工程采購管理流程

1、采購管理流程鑒于本公司組織架構(gòu)，特制定以下采購崗位職責(zé)及采購管理流程。1、公司組織構(gòu)架圖總經(jīng)理財(cái)務(wù)部行采部市場部工程部會出人采市商技工事購場務(wù)術(shù)程行人人助部部計(jì)納政員員理2、采購的崗位職責(zé)2.1 項(xiàng)目售前階段：協(xié)助售前工程師的工作，根據(jù)售前工程師提供設(shè)備材料需求單中要求的品牌型號、技術(shù)參數(shù)等要求，咨詢比較廠家的售后服務(wù)能力、價格和廠家的口碑等因素，和售前工程師共同選定所需的產(chǎn)品品牌。2.2 項(xiàng)目進(jìn)行中：與工程部項(xiàng)目經(jīng)理核實(shí)，確定項(xiàng)目材料設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間、避免出錯，按需采購，及時到貨。12.3 熟悉產(chǎn)品的市場行情，堅(jiān)持采購時貨比三家，比質(zhì)量比價格，擇優(yōu)選擇，多渠道采購，詢價比價的

2、審核單上交經(jīng)理，按照最終確認(rèn)的報價單來購買。2.4 會同會計(jì)將采購成本、付款金額、付款時間、票據(jù)確認(rèn)后，再確定設(shè)備材料的到貨時間通知項(xiàng)目經(jīng)理適時安排施工，合理采購。2.5 根據(jù)批審意見，組織采購，簽訂購貨合同，跟蹤到貨情況。2.6 到貨后要及時通知庫管、技術(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)貨，按規(guī)定辦理設(shè)備出入庫登記，共同把好質(zhì)量關(guān)、數(shù)量關(guān)。設(shè)備到公司后采購、庫管、技術(shù)核實(shí)辦理入庫手續(xù)，項(xiàng)目經(jīng)理憑采購申請單到庫管處辦理出庫手續(xù)，清點(diǎn)設(shè)備后，采購再安排送貨人員將設(shè)備送至項(xiàng)目現(xiàn)場最后將出、入庫單移交至?xí)?jì)。設(shè)備直接到貨現(xiàn)場，由項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)場清點(diǎn)后驗(yàn)收，無問題簽收廠家送貨單，回公司后將簽收單報庫管，庫管對照購銷合同無疑問

3、辦理出入庫管理，項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最后交會計(jì)審核。如后續(xù)監(jiān)管人員核查現(xiàn)場設(shè)備與清單有出入的，由項(xiàng)目經(jīng)理付全責(zé)。2.7 設(shè)備材料驗(yàn)收入庫后給供應(yīng)商付款： 付款申請通過審核后報會計(jì)部門給供應(yīng)商付款。有賬期的供應(yīng)商，應(yīng)將賬期內(nèi)的貨款整理清楚與會計(jì)核對無出入，由會計(jì)、經(jīng)理簽字確認(rèn)后給供應(yīng)商付款（收到相應(yīng)票據(jù)后交由會計(jì)保管），避免重復(fù)、錯誤付款，票據(jù)和款額統(tǒng)一。2.8 設(shè)備退、換貨：若設(shè)備質(zhì)量或是型號、數(shù)量，不符合要求要及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，2再選擇其他的供應(yīng)商供貨。 次貨、錯誤的型號的設(shè)備不得入庫及時退換，以免貽誤工期。2.9 設(shè)備及時售后，盡早將有問題的設(shè)備及時發(fā)回廠家返修到項(xiàng)目上。遇到技術(shù)性問題盡

4、早與現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理或是技術(shù)聯(lián)系，配合項(xiàng)目經(jīng)理盡快完成售后。2.10負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)，了解材料設(shè)備的實(shí)際情況，早知道早處理。2.11在原始采購申請單登記供應(yīng)商的地址及聯(lián)系電話，便于售后維修、 今后的比價及監(jiān)督。2.12加強(qiáng)材料設(shè)備的檔案管理，做好設(shè)備信息情報工作，建立牢固可靠的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)。2.13采購原始資料按項(xiàng)目定期整理分類歸檔。2.14項(xiàng)目資料的歸檔整理，使其檔案完整、有序。2.15做好每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。3、采購管理流程為了加大市場拓展力度，深入挖掘客戶需求和加強(qiáng)市場人員、技術(shù)人員及相關(guān)部門的團(tuán)隊(duì)協(xié)同作戰(zhàn)能力，本公司現(xiàn)采用以項(xiàng)目管理為主體的經(jīng)營模式，制定各部門之間的崗位職責(zé)，從

