利用Ecel進行固定資產核算的方案

1、利用 Excel 進行固定資產核算的方案目錄：一、固定資產的編碼 2二、核算表格設置及操作 3一）總體方案 3二）“固定資產 ”表 31、表格設置 32、折舊計算公式 63、操作注意事項 9三）“固定資產減少”表 91、 表格設置 92、 操作過程 10四）報表 101、表格設置 112、操作過程 11五）日常操作 12三、與財務軟件的對比 12四、總結 13利用 Excel 進行固定資產核算的方案固定資產的核算是重要的會計業(yè)務之一，業(yè)務發(fā)生較少，記賬量不大，而 計算比較繁瑣。使用 Excel 以表代賬，可以擺脫繁瑣的手工計算，提高準確性， 方便、高效。從技術上看，利用 Excel 進行固定資

2、產核算并不復雜， 但也有其特點、難點。 本文提出的方案中，第一個月建賬必須建立一個 Excel 文件（工作簿），進行必 要的設置，以后每個月主要工作是拷貝建立新文件、輸入新數(shù)據(jù)等， 大大減輕工 作量。為更好的說明核算方案，本文附有簡單案例。該案例文件在 Excel2002 中調 試通過。一、固定資產的編碼在建立電子表之前， 應對所有固定資產進行編號。 資產數(shù)量少的企業(yè)沒有編 碼固然可以，但建立編碼，可以方便查詢和日常管理。編碼應當注意：1. 劃分類別時，盡量不考慮可變屬性要素，而主要依據(jù)不變屬性要素，如物 理技術性質分類?？梢栽跀?shù)據(jù)庫（清單）中設專門字段反映可變屬性，如 存放地點、使用部門、用

3、途等要素。如果將可變屬性列入編碼，則每次改 變地點、使用部門、用途就必須改變資產編號，難以跟蹤，容易發(fā)生混亂， 造成不必要的麻煩。2. 盡量簡單。常見的是由類別、添置年月、流水號三個部分構成，總共需要 9 12 位左右。類別、添置年月、流水號三個部分用分隔符號隔開，方便識 別。其中，類別可細分為大類、中類、小類，占 35位。添置年月占 4 位 基本可以滿足需要。流水號（順序號）則視公司規(guī)模大小而定，一般 3 位 即可。每部分不足位數(shù)的，用“ 0”補足。甚至也可以象大型 ERP 軟件那 樣，直接用流水號作為編碼，在 Excel 數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)清單）中，設立類別、 添置年月字段。但一般財務軟件功能難

4、以適應這種做法。3. 每件資產都要有唯一的專用編碼，即使是同一批次、同一時間購入、存放 在同一地點也不能整批使用同一編碼。因為購入時以上因素雖然一致，但 今后每一件的用途、存放地點、壽命都可能有變化。分別編碼，才能分別 跟蹤每件資產。4. 如果是集團性企業(yè)，固定資產編碼規(guī)則應該統(tǒng)一，保證不重碼，今后使用 專門的管理信息系統(tǒng)如 ERP 軟件時，可以減少編碼工作。5. 減少的固定資產使用過的號碼不得重復利用，以方便檔案信息管理。6. 為方便識別，應將號碼簽貼在每臺資產上。如果體積允許，每件資產應貼 兩份號碼簽，分別在顯眼位置和不顯眼位置，以防時間長以后遺失或磨損 難以識別。較小型的設備、工具則使用

5、牢固的號碼簽，貼一份即可。由于 資產購進時間涉及保修期、更新決策等重要事項，如果號碼中沒有包含購 進日期信息，最好能在標簽上注明購進年月。7. 資產較多的單位，號碼簽如果能由編號和條碼共同組成，則盤點時可以使 用讀碼器采錄數(shù)據(jù)，更方便、快捷。8. 編碼盡量統(tǒng)一采用數(shù)字，不要混入字母、漢字等，以便在利用計算機輸入 數(shù)據(jù)時，不必在文字與數(shù)字鍵盤之間切換，提高速度。二、核算表格設置及操作一）總體方案 固定資產核算的主要業(yè)務包括：增加、減少、折舊等。日常核算、管理需要 建立一套明細賬（卡片） ，增加、減少、折舊都在這套賬上進行。利用 Excel 處 理，需要分別設立“固定資產” 、“固定資產減少”及“

