公司參觀接待流程和指引

1、適用范圍:公司各部門規(guī)范目的:為規(guī)范公司對外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司對 外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。XX參觀接待流程和指引（流程圖參見附件一）For pers onal use only in study and research; not for commercial use1、接待來訪前期確認工作1.1、來訪時間及賓客信息確認1.1.1預(yù)約到客人后，盡快確認賓客來訪時間（年/月/日/時）。For pers onal use only in study and research; not for commercial use1.1.2需要盡快確認賓客的

2、隨行人數(shù)。1.1.3需要確認接待的地點。1.1.4需要確認賓客信息，確認接待級別。（姓名、單位、職位、頭銜等）For pers onal use only in study and research; not for commercial use1.1.5需要了解客戶公司經(jīng)營性質(zhì)。1.2、接待活動主題以及來訪情況確認1.2.1確認賓客的來訪目的以及合作誠意。1.2.2客戶預(yù)期談判的內(nèi)容。1.2.3明確此次來訪帶來的深遠影響。1.2.4根據(jù)上述確認此行活動的主題。1.3、來訪安排1.3.1制作客戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總 經(jīng)理和部門負責(zé)。1.3.2接待安排（接送、住

3、宿、餐飲、禮品等具體安排）。1.3.3會議安排客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級別相應(yīng)知會部門負責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參 與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通知總經(jīng)辦，以便確認。1.4、資料稿件準(zhǔn)備確認1.4.1根據(jù)每次接待的不同以及需要準(zhǔn)備：匯報演講PPT匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產(chǎn)品彩頁等。1.4.2辦公室負責(zé)準(zhǔn)備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目錄、公司介紹 投影設(shè)備等。1.4.3產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等，應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。1.4.4重要客戶來訪，必須制定詳細的接待方案，呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及 市場部經(jīng)理。1.5、成立接待小組（詳情參見附件二） 根據(jù)每次接待情

4、況的不同，組建接待小組。1.5.1 接待接口人：統(tǒng)一受理來訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負責(zé)人，接待結(jié)束后 負責(zé)接待信息歸檔、傳遞。1.5.2 接待助理： 制定接待計劃、 進行接待準(zhǔn)備工作， 協(xié)助填寫客人來訪記錄， 可參與實施接待。1.5.3 接待負責(zé)人： 對此次接待效果負責(zé)； 需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排， 承擔(dān)接待工作。1.5.4 各環(huán)節(jié)具體負責(zé)人（例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置行 政部；講解人員技術(shù)支持部；等等。）2、接待來訪前期準(zhǔn)備工作2.1 、吃、住、行安排（詳情參見附件三） 根據(jù)實際情況安排接送（飛機、船舶、火車） 。2.2 、制定參觀路線2.2.1 根據(jù)來訪前確認的相關(guān)信息，制

5、定參觀路線。2.2.2 根據(jù)我方希望展示的方向，制定參觀路線。2.2.3 根據(jù)來賓要求制定相關(guān)參觀路線。2.2.4 繪制參觀路線圖 / 參觀路線流程。2.3 、公司整體布置（詳情參見附表二）2.3.1 外部： 歡迎橫幅 指示水牌（大堂、電梯出口、樓梯間等） 花籃/ 植物綠化 KT版簽名墻 紅地毯 （以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定）2.3.2 內(nèi)部： 紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯） 植物/ 花盆裝飾 果盤/ 茶水/咖啡2.3.3 特殊： 展廳一一產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。 會議室一一公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設(shè)備、演示樣品。 會客室一一果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙（煙缸）、打火機等。 （以上

6、信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4 、采購接待所需物品（詳情參見附表二） 根據(jù)每次接待活動的實際情況而定。操作流程： 接待小組提出一定訴求； 行政部門制作預(yù)算報價呈批； 行政部獲批后進行采購； 根據(jù)要求進行布置 /裝飾。* 消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等）* 循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等）* 特殊用品（機器設(shè)備等）2.5 、員工面貌整理（詳情參見附件四）統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6 、人員安排（詳情參見附表二）2.6.1 調(diào)配人員（整體調(diào)控各項事物的順利進行，例：總經(jīng)理助理、接待助理、 接待配合部門經(jīng)理等。 ）2.6.2 各環(huán)節(jié)負責(zé)人2.6.3 禮

7、儀人員2.6.4 其他人員3、接待來訪當(dāng)日具體工作3.1 、車輛待命 根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排計劃表（具體方案由行政部主要策劃） 。3.1.1 車輛等級： 一級高級接待* 高級商務(wù)車（豐田三花、奔馳商務(wù)等） 。* 高級轎車（奔馳、寶馬等） 。 二級中級接待* 中級商務(wù)車（別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等） 。* 中級轎車（雷克薩斯、大眾等） 。 三級普通接待* 普通商務(wù)車（東風(fēng)商務(wù)車、江淮商務(wù)車等） 。* 普通轎車 / 打車。3.1.2 機動車輛：安排一到二輛隨即車輛，應(yīng)對突發(fā)狀況。3.2 、設(shè)備調(diào)試 產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試： 第一階段： 定下來訪計劃后， 根據(jù)計劃所需展示的產(chǎn)品， 進行調(diào)動與調(diào)配。 第二階

