商務文員的工作流程與職責

1、商務文員的工作流程與職責商務文員的工作流程與職責是比較廣泛地、需要處理地事務類型很多、商務文員最重要地工作是跟隨是級進行商務調(diào)查研究：并出席會議：參與談判：以及必要地商務訪問縣：?。荷踔脸鰢?。另外：商務文員的工作流程因公司從事地業(yè)務內(nèi)容不同餓有所區(qū)別、但其總地來說他們地工作程序還是有很多地共同點。具體請看下面：一：商務文員隨從上司訪問流程：其工作程序上來看一般可以分為三個階段：1：訪問準備：在上司決定訪問以后、商務文員要在出發(fā)前迅速做好充分地訪問準備工作、做好包括調(diào)整思想、準備物質(zhì)、必備資料等方面地準備。2：思想上的準備。商務文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內(nèi)容和此次訪問的商務要

2、點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準備等。3：組織準備。商務文員要做到：根據(jù)上司指示擬制訪問方案、通知有關部門確定參加訪問地隨從人員名單、并進行編組和分工、組織所有人員參加預備會、聽取上司關于預備工作地指示、學習有關文件、布置具體任務、印發(fā)訪問方案和日程安排、與邀請單位聯(lián)系、使其有所準備。4：資料準備。商務文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當前工作發(fā)表及評價地資料、同訪問工作相關地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問中心內(nèi)容相關地理論和典型經(jīng)驗方面地資料、訪問地區(qū)有關地理：氣候：交通情況以及風土人情方面地資料。5：物質(zhì)準備。商務文員要攜帶：辦公用具

3、：常用藥物：差旅費以及照相機：收錄機等文化用品。二：訪問階段1：做好組織安排。上司商務訪問免不了有觀察商品生產(chǎn)現(xiàn)場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務文員為之安排好時間：地點和有關人員。無論哪種活動、隨從商務文員都要做好記錄、以便事后分析：研究。商務文員看到：聽到地情況要及時：準確地向上司匯報。2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務文員如發(fā)現(xiàn)問題、應主動向上司提出如何處理地建議。3：及時同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問期間、商務文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指

4、示、以及原企業(yè)地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。4：處理好日常事務。隨從商務文員要主動處理日常地事務工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充分地投入工作。三：結束階段隨從商務文員要做好訪問活動地善后工作、這個階段主要有：1：做好返程安排。聯(lián)系安排好返程地交通工具、預定好車：船：機票、安排好途中食宿、確保上司地安全。2：整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后、要把訪問中發(fā)現(xiàn)地問題整理歸納成條、提出改良工作：解決問題地建議。3：抓緊有關問題地落實。在訪問時、上司答應辦地事、回企業(yè)后商務文員要及

5、時通知：催促有關部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。4：報銷差旅費。隨從商務文員要協(xié)助上司結算開支：報銷差旅費：歸還預借款。5：回憶總結。隨從商務文職工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進行回憶總結、主動征求上司地批評：幫助、這對商務文員自身地提高不失為一種有效地方法。商務文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人、為上司：也為商務文員自身樹立良好地形象。接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務的處理。轉(zhuǎn)一個商務助理的招聘要求供你參考一下.工作目標：1. 協(xié)助商務經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務量，不失時機的發(fā)展可能的擴建項目。2.

6、 掌握市場動態(tài)及時準確。3. 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。4. 及時統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，為客戶提供必要的信息。5. 及時催繳應收款項。工作職責：1. 了解市場，跟蹤并發(fā)展可能的擴建項目。2. 定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。3. 參與商務合同的制定及價格談判。4. 及時反饋有關工作流程的修改意見。5. 完成日常報告及整理存檔，如 收貨、盤點、月度計劃、年度匯總、作業(yè)指令等。6. 催繳客戶拖欠款額 。7. 項目及公司進口設備的免稅審批手續(xù)。8. 保稅及非保稅海關業(yè)務的申報工作。技能知識：1. 大學本科及以上學歷。2. 3年以上相關工作經(jīng)驗。3. 良好的中、英文口頭及書面表達能力。

7、4. 熟練地使用相關的辦公軟件。5. 良好的內(nèi)外協(xié)調(diào)及溝通能力。商務文員涉及的領域很廣，如酒店、旅游、票務，就是坐辦公室也要掌握本行業(yè)的工作狀況，現(xiàn)提供一份可共享工作內(nèi)容作參考：許多商務行業(yè)為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設置了專門的通訊與商務設施供顧客使用和代為翻譯、打字、復印等專項服務。設專門部門來完成以上種種服務，這便是商務中心的由來。不少商務中心設在前廳部。商務中心文員在崗時，除按照服務規(guī)程工作外，在禮貌服務上應做到：一、注重個人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀態(tài)大方。工作時間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合職工守則中有關規(guī)定的要求

