GAP程序文件匯編

1、秦皇島市信亨貿(mào)易有限公司 GAP文件GAP程序文件依據(jù)GB/T20014.120014.112005良好農(nóng)業(yè)規(guī)范EUREPGAP control point and compliance criteria FRUIT AND VEGETABLE文件編號: QLG-C-2006版 本 號：A/0 受控狀態(tài)：受控審 核：批 準(zhǔn)：2006年6月6日發(fā)布 2006年6月6日實(shí)施 19目錄1、文件控制程序 QLG-CX-011 file control program QLG-CX-012、記錄控制程序 QLG-CX-022 records control program QLG-CX-023、內(nèi)部審核

2、管理程序 QLG-CX-033 internal audit program QLG-CX-034、糾正和糾正措施控制程序 QLG-CX-044 correct and corrective measures control program QLG-CX-045、培訓(xùn)控制程序 QLG-CX-055 training control program QLG-CX-056、抱怨處理程序 QLG-CX-066 complain dealing program QLG-CX-067、可追溯性與產(chǎn)品召回控制程序 QLG-CX-077 trace ability and recall program QL

3、G-CX-078、員工健康、安全與福利 QLG-CX-088 healthy safety and welfare QLG-CX-08（一）文件控制程序編號：QLG-CX-011.目的： 為了控制GAP管理體系相關(guān)的文件和資料，防止文件的非預(yù)期使用。2.范圍： 適用于本公司GAP管理體系的所有文件、法律及其他要求和技術(shù)資料等的控制（不包括相關(guān)記錄），包括適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?.職責(zé)：3.1 辦公室負(fù)責(zé)GAP管理體系文件和資料的控制。3.2 其他有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件的使用與保管。4.工作程序：4.1 文件和資料可分為以下幾類，其編制、審核和批準(zhǔn)的權(quán)限詳見下表：文 件編 制審 核批 準(zhǔn)管理手冊文件編

4、寫小組GAP管理負(fù)責(zé)人總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門GAP管理負(fù)責(zé)人總經(jīng)理技術(shù)規(guī)程各相關(guān)部門GAP管理負(fù)責(zé)人總經(jīng)理外來文件由GAP管理負(fù)責(zé)人審批其適用性4.2 文件和資料的控制方法：4.2.1 辦公室負(fù)責(zé)編制公司的受控文件清單，該清單應(yīng)根據(jù)受控文件的更改情況進(jìn)行及時(shí)的修改。4.2.2 文件發(fā)布前應(yīng)由相應(yīng)的授權(quán)人員進(jìn)行審批并簽字。詳見上表。4.2.3文件發(fā)放時(shí)，由發(fā)放人在文件發(fā)放及回收記錄上填寫文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后。發(fā)放人根據(jù)文件的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并在文件發(fā)放及回收記錄上作記錄，并請簽收人簽字。4.2.4作廢或過期文件由發(fā)放人員及時(shí)負(fù)責(zé)回收。4.2.5 由于某種原因而需保留的作廢文件，

5、由辦公室對該類文件進(jìn)行登記并單獨(dú)存放，在文件上要注明“作廢參考”字樣。同時(shí)將該文件從受控文件清單的備注欄中注明。4.2.6管理體系文件的標(biāo)識方法是對文件進(jìn)行編號和區(qū)分文件的受控狀態(tài)。文件編號方法為： 第一層文件：管理手冊：QLGSCXX（XX表示版本號） 第二層文件：程序文件：QLGCXXX（XX表示編號順序） 第三層文件：支持性文件：QLGZCXX（XX表示編號順序） 第四層文件：記錄：QLGJLXX（XX表示編號順序）G代表GAP體系文件的控制狀態(tài)分為受控狀態(tài)和非受控狀態(tài)，受控狀態(tài)是適用于公司內(nèi)使用的文件（包括提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)用于認(rèn)證審核的文件），非受控狀態(tài)是公司用于宣傳用的文件。4.3 文