8、段：來訪前一天，最終設(shè)備調(diào)試。 第三階段：來訪當(dāng)天，進行最終設(shè)備確認。3.3 、工作人員到位 接待前一日開會，最終確認審核各項事物的安排情況。 接待當(dāng)日，所有參與接待人員提前到崗。 最終確認每項環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)紕漏。3.4 、領(lǐng)導(dǎo)會晤 陪同人員參與會晤（接待主負責(zé)人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等）。 會晤期間，所有接待人員待命。3.5 、結(jié)束送行 根據(jù)身份確定規(guī)格而定。（一級客戶送至公司門口、汽車旁。二級三級客戶送至公司門口等） 送行至門口或車旁揮手致意，方可離開。4、接待來訪后期總結(jié)工作4.1 、電話回訪、后期跟進 接待小組 / 具體項目組執(zhí)行：4.1.1 接待活動結(jié)束后一個星期內(nèi)，給予

9、對方電話回訪，查看此次接待的反響，以及客人的意見。4.1.2 對于會議上提出的相關(guān)問題進行跟進并執(zhí)行。4.2 、總結(jié)會議4.2.1 接待活動結(jié)束后，所有參與此次活動的重要職能部門參與總結(jié)會議。4.2.2 總結(jié)并記錄此次接待活動的利弊。4.2.3 成員們提出， 對于日后接待活動的意見， 并逐漸修正完成各項具體流程。4.3 、總結(jié)整理資料留檔4.3.1 接待小組收集每次接待的相關(guān)資料以及圖片，整理歸檔。4.3.2 相關(guān)部門收集整理接待相關(guān)資料以及圖片，便于后期業(yè)務(wù)跟進。5、特別注意事項（詳情參見附件三）6、保密原則特別申明 接待中涉及機要事務(wù)、 秘密文電、重要會議，要特別注意保密， 接待中既要熟練

10、 介紹公司情況，又要內(nèi)外有別， 嚴守本公司商業(yè)機密， 對不宜對方攝影攝像的場 合，應(yīng)向參觀人員說明。結(jié)束語】茲為促進公共關(guān)系擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規(guī)定， 此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行，請各部門員工嚴格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù)。附件XXX客戶來訪接待流程圖接收來賓信息了解來訪單位、領(lǐng)隊、 人數(shù)、目的、時間接待前會議準(zhǔn)備駕駛員準(zhǔn)時接送辦公樓門前迎賓接待部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參觀工廠1會談結(jié)束送賓客' -*接待部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同了解到訪時間、接送要求、 預(yù)訂酒店、預(yù)定返程票等預(yù)訂酒店實施接待前的準(zhǔn)備成立接待小組申請部門填寫新客 戶來訪接待通知單預(yù)定返程票按領(lǐng)導(dǎo)安排訂餐接待部門領(lǐng)取參觀牌賓客接送安

11、排會議室會議室整理茶水等準(zhǔn)備參加人員通知會議中接待服務(wù);打開空調(diào)或燈光就餐酒店住佰送往酒店協(xié)助辦理登記斟茶倒水服務(wù)"會議結(jié)束收拾 歡迎橫幅Q 投影儀調(diào)試附件XXX客戶來訪接待人員職責(zé)說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。并要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制2、確定接待負責(zé)人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責(zé)人及接待助理，并向接待負責(zé)人及接待助理提 供申請方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫，對其中有價值的信息知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人

12、員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。4、資料維護負責(zé)組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi) 容。要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān)。二、接待助理人1、進行接待安排 制定詳細接待計劃。 確定來訪的議題及來訪時間、地點。 明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。 作好接待日程安排及議程安排。 與接待負責(zé)人確認此接待計劃。 禮品資料準(zhǔn)備。 會議準(zhǔn)備。 填寫任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準(zhǔn)備2、接待工作記錄/意見反饋 填寫接待記錄，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。 接待后組織會議，收集意見。、接待負責(zé)人 實施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解與客人交流附件三xxx

13、 客戶來訪接待注意事項一、接待注意事項：1、接機 舉的牌子應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭。 客人來了要主動接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。 接機的車子要按生意情況和來人官階來定。2、吃飯（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談生意是中國的特色。 顧客定方向， 主人定消費額度。 菜的個數(shù)應(yīng)該比人 數(shù)多一道，酒水占總金額的 40%。問過客人之后再定餐廳，菜可以先點好，依照 客戶進行小改動。3、酒店 根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。（三星五星）具體方案由行政部制定。二、特別注意事項4、送禮送禮；酒店是最好的地方。 1. 一二級客人可以旁敲側(cè)擊詢問他家里的情況， 談到 最多的人就是送禮對象。 2. 三級客人應(yīng)

