淺析辦公室文員績(jī)效考核現(xiàn)狀及其改進(jìn)措施論文

1、淺析辦公室文員績(jī)效考核現(xiàn)狀及其改進(jìn)措施論文 畢 業(yè) 論 文論文題目淺析辦公室文員績(jī)效考核現(xiàn)狀及其改進(jìn)措施姓名 崔志云 學(xué)號(hào) 0921053130合作同學(xué) 楊麗姍 張琳 專業(yè)班級(jí) 人管0931 學(xué)院名稱 社會(huì)工作指導(dǎo)老師 代霞 伍賢達(dá)2012年5月6日目 錄摘要引言 11辦公室文員績(jī)效考核現(xiàn)狀和不足21.1缺乏考核前的績(jī)效計(jì)劃制定21.2績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)過于模糊21.3考核過程缺乏必要的績(jī)效輔導(dǎo)和溝通31.4績(jī)效考核結(jié)果缺乏有效的反饋和合理的運(yùn)用 32完善文員績(jī)效考核工作制度的對(duì)策分析32.1考核前通過溝通建立一個(gè)完整的績(jī)效計(jì)劃 32.2采用科學(xué)的考核方法設(shè)定明確合理的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn) 42.3重視在績(jī)效

2、考核過程中的溝通輔導(dǎo) 42.4及時(shí)反饋考核結(jié)果,強(qiáng)化考核結(jié)果的應(yīng)用43實(shí)習(xí)感想5致謝6參考文獻(xiàn)7摘 要 為了進(jìn)一步鞏固理論知識(shí),將理論與實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來(lái),我們分別在浙江金華佰易貿(mào)易、河北邯鄲建筑設(shè)計(jì)、寧夏中寧海之越公司進(jìn)行了實(shí)習(xí)學(xué)習(xí)工作。長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)中文員人員績(jī)效考核工作的開展都困難重重,文章從現(xiàn)存的辦公室文員績(jī)效考核方式、考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)狀入手,通過分析,指出企業(yè)在進(jìn)行文員的績(jī)效考核工作中應(yīng)該關(guān)注的關(guān)鍵點(diǎn),并提出了一系列的改進(jìn)措施。 關(guān)鍵詞:辦公室文員;績(jī)效考核;改進(jìn)措施 引 言 兩年半的專業(yè)課學(xué)習(xí),掌握了一定的理論基礎(chǔ)知識(shí)。在學(xué)校主修的專業(yè)為人力資源管理專業(yè),這個(gè)專業(yè)是一門實(shí)踐性很

3、強(qiáng)的專業(yè)。這段時(shí)期的工作實(shí)習(xí),讓我們受益頗多,不僅鍛煉了自己,而且還同時(shí)又增加了自己的社會(huì)閱歷,學(xué)到了一些新的東西,對(duì)企業(yè)的更好更健康發(fā)展而積極開拓新的發(fā)展思路和方式有了一定的了解,也對(duì)走好今后的人生道路更加充滿自信和信心。?在一個(gè)企業(yè)中,文員是最接近企業(yè)管理核心的行政人員之一,其作為企業(yè)高級(jí)管理者的重要輔助者,是企業(yè)中不可或缺的角色。但是另一個(gè)方面由于文員工作的復(fù)雜性和瑣碎性,導(dǎo)致文員工作又成為企業(yè)中不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在。在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中公司在對(duì)文員這個(gè)重要的職位進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)還存在一些問題,而這也在一定程度上影響了辦公室文員的工作熱情和積極性。 經(jīng)過兩年半的專業(yè)課學(xué)習(xí),在掌握