6、件和資料的更改。4.3.1 對文件和資料的更改的類別主要有技術(shù)性修改、文字性修改、印刷錯誤的修改，以及換版或升級文件。4.3.2 文件和資料需修改時(shí)，由文件更改的提出部門填寫文件更改/作廢文件處理申請單，經(jīng)管理者代表審批后，由辦公室按文件的原發(fā)放范圍進(jìn)行逐一修改，修改的方式有：換頁、換版。4.4 文件和資料的使用和保管4.4.1 文件的使用部門要作好文件的保管，防止文件丟失、損壞。受控文件屬企業(yè)機(jī)密，不得外傳。4.4.2 使用者要保持文件的初始狀態(tài)，不能隨便在文件上涂寫勾劃，要保持文件的清潔。4.4.3 使用部門不得復(fù)印文件，文件的復(fù)印由辦公室指定人員統(tǒng)一進(jìn)行。4.4.4 使用部門出現(xiàn)文件破損

7、而無法使用時(shí)，由辦公室給予換發(fā)，文件的編號采用原編號。4.4.5 使用部門的文件丟失后，由使用部門寫出文件丟失的情況，丟失文件的編號等，向辦公室申請補(bǔ)發(fā)。辦公室經(jīng)核查，認(rèn)為確已丟失后，重新編號登記后給予補(bǔ)發(fā)。4.4.6 顧客或其代表需借閱文件的，由GAP管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，指定辦公室人員做好文件借閱記錄。其他部門不得辦理借閱。4.5 對作廢文件的控制： 對于有參考價(jià)值的作廢文件，在作廢文件上注明“作廢參考”字樣，并進(jìn)行登記，在受控文件清單備注欄上注明。 對于沒有任何參考價(jià)值的作廢文件，由辦公室填寫文件更改/作廢文件處理申請單，經(jīng)GAP管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由辦公室進(jìn)行銷毀處理。4.5.1 作廢文件的

8、范圍：過期的、不適用的、換版的、換頁的文件。4.6 外來文件的管理。4.6.1 外來文件包括：國家法律法規(guī)及行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)文獻(xiàn)、儀器設(shè)備說明書等。4.6.2 外來文件收到后，由辦公室對其適用性進(jìn)行審核，由GAP小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)文件的發(fā)放范圍，由辦公室下發(fā)。各部門簽收人在文件發(fā)放回收記錄上進(jìn)行簽收。5.相關(guān)文件：6.相關(guān)記錄： 受控文件清單 文件更改/作廢文件處理申請單文件發(fā)放及回收記錄文件借閱記錄外來文件清單（二） 記錄控制程序編號：QLG-CX-021.目的： 對GAP管理體系所要求的記錄予以控制，為證實(shí)GAP管理體系的有效性提供證據(jù)并實(shí)現(xiàn)可追溯性。2.范圍： 適用于為證明產(chǎn)品符合要求和G

9、AP管理體系有效運(yùn)行的記錄。3.職責(zé)：3.1各部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本部門所使用的記錄的表格。3.2 GAP負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)各部的記錄表格。 3.3各部門負(fù)責(zé)記錄、整理和保管本部門的記錄。3.4辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的記錄。4.工作程序：4.1 記錄表格的設(shè)計(jì)4.1.1 各部門的GAP記錄格式，由各部門負(fù)責(zé)組織編制，經(jīng)GAP負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交辦公室備案。4.1.2 各部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，執(zhí)行文件控制程序中的有關(guān)規(guī)定。4.2 記錄的填寫4.2.1記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)用“/”劃去。各相關(guān)欄目應(yīng)簽全名，不得只簽姓。4.2.2

10、如因筆誤或計(jì)算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單線劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改的人印章或姓名及日期。4.3 記錄的保存和保護(hù)4.3.1各部門的記錄由本部門依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的GAP記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰，記錄保存期限不少于2年。對于超過保存期的記錄，由辦公室統(tǒng)一執(zhí)行銷毀。4.3.2辦公室負(fù)責(zé)編制記錄清單，將公司所有與GAP管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期、使用部門等，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本（表格式樣），以利于檢索，查閱等工作。4.4 記錄的銷毀處理 記錄如超過保存期或其它原因需要銷毀時(shí)，由負(fù)責(zé)保管該項(xiàng)記錄的人員

