數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范0001

1、數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（征求意見稿）1 范圍本標準規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。 本標準適用于國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管 理工作。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其 隨后所有的修改單 （不包括勘誤的內(nèi)容 ） 或修訂版均不適用于本標準， 然而，鼓勵根據(jù)本標準 達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件， 其最新版 本適用于本標準。GB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范GB/T 17235.1-1998信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖

2、像的數(shù)字壓縮及編碼第1 部分: 要求和指南GB/T 17235.2-1998信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2 部分:一致性測試GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 20163-2006中國檔案機讀目錄格式DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。3.1數(shù)碼照片 digital photos 用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體， 依賴計算機等數(shù)字設(shè)備

3、閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。3.2數(shù)碼照片檔案 digital photographic records 國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值、歸檔后的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片、 EXIF 信息和文字說明組成。3.3EXIF 信息 exchangeable image file information數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集的并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。EXIF (可交換圖像文件)是一個關(guān)于存儲和交換數(shù)碼相機圖像文件信息的標準， 可以記錄數(shù)碼照片的屬性信息 和拍攝信息，也就是 EXIF 信息，主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和

4、時 間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。3.4亮度 brightness畫面的明亮程度。3.5對比度 contrast ratio對某一設(shè)備或環(huán)境而言的最亮的白色和最暗的黑色之間的光強度的比例。3.6飽和度 saturation色彩的純度。3.7分辨率 resolution單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)。一般用每英寸點數(shù) (dpi) 表示。3.8圖像壓縮 image compression消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程。其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。3.9JPEG(Joint Photographic Expert Group)由 ISO/IEC 聯(lián)合圖像專家組制定的適用于連續(xù)色

5、調(diào) (包括灰度和彩色) 靜止圖像壓縮算 法的國際標準。 JPEG 格式是目前所有通用格式中壓縮率最高的格式，圖像質(zhì)量多數(shù)情況下 均可接受， 并且使用范圍最廣， 尤其適用于屏幕和打印顯示， 支持所有主要的計算機平臺和 Web瀏覽器。從存儲空間及傳輸效率考慮，適合于色彩復(fù)雜圖像的壓縮存儲。3.10TIFF(Tagged Image File Format)一種基于標記的不丟失信息的無損壓縮格式。 TIFF 是一種靈活的位圖圖像格式，存儲 的圖像細微層次的信息較多， 圖像質(zhì)量較高， 適合于色彩單一圖像的壓縮存儲， 并適用于在 應(yīng)用程序之間和計算機平臺之間交換文件。3.11照片組 photos gro

6、up有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。 如一次會議、 一項活動、 一個項目等反映同一問 題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組。4 歸檔4.1 歸檔范圍4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。4.1.1.1 領(lǐng)導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片。4.1.1.2 本單位組織或參加的重要活動的數(shù)碼照片。4.1.1.3 反映本單位重點工程項目、重點科研項目的數(shù)碼照片4.1.1.4 本單位、系統(tǒng)勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片4.1.1.5 本單位榮獲的榮譽性獎狀、證書、錦旗的數(shù)碼照片4.1.1.6 本單位歷屆領(lǐng)導班子成員的數(shù)碼照片4.1.2 記錄

7、本單位、 本地區(qū)重大事件、重大事故、 重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象 的數(shù)碼照片。4.1.3 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風 俗和著名人物的數(shù)碼照片。4.1.4 其它具有保存價值的數(shù)碼照片。4.2 保管期限 數(shù)碼照片檔案的保管期限按照數(shù)碼照片的價值劃定為永久或定期，其中定期一般為 30 年或 10 年。4.3 歸檔時間 數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年 6 月底前完成歸檔。4.4 歸檔要求4.4.1 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件， 除調(diào)整亮度、 對比度、 飽和度等為提高畫面質(zhì)量、 增強畫面效果的處理外，

8、一般不能進行修改。 經(jīng)過添加、 合成、挖補等修改內(nèi)容的處理過的數(shù)碼照片不能歸檔。4.4.2 對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片 歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場 景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。443歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為 JPEG或TIFF格式。其它格式的數(shù)碼照片應(yīng)在保證分辨率不 變和EXIF信息不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式進行歸檔。4.4.4 歸檔的數(shù)碼照片和照片組應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地 點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片或照片組所反映的主要內(nèi)容。4.4