5、而制定以下與項(xiàng)目采購有關(guān)的管理流程。3.1采購與售前工程師之間的銜接3.1.1售前的工作人員在做技術(shù)方案或招投標(biāo)文件時，應(yīng)將項(xiàng)目所需物品的要求，如品牌、規(guī)格、型號、參數(shù)、外觀、數(shù)量等要求交予采購。3.1.2采購?fù)ㄟ^多處詢價（三家以上） ，在符合其要求，能免費(fèi)配合調(diào)試，有優(yōu)良售后維修的情況下，選擇價位最低的廠家和供貨渠道，將其報備。33.1.3采購將報備后的設(shè)備清單一式兩份，一份留檔，一份交予售前人員。3.2 采購與工程項(xiàng)目經(jīng)理的銜接3.2.1項(xiàng)目正式立項(xiàng)后，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目合同或項(xiàng)目深化設(shè)計(jì)方案中的需求，首先向倉庫申請所需物料，如有庫存先扣除庫存，并將庫存中的物料從倉管員處領(lǐng)出堆放一邊標(biāo)示清楚

6、，然后將扣除庫存后的所需設(shè)備制作成采購申請單，提交總經(jīng)理簽字后交予采購。3.2.2其中，完整的采購申請單包含： A. 申購的部門 ;B. 申購物品所屬項(xiàng)目； C.申購的用途；D.申購物品的品名； E. 申購物品的數(shù)量； F. 申購物品的規(guī)格； G申購物品需求時間；H.申購如有特殊需求填寫在備注一欄；I. 申購填寫人及所在部門；J. 公司總經(jīng)理審核。采購申請單按照要素填寫完整，清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購。如采購申請單上面的物資參數(shù)或者品牌有任何更改，需項(xiàng)目經(jīng)理對更改的品牌產(chǎn)品進(jìn)行選擇測試后確認(rèn)最終的品牌型號參數(shù)，后以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。3.2.3采購在接到采購申請單時應(yīng)檢查申

7、購單是否按照規(guī)定填寫完整、清晰、檢查申購單是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批。接受采購申請單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購、名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購申請單物資應(yīng)及時通知申購部門。3.3 采購過程中的一些規(guī)定3.3.1項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該做好項(xiàng)目的計(jì)劃，合理安排工程所需設(shè)備的到貨時間節(jié)點(diǎn)，應(yīng)該減少設(shè)備的采購次數(shù)， 做到所需材料物品能一次采購到位。原則上，每個項(xiàng)目最多安排344 次的采購和發(fā)貨的工作。設(shè)備的采購申請單應(yīng)提前10 個工作日交給采購人員。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡量做好項(xiàng)目的計(jì)劃性，從而為采購人員有計(jì)劃的工作創(chuàng)造條件。如項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)

8、常出現(xiàn)無計(jì)劃性的采購申請，對采購部門增加了較大的采購工作量，將納入到對項(xiàng)目經(jīng)理的能力考核，并計(jì)入作為增加的成本計(jì)入項(xiàng)目費(fèi)用中。3.3.2采購人員應(yīng)在收到確定的采購申請單后2 個工作日內(nèi)將物品的到貨時間反饋給采購申請人，并對不能按要求時間到貨的物品進(jìn)行說明，使采購申請人對工程進(jìn)度及時做出相應(yīng)調(diào)整；采購人員對于工程物品工作會同財(cái)務(wù)部制定采購計(jì)劃和付款計(jì)劃。財(cái)務(wù)合理安排資金出入，保障項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)；如因付款計(jì)劃或其他因素妨礙了既定交貨時間，采購人員也要第一時間通知項(xiàng)目經(jīng)理。3.3.3詢價請認(rèn)真審閱申購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱、單位，了解技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時與申購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频?/p>

9、產(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購；對于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中價機(jī)構(gòu)詢價。采購所開發(fā)的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力。在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。3.3.4對于零散物品或材料類物品，需要去市場詢價采購的事務(wù)，應(yīng)將上述物品的需求集中處理，合并采購，原則上每周最多去一次。3.3.5 比價，議價： 1. 對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn). ；2.對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價的綜合條5件更加突出。 3. 收到各供應(yīng)商報價后應(yīng)向

