GA-QP-010文件管理控制程序20191101(1)修正版

1、修正版受控編號(hào): 編 制: 審 核:批 準(zhǔn):頒布日期:201821實(shí)施日期:2018.2.1修改記錄版本更改內(nèi)容更改人生效日期A/0新版發(fā)行2015.10.7B/0IATF16949新版標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)修訂2018.2.11.目的通過(guò)對(duì)質(zhì)量管理體系文件的控制管理，確保質(zhì)量管理體系文件的分類編號(hào)、編制、審批、發(fā)放、有效性控制、保管和更改等活動(dòng)在受控狀態(tài)下進(jìn)行；并保證各文件使用場(chǎng)所的受控文件為最新有效版本。2.范圍適用于公司所有質(zhì)量管理體系文件的管理與控制。3.定義3.1.受控文件：供公司內(nèi)外部使用的，受更改、標(biāo)識(shí)、版本、版序、格式、字體等控制的文件;32外來(lái)文件：指從外部獲取并由本公司直接引用的文件，如

2、國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶提供的文件、資料及供貨商提供的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)/檢驗(yàn)報(bào)告等;3.3.外發(fā)文件：提供給供方、顧客、檢測(cè)機(jī)構(gòu)、第三方審核機(jī)構(gòu)、中國(guó)各級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)（質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、工商局、知識(shí)產(chǎn)權(quán)局等）、其它國(guó)家監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的質(zhì)量管理體系文件或企業(yè)資質(zhì)證書等文件;3.4.認(rèn)證證書：企業(yè)資質(zhì)證書、產(chǎn)品證書、人員培訓(xùn)類證書（外訓(xùn)）等;4.職責(zé)4.1.實(shí)驗(yàn)中心標(biāo)準(zhǔn)化組負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的管理與控制，并對(duì)文件的編號(hào)、公布、發(fā)行及有效性負(fù)責(zé)。4.2.各部門負(fù)責(zé)對(duì)其使用的受控文件進(jìn)行控制;4.3.實(shí)驗(yàn)中心文控負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文的回收、保存和銷毀的歸口管理;4.4.實(shí)驗(yàn)中心文控 負(fù)責(zé)外發(fā)文件的回收（

3、必要時(shí)）、登記、發(fā)放進(jìn)行控制;4.5.人資部負(fù)責(zé)認(rèn)證證書（質(zhì)量證書、企業(yè)證書、人員培訓(xùn)證書等）的歸口管理;4.6.總工或其轉(zhuǎn)授權(quán)人負(fù)責(zé)外發(fā)文件的審批;5.程序5.1.文件的分類公司將管理體系的文件（以下簡(jiǎn)稱文件）分為以下1）質(zhì)量手冊(cè)（一級(jí)文件）2 ）程序文件（二級(jí)文件）3 ）作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、品質(zhì)與生產(chǎn)的規(guī)范文件（三級(jí)文件）4 ）表格類（四級(jí)文件）5 ）外來(lái)文件5.2.文件的編制、審批;5.2.1文件審批權(quán)一覽表序號(hào)文件級(jí)別文件類型編制校對(duì)審核標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)備注1一級(jí)質(zhì)量手冊(cè)指定人員/管理者代表標(biāo)準(zhǔn)化組總經(jīng)理2二級(jí)程序文件各部門/管理者代表標(biāo)準(zhǔn)化組總工3三級(jí)產(chǎn)品技術(shù)文件（產(chǎn)品作 業(yè)指導(dǎo)書，管理

