公司公文格式范本

1、XXXX有限公司公文格式指引（試行）1 范圍 本指引規(guī)范了標(biāo)準(zhǔn)公文格式和簡(jiǎn)化公文格式，明確了公文格式選用的原 則，同時(shí)也規(guī)范了公文的排版要求。2 公文格式2.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式（詳見附錄 A、B） 標(biāo)準(zhǔn)公文格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。公文中涉及的字體 除特別標(biāo)明外均采用四號(hào)仿宋體，顏色除特別標(biāo)明外均采用黑色，行間距一 般以四號(hào)仿宋體 1.5 倍行距為準(zhǔn)。公文眉首 是指公文首頁(yè)紅色橫線及以上部分， 包括秘密等級(jí)、保密期限、 緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)等內(nèi)容。 眉首部分一般占公文首頁(yè)的 1/4 到 1/3 。2.1.2.1 涉及保密要求的公文， 應(yīng)在公文首頁(yè)右上角用四號(hào)黑體標(biāo)注秘密等

2、級(jí) 和保密期限。密級(jí)按公文重要程度和保密要求，由高到低劃分為“絕密”、 “機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。2.1.2.2 有緊急程度要求的公文， 應(yīng)在公文首頁(yè)右上角用四號(hào)黑體標(biāo)注 “特急” 或“急件”。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)和緊急程度的，秘密等級(jí)標(biāo)注在右上角第 1 行，緊急程度標(biāo)注在右上角第 2 行。2.1.2.3 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成。發(fā)文 單位標(biāo)識(shí)一般用小初號(hào)華文中宋體或宋體加粗居中排列。 多個(gè)單位聯(lián)合行文 的，主辦單位排列在前。2.1.2.4 發(fā)文字號(hào)主要分為公司發(fā)文字號(hào)、中心發(fā)文字號(hào)兩類。發(fā)文字號(hào)包括 公司（中心）代字、 年份、序號(hào)，應(yīng)置于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)之下、紅色橫

3、線之上， 并居中排列。聯(lián)合行文的，一般只需標(biāo)注主辦單位發(fā)文字號(hào)。公司發(fā)文字號(hào)由公司代字 +發(fā)文年份 +發(fā)文順序號(hào)組成，如“天同 海智20161號(hào)”。在公文種類、數(shù)量比較多的情況下，可在發(fā)文字號(hào)中加上“文種” 并按以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、會(huì)議紀(jì)要在發(fā)文字號(hào)中的文種分別為“令”、“紀(jì)”， 如“天同海智令 20161號(hào)”、“天同海智紀(jì) 20161號(hào)”。b）報(bào)告、請(qǐng)示、函在對(duì)外行文中，發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一沿用“天同海智”， 如“天同海智 20161號(hào)”；公司內(nèi)部行文中采用中心發(fā)文字號(hào)，如“天同海 智行政 20161號(hào)” 。c）決定、決議、通知、通報(bào)在發(fā)文字號(hào)中的文種統(tǒng)一采用 “通”，如“天 同海智通 2

4、0161號(hào)” 。中心發(fā)文字號(hào)由公司代字 +中心代字（ +文種） +發(fā)文年份 +發(fā)文順 序號(hào)組成，如“天同海智行政 20161號(hào)”。2.1.2.5 發(fā)文字號(hào)與公文標(biāo)題之間用紅色實(shí)線（正紅色，粗細(xì)為 3磅）相隔。 公文主體 是指對(duì)紅色橫線以下至主題詞 （不含）之間的各要素， 由標(biāo)題、 主送單位、正文、附件目錄、發(fā)文單位、簽發(fā)人、成文日期、印章等組成。2.1.3.1 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類， 其結(jié)構(gòu) 一般包括發(fā)文單位、事由和文種三部分。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號(hào)外，一般不用標(biāo) 點(diǎn)符號(hào)；公文標(biāo)題應(yīng)位于紅色橫線下方空 1 行處用小二號(hào)宋體加粗書寫，并 居中

5、排列。2.1.3.2 主送單位是指公文的主要受理對(duì)象。主送單位應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。若使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱或 統(tǒng)稱的，應(yīng)將主送單位名稱列在版記中的主題詞之下（若需呈報(bào)的則在呈報(bào) 之下）、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空 1 行處，左側(cè)頂格書寫；主送單位名稱后標(biāo) 全角冒號(hào)。2.133公文正文在主送單位名稱下1行處，每自然段左空2格，回行頂格。 數(shù)字、年份、計(jì)量單位不能回行。2.1.3.4 公文附件目錄應(yīng)附在正文下空 1 行處（發(fā)文單位前），左側(cè)空 2格標(biāo) 識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，并注明附件順序和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。若有多個(gè)附件，則用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)識(shí)。附件應(yīng)與

6、主件一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”， 若有多個(gè)附件需標(biāo)識(shí)序號(hào)。2.1.3.5 發(fā)文單位應(yīng)在正文（或附件）下至少空 1 行靠右側(cè)書寫。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)盡量采取調(diào)整行距、 字距等措施加以解決，務(wù)必使發(fā)文單位、印章與正文同處一頁(yè)；不得采用標(biāo) 識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”、空白頁(yè)加蓋印章等方式解決。2.1.3.6 公司內(nèi)部重要行文中， 一般需在發(fā)文字號(hào)同一行右空 1格簽注簽發(fā)人； 命令（令）等下行文一般需在發(fā)文單位正下方、成文日期正上方用手寫體簽 注簽發(fā)人。2.1.3.7 發(fā)文單位必須與印章名稱完全相符。2.1.3.8 成文日期應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。2.1.3.