10、公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中的價格 4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查， 通過進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力。5. 參考目標(biāo)或理想價格與各供應(yīng)商進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。3.3.6比價，議價結(jié)果匯總： 1. 比價，議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得周意后方可匯總。 2. 比價，議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。3.3.7匯總后形成供應(yīng)商最終確認(rèn)的報價單于總經(jīng)理簽字后，方可簽訂購銷合同。3.4 合同的簽訂及其規(guī)定合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立，變更，終于民事關(guān)系的協(xié)議， 依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合周指所有法律部門中確定權(quán)

11、利，義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。4、合同4.1 合同正文應(yīng)包含的要素4.1.1合同名稱，合同編號，簽訂地點(diǎn)4.1.2采購物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價，總價及合同總額4.1.3包裝要求4.1.4合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)說明4.1.5質(zhì)量要求及規(guī)范4.1.6要求交貨日期4.1.7付款方式64.1.8違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。4.1.9雙方公司信息4.2 合同簽訂及其規(guī)定4.2.1如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任。4.2.2遇貨物訂購數(shù)量較多且價格較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來現(xiàn)場協(xié)助清點(diǎn)。4.2.3質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品的保期。4.2.4詳細(xì)約

12、定發(fā)票的提供時間及要求。4.2.5針對不同的合同約定不同的付款方式，如機(jī)器設(shè)備類合同一般應(yīng)分先付30%貨款，貨到檢查 OK后再付 60%貨款，尾款 10%在三個月內(nèi)付清。4.2.6與初交合作的供應(yīng)商合作時，應(yīng)少付預(yù)付或不付預(yù)付款。4.2.7違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體。4.2.8合同簽定應(yīng)按照附圖二的格式進(jìn)行。4.2.9合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。4.2.10合同以傳真或其它形式給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字蓋公司合同章回傳。5 、付款及合同執(zhí)行5.1 付款5.1.1按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格后方可付款5.1.2按照供應(yīng)商規(guī)定合同約定達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行付款操作75.1

13、.3填寫費(fèi)用報銷單，該單審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部5.2 合同執(zhí)行5.2.1已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知申購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。5.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時掌握合作單位對合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時履行。5.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。6、驗(yàn)貨及入庫6.1材料設(shè)備直接到公司：到貨后要及時通知庫管、技術(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)貨，按規(guī)定辦理設(shè)備出入庫登記，共同把好質(zhì)量關(guān)、數(shù)量關(guān)。A、保管員應(yīng)先驗(yàn)收后入庫，憑物憑證驗(yàn)收入庫。B、保管員驗(yàn)收入庫時，

14、應(yīng)清點(diǎn)物品的數(shù)量，看清物品的規(guī)格及檢查物品質(zhì)量。C、驗(yàn)收時發(fā)現(xiàn)價格不等、損壞、缺少，應(yīng)及時向采購詢問或退貨。6.2 項(xiàng)目經(jīng)理憑采購申請單到庫管處辦理出庫手續(xù)，清點(diǎn)設(shè)備后，采購再安排送貨人員將設(shè)備和申購之前扣庫清點(diǎn)好的物料一起送至項(xiàng)目現(xiàn)場，最后將出、入庫單移交至?xí)?jì)。6.3材料設(shè)備直接到現(xiàn)場，由項(xiàng)目經(jīng)理檢查其質(zhì)量、型號、規(guī)格、數(shù)量是否符合要求，確認(rèn)后，簽收廠家送貨單或是采購申清單，如果不符合可以要求其退貨?；毓緦螕?jù)交給庫8管，庫管對照購銷合同無疑問辦理出入庫管理，項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最后交會計(jì)審核。如后續(xù)監(jiān)管人員核查現(xiàn)場設(shè)備與清單有出入的，由項(xiàng)目經(jīng)理付全責(zé)。7、關(guān)于結(jié)賬付款供應(yīng)商將發(fā)票連同由

15、我司人員簽名的送貨單或?qū)~單交由采購人員，由采購人員填寫付款申請交由財(cái)務(wù)審核后，由總經(jīng)理簽章后交由出納員付款。7.1 付全款，款到發(fā)貨采購要確認(rèn)供應(yīng)商的信譽(yù)，設(shè)備的規(guī)格、質(zhì)量以及售后服務(wù)是否能得到保證，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批，簽定合同后才能申請支付全款，付全款后一周內(nèi)庫管辦理入庫手續(xù)。并關(guān)注廠家的到貨情況。如果時間允許，讓供應(yīng)商送樣品來測試，符合要求后，再聯(lián)系采購。7.2 支付一部分定金，由其備貨，貨到付余款。采購提前與廠家溝通，確定到貨時間能符合工期，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批。簽訂合同后，先付定金，貨到后，要求廠家開具相關(guān)票據(jù)，查看設(shè)備材料無問題后，填寫付款申請表，經(jīng)審核，總經(jīng)理簽字支付尾款。7.

