TSYT-CXWJ-04文件控制程序

1、唐山永泰建筑檢測(cè)有限公司程序文件程序文件編號(hào)：TSYTCXWJ04第 5 頁(yè) 共 5 頁(yè)第 A 版 第0次修訂標(biāo) 題：文件控制程序?qū)?施 日 期：2015-5-1 1 目的 文件和資料是指導(dǎo)本公司開(kāi)展檢測(cè)活動(dòng)的依據(jù)和證實(shí)性材料。為了對(duì)管理體系文件的批準(zhǔn)、更改、評(píng)審、發(fā)放、回收、處理等事項(xiàng)實(shí)施控制，確保公司有關(guān)的活動(dòng)場(chǎng)所，均能得到和使用現(xiàn)行有效版本。2 適用范圍2.1適用于管理體系實(shí)施中涉及和形成文件的控制（包括：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、軟件、檔案類文件、文件編號(hào)規(guī)則等）；2.2 適用于公司外來(lái)文件的控制（包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙等）。3 職責(zé)3.1 質(zhì)量負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)質(zhì)量文件的組

2、織編寫(xiě)、修訂、審核、宣貫；3.2 技術(shù)負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)技術(shù)文件的組織編寫(xiě)、修訂、審核、培訓(xùn)；3.3 總經(jīng)理:批準(zhǔn)、發(fā)布各類質(zhì)量管理體系文件；3.4 綜合辦公室:負(fù)責(zé)所有文件的發(fā)放、回收、復(fù)制等過(guò)程控制管理；3.5 各部門和崗位:負(fù)責(zé)文件的執(zhí)行，并提出改進(jìn)建議。4 工作程序4.1根據(jù)文件的性質(zhì)，管理體系文件分為質(zhì)量文件和技術(shù)文件：4.1.1質(zhì)量文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量記錄模板等。4.1.2技術(shù)文件：檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法、操作規(guī)程、技術(shù)記錄模板等。4.2根據(jù)文件的來(lái)源劃分，管理體系文件分為內(nèi)部文件和外來(lái)文件。4.3內(nèi)部文件的編制、修訂、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布4.3.1質(zhì)量方針、目標(biāo)由經(jīng)理親自主

3、持制訂，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層集體討論后，由總經(jīng)理頒布，向全體員工宣貫；4.3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類質(zhì)量文件的編寫(xiě)、修訂、審核、宣貫，由總經(jīng)理審批和頒布；4.3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的編寫(xiě)、修訂、審核、宣貫，由總經(jīng)理審批和頒布；4.4記錄模板4.4.1質(zhì)量記錄模板，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)體系運(yùn)行的具體要求設(shè)計(jì)內(nèi)容、格式，經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后使用，以保證質(zhì)量記錄的規(guī)范、合理、適宜性；4.4.2 技術(shù)記錄模板，由技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)技術(shù)工作的具體要求設(shè)計(jì)內(nèi)容、格式，經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后適用，以保證檢測(cè)過(guò)程可追溯性的實(shí)現(xiàn)；4.4.3記錄模板經(jīng)設(shè)計(jì)審批后，由綜合辦公室對(duì)空白表加蓋“受控章”后備案，實(shí)際使用的記錄與備案的記錄表式保持一致

4、；記錄模板若修改需經(jīng)批準(zhǔn)，重新備案，撤回原備案表格。4.5內(nèi)部文件的修訂和維護(hù)4.5.1質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織綜合辦公室進(jìn)行修訂，并維持其現(xiàn)行有效；4.5.2程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人組織修訂,并維持其現(xiàn)行有效；4.5.3文件的修訂由綜合辦公室具體實(shí)施。4.6文件的受控內(nèi)部文件全部受控管理，外來(lái)文件根據(jù)其屬于質(zhì)量文件還是技術(shù)文件，分別由質(zhì)量/技術(shù)負(fù)責(zé)人判斷是否納入受控管理。資料管理員負(fù)責(zé)建立所有文件、資料的賬目及明細(xì)。4.7文件的分發(fā)4.7.1 文件需要下發(fā)時(shí)，內(nèi)部文件由文件編制人填寫(xiě)文件發(fā)放范圍審批表，報(bào)文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，由資料管理員加蓋“受控”印章，編制發(fā)放編號(hào)后，根據(jù)

5、批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放，領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。外來(lái)文件由資料員登記后，進(jìn)行文件編號(hào)，填寫(xiě)文件發(fā)放范圍審批表，報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)放。4.7.2資料管理員建立保存有效文件的發(fā)放清單，防止使用失效文件，使下發(fā)文件始終處于受控狀態(tài)。4.8質(zhì)量文件的替換和更改4.8.1資料管理員負(fù)責(zé)技術(shù)文件資料有效性確認(rèn)，通過(guò)檢測(cè)室主任跟蹤標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范最新出版信息。4.8.2需要替換或更改的技術(shù)文件通過(guò)檢測(cè)室主任提出申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由資料員登記編號(hào)下發(fā)使用。4.8.3文件需要變更時(shí)，由文件變更提議人或文件變更提議部門提出變更申請(qǐng)，由原文件審核批準(zhǔn)人組織審核和批準(zhǔn)。變更申請(qǐng)中應(yīng)說(shuō)明更改的理由和更改的方式，必要時(shí)應(yīng)提出書(shū)面依