6、報表”三個主要表格。其 中，“固定資產”相當于固定資產明細賬（卡片） ，記錄需要計提折舊和已提足折 舊的在用固定資產。 “固定資產減少”表相當于投資轉出、報廢、對外捐贈、無 償調出等減少資產的檔案記錄， 相當于把這部分資產的明細賬（卡片）另行抽出 裝訂備案?！皥蟊怼庇糜诜诸悈R總、分配資產折舊費用，匯總資產的原值、累計 折舊等數(shù)據(jù)，制作固定資產報表。二）“固定資產”表1、表格設置如圖 1，設“固定資產”表，包括以下字段：列號字段名內容說明A行次記錄的行次B編號固定資產編碼C入賬日期入賬日期D入賬憑證號入賬的憑證號E名稱固定資產名稱F規(guī)格型號品牌、規(guī)格、型號等說明G物理類別按物理技術性質的大類（如

7、計算機及通訊設備、交通運 輸設備、機器設備、家具及辦公設備、房屋建筑物）H用途生產經營用、非生產經營用I原值按會計制度入賬的金額J殘值率預計殘值率K預計使用年限預計經濟使用壽命L已提折舊月份計算已計提折舊的月份，以判斷是否應當繼續(xù)計提M每月折舊每月的平均折舊額N本月折舊當月計提的折舊額O累計折舊累計計提的折舊額P凈值原值扣除累計折舊后的余額Q使用部門使用部門R存放地點存放地點S折舊科目計提折舊的費用歸屬科目T狀態(tài)在用、出租等U備注補充說明資產的有關事項ABCDEF&HIJKLMIT0PQR|ST1幕対物瞬芙片1W 堵ASfcBCTA»» 逵冒匣詛Sffl.®

8、;尹年囁£KK 町ft毎月fH曰冰月弄1日慕&析ia牌位怏用昶門ffjteifhA沖1目科目211199505-001袪產1995-5-9BOOL'阿我口 wowso952rQOO孔000哄000321199S1O-Q031隹產fttlrtflntf3OQfrJS1, 2阿 woIQ'SSQi9Qyog靳WQ2TQ.QQQ9 他。QO也庫坤在用4LimOS-OOS只卞匸it站口主產W9T-S-5noistws1(U|皿 OOQ10V39?sI. SOOlf 50Q109. 500皿 5001MX辦對伽立匹用5戟Z199iO5-O01生產199 ¥-5

9、-1.30D1X龍fl吊書年SOOO. OO01031OT1sfsooS7f 5DO2,白行可500備蠶J 500工很郵f?車野解墟背用坯用飛SS1KTO3-O02性產1557-3-29HD22商集昨20JlO.CNIO1031O657575訴1OD勺腫皿工接都制埋資用坯用762199SO1-O03冬產1993-1-SHD2525 t220,000105101631,6504 650103.950116050工模都佯$場解坡黃用粧用9T2iSOi-OOd生產18-1-30HDSL自即代峯iSt1 邊 OOO105id631. 2001. 30075>003A.100工劇E捌覽黃用run9

10、2i«gia2-O05性產15 2-200004弟捕Hlsot皿3。103ia503r6T5Sr 6?513Sr T503«r 250工春.粥燈靈用底用10電xiMeoi-ooi血竹l-KM聯(lián)窘S.OOO104521201505, »0L 120卉舍宜111031905=002計算頼忑週訊衣番非寶l«9«i-3-l>01?«3W<-s花防D101H54T57-00ST2.679121£3015民鬼藥甲1211smgofi-oos1MO-5-10SO 3940S.OOO1旳5們悟455. 11539 S£

11、-W50?S皆mn1312imgoi-ooil«e-H-3B901CP車 trsHiTJjL札阿1能s<T&602f820-ISO柿制s*«1435S1W9&&-0QS計集折円通訊&笳非迪他A1SOIL曹債妬0 OOD1旳5弟0904 140L HOff&t.隹曜植甲15:H4 200101-001非生JOO 1-1-1901ZjtMXHtflt MOIE527<15454 21ST5Sn&n瓦用1&354 EOOIQS-OO!非生J001-1-1mil申知a«n£ OOO10UE2T3

12、0.00SO310L 180強*sjsossEwn1T巧4 EW19Q-QQ9mi-Q-aiIQ SIjtftM««n3, WO陰5甜旳a»QQSQQ&HkiX旺用133752W1W-O01非生2001-§-319QS5JM直池q wf wo】g】0203 75Sh 375旳500曲500童罄背用在用195 2001W-00?菲生3003-5-31SOW*0】o】現(xiàn)woIE15*1975150,000圖1:固定資產BCDL EFGHIJKL|1編號人竝日期入賬憑 證號名稱規(guī)搭 型號原佰預計使 用年限累計折舊浄值爲少日期滿少憑 證號減少價榕減少原因

