SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(7)

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(7) SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(7) 第七章 稽核報告與跟催 1.報告發(fā)現(xiàn): 1.1內(nèi)部稽核之報告會議較不正式，此會議主旨在具建設(shè)性的協(xié)助系統(tǒng)改善，畢竟，大家都是組織內(nèi)成員有著相同目標(biāo)。 2. 矯正措施 2.1 ISO 9000定義矯正措施為: 針對已發(fā)現(xiàn)之不符合或其他非預(yù)期狀況採取消除原因的行動 2.2在處理CARs時，稽核員及受稽核者都有特定的責(zé)任。受稽核單位的管理階層及管理代表應(yīng)： 調(diào)查並確認(rèn)問題點： 提出長期的預(yù)防矯正行動計劃 同意完成日期 導(dǎo)入系統(tǒng)改變 由內(nèi)部稽核確認(rèn)有效性 通知稽核員矯正已符合 連接到持續(xù)改善量測 2.3為解決不

2、符合，受稽核區(qū)域之管理者需： 採取立即的解決行動 分析產(chǎn)品或服務(wù)不符合之原因 指出問題的真正原因 針對問題可以存在之其他區(qū)域，發(fā)起類似調(diào)查 發(fā)展有效行動以預(yù)防不符合再發(fā) 執(zhí)行與監(jiān)控矯正措施 2.4管理代表應(yīng)： 核準(zhǔn)所提之矯正措施 監(jiān)控矯正措施之執(zhí)行過程 安排內(nèi)部稽核跟催有效性 3.管理審查 內(nèi)外部稽核結(jié)果應(yīng)在管理審查中報告，在此矯正措施及稽核結(jié)果需被分析，如果需要時影響企業(yè)政策客戶滿意，持續(xù)改善活動與量測之預(yù)防再發(fā)行動需被鑑別及實施 4.跟催與結(jié)果 4.1受稽核單位有責(zé)任去決定任何矯正措施，以解決不符合矯正措施與後續(xù)跟催行動 應(yīng)限期完成，也許需要額外稽核。矯正措施應(yīng)依相關(guān)文件程序書來驗証，跟催

3、報告行得以原始稽核報告方式準(zhǔn)備與分發(fā) 4.2決定矯正措施是否被執(zhí)行的過程稱之為跟催它可以審查受稽核單位提出之文件或再次拜訪受稽單位地點。 稽核員驗証與同意矯正措施相關(guān)行動稱之為結(jié)案，結(jié)案方法含再次稽核缺失區(qū)域，找出具體之觀察証據(jù)或?qū)彶槠湫掳l(fā)行或改版文件。 4.3稽核員藉由拜訪組織去驗証矯正措施之有效性： 執(zhí)行稽核之客觀証據(jù) 驗証矯正措施之執(zhí)行 確保長短期之有效性 記錄跟催細(xì)節(jié) 在CAR上簽名結(jié)案 篇2：SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(6) SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(6) 第六章 稽核之檢討 1. 稽核小組討論 1.1稽核完畢後，稽核員與被稽核者須討論稽核所發(fā)現(xiàn)事物。 2. 稽核發(fā)現(xiàn) 2.1稽核發(fā)現(xiàn)可為： 不

4、合格品 不符合 觀察事項 不符合事項起因稽核中發(fā)現(xiàn)未依流程程序規(guī)定執(zhí)行活動 2.2 ISO 9000 中定義不符合事項： 不能滿足規(guī)定的要求 不符合事項或許是未能： 1.與組織適用的標(biāo)準(zhǔn)相吻合 2.執(zhí)行組織特定之品質(zhì)手冊流程或其他文件要求 3.執(zhí)行法規(guī)或合約要求 2.3稽核員本身想法不能當(dāng)成一個特定要求 不符合事項應(yīng)記錄並有稽核証據(jù)支持，不符合事項之稽核証據(jù)應(yīng)被受稽單位代表審查以取得認(rèn)知，此稽核証據(jù)之正確性及不符合事項已充分了解，所有試著去解決不同觀點的作法應(yīng)予以記錄。 2.4何時書寫發(fā)現(xiàn)報告 一些稽核組織堅持稽核缺失發(fā)出報告立即寫出並取得代表簽署，因此稽核人員應(yīng)確保相關(guān)証據(jù)已編寫完整方可決定

5、開立缺失報告。 最佳實務(wù) 告訴受稽核証據(jù)並讓其同意不符合事項本質(zhì) 作筆記及隨後詢查以決定報告內(nèi)容 3.稽核發(fā)現(xiàn)陳述 3.1簡短的陳述包含： 1. 所發(fā)現(xiàn)事物的全貌 2.不符合事項的描述 3.具體事証的例子 4.要求事項總結(jié) 4.1 CAR(矯正行動需求表)這是個很多組織採用的表格，可用來描述不符合事項及要求矯正行動。它也是所謂的不符事項報告，不符合事項通知等。 CAR表格可用以： 報告為符合事項 受稽核單位同意不符合事項之記錄通常代表會簽署 記錄改正不符合事項所需行動 記錄稽核員同意矯正措施之作法 CAR應(yīng)包括以下參考： 適當(dāng)?shù)墓δ芰鞒袒虺绦?標(biāo)準(zhǔn)及條款號碼 稽核員姓名 發(fā)現(xiàn)陳述 5. CAR