6、據(jù)及背景材料。4.8.4文件的變更由綜合辦公室進(jìn)行具體實(shí)施并盡快發(fā)布變更后的文件，同時(shí)回收作廢的文件。4.9 文件的作廢4.9.1過(guò)期失效的技術(shù)文件，由檢測(cè)室主任向技術(shù)負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由資料管理員收回注銷。4.9.2過(guò)期作廢的文件資料，資料管理員及時(shí)從作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)收回，防止誤用。如需保留一段時(shí)間，應(yīng)有明顯“作廢”標(biāo)記，以示區(qū)別。尤其在標(biāo)準(zhǔn)合訂本中，有關(guān)作廢文件應(yīng)予以標(biāo)明。4.10文件的保管4.10.1作廢后的管理體系文件均保存適當(dāng)?shù)钠谙蕖１４嫫谙薷鶕?jù)文件的重要程度定，一般為35年；4.10.2管理體系文件的歸檔，由資料管理員負(fù)責(zé)建立所有受控文件的清單和非受控文件的清單，清單中明確保存

7、期限；4.10.3管理體系文件應(yīng)安全貯存，防潮、防火、防蟲(chóng)、防遺失，編號(hào)登記保管；4.10.4公司人員借閱文件資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后借閱；外部人員借閱應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)；4.10.5超過(guò)保存期的文件資料，由資料管理員列出銷毀清單，書(shū)面報(bào)告經(jīng)理批準(zhǔn)后在監(jiān)督下銷毀。4.11文件的保密4.11.1公司保密文件的管理，執(zhí)行保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)程序；4.11.2所有原始記錄，計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)，檢測(cè)記錄，報(bào)告副本等資料均應(yīng)為客戶保密；4.11.3需要保密的文件，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人確定保密級(jí)別和保密范圍后，由資料管理員設(shè)專柜保管。4.11.4保密文件不許上網(wǎng)運(yùn)行，不得復(fù)制，不得個(gè)人保存；4.1

8、1.5保密文件的借閱，內(nèi)部人員須向綜合辦公室主任提出申請(qǐng)，外部人員須向經(jīng)理提出申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后在資料管理員的監(jiān)督下查閱，查閱的資料不得帶離資料室；4.11.6所有受控文件均應(yīng)有“受控”章標(biāo)記。4.11.7所有受控文件未經(jīng)經(jīng)理同意，任何人不得私自向外人借出，不得轉(zhuǎn)抄或復(fù)印。若發(fā)生此類問(wèn)題，將追究責(zé)任。4.12文件的評(píng)審4.12.1質(zhì)量方針和目標(biāo)的評(píng)審按管理評(píng)審定期進(jìn)行；4.12.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人定期組織對(duì)管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，各部門結(jié)合日常使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，若需修改文件，按本程序規(guī)定進(jìn)行修改、更換。4.13管理體系文件的編號(hào)4.13.1質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)規(guī)定TSYT-ZLSC-XXXX，其中TSYT-

9、本公司代號(hào)；唐山永泰建筑檢測(cè)有限公司ZLSC質(zhì)量手冊(cè)；A代表第一版， XXXX-發(fā)布年份。例如：唐山永泰建筑檢測(cè)有限公司質(zhì)量手冊(cè)TSYT-ZLSC-2015。4.13.2程序文件編號(hào)規(guī)定TSYT-CXWL-XX-2015,其中TSYT-本公司代號(hào)；CXWJ-程序文件， XX-文件流水號(hào)。例如：保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)程序TSYT-CXWJ-01-2015。4.13.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)規(guī)定TSYT-ZD（CZ）-XX,其中TSYA-本公司代號(hào)， ZD-作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類文件，XX-文件流水號(hào)。CZ-操作規(guī)程，例如：檢測(cè)細(xì)則TSYT-ZD-01， 操作規(guī)程TSYT-CZ-0014.13.4質(zhì)量記錄編號(hào)規(guī)定TSYT-ZJ-XXX，其中TSYT-本公司代號(hào)，ZJ-質(zhì)量記錄，XXX-順序號(hào)。例如：保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)工作檢查記錄表TSYT-ZJ-0014.13.5技術(shù)記錄編號(hào)規(guī)定TSYT-JJ-XXX，其中TSYT-本公司代號(hào)，JJ-技術(shù)記錄，XXX-技術(shù)記錄順序號(hào)。例如：檢測(cè)委托合同 TSYT-JJ-0014.13.6 外來(lái)文件編號(hào)規(guī)定TSYT-W