RFID檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

1、R F I D 檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介以先進(jìn)的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號(hào)處理、 微弱信號(hào)檢測(cè)等技術(shù)，構(gòu)建的檔案資料信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案資料的數(shù) 字化管理和流通區(qū)域管理，提高了單位對(duì)檔案資料的全部業(yè)務(wù)流程的精確監(jiān)控管 理。RFID智能檔案系統(tǒng)將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理應(yīng)用有機(jī)的結(jié)合在一起，對(duì)每一 份檔案植入了智能電子身份證，通過檔案識(shí)別器，智能識(shí)別檔案的電子身份信息, 檔案的狀態(tài)信息以及該檔案的位置信息， 將數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)服務(wù)器，從而實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn) 程檢索查找檔案，遠(yuǎn)程監(jiān)控管理檔案，檔案智能盤庫，跟蹤記錄檔案借用情況等 功能，使檔案的電子檔數(shù)據(jù)和實(shí)物檔案有機(jī)結(jié)合為一體， 填

2、充了數(shù)字化檔案管理 對(duì)實(shí)物檔案管理不周全的缺陷，充分完善了全封閉式管理理念，實(shí)現(xiàn)了真正意義 上的智能數(shù)字化檔案館。RFID檔案管理系統(tǒng)按實(shí)施方案和實(shí)現(xiàn)功能可分為三類，第一類，檔案電子身 份信息管理系統(tǒng)，第二類，檔案出入庫智能監(jiān)控管理系統(tǒng)，第三類為：檔案的定 點(diǎn)定位監(jiān)控管理系統(tǒng)。應(yīng)用領(lǐng)域 該系統(tǒng)可應(yīng)用的領(lǐng)域是非常廣闊的，任何需要將紙質(zhì)或其他非電子化處理和管理 的領(lǐng)域都可以應(yīng)用本套系統(tǒng)。特別對(duì)于銀行、電信、政府部門、檔案局、工商、 稅務(wù)、圖書館、石化等行業(yè)均可進(jìn)行良好的應(yīng)用并產(chǎn)生效益。目前，銀行、圖書 館和檔案局行業(yè)的客戶成熟度較高，都已經(jīng)采用了該項(xiàng)技術(shù)來管理其每天產(chǎn)生的 大量的票據(jù)憑證。系統(tǒng)功能

3、RFID智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的無線射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算 機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、 查找、盤點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以 RFID作為信息存儲(chǔ)媒介，在RFID芯片中 存儲(chǔ)了檔案的基本信息和使用記錄。 利用非接觸式的手持式、臺(tái)式、通道式RFID 讀寫設(shè)備，緊密配合后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、 查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對(duì)接；并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級(jí)檔案館, 實(shí)現(xiàn)與市級(jí)檔案信息的交換傳遞匯報(bào)。.檔案存取管理1）檔案存放1、整理工作人

4、員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、存放時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽讀寫設(shè)備將保存檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。正常情況下電子標(biāo)簽置于檔案盒表面，標(biāo)簽表面可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。RFID移動(dòng)終端。2、系統(tǒng)根據(jù)該檔案的信息，自動(dòng)分配存放檔案的貨位，并把信息發(fā)送到保管工作人員找到對(duì)應(yīng)的存放位之后，通過RFID移動(dòng)終端分別讀取檔案電子標(biāo)簽和存放位 置電子標(biāo)簽信息，確認(rèn)檔案的存放操作。2）檔案借取1、借閱申請(qǐng)：利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查

5、詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息 （名稱和編碼），以及業(yè)務(wù)辦理的流程，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能，同時(shí)完成外來人員對(duì)各類檔 案資料使用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。2、借閱登記：借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，工作人員登記所需借閱的檔案和借閱人 的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄；對(duì)于某些必須領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過系 統(tǒng)在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。3、檔案查找：資料庫管理終端接收到借閱申請(qǐng)信息后，自動(dòng)查詢?cè)摍n案的存放信息，并 發(fā)送到RFID移動(dòng)終端。檔案管理人員根據(jù) RFID移動(dòng)終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過 RFID移動(dòng)終端掃描定位要查找的資料的具

6、體位置，取出檔案。分別讀 取檔案的RFID標(biāo)簽信息和檔案貨位標(biāo)簽信息，完成查找檔案確認(rèn)。4、檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須利 用系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行檔案電子標(biāo)簽信息采集，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借出時(shí)間和檔案信息。3）檔案歸還用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標(biāo)簽信息，系統(tǒng)自動(dòng)登記歸還時(shí)間和檔案，完成歸還登記，隨后將檔案資料放回指定的位置并通過RFID移動(dòng)終端讀取檔案和檔案架標(biāo)簽信息確認(rèn)放回操作。 若用戶超過指定的借閱時(shí)間未及時(shí)歸還檔案資料,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出報(bào)警提醒。二.檔案查詢管理1）自助終端查詢自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。 一般情況下，在檔案大廳安

7、置有定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢?cè)O(shè)備， 通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。2）網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工作情況的在線監(jiān)控。三.檔案防盜丟失管理該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的防盜丟失管理以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控。在檔案室的出口安裝RFID固定讀寫器、紅外對(duì)射系統(tǒng)，每個(gè)進(jìn)出通道安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并與管理中心系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接。操 作員佩帶身份卡，在進(jìn)出庫房時(shí)系統(tǒng)對(duì)操作員進(jìn)

8、行身份鑒權(quán)；對(duì)于未佩帶身份卡進(jìn)出庫房的人員，紅外對(duì)射系統(tǒng)將產(chǎn)生告警。當(dāng)檔案資料被允許從檔案架上取出后，再由出口的RFID門禁通道采集檔案標(biāo)簽信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)。如果檔案資料是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)授權(quán)而異常離開庫位，控模塊會(huì)啟動(dòng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)并激活警報(bào)系統(tǒng)發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。四檔案盤點(diǎn)管理采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到RFID移動(dòng)終端，庫房管理員根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。五檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)管理檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價(jià)值的原件檔案資料均采用紙