收部門一個月元/次發(fā)函部門若跟催不到位，又沒有多次發(fā) 書面跟催單時發(fā)函部門一個月元/次（2）沒有工作聯(lián)絡 單時，任何部門可拒絕接受任務。

22、發(fā)函部門一個月元/次接收部門接收任務，則一切責任由接收 部門全部承擔，此單一旦簽收必須按照 工作聯(lián)絡單上的內(nèi)容處理。接收部門一個月元/次（3）對于緊急事件發(fā)函部門未在第一時間填寫并下發(fā)工 作聯(lián)絡單接收部門一個月元/次因發(fā)函部門延誤時間造成接收部門未能 完成工作任務發(fā)函部門一個月元/次（4）發(fā)函部門需將事項 主題內(nèi)容描述仔細，以便 其他部門配合和執(zhí)行因未確認而自行做出判斷或未執(zhí)行產(chǎn)生 的后果接收部門一個月元/次5. 關聯(lián)文件及表單：5.1關聯(lián)文件：生產(chǎn)異常管理辦法5.2表單：工作聯(lián)絡單6. 附則6.1本辦法由總經(jīng)辦負責制定、修訂和解釋工作。XXXX有限公司文件編號Q/XX01-3-ZJ01-2017版本01生效日期年月日內(nèi)部工作信息反饋管理辦法頁碼第10頁共13頁6.2本辦法報總經(jīng)理審定后自頒發(fā)之日起執(zhí)行，