【大學(xué)】湖北美院兼職檔案員培訓(xùn)

1、編輯ppt大學(xué)兼職檔案員培訓(xùn)編輯ppt湖北美術(shù)學(xué)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)操作說明湖北美術(shù)學(xué)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)操作說明登陸檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)修改密碼著錄卷內(nèi)文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 刪除文件 D 上傳材料信息-上傳全文、 上傳 圖像、上傳音頻、視頻 等多媒體文件打印目錄檔案查詢登陸檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)修改密碼著錄卷內(nèi)文件信息編輯文件信息添加案卷上傳材料信息打印目錄檔案查詢編輯ppt一、登陸檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)一、登陸檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)入學(xué)校主頁點擊“館藏檔案”“檔案館”“檔案管理系統(tǒng)登錄”“登錄入口”進(jìn)入檔案館網(wǎng)頁填寫 “檔案系統(tǒng)登陸”中的用戶名、密碼點擊“登錄”（如右圖）編輯ppt進(jìn)入檔案

2、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，也可直接輸入編輯ppt二、修改密碼 各單位可以對密碼進(jìn)行修改，具體操作是: 進(jìn)入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)點擊“系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置”編輯ppt修改密碼點擊“修改”密碼修改完成，下次登陸系統(tǒng)就必必須須使用新密碼進(jìn)行登陸。 編輯ppt三、著錄卷內(nèi)文件信息 1、 添加案卷 2、 修改文件信息 3、上傳材料信息編輯ppt （1）添加案卷 A 點擊檔案網(wǎng)絡(luò)管理 系統(tǒng)右邊檔案文件 信息管理下的“添 加案卷”編輯ppt B 彈出“添加案卷”框，對以下內(nèi)容 進(jìn)行填寫：編輯ppt著錄時具體要求：著錄時具體要求：序號序號項項 目目填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容1一級目錄一級目錄檔案類目（如：檔案類目（如：

3、XZ）2二級目錄二級目錄文件形成年度，用文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如：位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如：2012）3三級目錄三級目錄檔案保管期限檔案保管期限 （永久（永久Y、長期、長期C、短期、短期D）4實體分類號實體分類號二級目錄二級目錄+一級目錄一級目錄+分類號組成，一級目錄、二級目錄之間加分類號組成，一級目錄、二級目錄之間加“-” (如如: 2012-XZ11)5保管期限保管期限選擇選擇(根據(jù)湖北美術(shù)學(xué)院檔案工作法規(guī)匯編確定文件保管期限根據(jù)湖北美術(shù)學(xué)院檔案工作法規(guī)匯編確定文件保管期限)6密級密級內(nèi)部內(nèi)部7正題名正題名文件標(biāo)題（一般不超過文件標(biāo)題（一般不超過30個字），自擬標(biāo)題用個字），自擬

4、標(biāo)題用 標(biāo)識標(biāo)識8第一責(zé)任者第一責(zé)任者制發(fā)文件的單位制發(fā)文件的單位9頁數(shù)頁數(shù)每一件文件的頁數(shù)總和。（文件中有圖文的頁面為一頁）每一件文件的頁數(shù)總和。（文件中有圖文的頁面為一頁）10時間時間文件形成時間（以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如：文件形成時間（以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如：20120312）11歸檔單位歸檔單位整理文件單位整理文件單位12主題詞主題詞表達(dá)文獻(xiàn)主題規(guī)范化的詞或詞組表達(dá)文獻(xiàn)主題規(guī)范化的詞或詞組13文號文號文件的發(fā)文字號文件的發(fā)文字號如：湖美黨字（如：湖美黨字（2012）003號號14載體載體選擇選擇15文本文本選擇選擇16文種文種選擇選擇17輸入員輸入員輸入人姓名輸入人姓名編輯ppt2） 修改文

5、件信息 若著錄完案卷或文件信息后發(fā)現(xiàn)有錯誤要對已著錄的文 件信息進(jìn)行修改，點擊 “編輯” 按鈕編輯ppt彈出“編輯案卷”框，將要修改的內(nèi)容進(jìn)行修改后，點擊左下方的“保存” 按鈕進(jìn)行保存，即修改完成，修改完后點擊“關(guān)閉” 按鈕退出編輯ppt 3）上傳材料信息 上傳全文 上傳圖像 上傳音頻 視頻等多媒體文件附注：主要介紹“上傳圖像”，其余可參照操作編輯ppt上傳圖像 如果有與著錄的案卷或文件（如實物檔案等）相對應(yīng)的數(shù)碼像片，必須將數(shù)碼照片 上傳，具體操作為：編輯ppt 1、點擊系統(tǒng)界面右邊檔案文件信息管理界面下具 體案 卷或文件條目右邊的“圖像”按鈕，彈出 “文件、 案卷相關(guān)圖像”框 編輯ppt

6、2、點擊“點子文件上傳”或“瀏覽”，選擇要上傳的圖像 （一次可以選擇多張），點擊“上傳”,電子圖像即上傳 到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；若上傳錯誤可以點擊圖像條目的“ 刪除”按鈕進(jìn)行刪除編輯ppt 四、打印目錄 （以打印案卷移交目錄為例，其余目錄的打印方法相同）（一）、打印案卷移交目錄 在紙質(zhì)、照片、聲像、實物、電子等檔案實體移交綜合檔案室以前，必須先打印案卷移交目錄（交接雙方憑此清點和辦理移交手續(xù)），具體操作為：編輯ppt 1、選中要移交的案卷（鼠標(biāo)指向要移交的案卷條目左邊的選擇方框即可選中）編輯ppt2、點擊“隊列打印”，把案卷/文件添加到打印隊列 3、單擊“打印隊列”，查看代打印的案卷，同時對不

7、需要的案卷也可以進(jìn)行刪減 編輯ppt4、點擊“打印當(dāng)前”，彈出“目錄打印”框編輯ppt 5、選擇“案卷移交目錄（橫）”6、選擇“僅打印打印隊列中的文件（對歸檔 文件、卷內(nèi)、案卷、自定義目錄有效）”7、點擊“打印預(yù)覽”，進(jìn)入“案卷移交目錄（橫向）打印”界面，進(jìn)入打印預(yù)覽界面進(jìn)行預(yù)覽8、檢查無誤，點擊頁面上方的打印快捷按鈕或返回打印界面點擊“打印”進(jìn)行打印編輯ppt編輯ppt六、檔案查詢系統(tǒng)為用戶提供兩種查詢接口一：綜合查詢（跨表查詢跨表查詢）二：針對具體檔案表的查詢（表內(nèi)查詢表內(nèi)查詢）編輯ppt1、綜合查詢綜合查詢綜合查詢就是對系統(tǒng)內(nèi)所有表所有表進(jìn)行查詢，它可以提供給所有用戶使用，包括非沒有賬號的訪問者。用戶只要輸入所要查詢的關(guān)鍵詞，點擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動開始搜索包含該關(guān)鍵詞的案卷和文件。任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配，包括題名、責(zé)任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結(jié)果中。另外用戶還可以用多個關(guān)鍵詞，以提高搜索精度。編輯