2020年行政助理崗位職責說明書

1、行政助理崗位職責說明書行政助理崗位職責一： 不同行業(yè)的行政助理有不同的職責，工業(yè)企業(yè)的行政助理的主要職責是：1、負責員工的考勤，于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、歸檔、電子檔 案的建立;3、對一般文件的起草和行政人事文的管理4、依據(jù)人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收集招 聘信息，協(xié)助招聘工作;5、處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合 同等人事手續(xù)的辦理;6、及時辦理相關證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù);協(xié)助 做好公司人力工作的管理、培訓與指導、組織公司各種活動的策劃;、負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。行政助理崗位職

2、責二：負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、工作。3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀要。1.接聽、轉接電話;接待來訪人員。2.做好公司食堂費用支出、 流水帳登記， 并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。行政助理崗位職責三：協(xié)助主管對新進人員的教育訓練之準備與后序工作之進行。5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責傳真件的收發(fā)工作。7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8

3、.做好公司宣傳專欄的組稿。9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10.13.社會保險的投保、申領。14.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。15.16.接受其他臨時工作.1.協(xié)助主管對人員的招聘。（按招聘流程）2.新進人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。3.4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）5.對試用人員之試工與考核調查。負責全廠人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續(xù)之辦對各類資料進行簽收，并分類歸檔。（廠內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡/外部聯(lián)絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異 動資料等分類）9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力

4、流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申 請手續(xù)等）10.月底對相關報表的并交于財務。11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放， 月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交于財務室。行政助理崗位職責四：、執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時，由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實際需要，提出申 請，向行政文員簽字領取。其余時間，員工急需領取辦公用品，必須 簽字，并寫清楚領用時間、項目、數(shù)量等。2、員工離職時，部門經(jīng)理應認真清點其辦公用品，并到行政部 填寫移交清單并簽字。理）7.全廠獎懲手續(xù)之辦理。6.8.12.對全廠鑰匙之管理。13.配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計。14.職員工勞動合同/暫

5、住證及各類保險之辦理。15.完成主管臨時交付的任務3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點， 辦公用品采購原則 上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購， 特殊物品采購由部門主管、 副總同意后另行購買。二、信件的收發(fā)、文件資料打、復印，傳真管理1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由 行政文員統(tǒng)一負責。 收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件 人。對投遞錯誤的信件， 退回或轉移。發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料， 再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、 復印或快遞的 結賬單據(jù)，并負責核對單據(jù)數(shù)量、金額，便于財務結算。3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無

6、關的文件， 行政 文員有權監(jiān)管教育。三、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化， 由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并 聯(lián)系印刷業(yè)務。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字 后交由行政文員負責辦理。3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、 聯(lián)系辦法等需確認無誤。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做 好的名片發(fā)放給名片印制申請者。四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理1、負責對公司的固定資產(chǎn)進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統(tǒng)計數(shù)量、并責任到具體員工。使用者離開本公表，發(fā)給公司相關負責人。養(yǎng)維護和聯(lián)系維修工作。五、執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)

7、范管理1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排 列整齊，及時更新登記表。2、公司員工借書、領取文件資料時， 必須簽字登記。應注明“日 期、姓名、編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工 離開公司時，應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還 時，行政文員應備注說明歸還日期。六、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦1、公司變更或申請辦理分支機構， 先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關資 料，然后到工商局領取營業(yè)執(zhí)照登記申請表;營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后， 持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證 組織機構代碼證辦理完畢后

8、，準備相關資料辦理稅務登記證。2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳 市工商司時，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對需要報廢的資產(chǎn)進行報廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點狀況， 制作公司固定資產(chǎn)使用情況登記3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保行政物價管理局”網(wǎng)站，了解當年度辦理年檢的需要的資料， 先進行網(wǎng)上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。3、需辦理社?？ǖ膯T工， 先提交“勞動保障局數(shù)碼照片回執(zhí)” ， 行政部打印“制證清單”后，行政文員到社保局四樓交錢辦理。后憑 社保局回執(zhí)領取社?？āＦ?、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責公司

9、飲用水的訂送。確認 送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量。2、公司負責人或其它部門根據(jù)實際需要， 提出訂餐、訂會議廳、 訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結款方式根據(jù)實際情況而定。3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一 般提前23天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前12天，訂會議 廳一般提前1020天)。八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統(tǒng)計管理1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。2、公司會議，由行政文員統(tǒng)一發(fā)出通知。如需投影設備，會前 應做好會場布置及設備調試。會議所述內(nèi)容由行政文員記錄、存檔。會后，行政文員負責清理會場、查收設備。協(xié)助客服部，負責做好課 程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。3、每月需制作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、 遲到等考勤的管理與統(tǒng)計。九、執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快 完成，最終匯報完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記?。和?明溝通，工作暢通。行政助理崗位職責五： 一、負責公司文字印刷、 文件收發(fā)、 資料、印章的使用和保管。二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續(xù);員