4、辦法、 品質(zhì)與生產(chǎn)的規(guī)范類 文件）、外來(lái)文件各部門主管主設(shè)計(jì)師標(biāo)準(zhǔn)化組總工/部長(zhǎng)4四級(jí)質(zhì)量記錄表格各部門/主管標(biāo)準(zhǔn)化組部長(zhǎng)依據(jù)GA-Q P-020 記錄控制程 序進(jìn)行管理。523文件編號(hào)方法文件類別文件編號(hào)說(shuō)明備注質(zhì)量手冊(cè)/環(huán)境手冊(cè)QMGA-QM順序號(hào)GA:廣安QM:質(zhì)量手冊(cè)順序號(hào)：001開始程序文件（質(zhì)量類）QPGA-Q P順序號(hào)GA:廣安QP：程序文件順序號(hào)：001開始程序文件（環(huán)境類）EPGA-E P-順序號(hào)GA:廣安EP:程序文件順序號(hào)：001開始三級(jí)文件WIGA-WI.JS-順序號(hào)GA-WI.GL -順序號(hào)GA:廣安WI:三級(jí)文件JS:技術(shù)類文件GL:管理類文件 順序號(hào)：001開始技

5、術(shù)文件見(jiàn)GA-WI.JS-001技術(shù)文件 編號(hào)規(guī)則和GA-WI.JS-002工程標(biāo) 準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編寫規(guī)則已有編號(hào)的受控技術(shù)文件保持原狀態(tài)， 需要修訂時(shí)更新。四級(jí)文件（程序文件產(chǎn)生的 記錄表單格式）QRQPXXX-QR順序號(hào)-版本QPXXX程序文件 號(hào),如：QP010QR:表單格式順序號(hào)：001開始 版本：01開始每份記錄還應(yīng)有記錄任務(wù)編號(hào)，見(jiàn)“ GA-Q P-020記錄控制程序”四級(jí)文件（非程序文件產(chǎn)生 的記錄表單格式）QRQR-JS-順序號(hào)-版本QR-GL-順序號(hào)-版本QR:表單格式/模 板JS:技術(shù)類文件表 單GL:管理類文件表 單順序號(hào)：001開始版本：01開始每份記錄還應(yīng)有記錄任務(wù)編號(hào)

6、，見(jiàn)“ GA-Q P-020記錄控制程序”5.3.1文件控制類別定義控制方法說(shuō)明受控原版加蓋紅色“正本”印 章的簽字原件作為復(fù)制用途受控副本受控原版的復(fù)印件其上加蓋紅色“受控文 件”印章。作為公司內(nèi)使用的合法文件。公司內(nèi)不 允許使用“受控文件”印章變黑的非法 復(fù)印件，以確保文件更新時(shí)能夠從發(fā)放 或使用場(chǎng)所撤出失效或作廢的文件。非受控副本受控原版的復(fù)印件其上加蓋紅色“非受控 文件”印章。作為提供給客戶或公司以外的人員使用 的合法文件。5.3.2系統(tǒng)電子文件控制外來(lái)文件(External Document)ED5.3.文件的有效性控制ED2019092501 順序號(hào)記錄任務(wù)編號(hào)記錄任務(wù)編號(hào)：ED-

7、年月日-編號(hào) 順序號(hào)：01開始標(biāo)準(zhǔn)類、法律法規(guī)、報(bào)告類外來(lái)文件采用原編號(hào)。客戶輸入文件有編號(hào)的可采用原編號(hào)。關(guān)于用系統(tǒng)進(jìn)行的電子文件的控制見(jiàn)“ GA-Q P-019系統(tǒng)電子文件控制程序”。5.3.3文件版次規(guī)定5.3.2.1為確保公司質(zhì)量管理體系文件的有效性能夠得到控制，對(duì)于“質(zhì)量手冊(cè)” “程序文件”“作業(yè)文件”“表格”等文件，采用版本和版次控制:5.3.2.2以 A/0.A/1.A/2表示版本和版次，其中A至Z表示正式文件版本，用 A/B/C表示;0. 1. 2.表示文件的版次；0:表示未經(jīng)修改,1:表示修改一次，2:表示修改兩次。如 A/2表示A版本，修改兩次。其中LS表示臨時(shí)（試制）文件

