新分部開業(yè)采購管理規(guī)定（國美—采—012）第一版

1、國新分部開業(yè)采購管理規(guī)定歸屬體系：國美電器有限公司經營管理手冊采購系統(tǒng)分冊文件編號：國美采012撰寫單位：國美電器采購中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級： 機密 一般合計頁數(shù)：6頁 正文頁數(shù)：3頁附件個數(shù)：2制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內容16、注意事項37、附件3總裁審批管理研究室審核撰寫人1目的：為使新分部開業(yè)的籌備中，采購工作能夠嚴謹有序的進行，確保新分部的成功，特制定本規(guī)定。2范圍：2.1適用范圍：國美電器有限公司總部采銷中心；新開分部采購部、市場部、賣場部發(fā)布范圍：國美電器有限公司總部各中心、各部門；各分部3名詞解釋

2、（無）4職責4.1總部采購中心負責制定新開業(yè)分部采購方面工作的標準和程序；新分部采購部在總部指導下，負責新分部開業(yè)的貨源籌備工作；5作業(yè)內容：5.1.1新開業(yè)分部采購工作開業(yè)時間：在新分部開業(yè)前60天，采購中心進入籌備工作階段。擬訂支援開業(yè)采購系統(tǒng)人員名單，并在第一時間通知廠家給予新開分部開業(yè)支持；5.1.2新分部開業(yè)采購籌備工作，分為五個階段進行：（由于開業(yè)時間屬于機密，以開業(yè)總指揮當時制定的開業(yè)推進計劃為準。）5.1.2.1（開業(yè)前第60天-50天）：市場調研、確認供應商、初期接觸客戶。工作周期為10天。第一階段的重點工作應該是對競爭對手的了解以及了解廠家在此地區(qū)和競爭對手的關系，從而確定

3、在新分部開業(yè)時的重點合作伙伴。5.1.2.2（開業(yè)前第49-24天）：合同談判、特價機資源的爭取，與市場部共同確定開業(yè)促銷方案。工作周期為25天。第二階段就進入了開業(yè)前最關鍵的合同談判期了。有全國協(xié)議的，根據(jù)總部簽署的全國協(xié)議或者地方協(xié)議，在分部執(zhí)行全國協(xié)議。需要在當?shù)刂匦聦ふ夜献骰锇榈模偛繘]有全國或者區(qū)域協(xié)議的）品牌，盡量在確定合作伙伴前，尋找至少兩家以上的供應商，根據(jù)對其實力，供貨價格等的多方面考察，確定合作意向并簽署合同。5.1.2.3（開業(yè)前第23天-13天）：簽定合同，制作采購價格文件，確定展位制展臺，洽談開業(yè)產品資源，店內外廣告位招租。工作周期為10天。合同意向確定后，需要廠

4、家在已經洽談好的合同備忘錄上簽署意見并確認，然后上報總部審批，待合同預案批回后，根據(jù)廠家提供的帶有公司印章的價格表，制作采購價格文件。同時需要在賣場部已經確定好的面積和位置上，規(guī)劃出適合本品類的展臺位置圖，并通知廠家根據(jù)實際面積和位置，制作裝修效果圖報賣場部簽字確認后，制作展臺。與此同時，和廠家就開業(yè)時的促銷活動安排交換意見，包括報紙廣告的宣傳，特價機及促銷員的的準備，室外活動的安排等等。5.1.2.4（開業(yè)前第12天-前4天）：廣告前期準備工作，確定貨源及特價機，確定展臺、展位，促銷員到位。工作周期為8天。根據(jù)與廠商在前一階段洽談的特價資源及開業(yè)活動計劃，擬訂開業(yè)報廣的初步內容。對于采購系統(tǒng)