4、了一定的專業(yè)知識(shí)的前提下,為了進(jìn)一步鞏固理論知識(shí),將理論與實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來(lái),我們分別在浙江金華佰易貿(mào)易、河北邯鄲建筑設(shè)計(jì)、寧夏中寧海之越公司進(jìn)行了實(shí)習(xí)學(xué)習(xí)工作。 在實(shí)習(xí)的過程中,既有收獲的喜悅,也有一些遺憾。通過實(shí)習(xí),加深了我們對(duì)文員基本知識(shí)的理解,豐富了我們的實(shí)際管理知識(shí),使我們對(duì)日常文員管理工作有了一定的感性和理性認(rèn)識(shí)。認(rèn)識(shí)到要做好日常辦公室文員管理工作,既要注重管理理論知識(shí)的學(xué)習(xí),更重要的是要把實(shí)踐與理論兩者緊密相結(jié)合。 在過去的一段工作實(shí)習(xí)時(shí)間里,不僅較快地融入了組織的工作生活中,而且培養(yǎng)了實(shí)際的動(dòng)手能力,增加了對(duì)實(shí)際辦公工作的了解,充分認(rèn)識(shí)到了自己的不足,受益匪淺,為以后踏入社會(huì)打

5、下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),是大學(xué)生涯中最重要的里程碑。并且還在工作期間對(duì)組織的各種功能的發(fā)揮有了一定的認(rèn)識(shí)和感想。通過組員交流,得出企業(yè)在績(jī)效考核上的不足。 1、辦公室文員績(jī)效考核現(xiàn)狀和不足 長(zhǎng)期以來(lái)大多數(shù)企業(yè)對(duì)文員人員的績(jī)效考核都采取了與其他員工相同的考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核程序,這就導(dǎo)致了企業(yè)對(duì)文員績(jī)效考核工作表面化、形式化的現(xiàn)象嚴(yán)重,由于缺乏對(duì)日常工作的量化考核,使得考核的準(zhǔn)確性、公正性和客觀性受到嚴(yán)重的影響,打擊了文員人員的工作積極性。現(xiàn)在我國(guó)大多數(shù)企業(yè)對(duì)于文員的績(jī)效考核工作的不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面: 1.1缺乏考核前的績(jī)效計(jì)劃制定 在實(shí)際運(yùn)用中,文員績(jī)效管理工作程序往往是不完整的。諸

6、如:海之悅為“圖方便”,省略了績(jī)效考核的基礎(chǔ)性工作?制定員工的績(jī)效計(jì)劃。使得單位在績(jī)效這塊基本屬于空白?？?jī)效計(jì)劃是評(píng)估者和被評(píng)估者雙方對(duì)被評(píng)估者應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的工作績(jī)效進(jìn)行溝通,并將溝通結(jié)果落實(shí)為訂立書面協(xié)議的過程。由于在企業(yè)的績(jī)效考核工作中缺乏考核前的績(jī)效計(jì)劃的制定,使得本人與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文員工作內(nèi)容缺乏一個(gè)良好的溝通,個(gè)人認(rèn)為對(duì)自己的績(jī)效考核內(nèi)容并不十分明確很困惑、委屈。這在一定程度上影響了文員人員工作的有效性和工作的積極性。 1.2績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)過于模糊 由于文員工作常常是煩瑣而復(fù)雜的,文員等行政人員的工作成果并不像企業(yè)其他員工的工作成果那么顯著而容易量化。如佰易貿(mào)易公司。而且由于文員在企業(yè)中所

7、處的位置的特殊性,很多時(shí)候很難將其工作區(qū)分作分內(nèi)的工作或者是分外的工作?，F(xiàn)在我所處的企業(yè)一般都只從“德、勤、能、績(jī)”四方面進(jìn)行考核,但是在具體操作上卻缺乏明確的針對(duì)該職位的績(jī)效考核要素和考核標(biāo)準(zhǔn),定性指標(biāo)多而定量的指標(biāo)少,由此就導(dǎo)致企業(yè)對(duì)文員人員進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)一般都是由領(lǐng)導(dǎo)僅憑日常印象靠感覺對(duì)文員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià),帶有很強(qiáng)的個(gè)人主觀色彩,使績(jī)效考核結(jié)果缺乏客觀性。 1.3考核過程缺乏必要的績(jī)效輔導(dǎo)和溝通 績(jī)效輔導(dǎo)階段在整個(gè)績(jī)效管理中處于中間環(huán)節(jié),也是績(jī)效管理循環(huán)體系中耗時(shí)最長(zhǎng),也是直接影響績(jī)效管理效果的環(huán)節(jié)。具體來(lái)說,績(jī)效的輔導(dǎo)階段的主要工作就是持續(xù)不斷的績(jī)效溝通和數(shù)據(jù)的收集和記錄。以我所在公司