13、22199T05-0011997-5-18ND13圧路機120,0001029, TOO. 00処3002001-1-30238. 000. 00對外指贈32199708-0021997-8-29N022舊集裝箱20*30,COOID17, 400. 0062, 6002001-1-260301503.00出售142139301-0031998-1-3N025裝載機2&t220,0001041j 2B0. 00IT比 7502001-3-9005出售11 52.139801-CD41998-1-20N031自卸汽牟L3tISO, CDO1030j 000. 00IJOj, DOO200

14、1-8-201740,000.00按資轉出62190902-0051999-2-20W0O3架橋機50t490,00010q勺 wo. noq 餛 goo2001-11-902265*000,00無償調出圖2:固定資產減少表中首列為“行次”，其作用是，由于經常需要進行排序等操作，打亂原數(shù) 據(jù)排列順序，按“行次”排序就可以恢復原有順序。建立數(shù)據(jù)表后，就可以把賬簿數(shù)據(jù)錄入表中。其中，月折舊、本月折舊、凈 值等字段可以計算得到，不必錄入。值得注意的是，累計折舊是歷史數(shù)據(jù)，必須 按賬簿數(shù)據(jù)錄入。如果發(fā)現(xiàn)以前計提折舊有錯誤，最好在錄入前編制憑證調整準確。 注意，由于需要用到 Excel 的數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)清

15、單）功能，除表頭、明細數(shù)據(jù) 之外，表中不要錄入其他無關的內容。為免程序在判斷數(shù)據(jù)范圍時出錯， Excel 的數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)清單）功能要求：1）每列都要有列頭（字段名、標題） ；2）每一列中包含有相同類型信息；3）數(shù)據(jù)清單中不能有任意一行或一列空白（即中斷） ；4）在數(shù)據(jù)清單范圍外相臨的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有 數(shù)據(jù)；2、折舊計算公式固定資產的折舊計算包括每月折舊、本月折舊、累計折舊、凈值等。在判斷 是否需要計提折舊時，還要用到已計提折舊的月數(shù)。1）每月折舊Excel提供了直線法、雙倍遞減余額法、年數(shù)總和法等各種折舊方法的函數(shù)。本文以最常用的直線法為例，不必使用專門的函數(shù)。每月折舊

16、二原值X（ 1殘值率）十預計使用年限十12例中，每月折舊在 M 列，公式為： =（I2*（1-J2）/K2）/122）已提折舊月份判斷一項資產是否已經提足折舊，本月是否應當計提，可以根據(jù)累計折舊、凈值或已提折舊月份。 這里介紹根據(jù)已提折舊月份判斷的方法， 通過比較已提折 舊月份是否小于預計使用壽命期，來判斷是否應當繼續(xù)提取折舊。從計算方法上看，已提折舊月份等于兩個日期（最近折舊月份與入賬日期） 的間隔月份。 Excel 沒有直接提供計算兩個日期之間相隔多少月份的函數(shù)。由于 每個月天數(shù)不固定，如果直接利用兩個日期之間的間隔天數(shù)計算，比如“=（折 舊日期一入賬日期）寧30”，結果是不準確的。許多書

17、刊介紹了如下變通公式：=TRUNC （折舊日期一入賬日期）十（365- 12） 1其中， TRUNC 的含義是去除小數(shù)點后面的數(shù)字。 其實不需要考慮間隔天數(shù)，以下公式同樣可以計算已提折舊月份。=（YEAR （折舊日期）YEAR （入賬日期）X 12+MONTH （折舊日期） MONTH （入賬日期） 1其含義是：先不考慮月份，把折舊日與入賬日的年份差乘以 12，相當于兩 個對年對月日期的月份差。再根據(jù)實際月份調整，比如，折舊日期為 5月，入賬 為2月，貝U應加上（5 2 = 3）。反之，折舊日期為2月，入賬為5月，貝U應加上 （2 5= 3）0計算結果為連同折舊計算月份在內的月份差，還應扣除1