5、這個階段最為重要的就是貨源的組織，因為考慮到庫房的實際收貨能力，盡量將本部門的到貨安排在一周內全部到位。需要和廠家提前溝通備貨。并配合門店將已經簽署協(xié)議的廠家的促銷人員到崗。5.1.2.5（前3天）：試營業(yè)及正式開業(yè)。在試營業(yè)期間，對樣機，庫存，展臺，促銷員等等出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)并解決，避免在正式開業(yè)時造成不必要的麻煩。5.1.3采購工作具體內容：合同的簽訂、采購價格文件、貨源、特價機、展臺、展位、促銷員、協(xié)助市場部確定開業(yè)期間資源（共同營銷）。開業(yè)工作的標準及要求5.2.1合同：開業(yè)前13天合同簽定完畢后進行錄入工作，正式合同達成率80%、其它合同20%，正式合同文本可在途15天。如正式合同

6、未到位，可按預案審批標準進行虛擬錄入操作，待正式合同歸檔后，進行正式錄入。合同分為兩步走：一步是和廠家確認合同條款后，要簽署談判備忘錄，達到授權標準的上報總部。第二步根據(jù)總部簽署的審批意見，對合同需要進行修改的，重新與廠家協(xié)商并確認后，重新錄入總部審批。5.2.2貨源：廣告刊登的商品，要求在廣告制作前全部入庫，并協(xié)調財務部門進行錄入工作，其它常規(guī)商品在試營業(yè)前7天全部到位；在商品入庫的時候，要特別注意商品庫區(qū)的定義，特價商品入庫時，先按照原價格入正常庫區(qū)，然后特價機審批回來后，重新制作價格文件，在財務系統(tǒng)上做轉倉處理。5.2.3展臺、展位：開業(yè)前1015天完成（根據(jù)賣場整體工程進度）；展臺的制

7、作本著保質量，高效率的原則，按照開業(yè)總指揮制定的進度按期完成，完成后，樣機的到位要在試營業(yè)前3天完成。5.2.4店內外廣告位招租：開業(yè)前15天完成；根據(jù)總部賣場部確認的室內外廣告位的區(qū)域劃分，價格表，與廠家協(xié)商廣告位的招租工作。原則是給公司爭取更多的廣告位收入。5.2.5促銷員：開業(yè)前10天到位，參加培訓、維護店內外衛(wèi)生；5.2.6采購價格文件：開業(yè)前13天，合同簽定后立即在ERP系統(tǒng)內制作采購價格文件并上報審批后執(zhí)行，并對出現(xiàn)價格問題的型號和廠家重新確認。5.2.7廣告制作前，配合市場部確定促銷計劃及落實促銷活動資源。制作開業(yè)報紙廣告的時候，要根據(jù)實際入庫的數(shù)量，價格進行制作，不能特價機入庫

8、數(shù)量和報紙廣告上的數(shù)量不一致。前期及15天內的所有品類的商品進貨，必須提前兩天制作 國美電器有限公司經、代銷商品進貨申請明細單，上報總部采購中心各品類部長審批。（經、代商品進貨申請明細單必須分開上報，詳見附件7.1）?！靶路植块_業(yè)所進商品可退、換貨的備忘錄”。5.3.3新開分部開業(yè)后所發(fā)生的各品類商品的積壓、滯銷均由總部各品類部長負責，對在30天內形成的積壓、滯銷，要求在形成積壓、滯銷后次月的第10天內指導、協(xié)助分部給予解決。6注意事項6.1新分部開業(yè)的采購工作在前期會遇到當?shù)毓┴浬滩涣私獠慌浜偷那闆r，如何有效進行溝通，并根據(jù)當?shù)貙嶋H情況采用靈活的方法讓對方接受我公司的采購政策，是需要關注的要點；6.2由于屬于首次合作，要與供應商做好確認，保證貨源，尤其是促銷資源的準確、及時到位；價格文件錄入工作完成后，要注意做好全品類的核對工作，確保賣場的所有商品都有自己唯一的編碼，并均能夠通過收銀機以正確的價格進行銷售；7附件新分部名稱 國美電器有限公司經銷/（代銷）商品進貨明細單采購組： 申請日期： 年