7、8.1 成文日期應(yīng)在發(fā)文單位 （或手寫體簽發(fā)人） 正下方用漢字將年、 月、日標(biāo)全，“零”寫成“0”。2.1.3.8.2 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。2.1.3.9 公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。2.1.3.9.1 單一發(fā)文須加蓋印章的，印章應(yīng)當(dāng)用紅色、端正、居中加蓋，采用 中套方式，即印章中心線壓在發(fā)文單位、成文日期的正中。2.1.3.9.2 聯(lián)合行文須加蓋印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱均勻排列在正文和成 文日期之間（有附件的，則在附件目錄和成文日期之間），主辦單位印章在 前，會(huì)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。2.1.4 公文版記 是指主題詞及以下的各要素， 包括主題詞、 抄送單位（呈報(bào)、 抄

8、送）、印發(fā)欄（撰稿、核稿）等部分組成。2.141公文應(yīng)當(dāng)在成文日期（或附注）下空1行頂格用四號(hào)黑體標(biāo)注主題詞， 后標(biāo)全角冒號(hào)。2.1.4.1.1 主題詞一般由 3個(gè)詞目組成，先標(biāo)類別詞，中間為關(guān)鍵詞，最后標(biāo)類屬詞：a）類別詞依據(jù)各中心職能確定，主要有項(xiàng)目、產(chǎn)品、營(yíng)銷、運(yùn)營(yíng)、行政、人事、財(cái)務(wù)等；b）關(guān)鍵詞可從公文標(biāo)題中選取最關(guān)鍵的 1個(gè)詞目。c） 類屬詞依據(jù)文種確定，主要有命令（令）、決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。主題詞的詞目用四號(hào)仿宋體標(biāo)注，各詞目之間空1格。詞目后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)2.1.4.2 抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。2.1.4.2.1

9、 抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 抄送給上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)，可寫“呈報(bào)”某某；抄送平級(jí)、下屬單位， 可寫“抄送”某某。抄送單位應(yīng)在主題詞下 1 行，左空 1 格標(biāo)識(shí)“呈報(bào)”或“抄送”， 后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo) 句號(hào)。2.143印發(fā)欄（撰稿、核稿）在抄送單位下1行，左、右頁(yè)邊各空1格標(biāo)識(shí)。2.1.4.4 主題詞與抄送單位及印發(fā)欄之間用平行細(xì)實(shí)線 （粗細(xì)為 0.75磅）相隔。2.2 簡(jiǎn)化公文格式（附錄 C） 簡(jiǎn)化公文格式一般保留標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的公文主體部分，省略標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的眉首（保留發(fā)文字號(hào)，并將發(fā)文字號(hào)移至正文標(biāo)題正下方）、版記（保留抄送單位

10、，不加下劃線）兩部分。2.3 公文格式選用原則2.3.1 對(duì)外正式行文中一般采用標(biāo)準(zhǔn)公文格式，并可省略版記。2.3.2 公司內(nèi)部行文中，公文格式按照以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、決議、決定、通知、通報(bào)、意見、會(huì)議紀(jì)要采用標(biāo)準(zhǔn) 公文格式。b）報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函采用簡(jiǎn)化公文格式。3 排版、印刷格式3.1公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mmX297mm）。特殊文種用紙可根據(jù)實(shí)際需要確定3.2 公文的各頁(yè)在排版時(shí)，一般應(yīng)留出相應(yīng)的頁(yè)邊距：天頭寬寬2cm、訂口寬2.8cm 翻口寬2cm,裝訂線為Ocm,頁(yè)眉為 1.7cm。3.3 頁(yè)公文應(yīng)在每頁(yè)地腳正中央用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編出頁(yè)碼, 一條一字線,

11、如“ -1-”。3.4 公文應(yīng)在左側(cè)裝訂,保證不掉頁(yè)。4 記錄4.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式2.5cm地腳1.5cm頁(yè)腳為頁(yè)碼左右各放4.2 簡(jiǎn)化公文格式附錄A（規(guī)范性附錄）標(biāo)準(zhǔn)公文格式一機(jī)密（四號(hào)黑體，右空2格） 特急（四號(hào)黑體，右空2格）（空1行，以下空行均以四號(hào)仿宋體、行間距為1.5倍為準(zhǔn)）XXX）有限公司文件（發(fā)文單位標(biāo)識(shí)一般為紅色小初宋體或華文中宋加粗0、間距磅放居中；1行）天同海智X20佝X號(hào)（四號(hào)仿宋，居中）簽發(fā)人：（右空1格）（紅色橫線，粗細(xì)為3磅）（空1行）標(biāo)題（小二號(hào)宋體加粗，居中）（空1行）XXXX :（主送單位，頂格）（公文中除特別指明外均采用黑色四號(hào)仿宋體）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。（每 段開頭空2格）（空1行）附件：1.（段首空2 格）2.（至少空1行）（空1行）主題詞（四號(hào)黑體，頂格）：（四號(hào)仿宋體，詞目之間空1格）呈報(bào)：（自此以下均為四號(hào)仿宋體，段首空1格）抄送：撰稿：核稿：（右側(cè)空1格）附錄B （規(guī)范性附錄）標(biāo)準(zhǔn)公文格式二（簽發(fā)人在發(fā)文單位正下方）機(jī)密特急XXX）有限公司文件天同海智X20佝X號(hào)標(biāo)題（命令/令）XXXX :XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX