工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程

1、工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程1. 目的文件編號： QS/MS-PZ-SOP11版 本 號：A1實施日期： 2012-3-25規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。2適用范圍適用于物業(yè)管理公司管理服務工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。3職責公司品質(zhì)部負責對各種記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。各部門和記錄的填寫人員應遵守本規(guī)程關于記錄控制的規(guī)定和要求。4程序要點記錄的作用證據(jù)的作用：為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。分析的作用：為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。記錄的形式和來源公司形成記錄的形式有，但不限

2、于：c) 質(zhì)量體系文件規(guī)定、設計并要求填寫的格式記錄。d) 凡需填寫、編制、控制的憑證、單據(jù)、臺帳、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。分供方提供的記錄。工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程記錄形成的要求。e) 應使用規(guī)定的記錄格式；f) 應由規(guī)定的人填寫；g) 填寫應及時、準確、完整、清晰；文件編號： QS/MS-PZ-SOP11版 本 號：A1實施日期： 2012-3-25h) 記錄有要求時應按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。記錄的標識記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本號標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)規(guī)程的相關規(guī)定。具有追溯作

3、用的記錄應編制記錄的編號（ No. ）記錄的收集記錄應按下列要求進行收集：i) 記錄填寫、編制部門收集；j) 記錄接收部門接收；k) 記錄歸口管理部門收集。記錄收集時間：l) 連續(xù)收集；m)按月、季、年集中收集；記錄的編目品質(zhì)部負責編制公司幾個部門使用的工作記錄清單，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。 工作記錄清單應隨記錄的文件編號： QS/MS-PZ-SOP11工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程版 本 號：A1實施日期： 2012-3-25增刪，表格的更改而更改，以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程的相應規(guī)定。記錄的查閱記錄應按規(guī)定的路線和時間進行傳遞

4、，以發(fā)揮記錄的使用價值。合同要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱，具體實施執(zhí)行質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程的相應規(guī)定并予以記錄。記錄歸檔下列性質(zhì)的記錄應予以歸檔：n) 有關物業(yè)接管驗收的記錄；o) 有關委托物業(yè)管理合同的記錄；p) 有關質(zhì)量策劃計劃的記錄；q) 有關質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄；r) 有關組織機構(gòu)設置，調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄；s) 有關重大安全責任事故的記錄；t) 有關火災、重大治安事件的記錄；u) 有關管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄；v) 有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄；w)有關工作檢查、評比的記錄；x) 有關員工績效考評的記錄；

5、工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程y) 有關工作狀態(tài)、設備檔案的記錄；z) 其他有必要作為原始憑證的記錄；文件編號： QS/MS-PZ-SOP11版 本 號：A1實施日期： 2012-3-25記錄的形成、保管部門應按規(guī)定將應予歸檔的文件交檔，詳見檔案管理標準作業(yè)規(guī)程。歸檔文件應妥善保存。記錄的儲存。記錄的儲存環(huán)境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可實用性。記錄的保管記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。記錄的保管人或部門， 不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、 復制、轉(zhuǎn)借。記錄的處置保管和歸檔超期的記錄按檔案管理標準作業(yè)規(guī)程的相應規(guī)定進行處置。記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。5 記錄質(zhì)量記錄清單6 相關支持文件質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)規(guī)程