9、.5 數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進行 在線歸檔。各單位可根據(jù)實際情況選擇相應(yīng)的歸檔方式。4.4.6 歸檔時，應(yīng)對數(shù)碼照片進行真實、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測。4.4.7 具有永久保存價值的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換出一套紙質(zhì)照片同時歸檔。5 整理和著錄5.1 分類和排列5.1.1 在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片檔案按“保管期限- 年度 - 照片組”分類。5.1.2 同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間或重要程度排列。5.2 命名 數(shù)碼照片文件采用“保管期限 -年度-照片組號 -照片號” 格式命名。 保管期限：分別用“ 01”、“02”、“03”代表永久、 30年

10、、 10 年。 年度：為 4 位阿拉伯數(shù)字。照片組號：為 4 位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。照片號：為 4 位阿拉伯數(shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。示例 1：2009年某單位拍攝的一組 XX工作會議的數(shù)碼照片為 2009年第一組照片，保管期限為“永久”，存儲 格式為JPEG則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：01-2009-0001-0001.jpg 。數(shù)碼照片檔案的基本著錄要求可參照 GB/T 11821-2002 中 5.5.1 的規(guī)定。其中， 數(shù)碼 照片檔案的著錄項目見附錄 A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。6 存儲和保管6.1

11、 數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在安全、 穩(wěn)定、 可靠且兼容性好的文件系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等數(shù) 據(jù)存儲管理系統(tǒng)中。6.2 數(shù)碼照片的存儲 數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行分類存儲。一般應(yīng)在計算機硬盤建立“數(shù)碼照片檔案” 總文件夾； 在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾， 并 以保管期限和年度命名層級文件夾； 在年度文件夾內(nèi)再按不同組分別建立組文件夾， 并以該 組組號加數(shù)碼照片主要內(nèi)容或者事由命名組文件夾，組號與內(nèi)容或者事由之間加一個空格。示例 2：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為 2009年第一組

12、照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路 徑下：D： 數(shù)碼照片檔案 永久20090001 XX 工作會議 6.3 文字說明的存儲文字說明可采用TXT文件形式或數(shù)據(jù)庫的形式保存。若采用TXT文件形式，單張照片說 明應(yīng)保存在該張照片所屬照片組的組文件夾下， 該組文件夾內(nèi)所有照片的文字說明應(yīng)保存在 一個TXT文件中；組說明應(yīng)保存在該組照片形成年度的年度文件夾下，該年度文件夾內(nèi)所有照片組的組說明應(yīng)保存在一個 TXT文件中。6.4 存儲載體6.4.1 數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查 閱使用，一套異地保存。6.4.2 本標準推薦采用的存儲載體， 按優(yōu)

13、先順序依次為： 只讀光盤、 一次寫光盤、 磁帶、 可擦寫光盤、硬磁盤等。不能用軟磁盤、移動硬盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的載體。6.4.3 存儲數(shù)碼照片檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽， 標簽上應(yīng)注明載體序號、 全宗號、 密級、保管期限、存入日期等。6.5 保管方法數(shù)碼照片檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的保管要求外，還應(yīng)符合以下條件：a) 存儲載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。b) 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。c) 存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。d) 環(huán)境溫度選定范圍：17C20C;相對濕度選定范圍：35%45%。6.6 定期檢驗 對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4

14、 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。7 利用和銷毀7.1 利用數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行， 利用時應(yīng)確保未開放數(shù)碼照片 檔案的信息安全。7.2 鑒定銷毀7.2.1 數(shù)碼照片檔案的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.2.2 屬于保密范圍的數(shù)碼照片檔案，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起 銷毀。不屬于保密范圍的數(shù)碼照片檔案可進行邏輯刪除。附錄 A（規(guī)范性附錄）數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少包括以下著錄項目：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、 張?zhí)?、參見號、攝影者、時間、題名、文字說明、存儲文

15、件名、開放狀態(tài)。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、長期、短期或永久、30年、 10年。年度：歸檔年度，采用 4 位阿拉伯數(shù)字。部門：歸檔部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持相對一致和穩(wěn)定。 照片組號：為 4 位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的組從“ 0001”開始的順序編號。 照片號：為 4 位阿拉伯數(shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開始的順序編號。參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用 8 位阿拉伯數(shù)字，依次為：年代 4 位，月和日各 2 位， 不足的在前補“ 0”。題名：本張照片的標題。 文字說明：本張照片的說明，包括事由、人物等要素。 存儲文