11、填寫記錄銷毀申請單，經(jīng)GAP負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在辦公室監(jiān)督下銷毀。5.相關(guān)文件： 文件控制程序6.相關(guān)記錄： 記錄清單記錄銷毀申請單（三）內(nèi)部審核管理程序編號：QLG-CX-031目的 為驗(yàn)證GAP管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，體系是否得到有效保持、實(shí)施和改進(jìn)，特編制此章節(jié)。2職責(zé)和權(quán)限2.1總經(jīng)理2.1.1批準(zhǔn)公司的內(nèi)部檢查計(jì)劃；2.1.2批準(zhǔn)內(nèi)部GAP管理體系檢查報(bào)告。2.2GAP負(fù)責(zé)人2.2.1全面負(fù)責(zé)內(nèi)部檢查工作；2.2.2選定內(nèi)部檢查員，對內(nèi)部檢查不符合進(jìn)行處理并督促改進(jìn)。2.3內(nèi)部檢查組長2.3.1編制內(nèi)部檢查計(jì)劃；2.3.2負(fù)責(zé)編寫內(nèi)部檢查報(bào)告；2.3.3負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)公司內(nèi)部檢查。2.4內(nèi)部

12、檢查員依據(jù)檢查表執(zhí)行檢查任務(wù)。3 控制要求3.1定期進(jìn)行內(nèi)部檢查對公司的內(nèi)部檢查要求：每個成員每年至少對所轄農(nóng)場進(jìn)行一次全面內(nèi)部檢查，內(nèi)部檢查應(yīng)由公司批準(zhǔn)的內(nèi)部檢查員執(zhí)行，具體檢查內(nèi)容按照公司GAP內(nèi)部檢查表1進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的不符合情況要及時(shí)糾正，并采取糾正措施。所有發(fā)現(xiàn)的不符合應(yīng)接受公司內(nèi)部審核的檢查。且成員的內(nèi)部檢查應(yīng)安排在公司整體內(nèi)審之前完成。公司每年至少進(jìn)行一次全面內(nèi)審，審核應(yīng)由公司批準(zhǔn)的內(nèi)部檢查員執(zhí)行，檢查內(nèi)容按照GAP內(nèi)部檢查表1和GAP內(nèi)部檢查表2執(zhí)行。每次內(nèi)部審核應(yīng)安排對所轄所有成員進(jìn)行檢查，檢查的時(shí)機(jī)應(yīng)基于對風(fēng)險(xiǎn)的評估，選擇高風(fēng)險(xiǎn)的階段進(jìn)行。3.2內(nèi)部檢查人員要求 內(nèi)部檢查應(yīng)由

13、公司批準(zhǔn)的內(nèi)部檢查人員來承擔(dān)，也可聘請具備能力的外部人員參與。 內(nèi)部檢查人員能力要求：3.2.1熟悉并了解國家相關(guān)的法律、法規(guī)及其它要求；3.2.2熟悉并掌握認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求；3.2.3具備板栗種植的技術(shù)知識或經(jīng)驗(yàn)；3.2.4熟悉本單位的GAP產(chǎn)品生產(chǎn)和加工管理體系及生產(chǎn)或加工過程；3.2.5經(jīng)過內(nèi)部檢查員培訓(xùn)，并取得內(nèi)部檢查員資格。3.3內(nèi)部檢查的實(shí)施3.3.1內(nèi)部檢查時(shí)，由內(nèi)部檢查組長提前一周將檢查計(jì)劃發(fā)放到各相關(guān)部門或人員，進(jìn)行內(nèi)部檢查時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄檢查過程的符合或不符合事實(shí)，對不符合要開出不符合報(bào)告。3.3.2檢查結(jié)束時(shí)，應(yīng)形成書面的檢查報(bào)告，檢查組長應(yīng)將檢查結(jié)果通知各部門，并要求其對不符

14、合采取適宜的糾正措施。3.4對內(nèi)部檢查過程應(yīng)形成記錄，并留存。4 相關(guān)文件GAP內(nèi)部檢查表1GAP內(nèi)部檢查表25 相關(guān)記錄內(nèi)部審核計(jì)劃內(nèi)部審核報(bào)告不符合項(xiàng)報(bào)告(四)糾正和糾正措施控制程序編號：QLG-CX-041.目的：通過消除不合格發(fā)生及潛在不合格的原因，防止不合格及潛在不合格的發(fā)生或再次發(fā)生，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。2.范圍：適用于GAP管理體系中所有的需要采取的糾正和預(yù)防措施。3.職責(zé)：3.1 采購部負(fù)責(zé)成員糾正和預(yù)防措施的管理。3.2 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)加工廠糾正和預(yù)防措施的管理。3.3業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)銷售環(huán)節(jié)及與顧客相關(guān)的糾正與預(yù)防措施的管理。4.工作程序：4.1 出現(xiàn)下列情況之一需采取糾正措施： 4