16、3 長期合作的供應(yīng)商，有固定的付款期。貨到后，采購簽字，定期付款。到付款期，供應(yīng)商持有采購簽字的票據(jù)，到財(cái)務(wù)核對后無誤，填寫付款申請表，經(jīng)審核，報總經(jīng)理審批，支付全部款項(xiàng)。7.4 現(xiàn)金購買沒有長期供應(yīng)商的零星采購，數(shù)量不大的材料，到市場比價，采購先墊付，根據(jù)購買時商家提供的票據(jù)及入庫單并在并在采購申請單上填寫商家的地址、電話，經(jīng)審核后才可報銷。如9金額較大，提前請示，領(lǐng)取備用金后購買。低值易耗品、固定資產(chǎn)的采購，參照公司材料物資的采購流程及辦法。8、關(guān)于采購物品的送貨、發(fā)貨原則上，項(xiàng)目經(jīng)理和采購人員應(yīng)該做好項(xiàng)目的計(jì)劃性，無論是采購到公司的物品還是公司發(fā)貨到項(xiàng)目現(xiàn)場的，能通過公共物流或快遞的方式

17、，盡量使用公共物流和快遞的方式。需要公司車輛去運(yùn)輸?shù)?，?yīng)將相關(guān)的需求集中合并，每周安排一次，將所需的物品都運(yùn)輸?shù)轿弧? 、采購流程圖根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理要求確定要采購的設(shè)備產(chǎn)品的清單（包括項(xiàng)目名稱，具體的規(guī)格，數(shù)量及到貨時間及圖紙等最后項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)）詢價、比價選擇合適的供應(yīng)商供應(yīng)商確定后簽訂采購合同及交貨時間供貨商交貨后由倉庫、采購或是項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場確定質(zhì)量，數(shù)量，型號等無問題檢驗(yàn)合格后簽字確認(rèn)設(shè)備合格由倉庫確認(rèn)簽收單后入庫（采購人員和項(xiàng)目經(jīng)理或是經(jīng)手人要簽字確認(rèn)），不合格則辦理退、換貨10設(shè)備材料入庫后，直接送至項(xiàng)目現(xiàn)場或是由經(jīng)辦人員送至現(xiàn)場，負(fù)責(zé)人員要在出庫單上簽字出入庫單登記完整后，倉庫登記電

18、子帳（出入庫一覽表）設(shè)備材料已出入庫，會計(jì)憑借入庫單及采購合同等資料審查完畢后付款給供應(yīng)商，有賬期的長期供貨商在固定賬期內(nèi)結(jié)算。其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015 年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部 簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1 、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2 、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3 、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障

19、安全生產(chǎn)投入資金的到位。4 、安全培訓(xùn)合格率為 100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：111、對本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時，堅(jiān)持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會時，首先匯報本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時，必須安排安全

20、工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受或盲目指揮；9、發(fā)生事故，應(yīng)立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)，按照“四不放過”的原則召開事故分析會，提出整改措施和對責(zé)任者的處理意見，并填寫事故登記表，嚴(yán)禁隱瞞不報或降低對責(zé)任者的處罰標(biāo)準(zhǔn)。10 、必須按規(guī)定對單位員工進(jìn)行培訓(xùn)和新員工上崗教育；11 、嚴(yán)格執(zhí)行公司安全生產(chǎn)十六項(xiàng)禁令，保證本單位所有人員不違章作業(yè)。三、 安全獎懲：1、對于全年實(shí)現(xiàn)安全目標(biāo)的按照公司生產(chǎn)現(xiàn)場管理規(guī)定和工作說明書進(jìn)行考核獎勵；對于未實(shí)現(xiàn)安全目標(biāo)的按照公司規(guī)定進(jìn)行處罰。2、每月接受主管領(lǐng)導(dǎo)指派人員對安全生產(chǎn)責(zé)任狀的落其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015 年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部 簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1 、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2 、現(xiàn)金安全保管