檔案室管理辦法

1、 版本號(hào)： A/0 檔案室管理辦法 ATDC-XZ-ZD-04一、目的： 建立綜合檔案室，規(guī)范檔案的整理、分類、編號(hào)、保管及借閱工作。二、 范圍： 適用于公司除財(cái)務(wù)資料外各類檔案資料的管理。三、 職責(zé)： （一）總經(jīng)辦：董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批公司重要檔案及合同的借閱申請(qǐng)； （二）行政部：行政部經(jīng)理審批一般檔案的借閱申請(qǐng)； （三）各部門：（工程部、人事部、營(yíng)銷部、監(jiān)理部、協(xié)調(diào)部）等部門安排專人負(fù)責(zé)本部門的檔案歸檔、更新工作； （四）檔案保管員：行政部安排專人負(fù)責(zé)對(duì)公司的檔案進(jìn)行日常管理工作。四、內(nèi)容： （一）檔案的分類（公司檔案、部門檔案） 1、立卷與編制目錄 （1）立卷：就是按照單份文件類別和價(jià)值大小組

2、合成案卷。檔案保管員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷： （2）根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙； （3）在檔案標(biāo)貼紙上打印出檔案類別名稱； （4）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； （5）將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾）內(nèi)。 （二）編制目錄 1、檔案保管員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)檔案目錄，并在檔案管理電腦上制作電子目錄； 2、每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在卷內(nèi)檔案檢索目錄（內(nèi)容包括：歸檔編號(hào)、文件標(biāo)題、生效日期、保存期限、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。 （三）檔

3、案的保管期限 1、檔案的保管期限分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三種。 2、部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按部門工作情況及其部門有關(guān)作業(yè)規(guī)程，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。 （四）檔案的保管任務(wù) 1、便于查閱； 2、保證檔案的安全、完整； 3、防止檔案的損壞； 4、采取修復(fù)方式，延長(zhǎng)檔案壽命。 （五）檔案保管的責(zé)任部門 1、行政部保管公司所有涉及簽字流程的文件（含對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、質(zhì)量體系文件后勤資料、其他部門帶有簽字流程和所需保管的資料）； 2、各部門負(fù)責(zé)歸檔、更新部門合同、協(xié)議、圖紙、方案設(shè)計(jì)、投標(biāo)文件、收發(fā)文、維護(hù)資料、結(jié)算資料、投訴資料、回訪記錄、工作計(jì)劃及各部門需要的其他檔案資料。 （六）檔案的

4、歸檔要求1、應(yīng)隨時(shí)歸檔文件：（1）各類合同材料，變更、修改、收發(fā)文、補(bǔ)充的文件材料；（2）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；（3）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；（4）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。2、文件資料的歸檔要求及時(shí)限 （1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)移交公司行政部綜合檔案室。工程、監(jiān)理文件材料在審定后一個(gè)月內(nèi)移交，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)移交；（2）文檔管理人員應(yīng)檢查公司歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，必要時(shí)交付有關(guān)人員核對(duì)整理，整理完畢后編制移交清冊(cè)，由部門或公司負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后移交公司綜合檔案室。重要公司的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)

5、明。經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。五、過(guò)程控制及程序（一）檔案的保管程序： 1、部門將需保管的資料經(jīng)部門內(nèi)勤整理后，移交給行政檔案保管人員；2、檔案保管員將該資料登記在檔案目錄中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)； 3、檔案保管員可定期將檔案目錄輸入電腦，以便查詢； 4、檔案原則上保管原件。 （二）檔案的密級(jí)劃分 1、絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、客戶檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、質(zhì)量體系文件、技術(shù)體系文件以及其他屬絕密的檔案； 2、機(jī)密檔案包括：重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維護(hù)、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； 3、普通檔案

6、包括：公司的通知、通告等普通性文件。 （三）檔案的查閱權(quán)限 1、董事長(zhǎng)/副董事長(zhǎng)/總經(jīng)理可查詢公司所有檔案。 2、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。 3、其他人員根據(jù)審批程序查閱有關(guān)檔案。 （四）檔案的查閱檔案管理員需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可辦理查閱手續(xù)。 （五）檔案的借閱/復(fù)制 1、檔案保管人員審核其借閱/復(fù)制資格： （1）權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理； （2）權(quán)限外的，檔案管理員需征得相關(guān)權(quán)限人口頭/書(shū)面同意后登記在檔案借閱登記表上； （3）各類檔案的審批權(quán)限：屬部門的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬公司的檔案，由董事長(zhǎng)審批。 （六）檔案的銷毀 1、超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理人員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單，報(bào)行政部經(jīng)理審核。 2、行政部經(jīng)理審核后報(bào)董事長(zhǎng)審核。 3、董事長(zhǎng)審批同意后由行政部指定人員將超過(guò)保存期限的檔案銷毀 4、銷毀人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。六、記錄表格 （一）檔案檢索目錄ATDC-XZ-BG-07 （二