14、先用小禮物試探一下， 再用大概兩倍于它 的工資的錢活動。5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點。 即拍即印， 再配上高檔相框的合影也許會讓客 戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應(yīng)該有名牌， 包括公司和姓名， 如果官位比較大也要寫上職位。 還 要筆記本，有關(guān)公司的書面資料等。7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要， 而關(guān)于兩公司的合作歷史要詳之又詳。 對于自己滿 足客戶的能力要著重介紹，一定要真實，但不用什么都說。8、參觀廠房在顧客來之前就要準(zhǔn)備演示， 需要有人通知客人即將參觀的車間， 而且要專人展 示（只展示基礎(chǔ)的東西）。但核心技術(shù)要說的比較深奧，而且沒必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上， 一定

15、要問一下賓客他們的感受， 一個為了改善自我， 另外也 為了了解情況。附件四xxx 客戶來訪接待人員著裝要求事項一、男士：1 、襯衫、領(lǐng)帶、西裝（成套） 、皮鞋。2 、不需留長發(fā)、蓄長須，留長指甲；整體儀表干凈整潔。二、女士：1 、職業(yè)套裝 / 套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙 / 西褲、絲襪（肉色 / 黑色）高跟 鞋（ 35公分適宜）。2 、換淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)） 。三、禁忌：三、禁忌：怪異造型 / 發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。附件五XXX客戶來訪接待參觀指引一、禮儀規(guī)范1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4

16、、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接 待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意。&進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。二、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于會議主席臺座次的安排1.1主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相 謙讓。1.2主席

17、臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左 手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中， 2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。1.3幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握。 如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排。另外，對邀請的上級單位或平級 單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同 級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的， 可安排在主席臺適當(dāng)位置就 座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。1.4對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會

18、前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo) 同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。女口 主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防 止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。 還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn) 1.4.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時觀jGt1.4.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)時753112460土 J*昔2、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面， 1號客人 在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在 副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握， 如果場景有 特殊因素，應(yīng)視情而定。2.1中

19、餐桌2.2西餐桌1 24 胖33、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客 左右排列。4、關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位 在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司 機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。乘車座次安排5、合影座次安排與主席臺安排相同 附：會議座位安排長條桌耐兩阿阿閃阿兩_B«J fw B2_ _Eff QT| LlkJ CID正口注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席沙發(fā)室A3與外賓會談B1：A1SHiTy辛幵if耳A2B3注：A為主方，B為客方 與上級領(lǐng)導(dǎo)座

20、談注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)附表一XXX客戶來訪接待通知單（一）來客基本信息姓名性別年齡單位職務(wù)地址電話郵編（二）、重要來賓個人信息：1背景:2、在項目中的具體作用：3、對公司技術(shù)、文化管理的認可度：4、來訪公司、會見領(lǐng)導(dǎo)歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等：（三）、來訪目的：選型 參觀 簽合同 合作順訪游玩 其它（四）接待級別 A省級 口B地市級 口C普通級 其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負責(zé)人：手機及電話：責(zé)任部門：責(zé)任款項：配合部門：配合款項：（五）來訪時間及安排到達日期月日航班號（車、船次）：從至出發(fā)時刻到達時刻預(yù)計離開日期月日返程票：已訂月日時分從至待定月日時分從至（六）接待要求

21、：1迎接迎接地點：機場 火車站 其它接待人員：司機 指定人員其它要求：需持鮮花迎接需在迎接地點打歡迎 車型有特殊要求2、住宿入住酒店：一類：五星二類：四星 三類：三星（快捷類）其它房間類型：標(biāo)準(zhǔn)間間豪華間間套房間費用承擔(dān)：公司全部承擔(dān)客人完全自付公司只承擔(dān)房費，其它費用自理其它要求：提前辦好入住手續(xù)開通國內(nèi)長話費 酒店包早餐 擺放水果擺放鮮花 擺放公司宣傳資料 擺放公司歡迎牌3、就餐費用承擔(dān)：公司全部承擔(dān)公司承擔(dān)接風(fēng)、送行，其余客人自理客人完全自理 口其它接風(fēng)、送行宴建議陪同領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理指定人員4、游覽5、禮品禮品類別：口 電器類口文化類口工藝品類 （續(xù)寫申請單）6、送行是否安排車輛：是 否 送到地點：（七）其它要求：錄音錄像拍照翻譯做會議記錄 其它：（八）接待費用預(yù)算：元以內(nèi)申請人部門經(jīng)理審批主管總經(jīng)理審批抄送告知部門附表二XXX客戶來訪接待物品申請單（一）公司外部歡迎橫幅 指示牌（大堂、電梯出口、樓梯間）花籃/植物綠化 口 KT版簽名墻 紅地毯（二）公司內(nèi)部1參觀區(qū)：紅地毯 植物/花盤裝飾2、會客室：果盤 /茶水/咖啡/飲料 香煙/煙缸/打火機3、會議室：國旗 鮮花 姓名牌 投影設(shè)備4、展廳：產(chǎn)品彩頁 樣品5、資 料: 公司宣傳片公司宣傳冊 產(chǎn)品彩頁 演示樣品 匯報演講ppt/稿件（