8、版本，0.1.2.5.3.2.3 以LS/0、LS/1、LS/2表示臨時(shí)版本和版次,表示文件的版次；0 :表示未經(jīng)修改，1:表示修改一次，2:表示修改兩次。5.3.2.4版本升級(jí)規(guī)定：B/0。當(dāng)文件修改次數(shù)超過(guò) 9次時(shí)，整份文件升版，如當(dāng)前文件為A/9時(shí)，再修改版本整份文件升為當(dāng)質(zhì)量管理體系發(fā)生重大變化時(shí)，整個(gè)體系文件共同升版。臨時(shí)版本只升級(jí)版次。5.3.2.5質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件正文的字體為“宋體五號(hào)”，標(biāo)題的字體為“宋體三號(hào)，加粗”。5.3.2.6程序文件的書寫內(nèi)容順序及章節(jié)編號(hào):1目的2范圍3定義4職責(zé) 5程序 6相關(guān)文件 7相關(guān)記錄注：以上字體采用宋體小四號(hào)加粗。5.327作業(yè)

9、性文件內(nèi)容包含公司名稱、公司LOGO文件名稱、文件編號(hào)、版本號(hào)，文件內(nèi)容根據(jù)內(nèi)容要求進(jìn)行編寫，但同一文件的格式需一致，可套用程序文件格式。5.3.2.8 表單記錄內(nèi)容包含公司LOGO表格名稱、文件編號(hào)、版本號(hào)、編號(hào)、填寫日期、填寫內(nèi)容、審核等。54文件的發(fā)放及保存5.4.1受控文件有：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、品質(zhì)與生產(chǎn)的規(guī)范文件、表格類資料;542程序文件、作業(yè)文件、作業(yè)指導(dǎo)書在簽名編制、審核、批準(zhǔn)后交實(shí)驗(yàn)中心文控員,A/0文件發(fā)放前文控員需對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)方可受控下發(fā),登記受控文件清單。5.4.3質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、品質(zhì)與生產(chǎn)的規(guī)范文件、表格類資料的復(fù)印

10、件正面加蓋紅色“受控文件”印章并統(tǒng)一發(fā)放;各部門在接收到受控文件時(shí)應(yīng)在文件發(fā)放/回收記錄表上簽收；文件原件由文控員存檔;544文控員對(duì)存檔的電子受控文件實(shí)時(shí)保存，每周定期備份一次;5.5. 文件的更改5.5.1在公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作過(guò)程中，如需更改文件，需填寫文件更改/作廢申請(qǐng)單由總工批準(zhǔn)后，由部門實(shí)施更改，更改后由實(shí)驗(yàn)中心文控員按5.4發(fā)放同時(shí)收回（刪除）舊版文件；質(zhì)量手冊(cè)和程序文件及作業(yè)文件在更改后，應(yīng)在文件更改/作廢申請(qǐng)單上填寫修訂記錄。更改后的文件應(yīng)在文件封面注明修改的內(nèi)容、修改后的版次、修改人及修改日期;5.5.2文件的更改由進(jìn)行原文件審查和批準(zhǔn)相同職能的人或部門進(jìn)行審核和批準(zhǔn);5.

11、6. 文件的回收、廢止。5.6.1質(zhì)量管理體系文件更改后，當(dāng)新版本受控文件發(fā)出，即自動(dòng)作廢舊版本。文控員應(yīng)向文件持有人收回已失效的受控文件，并于其上加蓋“作廢”印章，然后進(jìn)行銷毀處理。妥善地將該失效文件受控正本存放在，其受控原版至少要保留至產(chǎn)品有效期加一個(gè)日歷年。在原版上加蓋“作廢”印章，同時(shí)寫上作廢日期，登記在文件發(fā)放 /回收記錄上。5.6.2質(zhì)量管理體系文件廢棄后，其“受控文件”加蓋“作廢”印章后可予以銷毀。5.6.3已經(jīng)保存到期的失效正本文件，由文控中心填寫文件修改/廢止申請(qǐng)單，經(jīng) 管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理。5.7. 文件的借閱借閱文件需填寫文件借閱申請(qǐng)表，審批后方可到文控員處查閱。

