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1、業(yè)務(wù)外包管理制度制度控制手冊(cè) 彰武優(yōu)品農(nóng)牧飼料有限公司 頁(yè)碼/總頁(yè) PAGE - 2 - / NUMPAGES24 XXX 存貨管理制度 業(yè)務(wù)外包管理制度(第A版第0次修訂)文件編號(hào) :XXX受控編號(hào) :編 制: 【部門】審 核 :批 準(zhǔn) :XX集團(tuán)2012 年 月 日發(fā)布 2012 年 月 日實(shí)施 版本變更版本號(hào)版本日期變更人變更內(nèi)容概述目錄41 目的42 適用范圍43 相關(guān)角色和職責(zé)43.1 歸口管理43.2 【】崗位人員43.3 【】部門負(fù)責(zé)人54 流程圖65 管理要求65.1 業(yè)務(wù)外包方案管理 65.1.1 業(yè)務(wù)外包范圍和方式 65.1.2 業(yè)務(wù)外包實(shí)施方 案的制定 75.1.2 業(yè)務(wù)
2、外包實(shí)施方案的審批 75.2 承包方的選擇75.2.1 承包方準(zhǔn)入機(jī)制的建立75.2.2 招標(biāo)及承包方的選擇85.3 業(yè)務(wù)外包合同的簽訂85.3.1 風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別及外包合同的簽訂 95.3.2 業(yè)務(wù)外包管控措施的落實(shí)95.4 業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理95.4.1 績(jī)效評(píng)價(jià)和考核的開(kāi)展95.4.2 監(jiān)控和應(yīng)急機(jī)制的建立95.4.3 違約行為的處理95.5 項(xiàng)目驗(yàn)收105.6 財(cái)務(wù)核算與披露105.6.1 費(fèi)用結(jié)算105.6.2 管控與披露116 權(quán)限指引127 相關(guān)制度文件128 相關(guān)表單1目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)外包管理,規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為,防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)有關(guān) 法律法規(guī)和相關(guān)企業(yè)內(nèi)部控制要求,特制定
3、本制度2適用范圍適用于集團(tuán)及各子公司將日常經(jīng)營(yíng)中的部分業(yè)務(wù)委托給公司以外的專業(yè)服務(wù)機(jī) 構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織( 以下簡(jiǎn)稱“承包方” )完成的經(jīng)營(yíng)行為 , 通常包括【研發(fā)、資信調(diào)查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、 IT 服務(wù)】等業(yè)務(wù)的外包管理。 3 相關(guān)角色和職責(zé)3.1 歸口管理【】是業(yè)務(wù)外包管理的歸口管理部門。3.2 【】崗位人員負(fù)責(zé)【】等的管理。3.3 【】部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé):(1) 統(tǒng)籌計(jì)劃、安排本部門業(yè)務(wù)外包工作,與相關(guān)職能部門溝通協(xié)調(diào)等 ;(2) 對(duì)業(yè)務(wù)外包過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和總體控制 ;(3) 定期對(duì)業(yè)務(wù)外包的合理性、合同執(zhí)行、績(jī)效以及對(duì)承包方管理等情況進(jìn)行 分析,及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。4 流程圖編
4、號(hào)流程圖名稱4.14.24.3【流程圖】5 管理要求5.1 業(yè)務(wù)外包方案管理5.1.1 業(yè)務(wù)外包范圍和方式 與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)度低、可控度高、外部市場(chǎng)化程度高的業(yè)務(wù),適合業(yè)務(wù)外 包。與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)度低,但可控度和外部市場(chǎng)化程度低的業(yè)務(wù),具備手段或 能力對(duì)其外包后的質(zhì)量、信息安全或成本進(jìn)行有效監(jiān)控的業(yè)務(wù),可以實(shí)施業(yè)務(wù)外 包。與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)緊密的業(yè)務(wù),不得進(jìn)行外包。外包方式包括整體外包和部分外包。確定業(yè)務(wù)外包時(shí)要考慮業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)具體特 點(diǎn)、外包市場(chǎng)成熟程度、管控水平等綜合因素。公司業(yè)務(wù)外包包括 : 【研發(fā)、資信調(diào)查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、IT 服務(wù)】等。 5.1.2 業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案
5、的制定公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對(duì)外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部 市場(chǎng)成熟度等標(biāo)準(zhǔn),合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍,并根據(jù)是否對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有重大 影響對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理,以突出管控重點(diǎn),同時(shí)明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、 條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內(nèi)容。 公司應(yīng)根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,對(duì) 實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評(píng)估以及復(fù)核,包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的 成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等,確保方案的可行 性。業(yè)務(wù)外包方案包括但不限于 : 業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容 制定實(shí)施方案,避免將核心業(yè)務(wù)外包,同時(shí)確保方案的完整性。 公司對(duì)重大的業(yè) 務(wù)外
6、包項(xiàng)目應(yīng)組織可行性分析,必要時(shí)可征詢外部專家的意見(jiàn),并根據(jù)其合理化建 議完善實(shí)施方案。5.1.2 業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案的審批公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程 序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定各層級(jí)人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越 權(quán)限審批。 公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門在對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)時(shí),應(yīng)當(dāng)著 重對(duì)比分析該業(yè)務(wù)項(xiàng)目在自營(yíng)與外包情況下的風(fēng)險(xiǎn)和收益,確定外包的合理性和可 行性。重大業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)由主管財(cái)務(wù)的集團(tuán)副總裁 / 財(cái)務(wù)總監(jiān)參與決策,對(duì)業(yè)務(wù) 外包的經(jīng)濟(jì)效益做出合理評(píng)價(jià)。重大業(yè)務(wù)外包方案,應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)或類似權(quán)力機(jī) 構(gòu)審批。5.2 承包方的選擇5.2
7、.1 承包方準(zhǔn)入機(jī)制的建立公司應(yīng)建立嚴(yán)格的承包方準(zhǔn)入機(jī)制,并指定專人負(fù)責(zé)承包方名錄的日常維護(hù)和 定期更新,同時(shí)對(duì)列入名錄的承包方進(jìn)行考量和評(píng)定,評(píng)定結(jié)果由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù) 責(zé)人審核后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體參見(jiàn)集團(tuán)合同管理制度。5.2.2 招標(biāo)及承包方的選擇公司應(yīng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,按照有關(guān)法律法規(guī),遵循公開(kāi)、公平、公正的原則,采 用招標(biāo)等適當(dāng)方式,擇優(yōu)選擇承包方。選擇承包方時(shí),公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)范圍,組成由相應(yīng)專業(yè)人員 組成的承包方評(píng)估小組,并對(duì)外發(fā)布投標(biāo)公告,與候選承包商建立聯(lián)系,發(fā)放外包 項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書及相關(guān)材料。參與競(jìng)標(biāo)的候選承包商應(yīng)在指定期限內(nèi)提交投標(biāo)書及 相關(guān)材料,主要內(nèi)容包括