8、為例:邯鄲建筑設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司,在績(jī)效考核過程中文員與上級(jí)缺乏必要的溝通,使得本人在遇到困難時(shí)不能從領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)那里得到必要的資源和幫助,從而造成束手無(wú)策的情況的產(chǎn)生。而且,沒有績(jī)效輔導(dǎo)和溝通的過程就無(wú)法讓文員在工作過程中不斷獲得關(guān)于自己工作績(jī)效的反饋信息,就沒有辦法發(fā)現(xiàn)自己在工作過程中出現(xiàn)的一些影響績(jī)效水平的細(xì)節(jié),這樣就不利于文員工作水平的進(jìn)一步提高。 1.4績(jī)效考核結(jié)果缺乏有效的反饋和合理的運(yùn)用 我三家公司在進(jìn)行文員的績(jī)效考核工作時(shí)發(fā)現(xiàn),不僅在績(jī)效考核過程中缺乏一個(gè)良好的溝通機(jī)制,而且在績(jī)效考核工作結(jié)束以后也沒能及時(shí)將考核結(jié)果反饋給被考核者。許多辦公室文員并不了解自己獲得績(jī)效結(jié)果的原因,上下級(jí)

9、之間不能得到及時(shí)的溝通和了解,這樣就有可能出現(xiàn)一些非正式的信息破壞了部門、上下級(jí)之間的關(guān)系。另一方面,許多企業(yè)在進(jìn)行了文員的績(jī)效考核之后并沒有將其考核結(jié)果進(jìn)行合理的利用,而是簡(jiǎn)單地只將績(jī)效考核結(jié)果和薪酬掛鉤。雖然將績(jī)效和薪酬相結(jié)合在某種程度上的確是一種主要的激勵(lì)手段,但是它也存在一定的局限性。組織、環(huán)境、個(gè)人等因素都可能造成固定工資增長(zhǎng)和績(jī)效獎(jiǎng)金具體操作上的難度和復(fù)雜性,如果沒有解決好這些問題將會(huì)損害到績(jī)效考核的激勵(lì)作用。 2、完善文員績(jī)效考核工作制度的對(duì)策分析 要做好辦公室文員的績(jī)效考核工作應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手實(shí)施改進(jìn):2.1考核前通過溝通建立一個(gè)完整的績(jī)效計(jì)劃 在進(jìn)行文員的績(jī)效考核工作之

10、前,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要和文員人員進(jìn)行幾次溝通,就工作的目標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容達(dá)成一致,制定出一份完整的績(jī)效計(jì)劃。在制定績(jī)效計(jì)劃時(shí)要遵循幾個(gè)原則:首先要堅(jiān)持價(jià)值驅(qū)動(dòng)原則,即績(jī)效計(jì)劃要和提升企業(yè)的價(jià)值相一致;其次要遵循重點(diǎn)突出原則,文員的工作內(nèi)容多而雜,這就更要求在進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃時(shí)突出文員工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn),選擇那些與企業(yè)價(jià)值關(guān)聯(lián)度大,與職位職責(zé)聯(lián)系緊密的績(jī)效指標(biāo)和工作目標(biāo);再次要堅(jiān)持可行性原則,就是說績(jī)效計(jì)劃中的設(shè)立工作目標(biāo)是要在文員的職責(zé)和權(quán)利范圍之內(nèi),既要有挑戰(zhàn)性又要可實(shí)現(xiàn);最后績(jī)效計(jì)劃的制定要堅(jiān)持職位特色原則,績(jī)效計(jì)劃必須針對(duì)每個(gè)職位而設(shè)定,因此績(jī)效計(jì)劃的內(nèi)容、形式的選擇和目標(biāo)的設(shè)定要充分考慮到文員工