8、。二、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當先，尊重客戶的意愿，對客戶不得漫不經(jīng)心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時接待數(shù)位客戶時，應按先后次序一一受理，同時向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業(yè)道德，注重信譽，確保質(zhì)量，按規(guī)定收費，代客保密。商務中心的辦公室既是服務的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。三、辦事認真、講究效率1、承辦電傳、 、打字、復印、翻譯、快遞等項業(yè)務，要做到準確、快捷、細心、周到，杜絕過失?？蛻羧绻麑Ψ沼胁粷M時，商

9、務中心文員應做耐心解釋，不應置之不理。解釋時說話態(tài)度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應轉(zhuǎn)化為與客戶一比高低的爭辯。2、電傳Telex又叫用戶電報。商務中心安裝的電傳機可供直接拍發(fā)和接收。由于電傳通訊既方便又迅速，商務客人使用很是方便。商務中心文員代客發(fā)電傳時，要瀏覽客戶的電傳底稿，有不清楚的地方要詢問明白，并請客戶重抄或經(jīng)客戶同意后代為改正。代發(fā)的電傳應留下復制件以便查詢。代客發(fā)畢電傳后，要把通報時間、發(fā)報機位、發(fā)出時間及操作人職工號填寫在掛號單上，并請客人到收銀處付款。代收電傳時，收到電傳后應檢查有無收報人地址和，將電文連同發(fā)來電傳的時間記錄并小心撕下，填上經(jīng)手人工號，可將

10、電傳送到客人房間或打 請客人到商務中心領取，請客人在電傳登記簿上簽名。3、 Fax也稱 電報。它比電傳機快五十多倍，能重現(xiàn)“原件”，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方輸?shù)搅硪粋€地方，它能將文件復制品完全準確地傳送到任何距離去，既有 的速度，又具有辦公室內(nèi)復印機的復印功能。代客發(fā) 時應仔細核對發(fā)送對方的地區(qū)號和 號，以防錯發(fā)， 發(fā)畢應將發(fā)送時間及操作人職工號填在帳單上并請客人去收銀處付款。4、要樹立良好的服務形象，不得利用工作之便謀私利，不向客戶換匯、套匯，維護人格、國格。商務文員目錄商務文員的概念 商務文員的工作范圍 商務文員的工作流程與職責 商務文員的工作要求編輯本

11、段商務文員的概念什么是商務文員呢？其實和其他行業(yè)文員一樣，商務文員的主要工作也包括了一般文員的日常工作，不同的是商務文員在兼顧了文職工作的同時還需要從事商務方面的工作，不過相對來說文員的日常工作已經(jīng)是是輔助性的了，中心工作是與商務相關，商務文員最主要的工作因公司性質(zhì)的不同有兩種： 商務文員，業(yè)務商務文員： 一：是以 為主要業(yè)務方式，與客戶溝通，交流，了解客戶，發(fā)展新客戶并引導客戶的行為，然后推薦公司的相關產(chǎn)品與服務，用 交流的方式抓住客戶以到達商務目的。 商務文員的工作特點和工作環(huán)境一般都比較優(yōu)越： 1：一般都配有獨立的辦公環(huán)境：先進的信息管理系統(tǒng)和銷售管理平臺，整體工作環(huán)境非常舒適。 2：公

12、司一般都會為 商務文員提供目標明確的客戶資源，只需要靠自己的綜合素質(zhì)來抓住客戶即可，薪水一般是保底制度，另外還有業(yè)務提成。 3： 商務文員在入職前會經(jīng)過專業(yè)培訓，不過門檻相對也比較高。并且在形象方面要求比較嚴格。 二：是以出差，或者陪同領導出訪，配合領導完成商務目的的業(yè)務商務文員她們經(jīng)常被稱為商務秘書，也被稱為高級文員工作相對自由，而且收入相當高。不過相對來說，高級商務文員自身的素質(zhì)，知識面，靈活程度，外表形象，氣質(zhì)，表達能力，專業(yè)水平等方面公司都有非常高的要求。薪水沒有準確的范圍，因個人的能力不同有很大的區(qū)別。如果你希望自己行為這一類文員，可以參考中國文員另外一篇文章-文員的出路。 編輯本段