6、的分級 5.1 不符合事項的分級，在各組織間不盡相同，但典型的區(qū)分如下： 主要不符合事項 次要不符合事項 主要CAR 其開立原因： a)相對產(chǎn)品品質(zhì)或組織品質(zhì)系統(tǒng)運作重要的作業(yè)程序書或工作指導(dǎo)書的全面失效 b)組織的品質(zhì)系統(tǒng)中對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)所要求的某項程序完全缺乏 c)在一個程序中有許多輕微缺失，但其集合效導(dǎo)致全面或顯著的失效 d)不符合事項造成對所提供產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)立即危害 5.3 次要CAR 開立原因是程序書，工作指導(dǎo)書或組織品質(zhì)系統(tǒng)所規(guī)定的要求執(zhí)行的缺失， 此缺失不像主要CAR那般的嚴(yán)重。 5.4 不符合事項依流程功能程序或標(biāo)準(zhǔn)條款整合為一。 CAR的等級是基於稽核員良好的判斷專業(yè)及經(jīng)驗而定

7、。 5.5內(nèi)部稽核是不須對不符合事項分級的，CAR是協(xié)助管理階層改善系統(tǒng)的手段，而內(nèi)部稽核時，CAR也可附帶建議以促使問題得到矯正與改善。 6.觀宿察事項 6.1執(zhí)行所發(fā)現(xiàn)的事物也可寫成觀察事項或 意見 許多情況下，觀察事項是稽核中有附加價值部分，它們是稽核員希望有所關(guān) 切的，但因某些理由未界定為CARs。 觀察事項包含： 良好的工作實務(wù)，可能嘉惠組織的其他區(qū)域 關(guān)切的區(qū)域，尚未嚴(yán)重到開立CAR 稽核員所發(fā)現(xiàn)的缺失，向這組織表達(dá)適度的擔(dān)尤 對內(nèi)部稽核而言，建議怎麼做。 觀察事項雖然不予正式的分級，但使稽核員做報告的方式更具彈性 觀察事項也讓稽核員執(zhí)行時所謂正/負(fù)面的態(tài)度有所區(qū)隔。 由於觀察事項

8、許多潛在的價值，因此有些組織將觀察事項視同CAR 一般，並在未來的稽核追查中審核所做的矯正行動。 篇3：SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(5) SGS內(nèi)審員培訓(xùn)教程(5) 第五章 現(xiàn)場的稽核活動 1. 編寫與驗証資訊 1.1 稽核期間，由稽核員取得並驗証的資訊可考量為稽核証據(jù) 稽核員獲得資訊之對象： 人員 流程 設(shè)備工具材料 文件 環(huán)境 1.2取得資訊之方法 訪談 觀察各項活動及工作環(huán)境 文件例如政策目標(biāo)計劃程序書工作指導(dǎo)書執(zhí)照規(guī)格圖面合約訂單 記錄例如檢驗記錄會議記錄客戶抱怨及其他外部利益團(tuán)體連絡(luò)資訊稽核 執(zhí)告監(jiān)控計劃與量測結(jié)果 資料整合分析與績效指標(biāo) 相關(guān)流程監(jiān)控與量測記錄 其他報告來源，例如客戶回饋

9、外部報告與供應(yīng)商評估資料 電腦資料庫與網(wǎng)路 資訊應(yīng)參考相關(guān)功能活動與流程介面以取得 1.3 藉由各項証據(jù)，一步步追蹤活動以取得資訊稱為稽核軌跡這些軌跡應(yīng)考量流程輸入輸出及介面間的水平與垂直稽核。 1.4 稽核証據(jù)應(yīng)被指明文件化及記錄 1.5 稽核証據(jù)通常只是稽核之抽樣代表，在有限的時間與資源下執(zhí)行的稽核，稽核結(jié)論應(yīng)考量其不確定度。 2. 執(zhí)行稽核 2.1 稽核員應(yīng)採取正面專業(yè)與建設(shè)性的心態(tài)，為達(dá)成此要點，受稽核人員應(yīng)嘗試去合作開放與誠實的面對稽核員。 2.2 為達(dá)成此一目的，稽核員應(yīng)： 1.首先和區(qū)域代表會面 2.和執(zhí)行工面談 3.說明拜訪目的 4.冷靜禮貌與放鬆心情 5.不以教訓(xùn)口吻，態(tài)度平

10、和 6.說明清楚謹(jǐn)慎 訪談是一種取得資訊的重要方法，應(yīng)依訪談人員情況考量以下： 與不同層級與功能人員訪談，特別是執(zhí)行業(yè)務(wù)活動之人員 儘可能在正常工作時間地點執(zhí)行訪談 訪談前需讓對象輕松 應(yīng)向訪談人員解釋理由及任何訪談記錄 訪談通常要求人員描述其工作 可行時，總結(jié)與發(fā)現(xiàn)應(yīng)與面談人員確認(rèn) 應(yīng)避免收導(dǎo)式的問題 需向訪談人員感謝其配合 2.3 執(zhí)行稽核時，稽核員應(yīng)使用其感官，必須睜開眼睛與耳朵，稽核員應(yīng)檢查客觀証據(jù)及詢問開放性的問題，他們可以參照其查核表及作筆記。 當(dāng)稽核中發(fā)現(xiàn)缺失時，應(yīng)考慮對系統(tǒng)整體的衝擊程度及現(xiàn)場或製程的實際狀況。 3. 問話技巧 有六個字對稽核員相當(dāng)重要，那就是： 如何 何處 何時 什么 為何 誰 稽核員應(yīng)詢問有效開放問題以引出資訊 4. 掌握稽核 4.1 不要： 偏離主題： 被引導(dǎo)或誤導(dǎo) 陷入泥淖 讓被稽核者洞悉稽核的步伐 假設(shè)或猜測 4.2 稽核員應(yīng)掌握稽核。要 準(zhǔn)備妥當(dāng) 準(zhǔn)時 堅持被問者回答問題 儘量少