18、個月，才是以前計提了多少個月。例如，設備入賬日期 1999年 2月 8日，計提折舊日期 2003年4月 30日， 貝：已提折舊月份=（YEAR （2003年4月30日）一YEAR （1999年2月8 日）X 12+ （MONTH （2003年 5 月 30 日）一MONTH （1999 年 2 月 8 日） 1= （2003 1999）X 12+ （5 2） 1= 50如果是當月購入的固定資產，貝已提折舊月份計算結果為 1 ?？梢該?jù)此來 判斷是否當月增加的資產。例中，已提折舊月份在 L 列，公式為：=（YEAR（ 折舊匯總 !$B$1）-YEAR（ 固定資產 !E2）*12+MONTH（ 折舊

19、匯總!$B$1）-MONTH（固定資產!E2）-1（注：符號 $在公式中，代表絕對引用。當把公式移動或拷貝到其他位置時，符號 $后的行或列不會跟著改變。如果沒有 $，就是相對引用，當把公式移動或拷貝到3) 本月折舊按照“當月增加當月不提，當月減少當月照提”的規(guī)則，根據(jù)已提折舊月份 判斷是否應計提折舊。條件 1：當月增加的固定資產不應提折舊。 按上述計算已提折舊月份的公式， 當月增加的固定資產已提折舊月份為 1，只有它大于和等于 0 之 后才能計提折舊。條件2:已提折舊月份小于預計使用年限X 12,即未提足折舊，才能繼續(xù)提 取折舊。則公式為:二IF(AND(已提折舊月份>=0,已提折舊月份

20、 <預計使用年限X 12), 每月折舊， 0)意即：如果滿足上述兩個條件，則本月折舊二每月折舊，否則本月折舊二0。 例中,本月折舊在 N 列,公式為: =IF(AND($L2>=0,$L2<$K2*12),$M2,0)4) 累計折舊如果沒有計算誤差、錯誤等問題，則累計折舊公式應該為：=(已提折舊月份+1)X月折舊但是，由于以表代賬之前是手工計提折舊， 總有一些四舍五入的差異， 實際 累計折舊數(shù)據(jù)與以上計算結果會有差異。因此， 應當在計提完本月折舊后， 復制 本月折舊列的數(shù)據(jù)，利用“選擇性粘貼數(shù)值加”命令，將本月折舊額累計到 累計折舊上。例中，累計折舊在 O 列，沒有公式5）凈

21、值計算公式比較簡單：二固定資產原值-累計折舊例中，凈值增P列，公式為：=12-023、操作注意事項每列只要在第一條記錄輸入公式，利用下拉復制，就可以編制好所有公式。特別需要注意的是，必須在菜單中的“工具一選項一重新計算”中，將“以 顯示值為準”項選中打勾選中，避免出現(xiàn)四舍五入誤差。折舊日期應當統(tǒng)一引用“報表”中的折舊日期，以方便維護。選中該單元格， 利用“插入一名稱一定義”將存放折舊日期的單元格命名為“折舊日期” 。命名 后，可以在公式中折舊輸入“折舊日期”代替實際的日期。三）“固定資產減少”表1、表格設置在用Excel對固定資產進行減少處理時，如果簡單地在“固定資產”工作表 上把減少的固定資

22、產記錄刪除，就會造成無賬可查，是不允許的。需要新建一個“固定資產減少”表，專門用來存放減少的固定資產記錄，如投資轉出、出售、 報廢、對外捐贈、無償調出等。如圖2,此表應包含的有用信息列（字段）如下：列號字段名（列頭）內容說明A行次記錄的行次B編號固定資產編碼C入賬日期入賬日期D入賬憑證號入賬的憑證號E名稱固定資產名稱F規(guī)格型號品牌、規(guī)格、型號等說明列號字段名（列頭）內容說明G原值按會計制度入賬的金額H預計使用年限預計使用年限I累計折舊累計計提的折舊額J凈值原值扣除累計折舊后的余額K減少日期減少日期L減少憑證號減少的憑證號M減少價格有償轉出的價格，無償為 0N減少原因注明固定資產減少的原因2、操

23、作過程建立“固定資產減少”表后，在第一行輸入以上字段。日常發(fā)生固定資產 減少時，將“固定資產”中的記錄復制到本表。注意粘貼時，必須使用“編輯一 選擇性粘貼一數(shù)值”，去除原來的公式，并輸入減少的日期、憑證號、價格、原 因等。復制完成后，刪除“固定資產”中的相應記錄。仍必須遵守Excel關于數(shù)據(jù)庫的約定。四）報表日常財務管理中，往往需要一份綜合報表，提供當月固定資產原值、折舊的 總額，并作明細分類。包括：1）按技術（編碼中的大類）：房屋建筑物，機器設備，通訊及電子設備，家 具及電器設備，交通運輸設備等。2）按折舊費支出科目：制造費用，管理費用，其他業(yè)務支出等。匯總處理的方法主要有兩種。一是利用 S