15、.1.1已發(fā)生的不合格； 4.1.2嚴(yán)重的不合格； 4.1.3顧客的投拆；4.1.4內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)(糾正措施詳見內(nèi)部審核程序);4.1.5關(guān)鍵控制點(diǎn)和必要的過程發(fā)生偏離時(shí)的不合格.4.2 本廠通過收集下列信息進(jìn)行分析，找出GAP管理體系運(yùn)行中存在的潛在不合格，需采取預(yù)防措施： 4.2.1目標(biāo)的完成情況； 4.2.2內(nèi)部和外部體系審核的結(jié)果； 4.2.3顧客的意見和投訴； 4.2.4管理評審報(bào)告； 4.2.5記錄中數(shù)據(jù)的處理； 4.2.6 GAP計(jì)劃監(jiān)測結(jié)果。4.3 當(dāng)出現(xiàn)上述情況之一時(shí),責(zé)任部門采取糾正或預(yù)防措施，提出糾正和預(yù)防措施工作單。4.4 責(zé)任部門根據(jù)不合格情況的描述，進(jìn)行原因分

16、析。針對分析出原因，責(zé)任部門要制定相應(yīng)的糾正和預(yù)防措施計(jì)劃。在制定糾正和預(yù)防措施時(shí)應(yīng)該明確措施或方法是什么，什么時(shí)間完成，由誰負(fù)責(zé)等。糾正和預(yù)防措施制定完畢經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。4.5 責(zé)任部門實(shí)施完糾正和預(yù)防措施后，應(yīng)記錄所采取措施的結(jié)果，并填寫糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄。4.6 主管部門按糾正和預(yù)防措施計(jì)劃的要求組織有關(guān)人員對糾正和預(yù)防措施的有效性進(jìn)行評審。經(jīng)評審判定有效，則由評審人員簽字并記錄評審有效。若評審判定無效，由責(zé)任單位重新執(zhí)行,直至驗(yàn)證有效。4.7 當(dāng)糾正和預(yù)防措施涉及到對GAP管理體系文件進(jìn)行更改時(shí)，由辦公室按文件控制程序的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.相關(guān)文件：文件控制程序6.相關(guān)記錄：

17、 糾正和預(yù)防措施工作單（五）培訓(xùn)控制程序編號：QLG-CX-051、目的 為了規(guī)范本公司對員工的培訓(xùn)行為，適時(shí)為員工提供相應(yīng)培訓(xùn)，確保GAP體系的有效運(yùn)行。2、范圍 適用于公司對員工組織的內(nèi)部培訓(xùn)和安排員工參加相關(guān)機(jī)構(gòu)的外部培訓(xùn)。3、職責(zé) 3.1各部門負(fù)責(zé)提出培訓(xùn)需求。 3.2辦公室負(fù)責(zé)匯總培訓(xùn)需求，并上報(bào)GAP負(fù)責(zé)人, 以及組織培訓(xùn)的實(shí)施。 3.3 GAP負(fù)責(zé)人審批培訓(xùn)需求。4、程序4.1 各部門根據(jù)具體工作需要于每年2月份向辦公室提交培訓(xùn)需求；4.2 辦公室負(fù)責(zé)對各部門提交的培訓(xùn)需求進(jìn)行匯總，報(bào)GAP負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)籌分析并審核，選擇需要進(jìn)行培訓(xùn)的項(xiàng)目并依據(jù)企業(yè)體系運(yùn)行的現(xiàn)狀對培訓(xùn)進(jìn)行統(tǒng)籌策劃