8、項(xiàng)目解決方案、實(shí)施計(jì)劃、資源配置、報(bào)價(jià)等。評(píng)估小組應(yīng)通過(guò)實(shí)地調(diào)研等多種方法,調(diào)查候選承包方的合法性, ( 即是否為 依法成立、合法經(jīng)營(yíng)的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織,是否具有相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)范圍和固定 的辦公場(chǎng)所 ) 、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及其從業(yè)人員的履歷和專業(yè)技能,并考察候選 承包方從事類似項(xiàng)目的成功案例、業(yè)界評(píng)價(jià)和口碑,同時(shí)綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素,對(duì)業(yè)務(wù)外包的人工成本、營(yíng)銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進(jìn)行測(cè)算分 析,合理確定外包價(jià)格,嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。 調(diào)查結(jié)束后,評(píng)估小組應(yīng)編制 考核報(bào)告,并按規(guī)定權(quán)限執(zhí)行審批。公司根據(jù)評(píng)估小組反饋的各種信息,按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中做 出選擇,并建立
9、嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度,避免相關(guān)人員在選擇承包方過(guò)程 中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。5.3 業(yè)務(wù)外包合同的簽訂5.3.1 風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別及外包合同的簽訂公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門在訂立外包合同前,應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識(shí)別出的重 要風(fēng)險(xiǎn)因素,并通過(guò)合同條款予以有效規(guī)避或降低。在合同的內(nèi)容和范圍方面,明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本,以及明 確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時(shí)間、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)。在合同的權(quán)利和義務(wù)方面,明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法,承 包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率,將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè), 并對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行有效溝通。在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面,應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包
10、商最低的服務(wù)水平要求以及如果 未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的補(bǔ)救措施。在合同的保密事項(xiàng)方面,應(yīng)具體約定對(duì)于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng),承包 方有責(zé)任履行保密義務(wù)。在費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面,綜合考慮內(nèi)外部因素,合理確定外包價(jià)格,嚴(yán)格控制業(yè) 務(wù)外包成本。 在違約責(zé)任方面,制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款, 以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。業(yè)務(wù)外包合同的評(píng)審及簽訂流程,具體參見(jiàn)集團(tuán)合同管理制度。5.3.2 業(yè)務(wù)外包管控措施的落實(shí)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求,落實(shí)業(yè)務(wù)外 包實(shí)施全過(guò)程的管控措施,包括制定與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人 力資源管理、安全管理等機(jī)制,確保承
11、包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時(shí)有章可循。5.4 業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理5.4.1 績(jī)效評(píng)價(jià)和考核的開(kāi)展在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品過(guò)程中,公司應(yīng)密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的 履約能力,采取動(dòng)態(tài)管理方式,對(duì)承包方開(kāi)展日???jī)效評(píng)價(jià)和定期考核。公司應(yīng)對(duì)對(duì)承包方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評(píng)估,包括承包方對(duì)該項(xiàng)目的投入是否 能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達(dá)到企業(yè)預(yù)期目標(biāo),承包方自身的財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能 力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項(xiàng)目的要求。5.4.2 監(jiān)控和應(yīng)急機(jī)制的建立公司應(yīng)建立即時(shí)監(jiān)控機(jī)制,一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況,應(yīng)及時(shí)要求承包方 調(diào)整改進(jìn)。 公司對(duì)重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計(jì),建立相應(yīng)的應(yīng)急 機(jī)制,制定
12、臨時(shí)替代方案,避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中斷。5.4.3 違約行為的處理有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為,并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無(wú)法履行的, 應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合同,并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)外包過(guò)程中形成的商業(yè)信息資料的管理。5.5 項(xiàng)目驗(yàn)收公司應(yīng)根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點(diǎn)制定不同的驗(yàn)收方式,嚴(yán)格按 照有關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審核及測(cè)試,確保產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì) 量達(dá)到要求,并出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常情況的,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告,查明 原因,視問(wèn)題的嚴(yán)重性與承包方協(xié)商并采取恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施,必要時(shí)依法索賠。5.6 財(cái)務(wù)核算與披露5.6.1 費(fèi)用結(jié)算公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算條件、分包業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收證 明進(jìn)行交付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相應(yīng)的結(jié)算申請(qǐng)單、發(fā)票等原始憑證,
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