11、作的特別性。 2.2采用科學(xué)的考核方法設(shè)定明確合理的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn) 在進(jìn)行文員的績(jī)效考核時(shí)必須堅(jiān)持采用定性和定量相結(jié)合的考核方法,防止考核結(jié)果受主觀隨意性和片面性的影響。在進(jìn)行文員人員的績(jī)效考核時(shí)候應(yīng)該注重建立KPI關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)等定量的績(jī)效考核體系,設(shè)定在日常具體工作中可以量化的一些考核標(biāo)準(zhǔn),例如在錄入文件時(shí)的錯(cuò)誤率、起草打印各種文件的時(shí)效性等從關(guān)鍵職責(zé)中提取的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo),這樣才能對(duì)具體的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià),也能避免出現(xiàn)由于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人主觀印象而做出的考核結(jié)果。在考核方法的選擇上,為了提高考核的信度和效度,應(yīng)該綜合運(yùn)用等級(jí)評(píng)定法、強(qiáng)制分布法、目標(biāo)考核法、關(guān)鍵事件法等方法,采用有效的文員績(jī)效考核的評(píng)估表格

12、等工具,客觀公正地進(jìn)行文員的績(jī)效考核工作,減少在考核過程中可能存在的誤差。 2.3重視在績(jī)效考核過程中的溝通輔導(dǎo) 良好的績(jī)效溝通能夠及時(shí)排除員工在工作中遇到的障礙,最大限度地提高工作效率。在績(jī)效考核過程中,領(lǐng)導(dǎo)要不斷地與員工進(jìn)行溝通,在溝通過程中文員可以提出自己在工作中的困難以及需要上級(jí)提供的資源,而領(lǐng)導(dǎo)也可以在這個(gè)過程中指出文員在工作中的不足之處,幫助文員人員及時(shí)改進(jìn),從而提高工作效率?？?jī)效考核中的溝通分為正式溝通和非正式溝通兩種,在企業(yè)中可以建立起例會(huì)制度和定期匯報(bào)制度這樣的正式的績(jī)效溝通方式,同時(shí)也要求領(lǐng)導(dǎo)要在日常工作中通過工作方向引導(dǎo)等非正式溝通方式來(lái)指導(dǎo)文員的工作。 2.4及時(shí)反饋考

13、核結(jié)果,強(qiáng)化考核結(jié)果的應(yīng)用 在績(jī)效考核過程結(jié)束以后,必須及時(shí)將績(jī)效考核的結(jié)果反饋給被考核人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在績(jī)效考核后要安排時(shí)間與文員人員進(jìn)行績(jī)效面談,一方面要讓文員人員了解自己獲得績(jī)效結(jié)果的原因,減少不必要的誤解和猜忌,另一方面也為文員人員在接下來(lái)的工作中改善績(jī)效獲得更好的發(fā)展提供建議。而為了形成良好的激勵(lì)機(jī)制,文員績(jī)效考核的結(jié)果不應(yīng)該僅僅簡(jiǎn)單地和工資獎(jiǎng)金相掛鉤,績(jī)效考核結(jié)果還應(yīng)該和文員的培訓(xùn)、個(gè)人的職位晉升等獎(jiǎng)勵(lì)措施相聯(lián)系,這樣不僅能激勵(lì)文員人員更加努力地做好本職工作,還可以在績(jī)效考核中發(fā)掘文員隊(duì)伍中的優(yōu)秀人才,為企業(yè)的管理層儲(chǔ)備人才。 致謝 本論文是在代霞老師和伍賢達(dá)的精心指導(dǎo)下完成的,老師不僅在論文內(nèi)容上給了我們諸多指導(dǎo),更重要的是他們教會(huì)了我一種研究問題的方法,那就是從總體上著手,在細(xì)微處落筆。她那清晰的研究思路,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度,言傳身教,讓我受益匪淺。再次,特向代霞老師表示真摯的感謝! 最后,我要向所有合作組員以及關(guān)心過我?guī)椭^我的親人,同學(xué)致謝,是你們的關(guān)愛讓我走過了象牙塔的日子,走到了現(xiàn)在。無(wú)論以后的天空有多么陰霾,我都會(huì)看到你們給我的陽(yáng)光! 感謝民政,感恩人生!參考文獻(xiàn)