18、；4.3 由辦公室制訂年度培訓(xùn)計(jì)劃，制訂出時(shí)間表以及可能發(fā)生的預(yù)算報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.4 經(jīng)批準(zhǔn)的年度培訓(xùn)計(jì)劃，辦公室進(jìn)行備案，并負(fù)責(zé)按照計(jì)劃組織實(shí)施相關(guān)培訓(xùn)；4.5 辦公室對培訓(xùn)的實(shí)施情況進(jìn)行記錄，并保留記錄；4.6 辦公室組織對相關(guān)的培訓(xùn)的效果進(jìn)行驗(yàn)證，并保留驗(yàn)證記錄；4.7每年必須對員工安排的培訓(xùn)包括： 4.7.1基地技術(shù)人員（植保、施肥）的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)； 4.7.2基地的打藥人員、農(nóng)藥倉庫管理人員、以及相關(guān)危險(xiǎn)崗位工人關(guān)于安全操作規(guī)程和緊急救助措施的培訓(xùn)； 4.7.3加工廠工人上崗前的衛(wèi)生操作培訓(xùn)； 4.7.4基地采收人員關(guān)于采收過程中的衛(wèi)生要求和緊急救助措施的培訓(xùn)。5、相關(guān)記錄 年度培

19、訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)實(shí)施記錄（六）抱怨處理程序編號：QLG-CX-061、目的為不斷提升顧客滿意，及時(shí)消除和降低顧客抱怨，促使GAP體系有效運(yùn)行，特制定本程序。2、范圍針對公司GAP體系的各種投訴和抱怨，包括對客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的抱怨，也包括其他方面對公司成員（農(nóng)場）的抱怨。3、職責(zé)3.1業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)客戶方對產(chǎn)品品質(zhì)和服務(wù)的抱怨；3.2采購部負(fù)責(zé)受理對基地成員的抱怨；4、程序4.1抱怨受理業(yè)務(wù)部及采購部受理抱怨，填寫抱怨處理單4.2抱怨處理4.2.1業(yè)務(wù)部直接對客戶的抱怨進(jìn)行處理，消除抱怨，并進(jìn)行原因分析，對導(dǎo)致抱怨發(fā)生的原因及時(shí)采取糾正措施。4.2.2采購部針對對基地管理方面提出的抱怨，及時(shí)采取措施調(diào)

20、查原因，針對原因制定糾正措施，強(qiáng)化對成員的管理，以防止類似事件再次發(fā)生。5、相關(guān)記錄抱怨處理單(七)可追溯性與產(chǎn)品召回控制程序編號：QLG-CX-071 目的為保證GAP產(chǎn)品的完整性，對板栗種植、加工過程建立跟蹤系統(tǒng)，保證能追溯從銷售到基地生產(chǎn)全過程的詳細(xì)記錄。2 職責(zé)和權(quán)限 基地負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)種植記錄的追蹤；加工廠廠長負(fù)責(zé)加工廠記錄的追蹤；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)銷售記錄的追蹤和產(chǎn)品召回。3 程序要求3.1銷售批號的編制原則QL 產(chǎn)品流水號信亨代號如：QL01表示信亨公司01批出口產(chǎn)品。3.2原料批次號編制方法XXXX-XX原料流水號日期如：060910-01 代表06年9月10日收購的第1批。3.2可追溯性實(shí)現(xiàn)流程 產(chǎn)品批號（成品庫發(fā)貨）銷售單 批次號（直接發(fā)貨） 成品庫存臺賬 批次發(fā)貨時(shí)間生產(chǎn)加工記錄 批次原料批次號原料庫存臺賬 原料批次號入庫時(shí)間發(fā)運(yùn)單 原料批次號產(chǎn)地產(chǎn)地生產(chǎn)記錄 種植過程各種記錄3.3召回流程3.3.1當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)以下情況下，公司啟動產(chǎn)品召回：1）產(chǎn)品到岸檢驗(yàn)農(nóng)殘超標(biāo)2）產(chǎn)品到岸檢驗(yàn)惡性微生物超標(biāo)3）存在其他重要安全隱患時(shí)3.3.2情況確認(rèn)當(dāng)客戶反饋或企業(yè)獲知以上情況出現(xiàn)時(shí)，由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)確認(rèn)，確認(rèn)情況屬實(shí)后，上報(bào)公司總經(jīng)理。3.3.3