13、商務文員的工作范圍工作職責： 1 打字處理工作 2 信息的上傳下達 3 文件歸檔、保管 4 工作記錄 5 來訪客人通報及接待 6 本工作區(qū)域清潔 主要工作： 1 完成公司、部門交辦的事項，追蹤結果及時匯報 2 完成日常的正常管轄范圍內(nèi)的工作 3 接聽 做留言記錄、訊息處理 4 工作資料的保存、分類、歸檔、保管 輔助工作： 1 顧客服務：解答顧客咨詢，在不影響本職工作的情況下，帶顧客到其要求的地點。對顧客詢問不知的內(nèi)容，主動幫助咨詢相關的其它工作人員，直到問題解決 2 節(jié)假日協(xié)助銷售服務 3 協(xié)助庫存盤點工作 4 與內(nèi)外聯(lián)絡部門維持友好聯(lián)系 根據(jù)實際情況來說，上面的只是參考。 商務文員，兼顧了文

14、員和商務的工作，文職工作是輔助性質(zhì)的，重心是商務，主要是通過 的方式跟客戶進行溝通和交流，了解客戶的需求，挖掘和引導客戶的需求，并向客戶推薦我們公司的產(chǎn)品和服務。 它既有商務營銷的工作內(nèi)容，又有普通文員的工作范圍。一般文員主要是做文件處理、打字、編輯等文字工作的，需要熟悉WORD、EXCEL等常用的辦公軟件，會上網(wǎng)收發(fā)商務信件、搜集商務信息等也是經(jīng)常需要的。 編輯本段商務文員的工作流程與職責商務文員的工作流程與職責是比較廣泛地、需要處理地事務類型很多、商務文員最重要地工作是跟隨是級進行商務調(diào)查研究：并出席會議：參與談判：以及必要地商務訪問縣：?。荷踔脸鰢?。另外：商務文員的工作流程因公司從事地

15、業(yè)務內(nèi)容不同而有所區(qū)別、但其總地來說他們地工作程序還是有很多地共同點。具體請看下面： 一：商務文員隨從上司訪問流程：其工作程序上來看一般可以分為三個階段： 1：訪問準備：在上司決定訪問以后、商務文員要在出發(fā)前迅速做好充分地訪問準備工作、做好包括調(diào)整思想、準備物質(zhì)、必備資料等方面地準備。 2：思想上的準備。商務文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內(nèi)容和此次訪問的商務要點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準備等。 3：組織準備。商務文員要做到：根據(jù)上司指示擬制訪問方案、通知有關部門確定參加訪問地隨從人員名單、并進行編組和分工、組織所有人員參加預備會、

16、聽取上司關于預備工作地指示、學習有關文件、布置具體任務、印發(fā)訪問方案和日程安排、與邀請單位聯(lián)系、使其有所準備。 4：資料準備。商務文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當前工作發(fā)表及評價地資料、同訪問工作相關地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問中心內(nèi)容相關地理論和典型經(jīng)驗方面地資料、訪問地區(qū)有關地理：氣候：交通情況以及風土人情方面地資料。 5：物質(zhì)準備。商務文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機：收錄機等文化用品。 二：訪問階段 1：做好組織安排。上司商務訪問免不了有觀察商品生產(chǎn)現(xiàn)場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務文員為之安排好時間：地點和有關人員。無論哪種活動、隨從

17、商務文員都要做好記錄、以便事后分析：研究。商務文員看到：聽到地情況要及時：準確地向上司匯報。 2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務文員如發(fā)現(xiàn)問題、應主動向上司提出如何處理地建議。 3：及時同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問期間、商務文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業(yè)地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。 4：處理好日常事務。隨從商務文員要主動處理日常地事務工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率

18、。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充分地投入工作。 三：結束階段隨從商務文員要做好訪問活動地善后工作、這個階段主要有： 1：做好返程安排。聯(lián)系安排好返程地交通工具、預定好車：船：機票、安排好途中食宿、確保上司地安全。 2：整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后、要把訪問中發(fā)現(xiàn)地問題整理歸納成條、提出改良工作：解決問題地建議。 3：抓緊有關問題地落實。在訪問時、上司答應辦地事、回企業(yè)后商務文員要及時通知：催促有關部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。 4：報銷差旅費。隨從商務文員要協(xié)助上司結算開支：報銷差旅費：歸還預借款。 5：回憶總結。隨從商務文職工作要對自己跟隨上司訪問期間地

19、工作進行回憶總結、主動征求上司地批評：幫助、這對商務文員自身地提高不失為一種有效地方法。商務文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人、為上司：也為商務文員自身樹立良好地形象。 接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務的處理。 轉(zhuǎn)一個商務助理的招聘要求供你參考一下. 工作目標： 1. 協(xié)助商務經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務量，不失時機的發(fā)展可能的擴建項目。 2. 掌握市場動態(tài)及時準確。 3. 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。 4. 及時統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，為客戶提供必要的信息。 5. 及時催繳應收款項。 工作職責： 1. 了解市場，