24、UMIF函數(shù)匯總；二是利用數(shù)據(jù)透 視表匯總。兩種方法都比較簡單，但利用 SUMIF函數(shù)自動程度高一些，可以節(jié) 省很多操作。本文介紹SUMIF函數(shù)的辦法。1、表格設置折舊日期：固定資產報表1：類別2003年 5 月 1 日按物理類別分類匯總原值每月折舊本月折舊累計折舊房屋及建筑物2,600,000.006,500.006,500.00569,500.00機器設備5,880,000.0044,100.0044,100.003,030,900.00計算機及通訊設備24,500.00367.50367.5017,422.50家具及辦公設備7,500.00112.50112.502,827.50交通運輸

25、設備580,000.004,350.003,375.0067,500.00合計9,092,000.0055,430.0054,455.003,688,150.00固定資產報表2：按折舊費用科目分類匯總類別原值每月折舊本月折舊累計折舊制造費用8,480,000.0050,600.0050,600.003,600,400.00管理費用612,000.004,830.003,855.0087,750.00合計：9,092,000.0055,430.0054,455.003,688,150.00圖3 :報表1） 建立“折舊匯總”工作表，建立如圖3所示報表框架。折舊日期可以輸入 計提折舊的月份（即折舊費

26、所屬月份）內的任意一天。女口 2003-3-2。然后 利用“格式一單元格一日期”來更改顯示格式為“ 2003年3月”。并將該 單元格命名為“折舊日期”。其他表如“固定資產”表可以直接調用為計 提折舊日期。2）在“固定資產”工作表，對固定資產清單各列指定名稱，方便計算公式引 用。方法為，選定數(shù)據(jù)清單范圍（包括表頭、記錄），然后單擊菜單“插 入一名稱一指定”命令，在“指定名稱”對話框中，選中名稱創(chuàng)建于“首 行”，按“確定”即可。當添加了新記錄后，命名范圍會自動擴展包括新數(shù)據(jù)行。2、操作過程以第一個報表中的房屋及建筑物原值為例，其他項目匯總公式類似 其計算公式為：=SUMIF（物理類別,$A6,原值

27、）其中，物理類別、原值均是“固定資產”表中指定的名稱（首行） 。 合計欄簡單利用“ S U M ”函數(shù)即可。五）日常操作i. 每月把上月的文件復制一個，更改名稱。采用內容年月的方式比 較容易識別， 如“固定資產管理 200303”。固定資產核算文件應設置 打開權限密碼，以免其他人未經同意修改內容。ii. 打開新文件，在“折舊匯總”表中，更改折舊日期。由于當月增減固定資產并不影響折舊計提，日期可以統(tǒng)一為每月 1 日。iii. 折舊費等計算項目均自動計算，但應利用“編輯復制” 、“編輯 選擇性粘貼數(shù)值加”把當月折舊疊加到累計折舊列。iv. 在“固定資產”表中添加本月增加的固定資產記錄，并拷貝相應的

28、 計算公式。v. 固定資產減少的操作：在“固定資產減少”表中添加減少記錄，并 在“固定資產”表中刪除相應記錄。由于當月減少的固定資產必須 照提折舊，因此，打印固定資產折舊清單必須在進行固定資產減少 操作之前。vi. 操作完成務必保存，并打印報表。三、與財務軟件的對比 國內的財務軟件如用友、金蝶等在固定資產核算方面的功能、操作方法上 大同小異。1、核算功能上，財務軟件可以輕松地實現(xiàn)所有固定資產核算業(yè)務，如同一 臺傻瓜型全自動的機器； Excel 雖然也可以實現(xiàn)所有核算業(yè)務，要求使 用者有一定的應用經驗；2、安全性、操作方便性上，財務軟件比較穩(wěn)定，操作簡單，誤操作的可能 性較小。而 Excel 雖然在安全性上也可以采取一定的保護措施，但還是 比較脆弱，容易受到有意或無意的破壞。3、多機同時操作方面，網絡版財務軟件勝過Excel。Excel主要適用單獨 操作，是“個人英雄” ，在聯(lián)機共享同時作業(yè)方面功能較弱。4、數(shù)據(jù)結構上， Excel 的數(shù)據(jù)結構可以隨意定