12、5.8.外來(lái)文件的管理5.8.1標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)類外來(lái)文件由文控員填寫外來(lái)文件登記表并存檔；標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)類外來(lái)文 件的收集更新由 實(shí)驗(yàn)中心標(biāo)準(zhǔn)化組 監(jiān)督執(zhí)行，每半年檢查一次，若有更新，由文控員在外來(lái)文件登記 表上補(bǔ)充登記，舊版在外來(lái)文件登記表對(duì)應(yīng)的備注中標(biāo)注“作廢”。,進(jìn)行分類編號(hào)登582客戶提供的文件資料、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由接收人同時(shí)提交客戶輸入清單給文控員記在外來(lái)文件登記表中;5.8.3外來(lái)文件如因生產(chǎn)或工作所需，必須分發(fā)外來(lái)文件給相關(guān)部門時(shí)，文控員將需發(fā)放的外來(lái)文件復(fù)印且蓋上“外來(lái)文件”受控章，并登記在文件發(fā)放/回收記錄表中進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)收回舊版本，以示有效版次;5.9.證書的管理人資部管理，證

13、書接5.9.1公司所有認(rèn)證的證書（質(zhì)量證書、企業(yè)證書、人員培訓(xùn)證書等）都需歸口到收人將證書交給 人資部，人資部進(jìn)行登記，并復(fù)印、掃描存檔，同時(shí)將證書的原件（除人員證培訓(xùn)證書外）提交給財(cái)務(wù)部保留;5.9.2人資部將公司榮譽(yù)證書的電子文檔共享;5.10.臨時(shí)（試制）文件的控制5.10.1臨時(shí)（試制）文件是因某些原因暫不能確定成為正式文件但又需要為各部門臨時(shí)使用之文件,公司的臨時(shí)文件，包括從打樣、試產(chǎn)到量產(chǎn)階段臨時(shí)產(chǎn)生的產(chǎn)品圖紙、規(guī)格書、作業(yè)指導(dǎo)書文件之類的臨時(shí)性文件；使用期限管控采用以下方式:5.11.文件管理5.11.1文件受控正本統(tǒng)一由實(shí)驗(yàn)中心文控員歸檔保存，除更改以外不得使用。5.11.2各

14、部門應(yīng)指定專人管理各類文件，確保文件處于可隨時(shí)調(diào)閱狀態(tài)。5.11.3文件使用者不得在受控文件上亂涂亂畫有拆頁(yè)使用，確保文件清晰完整。由編制部門在臨時(shí)文件上規(guī)定使用期限，過(guò)期自動(dòng)作廢，文控員依5.4節(jié)流程執(zhí)行，在最5.10.1.1后有效期當(dāng)天，文控員應(yīng)收回次日過(guò)期的臨時(shí)文件并做加蓋作廢文章處理。若在臨時(shí)文件有效使用期內(nèi)，發(fā)行了正式的文件，則此臨時(shí)文件被取代，文控依正式文件的收發(fā)方式回收臨時(shí)文件；5.10.1.2臨時(shí)文件的編號(hào)依正式文件的編號(hào)原則進(jìn)行編號(hào)，版次欄位標(biāo)示“LS'以區(qū)別正式文件；5.10.1.3若為特定的過(guò)程或因特殊要求而產(chǎn)生的臨時(shí)性文件，可根據(jù)實(shí)際情況規(guī)定臨時(shí)文件的使用期限;5.12. 外發(fā)文件的管理經(jīng)總工審批同意后由文控員根據(jù)需求清單組5.12.1技術(shù)類受控文件外發(fā)由需求部門提出申請(qǐng)到文控,織相關(guān)資料發(fā)放至需求部門，同時(shí)登記發(fā)放清單內(nèi)容;5.12.2外發(fā)文件需公司領(lǐng)導(dǎo)簽字的，需由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)本人親自簽名，需蓋章的文件應(yīng)經(jīng)總工審批后至文發(fā)管理者代表批準(zhǔn)后控處蓋章，制作好的外發(fā)文件需轉(zhuǎn)換成電子版本同時(shí)發(fā)管理者代表和文控處, 原件方可外發(fā)，電子版由文控員保管;5.12.3僅需發(fā)電子版的外發(fā)文件，規(guī)定由部門自行保管的，由文控登記后交相應(yīng)部門保