20、跟蹤并發(fā)展可能的擴建項目。 2. 定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。 3. 參與商務合同的制定及價格談判。 4. 及時反饋有關工作流程的修改意見。 5. 完成日常報告及整理存檔，如 收貨、盤點、月度計劃、年度匯 總、作業(yè)指令等。 6. 催繳客戶拖欠款額 。 7. 項目及公司進口設備的免稅審批手續(xù)。 8. 保稅及非保稅海關業(yè)務的申報工作。 技能知識： 1. 大學本科及以上學歷。 2. 3年以上相關工作經(jīng)驗。 3. 良好的中、英文口頭及書面表達能力。 4. 熟練地使用相關的辦公軟件。 5. 良好的內(nèi)外協(xié)調(diào)及溝通能力。 商務文員涉及的領域很廣，如酒店、旅游、票務，就是坐辦公室也要掌握本行業(yè)的工作狀況，

21、現(xiàn)提供一份可共享工作內(nèi)容作參考： 許多商務行業(yè)為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設置了專門的通訊與商務設施供顧客使用和代為翻譯、打字、復印等專項服務。設專門部門來完成以上種種服務，這便是商務中心的由來。不少商務中心設在前廳部。 商務中心文員在崗時，除按照服務規(guī)程工作外，在禮貌服務上應做到： 一、注重個人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀態(tài)大方。工作時間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合職工守則中有關規(guī)定的要求。 二、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當先，尊重客戶的意愿，對客戶不得漫不經(jīng)心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有

22、特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時接待數(shù)位客戶時，應按先后次序一一受理，同時向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業(yè)道德，注重信譽，確保質(zhì)量，按規(guī)定收費，代客保密。商務中心的辦公室既是服務的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。 三、辦事認真、講究效率 1、承辦電傳、 、打字、復印、翻譯、快遞等項業(yè)務，要做到準確、快捷、細心、周到，杜絕過失。客戶如果對服務有不滿時，商務中心文員應做耐心解釋，不應置之不理。解釋時說話態(tài)度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應轉(zhuǎn)化為與客戶一比高低的爭辯。

23、2、電傳Telex又叫用戶電報。商務中心安裝的電傳機可供直接拍發(fā)和接收。由于電傳通訊既方便又迅速，商務客人使用很是方便。商務中心文員代客發(fā)電傳時，要瀏覽客戶的電傳底稿，有不清楚的地方要詢問明白，并請客戶重抄或經(jīng)客戶同意后代為改正。代發(fā)的電傳應留下復制件以便查詢。代客發(fā)畢電傳后，要把通報時間、發(fā)報機位、發(fā)出時間及操作人職工號填寫在掛號單上，并請客人到收銀處付款。代收電傳時，收到電傳后應檢查有無收報人地址和，將電文連同發(fā)來電傳的時間記錄并小心撕下，填上經(jīng)手人工號，可將電傳送到客人房間或打 請客人到商務中心領取，請客人在電傳登記簿上簽名。 3、 Fax也稱 電報。它比電傳機快五十多倍，能重現(xiàn)“原件”

24、，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方輸?shù)搅硪粋€地方，它能將文件復制品完全準確地傳送到任何距離去，既有 的速度，又具有辦公室內(nèi)復印機的復印功能。代客發(fā) 時應仔細核對發(fā)送對方的地區(qū)號和 號，以防錯發(fā)， 發(fā)畢應將發(fā)送時間及操作人職工號填在帳單上并請客人去收銀處付款。 4、要樹立良好的服務形象，不得利用工作之便謀私利，不向客戶換匯、套匯，維護人格、國格。 編輯本段商務文員的工作要求商務文員的工作要求主要是進行日常的接待，相關信息的錄入，商務資料檔案的管理以及必要的商務交流等。具體來說，商務文員也可以說成是商務助理的工作是很繁雜的，要求也非常高，如果您是一位商務文員請認真看看下面的具體要求以及工作職責標準： 一：商務文員的工作目標： 1： 協(xié)助商務經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務量，不失時機的發(fā)展可能的擴建項目。 2： 掌握市場動態(tài)及時準確。 3： 與客戶及營運保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務。 4： 及時統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，為客戶提供必要的信息。 5： 及時催繳應收款項。 二：工作職責： 1： 了解市場，跟蹤并發(fā)展可能的擴建項目。 2： 定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。 3： 參與商務合同的制定及價格談判。 4： 及時反饋有關工作流程的修改意見。 5： 完成日常報告及整理存檔，如 收貨，盤點，月度計劃，年度匯 總，作業(yè)指令等。 6： 催繳客戶拖